大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理發(fā)展策略思考

葛詠

摘 要：隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代正在朝我們走來，也在全世界范圍內(nèi)以最快的速度增長。有相關(guān)研究報告指出，現(xiàn)今整個社會時代收集到的數(shù)據(jù)有很大一部分是在信息時代發(fā)展之前所產(chǎn)生的，而在未來的幾年里，這樣的有效數(shù)據(jù)將會大規(guī)模增加。高校檔案管理部門是學(xué)校能良好發(fā)展的重要組成部分之一，肩負(fù)著重要的工作職能，隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，檔案管理的模式也將發(fā)生大幅度的轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)據(jù)的無限增多給各個高校中的檔案管理部門提出了新的挑戰(zhàn)，對數(shù)據(jù)模式控制、檔案財管理方面的問題，有些制度還需要進(jìn)行完善，高校檔案管理部門在這些層面上肩負(fù)著重大責(zé)任，本篇文章會依據(jù)當(dāng)前形勢，對高校該怎樣規(guī)范控制管理檔案管理部門，當(dāng)中所存在的問題又該怎樣解決，從而來提出幫助高校施行規(guī)范化的管理建議，并結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景闡述并分析高校學(xué)生檔案管理要面對的問題及解決措施來進(jìn)行參考借鑒，了以此推動檔案管理工作的有效開展，提高其發(fā)展速度。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；大數(shù)據(jù)；網(wǎng)絡(luò)；電子信息

近幾年現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)開始快速增長，而數(shù)據(jù)也正是產(chǎn)生社會資源與生產(chǎn)資料不可或缺的形式，它能夠經(jīng)過數(shù)據(jù)的分析研究產(chǎn)生出新的知識，創(chuàng)造出一個領(lǐng)域里新的價值。在社會中的企業(yè)管理、公司理財、流水車間生產(chǎn)包括學(xué)校學(xué)生學(xué)習(xí)等都離不開數(shù)據(jù)管理，每一個人都會使用數(shù)據(jù)來完成自己的工作任務(wù)。高校檔案管理部門是一所高校最重要的責(zé)任部門，它負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案管理、學(xué)校服務(wù)決策、提供學(xué)生信息等重要工作，大數(shù)據(jù)的核心在于預(yù)測，可以對學(xué)生進(jìn)行動態(tài)心理指標(biāo)分析，反映學(xué)生不同階段心理變化的發(fā)展，利于高校開展對學(xué)生心理健康的工作，而高校在大數(shù)據(jù)時代背景下進(jìn)行的檔案管理就需要自身去主動適應(yīng)調(diào)整，迎接數(shù)字化革命浪潮，這樣就有利于準(zhǔn)確及時的反映學(xué)生在校發(fā)展情況，解決檔案管理漏洞，保障高校學(xué)生的信息安全。

1 大數(shù)據(jù)的特征

由于科學(xué)技術(shù)以及計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)，云計算以及大數(shù)據(jù)時代正隨之而來，特別是大數(shù)據(jù)處理技術(shù)得到了人們很大的關(guān)注力。到目前為止，人們都認(rèn)為大數(shù)據(jù)擁有非常明顯的“4V特點”。1）量級（Volume）：數(shù)據(jù)量巨大，從兆字節(jié)到千兆字節(jié)甚至更高。2）速度（Velocity）：數(shù)據(jù)實時生成和處理速度非常的迅速。3）多樣性（Variety）：數(shù)據(jù)多樣性主要是說數(shù)據(jù)種類多、數(shù)據(jù)生成種類多、數(shù)據(jù)來源多、數(shù)據(jù)格式豐富以及數(shù)據(jù)擁有的權(quán)利多。4）價值（Value）：也就是說，價值密度很低。因為生成的數(shù)據(jù)量大，并且速度非常的迅速，不可避免地會造成數(shù)據(jù)的無效以及數(shù)據(jù)的狀態(tài)發(fā)生錯誤，對數(shù)據(jù)價值的密度產(chǎn)生了極大的影響。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代迫切需要應(yīng)對的問題就是運用業(yè)務(wù)邏輯來運算有關(guān)的數(shù)據(jù)價值。簡言之，大數(shù)據(jù)的量一般較大，相應(yīng)的處理速度也要求得比較快，數(shù)據(jù)本身也比較多樣。在大量的有關(guān)或無關(guān)的數(shù)據(jù)當(dāng)中，采用新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，運用快速的算法找出數(shù)據(jù)的規(guī)律，判斷事物的性質(zhì)以及走勢。

