大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理工作的思考

岑桃

摘 要：本文從大數(shù)據(jù)時代的特征出發(fā)，在分析大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，總結(jié)有效的信息化檔案管理工作措施與完善檔案管理工作理念，創(chuàng)新具體的檔案管理工作方式，全面提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；信息化；檔案管理；理念方法

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的困境

1.1 隱私與安全困境

大數(shù)據(jù)時代是數(shù)據(jù)信息更加開放性互聯(lián)互通的時代，隱私與安全面臨著更嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，這不僅要求檔案管理人員具有更強(qiáng)烈的信息管理安全意識，而且要求檔案數(shù)據(jù)信息化管理以更有效的技術(shù)手段面臨更加復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。當(dāng)前應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代網(wǎng)絡(luò)信息安全管理法規(guī)建設(shè)還有不足，存在著數(shù)據(jù)信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)與實際檔案信息化安全需求不相符的問題?，F(xiàn)有的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、安全管理技術(shù)手段不足以應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代檔案使用運營使用需求。不少重要涉密檔案資料因為數(shù)據(jù)傳輸、存儲、系統(tǒng)安全漏洞、使用權(quán)限方面的瓶頸問題導(dǎo)致信息泄露的問題，還有一些個人數(shù)據(jù)信息未能有效安全的保存而被他人輕易得到，這些問題都極大的影響著信息安全性，需要檔案管理工作者引起足夠重視。

1.2 數(shù)據(jù)處理難題

大數(shù)據(jù)時代意味著數(shù)據(jù)信息的海量增長，這便利檔案信息管理工作中的數(shù)據(jù)處理仍面臨難題。面對呈指數(shù)增長的大量數(shù)據(jù)信息檔案管理機(jī)構(gòu)不足以有效和全面完整的存儲日常獲得的數(shù)據(jù)信息，不能以科學(xué)的方式對各種類型的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選應(yīng)用。即使大數(shù)據(jù)提供了云盤技術(shù)也還無法有效應(yīng)對數(shù)據(jù)信息實時變化的情況。而且當(dāng)前云計算的分散式存儲形式對大數(shù)據(jù)的分析造成較大的困擾，大數(shù)據(jù)在處理檔案數(shù)據(jù)信息時需要把數(shù)據(jù)信息從分散點傳輸?shù)教幚睃c，如果僅在存儲點進(jìn)行數(shù)據(jù)處理又可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺乏完整性和數(shù)據(jù)信息來源不明的問題。

1.3 面臨技術(shù)方面挑戰(zhàn)

目前大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作還面臨著技術(shù)挑戰(zhàn)，還有較多的技術(shù)難題亟待解決。首先，目前大數(shù)據(jù)方法在數(shù)據(jù)信息處理過程中存在著容錯率較高的問題，大數(shù)據(jù)的容錯計算還存在較大困難，現(xiàn)有涉及的算法較為復(fù)雜，而且現(xiàn)有算法不能保證數(shù)據(jù)的絕對安全，在減少錯誤概率的過程中還帶來較大的運算成本，如果在計算的過程中發(fā)生錯誤往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息處理失敗。其次，現(xiàn)有大數(shù)據(jù)設(shè)備的可擴(kuò)展性依然不足，目前使用的基于大數(shù)據(jù)方法分析管理檔案數(shù)據(jù)基于高層次的數(shù)據(jù)信息共享，而使得整體系統(tǒng)面臨著更高的維護(hù)成本，大數(shù)據(jù)環(huán)境下出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息故障的頻率也會增加，而且會在很大程度上影響整個系統(tǒng)的安全。

1.4 人才方面的困難

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛普及，這使得各級機(jī)構(gòu)普遍面臨著檔案信息化管理人才不足的問題。特別是在移動互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)的快速發(fā)展，要求現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)與知識的更新，傳統(tǒng)的檔案管理方式日漸退出歷史舞臺，現(xiàn)有的檔案管理人員不僅要做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，而且要求檔案管理人員要掌握進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的方式方法，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度的解讀。這要求檔案管理人員實現(xiàn)面向大數(shù)據(jù)的軟硬件設(shè)備的全面深化管理，而且檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下面臨著數(shù)據(jù)信息來源多樣化與專業(yè)化層次不斷加深的問題，顯示出檔案管理人員現(xiàn)有的行業(yè)專業(yè)知識不足，無法在大數(shù)據(jù)背景下實現(xiàn)對專業(yè)數(shù)據(jù)信息的有效處理。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的機(jī)遇

