檔案管理工作存在的問(wèn)題及策略

李海燕

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的公司開(kāi)始意識(shí)到使用信息的重要性，但是對(duì)于檔案工作的重視度依舊相對(duì)較低，導(dǎo)致這項(xiàng)工作的實(shí)際作用難以得到最大化地發(fā)揮?；诖耍疚氖紫葘⒎治瞿壳皺n案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上闡述解決這些問(wèn)題的對(duì)應(yīng)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；策略

在任何一個(gè)公司中，檔案管理工作的有效開(kāi)展都是至關(guān)重要的，它可以對(duì)公司的發(fā)展過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，并給公司領(lǐng)導(dǎo)層的決策以及公司的發(fā)展制定有效的參考。通常情況下，檔案管理工作所包含的內(nèi)容都是非常復(fù)雜的，在具體的管理過(guò)程中，它需要把各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類，并通過(guò)各種不同的方式進(jìn)行整合，以此來(lái)促使這些數(shù)據(jù)信息的實(shí)際作用能夠得到最大化發(fā)揮，從而也就可以促使公司實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。因此，對(duì)于自來(lái)水公司來(lái)說(shuō)，也應(yīng)該要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并制定合理有效的策略進(jìn)行應(yīng)對(duì)和解決。

1 目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案室硬件設(shè)施配備不齊全

據(jù)相關(guān)的調(diào)查了解，目前很多公司檔案室建設(shè)都不夠規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，其中普遍存在著檔案室硬件設(shè)施陳舊老化或者是設(shè)備配置不足的問(wèn)題，相應(yīng)的保管環(huán)境也比較簡(jiǎn)陋，防護(hù)力度也存在明顯不足，從而導(dǎo)致這些硬件設(shè)施的實(shí)際作用得不到最大化發(fā)揮，然后就可能會(huì)造成檔案材料的丟失、損壞，這對(duì)于后期的使用是非常不利的。[1]因此，所有的公司都應(yīng)該要意識(shí)到這方面的問(wèn)題。

1.2 尚未意識(shí)到檔案管理工作的重要性

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息的傳播速度越來(lái)越快、使用范圍也越來(lái)越廣。雖然很多人已經(jīng)意識(shí)到這方面的變化，但是卻并不能對(duì)檔案管理工作的實(shí)際含義與作用有深入的理解，在很多公司的檔案管理人員看來(lái)，這項(xiàng)工作主要的任務(wù)就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)，然后對(duì)一些相關(guān)的資料進(jìn)行存儲(chǔ)就行，并沒(méi)有太多的技術(shù)要求和專業(yè)要求。也正是因?yàn)檫@些不正確認(rèn)識(shí)的存在，導(dǎo)致很多公司的管理者對(duì)檔案管理工作的重視度都很低，甚至有些公司直接安排其他部門(mén)的工作人員兼任檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案管理工作的專業(yè)性、標(biāo)準(zhǔn)性、合理性的水平都很低。此外，還有很多檔案管理工作人員對(duì)自己的本職工作不夠重視，經(jīng)常應(yīng)付了事，使得檔案管理工作的實(shí)效性大大降低。

1.3 檔案管理制度不夠健全與完善

目前，在很多公司的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)于檔案的利用率都是很低的。在進(jìn)行檔案資料的搜集與整理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)使用一些不恰當(dāng)?shù)姆椒?，從而?dǎo)致檔案管理工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性大大降低。此外，在使用檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常存在收集片面、管理不嚴(yán)格、相應(yīng)的借閱記錄不全面等問(wèn)題，然后就非常容易導(dǎo)致檔案資料的丟失和損壞。導(dǎo)致這一系列問(wèn)題的主要原因都是這些公司的檔案管理制度不夠健全與完善，或者是部分公司雖然設(shè)置了相關(guān)的制度，但是卻沒(méi)有落到實(shí)處，導(dǎo)致這項(xiàng)制度的實(shí)際作用難以發(fā)揮，檔案管理工作的實(shí)際效果也就總是不盡人意。另外，因?yàn)闆](méi)有完善的制度保證，使得檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人員的不合理分配、職責(zé)的不明確、工作效率不高等問(wèn)題，檔案資源本身所蘊(yùn)含的價(jià)值也就難以得到有效發(fā)揮。[2]

1.4 檔案管理人員素質(zhì)不夠，管理水平偏低

任何一項(xiàng)工作的開(kāi)展都與相關(guān)工作人員的專業(yè)水平、工作能力等密切相關(guān)，檔案管理工作也不例外。從目前的實(shí)際情況來(lái)看，很多公司的檔案管理工作人員都存在專業(yè)水平低或者是不專業(yè)、職業(yè)素養(yǎng)低、管理經(jīng)驗(yàn)不足等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作的各項(xiàng)工作內(nèi)容難以得到有效落實(shí)，最終取得的效果也總是不盡人意。所以，相關(guān)的公司管理者必須要提高對(duì)這方面問(wèn)題的重視度。