從大數(shù)據(jù)特性出發(fā)，大數(shù)據(jù)特征是信息資源最后的“歸屬地”，檔案館目前需要掌管的數(shù)字檔案資源已具備大數(shù)據(jù)的特點。各類檔案的在線大數(shù)據(jù)信息能夠助力開發(fā)和利用新資源，并對大數(shù)據(jù)知識挖掘的相關(guān)技術(shù)問題進(jìn)行了分析，為在線數(shù)字檔案大數(shù)據(jù)的研究與挖掘奠定了堅實的基礎(chǔ)。從檔案資源維度方面考慮，認(rèn)為大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案擁有一定的大數(shù)據(jù)特點。首先，檔案館中的數(shù)據(jù)資源總量巨大且以指數(shù)的方式增長。其次，數(shù)據(jù)資源的類型復(fù)雜多樣。很多學(xué)者都詳細(xì)的解析了“大數(shù)據(jù)”技術(shù)的含義、技術(shù)特點以及未來的趨勢，研究“大數(shù)據(jù)”技術(shù)對高校檔案信息服務(wù)的應(yīng)用價值。根據(jù)以上的內(nèi)容可知，一方面，大數(shù)據(jù)不僅關(guān)聯(lián)到很多專業(yè)的技術(shù)知識，還是很多個學(xué)科的相互整合；另一方面，大數(shù)據(jù)的含義比較新奇，相關(guān)技術(shù)在不斷的創(chuàng)新。

2 在大數(shù)據(jù)時代背景下高校學(xué)生檔案應(yīng)解決的問題

2.1 檔案管理方式過于傳統(tǒng)化

以前學(xué)校對于學(xué)生資料的存儲方式側(cè)重于紙質(zhì)化存儲，資料內(nèi)容大概為學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、學(xué)生品行、獎懲材料等。在以往的檔案管理中，大多都是按照檔案管理工作的基本步驟來執(zhí)行，還停留在紙質(zhì)化階段，它的管理特點是重于資料保存卻不能使資料信息得到有效利用，這種手工管理的方式已經(jīng)落后于大數(shù)據(jù)時代背景的發(fā)展，而大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理就解決了這一問題，既能很好的保管學(xué)生資料也能使檔案信息資源得到有效利用，還增加了管理工作的服務(wù)功能，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化工作的開展。

2.2 檔案管理數(shù)據(jù)存在安全性問題

在以往的檔案管理中，只要能保障實物檔案就可以預(yù)防檔案管理安全問題，但是在大數(shù)據(jù)時代背景下，這種保障方式就存在這一定的漏洞了，因為現(xiàn)在的檔案管理都差不多實現(xiàn)了電子化和信息化，如果還用以往的方式進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的保管就會對里面的數(shù)據(jù)造成威脅，存儲設(shè)備使用過久可能會遺失數(shù)據(jù)，不良電子客戶端可能會泄露數(shù)據(jù)，所以新形式下的數(shù)字化管理也就顯得尤為重要。

2.3 檔案管理技術(shù)單一

通過新的管理信息化方式統(tǒng)計報告，從而建立一個完備的管理體系，在大數(shù)據(jù)背景下解決高校檔案管理問題。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理會出現(xiàn)兩大走向，第一種是“大檔案”走向，它是指所有存在價值意義的文件、圖片、視頻等都屬于檔案資料，建立在信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上快速形成的電子檔案。第二種是“大服務(wù)”走向，大數(shù)據(jù)時代下的檔案服務(wù)會向多異性方向發(fā)展，就比如社會化或開放化，檔案服務(wù)依據(jù)用戶自身提出的要求為工作目標(biāo)，做出更為人性化的服務(wù)?，F(xiàn)今許多高校開始建立起學(xué)生電子檔案，但他們在信息資源的更新上顯得過于拖沓，大部分?jǐn)?shù)據(jù)根據(jù)管理程序進(jìn)行收集處理時間太長，無法做到及時更新學(xué)生的信息資源。還有著一些高校在管理學(xué)生檔案時存在片面性，在完成一定時期的檔案收集后就不再實時關(guān)注其變化，經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況就會影響檔案信息的真實性，影響高校管理部門對學(xué)生在校學(xué)習(xí)表現(xiàn)的評估。

