事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略探討

范賢武

摘 要：對于企事業(yè)單位而言，檔案是極為重要的內(nèi)容，必須對其進行妥善管理。檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中不可獲取的一部分。隨著時代發(fā)展，電子檔案逐漸興起。所以，本文從電子的方案的角度出發(fā)，分析了事業(yè)單位檔案管理之中電子檔案的管理策略，希望可以為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；管理策略

檔案管理工作的有效性，對事業(yè)單位的整體運轉(zhuǎn)具有極為重要的意義。互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，事業(yè)單位工作的信息化水平在逐步提高，檔案管理工作也實現(xiàn)了信息化發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為了事業(yè)單位檔案管理工作的重點。為了保證檔案管理工作質(zhì)量，相關(guān)管理人員需要根據(jù)事業(yè)單位需求，合理應(yīng)用電子檔案。

1 電子檔案的特點和優(yōu)勢

1.1 電子檔案的特點

電子檔案是信息化時代檔案儲存方式變革后的產(chǎn)物。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案通過計算機等磁盤設(shè)備進行儲存，以案卷為單位，其儲存內(nèi)容包括各種電子圖像文件。電子檔案被儲存于電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)之中，可以為用戶帶來更為便捷的使用體驗。

1.2 電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢

如今，電子檔案的應(yīng)用范圍十分之廣，受到了企事業(yè)單位檔案管理人員的青睞?；诖?，筆者對電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢進行了分析。首先，電子檔案的應(yīng)用可以有效提高檔案管理工作效率。電子檔案的應(yīng)用使得檔案管理工作的主戰(zhàn)場轉(zhuǎn)移到了計算機等電子設(shè)備之上。相關(guān)管理人員只需要借助于網(wǎng)絡(luò)和計算機，就可以完成檔案信息的錄入、保存、查閱以及傳遞，其工作效率可以得到大大的提升。同時，電子檔案應(yīng)用時可以借助于計算機的文字或圖片識別功能，迅速地完成檔案信息查找工作，為工作人員節(jié)省了大部分時間，也促進了其工作效率的提升。此外，電子檔案的應(yīng)用，使得檔案信息的補錄工作變得更為方便，員工只需要通過關(guān)鍵詞搜索就可以迅速鎖定待補錄的信息條目，進而完成補錄工作[1]。其次，電子檔案的應(yīng)用提升了檔案儲存的便捷性。在管理紙質(zhì)檔案時，需要為其開辟出專門的儲存空間。但是電子檔案卻沒有這方面的需要，只需要將其儲存在計算機、移動硬盤或網(wǎng)絡(luò)云空間之中即可。而且電子檔案在保存過程中，也不容易受到外界的影響，在儲存方面極具便捷性。最后，電子檔案的應(yīng)用可以提高檔案信息的利用率。應(yīng)用電子檔案時，無論是在信息抽取、分析還是傳遞方面都極具便捷性。而且在對檔案信息進行查找時，相關(guān)工作人員只需要進行檢索即可，而不需要像應(yīng)用紙質(zhì)檔案一樣耗費大量時間查找和復(fù)原。同時，借助于計算機和互聯(lián)網(wǎng)可以實現(xiàn)遠程操作，這也使得檔案信息的應(yīng)用打破了時間和空間限制，有效提升了檔案信息的利用效率。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理策略

由于電子檔案極具便捷性，所以在事業(yè)單位的檔案管理工作中應(yīng)用的極為廣泛。相關(guān)管理人員都在不斷深化電子檔案的應(yīng)用。雖然，電子檔案具有極多優(yōu)勢，但其應(yīng)用過程中也存在一些不足，需要檔案管理人員在工作開展中不但完善。相比于紙質(zhì)檔案的保存不易，電子檔案所面臨的安全風(fēng)險更大，檔案信息被竊取的可能性更高，所以相關(guān)工作人員需要提高警惕，保證電子檔案信息的安全。

2.1 健全電子檔案管理制度

電子檔案管理方法與紙質(zhì)檔案并不完全相同。所以，事業(yè)單位在開展檔案管理的過程中，必須建立健全電子檔案管理制度，為相關(guān)工作開展提供制度保障。目前，我國大部分的事業(yè)單位在電子檔案管理過程中，仍然沿用紙質(zhì)檔案管理辦法，使得電子檔案管理工作的有效性遲遲得不到提升。