2.1 提供海量數(shù)據(jù)信息

傳統(tǒng)檔案管理工作往往面臨著數(shù)據(jù)信息量較少，數(shù)據(jù)信息收集不全的問題。在大數(shù)據(jù)時人的檔案管理工作面對豐富的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息來源多樣，數(shù)據(jù)信息傳輸實時性較強(qiáng)，而且類型多樣，可以滿足基層單位對各種數(shù)據(jù)信息的實際需求。目前檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)量已經(jīng)從傳統(tǒng)的GB向TB級別擴(kuò)展，現(xiàn)有檔案管理人員已經(jīng)不僅僅局限于檔案數(shù)據(jù)信息的收集與管理，而且可以在海量數(shù)據(jù)信息的支撐下實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息可讀性、安全性與潛在價值的挖掘工作。海量的數(shù)據(jù)信息資源解決了檔案數(shù)據(jù)信息資源不足問題。而且雖然數(shù)據(jù)存儲方式的擴(kuò)展，可以提高數(shù)據(jù)信息的存儲效率，在很大程度上解決了傳統(tǒng)檔案存儲能力較弱，存儲維護(hù)成本較高，數(shù)據(jù)信息面臨著各種硬件威脅的問題。

2.2 滿足數(shù)據(jù)挖掘需求

傳統(tǒng)的檔案管理工作以文字檔案管理為主體，文字檔案承載的信息量相關(guān)較小，不能實現(xiàn)對事件、人物的動態(tài)化描述，無法實現(xiàn)對相關(guān)業(yè)務(wù)工作的動態(tài)化全面跟蹤。在大數(shù)據(jù)背景下可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的深度挖掘，可以在各種數(shù)據(jù)模型的支撐下實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)信息的有效提取、分類、相關(guān)性分析，可以找到各種數(shù)據(jù)信息之間聯(lián)系，提高了檔案數(shù)據(jù)信息價值。大數(shù)據(jù)背景下的信息管理可以依靠豐富的數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行趨勢分析，可以通過已知信息對未知事件進(jìn)行預(yù)測，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的動態(tài)擴(kuò)展與實時運用，滿足了決策輔助需求，極大解決業(yè)務(wù)工作的需求。

2.3 擴(kuò)展檔案管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)還可以實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的擴(kuò)展，在大數(shù)據(jù)時代必然要求根據(jù)數(shù)據(jù)處理的需求實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的擴(kuò)展，這樣才能更好地應(yīng)對數(shù)據(jù)信息類型多樣，數(shù)據(jù)處理速度加快的需求。大數(shù)據(jù)時代催生了云計算技術(shù)，同時意味著對傳統(tǒng)的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)必須以云計算為技術(shù)構(gòu)架進(jìn)行設(shè)計，從而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息資源、存儲資源更好滿足數(shù)據(jù)量擴(kuò)容需求，這樣不僅極大地降低了數(shù)據(jù)信息的維護(hù)成本，而且提高了檔案信息管理系統(tǒng)智能化水平，可能滿足數(shù)據(jù)信息的共享需求，同時可以針對用戶的不同需求開發(fā)出新的使用模塊，進(jìn)一步提高了檔案管理系統(tǒng)的使用價值，解決了檔案管理中的實際問題。

