新形勢下民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

史舟新

目前，在政府檔案部門的直接監(jiān)管下，我國政府機關、國有企事業(yè)單位的檔案管理工作已基本符合檔案管理標準規(guī)范，并已經(jīng)投入了足夠的人力物力進行管理。而民營企業(yè)，尤其是中小型民營企業(yè)，企業(yè)自身檔案管理意識薄弱，檔案管理得不到管理層的足夠重視，加之缺少與政府檔案部門的聯(lián)系，很容易忽略檔案管理工作。與此同時，民營企業(yè)的檔案同樣具有“社會性”，受到《檔案法》的約束，做好檔案管理工作不僅是權利，也是義務，是民營企業(yè)自身發(fā)展的客觀需要，因此，筆者認為在民營企業(yè)越來越期望創(chuàng)建百年企業(yè)的愿景之下，進一步加強檔案管理工作必不可少。

1 檔案管理對于民營企業(yè)的必要性

對于民營企業(yè)來說，開展檔案管理必不可少，但是現(xiàn)狀卻是很多企業(yè)認為檔案管理工作可有可無，或者因為創(chuàng)業(yè)艱難無暇顧及，又或許認為這是企業(yè)私有行為，旁人無權置喙……究其原因，是檔案法律法規(guī)的普法宣傳工作沒有做到位。企業(yè)的檔案歸企業(yè)所有，就可以不遵守《檔案法》的規(guī)定，想管就管，不想管就任其流失嗎？答案是顯而易見的。首先，企業(yè)是在國家的許可下才能開辦的，企業(yè)檔案是企業(yè)在社會經(jīng)營活動中產(chǎn)生的，對國家對社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，企業(yè)有義務對檔案進行保護。所以，民營企業(yè)檔案要不要管？當然要管！

2 目前，民營企業(yè)檔案管理存在的主要問題

2.1 管理層關注度缺乏

民營企業(yè)的管理層往往更重視業(yè)務的拓展，面對檔案這樣一個無法立刻看到回報的工作，往往重視度不足，也不愿意在這方面投入資金和資源，最多只投入少部分人力來管理。而檔案工作卻與公司經(jīng)營密切相關，真正將檔案工作做好的企業(yè)，不僅不會占用企業(yè)太多成本，甚至能夠為企業(yè)帶來效益，所以檔案管理工作的投入與領導的重視密切相關。

2.2 缺乏檔案管理制度和規(guī)范

當然，不少民營企業(yè)有心管理好檔案，卻不知道如何管理檔案，甚至不知道哪些文件材料屬于檔案，更別提檔案管理工作制度和規(guī)范。結(jié)合目前從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到越來越多電子檔案產(chǎn)生的新形勢變化，民企更要從制度上對檔案的“收、管、用”進行區(qū)分和規(guī)范，并且檔案管理工作制度要適應本企業(yè)的管理模式，真正滿足生產(chǎn)和經(jīng)營的一線需求，最終使檔案為企業(yè)的發(fā)展提供服務。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

目前高校的檔案專業(yè)開設不多，就上海而言，也只有一兩所高校開設了相關專業(yè)而已，而這其中很大一部分人畢業(yè)后并不從事檔案方面的工作，究其原因，主要是因為檔案基礎工作比較繁瑣枯燥，薪資水平不高，對檔案專業(yè)的學生沒有太大的吸引力。而企業(yè)往往也希望招收有經(jīng)驗的、能靜心長期工作的檔案人員，又因為企業(yè)的不重視和本身職位要求的限制，給出的薪酬比較低，最終導致招到的人并沒有太多檔案相關的專業(yè)知識，甚至很多公司是由行政或者人事工作者兼任，在本職工作較忙碌的情況下，也并沒有太多的時間和精力去學習和鉆研檔案專業(yè)知識，最終導致檔案管理工作無法真正落到實處的惡性循環(huán)狀態(tài)。

2.4 缺乏集中式檔案管理庫房

國家檔案局對檔案庫房有著非常高的規(guī)范和安全要求，但實際情況卻是檔案分散存放在各部門文件柜或倉庫中，有條件將檔案集中管理的庫房也可能不滿足“八防”要求，比如不定期進行除塵，不根據(jù)實際溫濕度進行除濕、控溫，檔案不上架，隨意堆放等情況時有發(fā)生，這些都會導致實物檔案的老化、蟲蛀、破損等惡劣結(jié)果。因此，建議，有條件的企業(yè)應該創(chuàng)建專業(yè)的檔案庫房，符合國家發(fā)布的標準，條件有限的企業(yè)也應將檔案做到集中式管理，保存檔案的位置應滿足基礎的“八防”標準，并控制好溫濕度，這樣才有利于檔案的長期保存。