2.4 檔案管理人才的缺乏

從以往的檔案管理方式來看，管理檔案的工作者只需要具備其專業(yè)知識，有著負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度就能勝任職位，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作者有著更高的要求，除了具備一定的專業(yè)知識以外，還應(yīng)該熟知計算機應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)信息知識等。利用大數(shù)據(jù)工具開展整理、分析、研究，形成學(xué)生檔案分析庫，給高校管理工作提供更為科學(xué)化的決策依據(jù)。

2.5 缺乏專業(yè)科學(xué)的管理服務(wù)

高校檔案數(shù)據(jù)的發(fā)展在管理體制上也存在著漏洞與缺陷，學(xué)校依據(jù)的條款條規(guī)或許太過老成，隨著大數(shù)據(jù)規(guī)模的迅速增長，數(shù)據(jù)信息損害的頻率可能會越來越高，不利于高校時事掌控學(xué)生信息，檔案管理人員沒有履行其相應(yīng)職能。以往的高校學(xué)生檔案管理僅僅只是側(cè)重于資料存儲層面，很難在實踐層面上給高校學(xué)生帶來更高更有價值的數(shù)據(jù)預(yù)判，而在新時代環(huán)境發(fā)展下做出的技術(shù)變革，不僅能夠提升檔案信息所呈現(xiàn)出的表現(xiàn)形式，還能夠給高校學(xué)生提供更為專業(yè)科學(xué)的決策功能，建設(shè)出完備的檔案系統(tǒng)，從而保障數(shù)據(jù)的安全性。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下高校應(yīng)轉(zhuǎn)變的管理模式

3.1 高校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，明確管理目標(biāo)

在檔案管理系統(tǒng)中，高校應(yīng)與管理工作者積極配合，都要盡快樹立起大檔案、大服務(wù)的管理思想，要從以往檔案保存形式中走出去，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)形式；要把以往存儲資料的紙質(zhì)檔案改變?yōu)殡娮踊瘷n案，把檔案的使用查詢向檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)和二次加工轉(zhuǎn)變。在開展數(shù)據(jù)管理工作時，要制定出詳細(xì)的方案，找準(zhǔn)處理問題及發(fā)展方向，目前很多高校在收集學(xué)生心理檔案時沒有一個策略方向，不能完成指標(biāo)對其工作的各項評估，高校如果需要進(jìn)行難度比較大的數(shù)據(jù)分析就應(yīng)該設(shè)定合格統(tǒng)一的評估標(biāo)準(zhǔn)，還要簡單適用于各項指標(biāo)評估，防止數(shù)據(jù)版本多樣化形式的出現(xiàn)，推進(jìn)學(xué)校對學(xué)生信息檔案掌控的時效性。

3.2 高校應(yīng)把相關(guān)部門聯(lián)系起來

高校檔案數(shù)據(jù)的存儲和使用不單單只有檔案管理工作者的責(zé)任，它還關(guān)系到學(xué)校的眾多部門，所以應(yīng)該把這些部門有效聯(lián)系起來，建立起統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制和一個良好的溝通渠道。面對高校所面臨的那些稅務(wù)風(fēng)險，相關(guān)部門可以建立完備的檔案管理政策體系，樹立清晰的數(shù)據(jù)處理目標(biāo)，構(gòu)建有效檔案數(shù)據(jù)控制框架，使各學(xué)院部門間的交流更加暢通。在一定的環(huán)境影響下，提高檔案部門的管理效率，將各個資源有效利用起來，計劃管理目標(biāo)，然后就是控制好內(nèi)部程序的運轉(zhuǎn)，在適當(dāng)?shù)沫h(huán)境下，觀察學(xué)校的檔案收集形式，讓新形式下的管理發(fā)揮出更大的作用并從制度方面著手，把檔案館與學(xué)校的黨政辦、人事處、財務(wù)處、學(xué)生處等職能部門聯(lián)系起來，結(jié)合學(xué)校的圖書館、信息中心等相關(guān)部門來進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，從而有效發(fā)揮各職能部門的工作，實現(xiàn)資源共享。

