企業(yè)檔案管理電子信息化及發(fā)展趨勢

范桂嫻

摘 要：企業(yè)檔案管理電子信息化是借助計算機系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、磁盤媒介的一種現(xiàn)代化信息管理模式，具體內(nèi)容包括電子圖紙、電子文件、管理報表、資產(chǎn)信息等。本文就企業(yè)管理電子信息化的現(xiàn)狀，檔案管理電子信息化的重要性，以及其發(fā)展趨勢進行深入分析，探討實際管理中需要注意的問題，目的為提升企業(yè)檔案管理水平，以此促進企業(yè)檔案管理電子信息化的進步。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢

相比于傳統(tǒng)的檔案管理，電子信息技術(shù)就是將原有的信息以電子的形式呈現(xiàn)出來，此類文件不是紙質(zhì)文件，而是要借助計算機、U盤、硬盤等硬件設(shè)備才能提供間接瀏覽和應(yīng)用。電子信息具有方便、快捷、安全等方面優(yōu)勢，不會受到時間和空間的限制，真正實現(xiàn)了方便高效的管理，也讓信息化實現(xiàn)共享成為了可能。

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

綜合各個行業(yè)企業(yè)檔案管理的實際狀況分析出，大多數(shù)檔案管理工作人員水平仍然有待提升。由于多方面的原因?qū)е卢F(xiàn)在的檔案管理人員專業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力都不高，其原因之一在于，企業(yè)內(nèi)的工作人員并不重視企業(yè)檔案管理的相關(guān)問題，所以從事該崗位的人員能參加技能培訓(xùn)的機會很少。從別一方面來看，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒能形成正確的工作觀念，一些人認為企業(yè)管理可有可無，企業(yè)檔案管理也得不到重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人通常注重效益崗位，他們會認為企業(yè)管理崗位并不能產(chǎn)生多大效益只要保管好資料就可以。由此可見，多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理的科學(xué)認知，致使這項工作沒有辦法滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理的需求。

目前，較多數(shù)企業(yè)檔案管理員工并未接受專業(yè)技能業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，缺乏豐富的檔案管理知識，對于檔案管理中的分類、收集、整理、歸納、裝卷等不熟悉，沒有形成標準化意識。在大多從事企業(yè)檔案管理的員工中，沒有投入更多精力在檔案管理上，一些檔案管理崗位普遍存在減值的現(xiàn)象，從而也阻礙了檔案管理工作水平的全面提升。

2 檔案管理電子信息化的重要性

事實上，電子信息化在檔案管理中具有很大的作用，尤其在當(dāng)今科技時代背景下，加強檔案管理的電子信息化建設(shè)尤為關(guān)鍵，能夠進一步提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質(zhì)量。具體而言，首先，可以按照檔案將專業(yè)技術(shù)員工、科技員工、財務(wù)報表、生產(chǎn)報告等細分做表，進而進行分配，進行集成化管理和管控。其次，有了電子信息化可以大范圍提高企業(yè)工作效率，能滿足各部門對相關(guān)工作人員快速信息查詢的需要，同時也降低了檔案管理人員的任務(wù)量，令查詢信息檔案的效率大幅提升。還有，可以利用信息電子化技術(shù)可以將企業(yè)的重要檔案以原貌保存，大大提高了檔案信息的實用性、可行性、和可信性。電子信息員工可以查閱電子信息，而不用接觸原件，這樣對原件能起到保護作用。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查詢檔案信息也不再受地域的限制，真正實現(xiàn)了跨地域，跨時空查詢檔案的想法。最后，檔案管理的電子信息化，可以加快自主創(chuàng)新的步伐，集基礎(chǔ)檔案、行業(yè)分析、全面分析、系統(tǒng)應(yīng)用等，從各個層面為企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展續(xù)航。利用數(shù)據(jù)分析平臺，還可以對企業(yè)指標及信息波動及具體形式的動態(tài)進行監(jiān)督與分析，對企業(yè)宏觀管理和做相應(yīng)決策起到了積極有效的作用。

另外，企業(yè)通過檔案電子信息化管理，真正實現(xiàn)軟硬件的相結(jié)合。為了提高電子信息化的管理水平，相應(yīng)的企業(yè)應(yīng)該匹配完整的系統(tǒng)設(shè)施，建立綜合全面的檔案室、資料庫、閱覽室和專業(yè)的工作人員、對不同的資料進行整合分析與管控。還應(yīng)注重采購密集架、專業(yè)檔案管理計算機、觸摸屏、環(huán)境溫度調(diào)節(jié)裝置、及防火設(shè)備等。