3 大數(shù)據(jù)時代的檔案管理理念

3.1 樹立大檔案觀

在大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作不能局限于紙制檔案時代思維，不能僅只處理文字與數(shù)字檔案，而且還要有效地處理好各種視頻與圖片資源的數(shù)據(jù)信息，能夠?qū)⒏鞣N結(jié)構(gòu)性與非結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)信息文件進(jìn)行全面有效管理。只有在多媒體環(huán)境下對各種數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行全面的收集，并且將各種渠道的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行電子化與數(shù)字化，這樣才能以云計算、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)整合，從而挖掘出數(shù)據(jù)信息潛在價值。因此，檔案管理工作不僅要革新以往的部門管理的理念，還要建立起智能化、數(shù)據(jù)化、云計算以及大數(shù)據(jù)分析的管理理念，能夠從海量的數(shù)據(jù)信息中提取有價值的數(shù)據(jù)，能夠把數(shù)據(jù)處理作為檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，使檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)自動化與系統(tǒng)化，切實轉(zhuǎn)變檔案管理方式，實現(xiàn)檔案信息時空有序分布，全面提高檔案數(shù)據(jù)信息的整理分析水平，加強(qiáng)對各類數(shù)據(jù)檔案信息的加工處理質(zhì)量和高效運行。

3.2 樹立大服務(wù)觀

只有樹立大服務(wù)觀，切實發(fā)揮出信息化檔案資源的價值，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的充分利用，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的價值，促進(jìn)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。首先，強(qiáng)化樹立為人服務(wù)的檔案理念，著力開發(fā)出現(xiàn)有檔案資源的價值，能夠使用多元化、開放化與先進(jìn)化的檔案管理方式，切實提高檔案管理的精品化水平，不斷滿足檔案的個性化與多元化的發(fā)展需求。其次，提高客戶挖掘檔案數(shù)據(jù)的能力，全面提高檔案的系統(tǒng)化服務(wù)水平，提高針對客戶需求挖掘檔案數(shù)據(jù)信息與檔案資源的能力。

4 大數(shù)據(jù)時代的檔案管理路徑

4.1 改革檔案數(shù)據(jù)收集方式

只有改革傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息的收集方式，才能更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的信息處理使用需求。首先，檔案管理要發(fā)揮出信息化系的優(yōu)勢，拓展檔案數(shù)據(jù)信息的類別，加大結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力。其次，逐步面向廣闊的信息資源，不斷加大對各種零散的、碎片式的檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力，建立起關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)對各種電子郵件、圖片、網(wǎng)頁等的非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息的收集能力。

4.2 實現(xiàn)檔案服務(wù)智能化

只有從服務(wù)角度加強(qiáng)檔案管理，提高檔案信息化服務(wù)質(zhì)量，才能發(fā)揮出檔案管理人員作用，解決檔案管理中的實際問題。首先，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動化服務(wù)模式，樹立變被動為主動的服務(wù)思路，全面提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮出現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的價值。其次，充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)和智能化技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)當(dāng)前用戶對智慧性服務(wù)的現(xiàn)實需求，從用戶的日常行為中對其數(shù)據(jù)需求信息進(jìn)面分析，例如根據(jù)用戶身份的分析探索有效數(shù)據(jù)挖掘方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供智能化的服務(wù)。

4.3 建立安全管理工作系統(tǒng)

只有加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理工作體系，才能提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案服務(wù)有效性，解決檔案服務(wù)中的數(shù)據(jù)信息傳遞、運用與存儲的安全隱患。首先，高度重視檔案管理的安全防護(hù)工作，提高檔案數(shù)據(jù)信息物理防護(hù)水平的同時，重點加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施。其次，建立起專業(yè)的檔案信息安全防護(hù)隊伍，提高現(xiàn)有檔案管理人員的安全防護(hù)水平，解決檔案管理中存在的操作、管理與制度不規(guī)范問題。

現(xiàn)代檔案管理工作必須樹立大檔案觀，強(qiáng)化提高檔案管理的服務(wù)理念，要充分提高檔案數(shù)據(jù)信息技術(shù)利用水平，形成完善的檔案管理工作體系，著力加強(qiáng)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的分析能力，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理水平，更好地滿足用戶對信息化檔案數(shù)據(jù)的使用需求。

5 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢，提升檔案管理工作水平是當(dāng)前檔案工作者應(yīng)考慮的重點問題。

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