2 解決檔案管理工作問(wèn)題的策略

2.1 改進(jìn)和完善檔案功能

要想確保檔案資料的價(jià)值得到最大化發(fā)揮，并能夠更好地為公司的發(fā)展服務(wù)，就必須要對(duì)檔案的功能進(jìn)行合理有效的改進(jìn)與完善。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)該要按照國(guó)家所制定出臺(tái)的法律，使用一些先進(jìn)的技術(shù)來(lái)建立檔案信息管理的安全保密防護(hù)系統(tǒng)，以此來(lái)促使其能夠?qū)n案收集記錄的內(nèi)容進(jìn)行全面的、客觀的、及時(shí)的更新、整理、保存。

2.2 提高對(duì)檔案管理的重視度

對(duì)于公司的管理者來(lái)說(shuō)，必須要提高對(duì)檔案管理工作的重視度，轉(zhuǎn)變自身的管理理念，以此來(lái)給檔案管理工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，公司管理者也應(yīng)該把檔案管理工作列入公司的年度考核計(jì)劃里。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，必須要主動(dòng)地給公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)講解相關(guān)內(nèi)容，以此來(lái)提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度，并能夠意識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于公司發(fā)展的重要意義，然后也就可以在后續(xù)工作的開(kāi)展過(guò)程中重視對(duì)人力、物力、財(cái)力等資源的合理配置，并努力為檔案管理工作人員營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。

2.3 健全檔案管理制度

要想標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化地落實(shí)檔案管理工作中包含的各項(xiàng)工作內(nèi)容，就必須要建立起科學(xué)、合理、完善的檔案管理制度，以此來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效約束，促使其更加符合公司的實(shí)際情況，并能夠更好地落實(shí)。因此，對(duì)于所有的公司來(lái)說(shuō)，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的健全力度，具體來(lái)說(shuō)，公司的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該要積極和主動(dòng)地去學(xué)習(xí)一些檔案管理相關(guān)的知識(shí)與法律，通過(guò)這種方式了解檔案管理工作的實(shí)際作用，并組織一些優(yōu)秀的檔案管理人員來(lái)共同組成公司的檔案管理部門(mén)。此外，公司的管理者也應(yīng)該要深入了解內(nèi)部檔案管理工作的實(shí)際情況與具體需求，并以此來(lái)完善檔案管理章程、注意事項(xiàng)、檔案管理工作人員的行為規(guī)范等多個(gè)方面的內(nèi)容，以此來(lái)保證檔案管理的約束性、規(guī)范性作用能夠得到有效發(fā)揮?？傊?，對(duì)于任何一個(gè)公司來(lái)說(shuō)，制定健全完善的檔案管理制度都是至關(guān)重要的，它可以有效提升檔案管理工作的質(zhì)量與實(shí)效性。[3]

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)將直接會(huì)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展與推進(jìn)產(chǎn)生影響，所以，相關(guān)的公司管理者必須要認(rèn)識(shí)到培訓(xùn)工作的重要性，通過(guò)各種類型的培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)提高檔案管理工作的質(zhì)量。具體來(lái)說(shuō)，公司可以定期舉辦一些相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，特別是關(guān)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)以及檔案管理操作基本技能方面的培訓(xùn)，以此來(lái)幫助檔案管理工作人員了解和掌握相關(guān)的軟件，并能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決其中存在的問(wèn)題。此外，通過(guò)使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以對(duì)檔案信息資料進(jìn)行及時(shí)整合、分類、儲(chǔ)存，從而也就可以為后續(xù)的讀取與利用提供諸多便利，檔案管理工作的實(shí)效性也就隨之提高。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作本身具有系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，它在公司的發(fā)展過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。但是，從目前來(lái)看，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐挠绊懀诤芏喙镜臋n案管理工作中都存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)際作用難以有效發(fā)揮。因此，相關(guān)的檔案管理工作人員必須要及時(shí)認(rèn)識(shí)到這方面的問(wèn)題，并按照自身的實(shí)際發(fā)展情況，從改進(jìn)和完善檔案功能、提高對(duì)檔案管理的重視度、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員的素質(zhì)等多個(gè)方面來(lái)解決這些問(wèn)題，以此來(lái)提高檔案管理工作的實(shí)效性，促使其更好地為公司的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]田冬梅，李日，郝曉梅，等.互聯(lián)網(wǎng) + 時(shí)代醫(yī)院檔案管理流程研究[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，15（1）：121-122.

[2]李海兵，董俊英.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017，8（02）：201-203.

[3]劉美蓮.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[J].科教導(dǎo)刊：電子版，2014（5中旬）：20.