3 企業(yè)檔案管理電子信息化應(yīng)注意的問題

3.1 實時收集檔案資料是保證企業(yè)檔案完整、清晰認定、按時歸檔管理的核心環(huán)節(jié)

首先，企業(yè)應(yīng)清晰劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門員工的崗位責(zé)任，制定文書管理、資料管理歸檔的相關(guān)制度，明確員工歸檔管理的指責(zé)，日常收集任務(wù)應(yīng)全面落實到人頭，通過全位搜集確保應(yīng)歸檔資料及時歸檔，并定期進行搜集與補充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。另外，各機構(gòu)應(yīng)在要求時間段之中快速搜集檔案信息、整理基礎(chǔ)資料，確保不同類別檔案及時歸檔，同時保證檔案信息快速更新，進而實時反映出企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)實發(fā)展狀況。再者，企業(yè)應(yīng)設(shè)立綜合檔案管理、歸檔工作標準，明確歸檔制度，確保企業(yè)檔案信息歸檔工作質(zhì)量。歸檔各類資料國恒中應(yīng)按照制度標準嚴格操作，方能確保檔案信息的整體性實效性，依照形成檔案的規(guī)律與特征，確保各類檔案的互相關(guān)聯(lián)性。對于歸檔信息還應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致。

3.2 劃分多級權(quán)限依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)特征，檔案信息保密等級，應(yīng)設(shè)定必要的查閱權(quán)限

可通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)同安憑證調(diào)整修改以及查詢應(yīng)用權(quán)限。同時應(yīng)嚴格界定瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印。該軟件應(yīng)用平臺應(yīng)做好高級別加密處理，進而保證企業(yè)檔案信息安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應(yīng)用。

3.3 為決策者提供可靠信息

根據(jù)企業(yè)的檔案管理工作，可以充分反映出企業(yè)的經(jīng)營情況，在企業(yè)的檔案中，對員工檔案進行了記錄，還會涉及很多重要的資料等。通過檔案管理的電子信息化管理，在很大程度上，可以進一步提升檔案管理工作的規(guī)范化、規(guī)范化。當(dāng)企業(yè)各部門中，如果需要做出重大的決策，在這個時候，就需要收集相應(yīng)的信息資料，在檔案資料系統(tǒng)中，記錄著詳細的企業(yè)信息，決策者可以及時有效的查相應(yīng)的資料，比較和分析，做出正確的決策，有助于企業(yè)的健康發(fā)展。

3.4 提升工作效率

在任何一個企業(yè)中，均有著相應(yīng)的工作流程，各個部門之間相互配合，共同完成相應(yīng)的工作任務(wù)。在電子信息化平臺上，企業(yè)的所有信息資源都能進行共享，各部門之間的溝通會更順暢，有效的溝通是做好所有工作的前提，同時，對于企業(yè)人員來說，也會提升工作效率。經(jīng)過大量的實踐可知，在企業(yè)檔案管理方面，如果能夠有效地開發(fā)與利用，可以為企業(yè)節(jié)省很多的資源，有助于節(jié)能生產(chǎn)運營成本，讓員工高效的工作。在現(xiàn)階段來看，信息技術(shù)的發(fā)展很快，在網(wǎng)絡(luò)信息平臺中，全面建設(shè)企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫十分必要，其可以確保各項資料的完整性，還可以讓用戶可以快速的查找，為用戶提供了諸多便利，作為管理人員，也能將檔案管理工作實現(xiàn)實時化、同步化的管理目標。

4 總結(jié)

為了進一步提高企業(yè)信息化管理水平，建立電子信息化管理模式勢在必行，而如何加強企業(yè)檔案管理電子信息化的建設(shè)就顯得極為關(guān)鍵。這就需要有關(guān)企業(yè)管理者能夠認識到信息化技術(shù)的重要性，制定科學(xué)方法，與實踐相結(jié)合，并總結(jié)出實踐問題，有針對地采取有效措施，以便達到預(yù)期的工作效果，同時也有助于發(fā)揮出企業(yè)檔案管理與電子信息結(jié)合的作用，使得企業(yè)能夠在競爭激烈的環(huán)境下處于不敗之地，更好的促進企業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的增加。

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