2.5 缺乏現(xiàn)代化檔案管理手段

當下是信息飛速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)型，這就需要采用現(xiàn)代化管理手段，對存量檔案進行電子化，建設數(shù)字檔案室，與各業(yè)務系統(tǒng)進行接口，使操作留痕，便于利用，簡化整理檔案的繁瑣度。實際上，許多企業(yè)還達不到這個程度，甚至許多大型企業(yè)都沒有花很大的力氣進行改變，而數(shù)字檔案室一定是檔案未來發(fā)展的趨勢，通過各種現(xiàn)代信息化的管理手段，可以有效避免因人員流動、辦公場所變遷等導致的檔案資源流失。

3 民營企業(yè)檔案管理的優(yōu)化建議/發(fā)展方向

3.1 將檔案服務文化融入企業(yè)文化

利用企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)、網(wǎng)站、APP等官方平臺，廣泛深入宣傳檔案法律法規(guī)，宣傳檔案利用實例，以及因檔案管理不善導致的損失和教訓，樹立民營企業(yè)的檔案意識，讓經(jīng)營者充分認識到檔案工作對企業(yè)經(jīng)營的重要意義，若想基業(yè)長青，檔案管理工作必不可少，企業(yè)只有全面發(fā)展，才能和諧成長。將檔案服務文化作為企業(yè)文化的組成部分，向全員灌輸滲透，增強責任意識。

3.2 制定符合企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度

民營企業(yè)應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的要求、國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的指導意見，以及各地政府檔案部門對檔案管理工作的規(guī)范指示，結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定并不斷完善檔案管理制度，該制度應該包括檔案管理人員的職責、檔案庫房的要求、檔案歸檔范圍和期限、檔案收集整理利用的流程、檔案安全和保密措施、突發(fā)狀況的應急預案等。同時要結(jié)合新形勢，充分認識到檔案信息安全與檔案實體安全同等重要，切實完善各項技術和管理措施，建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護體系，健全檔案信息審查制度，嚴防涉密、涉敏檔案信息泄漏。

3.3 建立健全相關人才儲備、管理機制

加強對企業(yè)檔案管理人員的思想意識、知識結(jié)構和操作技能的專業(yè)培訓，增強他們的責任意識、法治意識、開放意識和現(xiàn)代意識，以帶動全公司檔案管理水平的提高。結(jié)合新時代新技術的發(fā)展，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術復合型人才。同時要按照統(tǒng)一領導、分級管理的基本原則，建立以經(jīng)營負責人掛帥，分管領導主管，檔案部門具體負責，各職能部門協(xié)助的檔案管理工作網(wǎng)，要把檔案工作作為企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，納入年度目標并作為主管領導年終績效考核的標準，確保分工明確、各司其職、分類指導、依法管理。

3.4 加快檔案管理現(xiàn)代化建設

加大資金投入，建設標準化檔案室?guī)欤龊酶黜椈A工作，加大對各部門檔案收集力度，重視檔案數(shù)量的前提下，更要重視檔案的質(zhì)量。加強檔案的規(guī)范化管理，注重對檔案實體的保護，增強安全管理意識，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用。要積極營建檔案資源共享的環(huán)境，充分利用現(xiàn)有的檔案資源，建立用戶行為導向的檔案服務模式，從滿足用戶需求到創(chuàng)造用戶需求。要加大檔案信息化建設力度，從檔案實體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，盡早做好電子文件歸檔、數(shù)據(jù)庫建設等信息化建設，以檔案信息化建設積極推動檔案工作的標準化、規(guī)范化，有效發(fā)揮檔案的信息功能。努力做好檔案集中一體化管理，加快以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

4 結(jié)論

民營企業(yè)應圍繞中共中央辦公廳、國務院辦公廳2014年2月27日印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的精神，結(jié)合各地區(qū)發(fā)布的相關檔案工作要求和意見，切實規(guī)范本企業(yè)檔案工作，進一步完善檔案工作體制機制。加強領導保障意識；加強檔案人才隊伍建設；加大檔案工作宣傳力度；改善檔案管理設施；加強檔案安全保密措施；嚴格執(zhí)行檔案安全監(jiān)管規(guī)定；加快推進電子文件歸檔管理工作和數(shù)字檔案館（室）建設，努力實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理手段現(xiàn)代化、檔案服務網(wǎng)絡化，在符合安全保密要求的前提下，提高檔案便捷服務和信息共享水平，不斷提高檔案工作對本企業(yè)的影響力，甚至對社會的影響力。

本文通過對民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及問題的分析，逐步理清民營企業(yè)檔案管理工作的改進思路。時代在發(fā)展，改革必定會引起陣痛，民營企業(yè)檔案管理的復雜性和特殊性決定了還有很多問題有待深入研究和探索，任重而道遠。