3.3 高校應(yīng)發(fā)展檔案大數(shù)據(jù)模式

檔案管理發(fā)展目標(biāo)應(yīng)該緊靠學(xué)校發(fā)展情況，對其管理部門進(jìn)行規(guī)范和加強，高校檔案數(shù)據(jù)的收集處理和分析是高校必不可少的發(fā)展環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)該在管理層面上下功夫，對管理層的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)施行檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，建立有用的信息庫，實現(xiàn)資源共享，更好的服務(wù)于學(xué)生，有效發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)資源使用率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的二次加工，也要最大程度上運用自身高校的人才、科研等相關(guān)優(yōu)勢實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)管理模式的轉(zhuǎn)變。

3.4 高校應(yīng)盡快進(jìn)行檔案大數(shù)據(jù)收集與分析工作

首先高校應(yīng)該把不同部門和不同院系的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子信息化處理，然后經(jīng)過工作者一起整理分類過后再統(tǒng)一交給檔案館保存；其次是高校要實時檢查大數(shù)據(jù)內(nèi)容，把滯后的數(shù)據(jù)和不達(dá)標(biāo)的數(shù)據(jù)刪除，最好還要在此期間進(jìn)行二次數(shù)據(jù)的收集，留下最好最精的數(shù)據(jù)；最后應(yīng)使用最權(quán)威的數(shù)據(jù)軟件對檔案數(shù)據(jù)展開分析研究。

3.5 高校應(yīng)注重數(shù)據(jù)的歸檔與保存

檔案數(shù)據(jù)的歸檔，要側(cè)重于一定時期的劃分。首先要對不同的檔案數(shù)據(jù)施行不同的分類保存，還要在分類前就設(shè)定保存日期；其次在檔案數(shù)據(jù)的保存形式上可以采用電子存儲形式，也可以采用帶有安全保障的云存儲形式。

4 大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理策略

4.1 建立新的檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時代背景的影響下，高校檔案管理模式已經(jīng)悄然發(fā)生變化，為了適應(yīng)這種變化趨勢，使檔案管理工作更好地為高校服務(wù)，我們就應(yīng)該建立起新形式的檔案管理理念，并大力做好檔案管理宣傳工作，宣傳內(nèi)容主要為大數(shù)據(jù)新模式管理工作，側(cè)重于新模式為大數(shù)據(jù)帶來的影響以及新模式在一定時期內(nèi)出現(xiàn)的轉(zhuǎn)變。學(xué)校要積極主動的與其它部門溝通，通過一定的渠道了解掌握檔案發(fā)展的相關(guān)信息解決現(xiàn)今存在的問題，對相關(guān)工作者進(jìn)行新形勢下的知識灌輸，讓他們了解到檔案管理模式由保存向服務(wù)功能的轉(zhuǎn)變。

4.2 促進(jìn)檔案管理向信息化發(fā)展

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理信息化建設(shè)開始有了更高的要求，為了應(yīng)對這種需求，檔案管理信息化建設(shè)水平也應(yīng)不斷提高，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施也顯得尤為重要，學(xué)校要加強對其設(shè)施的投入。因為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校就要每年在此基礎(chǔ)上對檔案管理實施設(shè)備更新升級等工作，保障檔案信息源的安全性。檔案館的檔案信息出自于不同的院系，所以學(xué)校也要投放一定的資金去提高檔案信息化管理。