因此，事業(yè)單位的檔案管理工作人員必須及時地轉(zhuǎn)換觀念，認識到電子檔案管理方法與紙質(zhì)檔案管理方法之間的異同，并建立起嚴(yán)格的電子檔案管理制度，才可以滿足當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作需要。以某機關(guān)事業(yè)單位的電子檔案管理工作開展為例。該單位規(guī)定，所以電子檔案信息在錄入前，必須經(jīng)過相關(guān)部門以及檔案管理部門的核查，確定檔案信息準(zhǔn)確完整后才可以被錄入到單位的電子檔案信息庫中。同時，該單位對電子檔案信息進行了分級，并確立了電子檔案信息的查閱層級標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)該定期地對檔案庫中的電子檔案信息進行檢查，保證信息的完整性和安全性。在檔案信息應(yīng)用方面，如果事業(yè)單位員工向查閱電子檔案信息，必須經(jīng)過檔案管理人員的許可，并做好相關(guān)記錄；員工在查詢信息時，只可以查閱自身級別許可范圍內(nèi)的信息，如果需要越級查詢則需要部門負責(zé)人以及檔案管理部門負責(zé)人特批。該單位通過制定嚴(yán)格的電子檔案信息錄入和使用標(biāo)準(zhǔn)，健全電子檔案信息管理制度，保證了電子檔案在事業(yè)單位中的有效應(yīng)用。

2.2 提高安全管理水平

事業(yè)單位需要加強電子檔案信息庫的安全管理水平，確保檔案信息不外泄。事業(yè)單位的檔案信息內(nèi)容極為豐富，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要影響，一旦出現(xiàn)了信息外泄則后果不堪設(shè)想。所以，相關(guān)工作人員必須加強安全管理，確保電子檔案信息的儲存和使用安全。事業(yè)單位應(yīng)該從加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的角度著手，提高電子檔案信息庫的防御能力，使其免受網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的侵襲[2]。

比如，事業(yè)單位可以通過加強電子檔案信息庫防火墻配置來實現(xiàn)對檔案信息的管理。通過設(shè)置多重防火墻，將可能危害檔案信息安全的因素都阻擋在外，使得事業(yè)單位的電子檔案信息處于較為安全的儲存和使用環(huán)境之中，為檔案管理工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。同時，相關(guān)工作人員還需要設(shè)置信息傳遞追蹤管理機制。電子檔案信息庫的每一次訪問、查閱、調(diào)用和傳遞記錄，都應(yīng)該被妥善保存，一旦出現(xiàn)檔案信息丟失或泄露則可以根據(jù)這些記錄進行追責(zé)，將損失降至最低。相關(guān)工作人員需要定期地對檔案信息進行篩查，并更新檔案信息管理系統(tǒng)，讓其是始終處于最佳狀態(tài)，可以為電子檔案信息提供最優(yōu)質(zhì)的保護。

2.3 加強人才培養(yǎng)和管理

雖然電子檔案的應(yīng)用使得事業(yè)單位的檔案管理工作信息化水平大幅提升。但是，檔案管理工作的開展仍然離不開專業(yè)人才的支持。事業(yè)單位需要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和管理，為電子檔案的有效應(yīng)用和檔案管理工作的高效開展打下堅實基礎(chǔ)。

事業(yè)單位檔案管理工作負責(zé)人應(yīng)該制定嚴(yán)格的人員管理方案，對現(xiàn)有的檔案管理人才進行考核，剔除工作態(tài)度不端正、工作能力不達標(biāo)的人員，保留優(yōu)質(zhì)人才。同時，應(yīng)該以講座、培訓(xùn)等方式，加強對檔案管理人才的計算機應(yīng)用水平、責(zé)任意識、檔案管理專業(yè)能力培養(yǎng)，提高他們的綜合發(fā)展使其滿足事業(yè)單位電子檔案管理工作的需要。

3 結(jié)論

綜上所述，電子檔案在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，可以滿足其工作開展的信息化、網(wǎng)絡(luò)化需求。比之傳統(tǒng)檔案，電子檔案在管理安全性和便捷性方面獨具優(yōu)勢；而為了進一步發(fā)揮其作用，相關(guān)工作人員需要制定合理地電子檔案管理制度和模式，并加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)，實現(xiàn)有效應(yīng)用。

參考文獻

[1]劉茂品.試論事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略[J].農(nóng)家參謀，2018（01）：213.

[2]劉婧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：61.