4.3 提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是大數(shù)據(jù)背景下的重要內(nèi)容之一，只有完全實現(xiàn)檔案的電子信息化才可以實現(xiàn)新模式的檔案管理，不論是檔案收集處理還是檔案查詢傳輸，這些都應(yīng)該建立起標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)制度以此來作為管理依據(jù)，更要對檔案源電子化的相關(guān)人員做好培訓(xùn)工作，進(jìn)一步保障檔案管理新模式的實施。

4.4 制定出完備的現(xiàn)代化檔案管理保障系統(tǒng)

學(xué)校在檔案管理上最重要的就是做好安全工作，以往的檔案資料保管比較側(cè)重于實物保管，而電子信息時代就側(cè)重于主體內(nèi)容的保管，強化了檔案數(shù)據(jù)的物理保障。物理保障也是一種有效的安全保管形式，它是一種具體的安全保障，可以保障檔案管理庫等有形場所或者是防止數(shù)據(jù)丟失，這是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的安全保障方法之一。當(dāng)各個高校的檔案管理模式轉(zhuǎn)變之后，檔案數(shù)據(jù)的傳輸和管理都會向電子化及網(wǎng)絡(luò)化趨勢發(fā)展。所以，高校檔案相關(guān)部門應(yīng)該及時置辦專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，為檔案數(shù)據(jù)提供專業(yè)保障，還要根據(jù)需要適時對設(shè)備進(jìn)行安全維修和升級。

4.5 提高檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)，加強檔案管理人才建設(shè)

在大數(shù)據(jù)這一時代背景影響下，作為檔案數(shù)據(jù)工作者，應(yīng)該對當(dāng)下數(shù)據(jù)新模式發(fā)展情況了如指掌，提升管理人員專業(yè)知識水平，規(guī)范管理內(nèi)部流程，在數(shù)據(jù)收集處理方面調(diào)整各人員之間的差異。學(xué)校對檔案管理人員的要求變得更高，之前檔案管理工作者要接收更多的知識，學(xué)習(xí)更多新層次的知識，而之后的管理工作者也要在具備專業(yè)知識的前提下懂得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，之所以需要這些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員是因為檔案管理模式已經(jīng)在逐漸升級，而在這個崗位上的工作者兩方面都要占有在高校中就顯得比較欠缺了。學(xué)校還要可以合理搭配職位，每一位工作者能夠清楚自己的職責(zé)所在，對提高檔案數(shù)據(jù)管理有一定的幫助，當(dāng)每位工作者清楚自身職責(zé)后，就能夠準(zhǔn)確考察其工作情況。所以，現(xiàn)代檔案管理人才短缺是每個高校面對的一大難題，這就需要高校為管理工作者提供專門的設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)軟件，加強對原先工作者的知識培訓(xùn)，促進(jìn)各部門檔案管理收集的交流和合作，結(jié)合自身學(xué)校的檔案管理發(fā)展程度與其它學(xué)校交流合作，聽取建議吸收經(jīng)驗以便提升自身檔案管理發(fā)展水平。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代背景下所發(fā)展的信息革命時代是傳統(tǒng)檔案模式的一次挑戰(zhàn)，高校檔案管理在學(xué)校發(fā)展中起著非常重要的作用，這也會激發(fā)檔案管理模式往更高層次的方向發(fā)展，適應(yīng)更多不同學(xué)校的需求，學(xué)校要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展潮流，不斷對檔案管理模式進(jìn)行形式上的創(chuàng)新，使檔案管理一步步走向現(xiàn)代化。對此，國家對此專門成立了一個研究小組對高校檔案管理進(jìn)行適時跟蹤研究，大數(shù)據(jù)背景下發(fā)展出的電子化管理為高校管理學(xué)生數(shù)據(jù)提供了更為便捷有效的保管形式，創(chuàng)造出了更多前所未有的機遇。對于電子網(wǎng)絡(luò)化管理形式，可以深層次的分析研究學(xué)生檔案信息，促進(jìn)檔案管理模式的快速轉(zhuǎn)變。高校檔案管理相關(guān)工作者及相關(guān)部門要積極主動地迎合大數(shù)據(jù)時代需求，做好學(xué)生管理服務(wù)工作，用更先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備為大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展出力，推進(jìn)高校檔案管理工作的開展。

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