淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端

劉巖

摘 要：如何實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化高質(zhì)量的管理工作，需要加深檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和弊端的認(rèn)識(shí)與了解，并通過(guò)合理地結(jié)合檔案數(shù)字化管理技術(shù)的具體特征應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作中進(jìn)行深入研究，本文主要針對(duì)當(dāng)前的檔案數(shù)字化管理技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)以及弊端展開(kāi)研究，并提出一些改進(jìn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；弊端；優(yōu)勢(shì)

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)分析

1.1 立卷方式到位

單位的主要業(yè)務(wù)科室在檔案立卷問(wèn)題上在過(guò)去的條件下一直存在 很多問(wèn)題，例如立卷不及時(shí)、很多的檔案材料提供不夠系統(tǒng)，不夠完 整，隨著現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，不同業(yè)務(wù)部門之間可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的傳輸作用將相關(guān)的資料在完成分類之后傳送到檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)中，解決了過(guò)去一些業(yè)務(wù)科室在立卷工作中由于條件的限制遇到的難題，包括立卷不夠及時(shí)，大部分檔案的材料未能滿足系統(tǒng)的要求需要篩查等。檔案管理工作人員在收到檔案材料的第一時(shí)間根據(jù)發(fā)件方的分類情況進(jìn)行材料的調(diào)整與分配，促進(jìn)各種類型檔案立卷的時(shí)效性，檔案數(shù)字化管理能夠?yàn)闄n案的完整性以及系統(tǒng)性等方面提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。

1.2 管理效率的提升

以往的檔案管理工作的流程當(dāng)業(yè)務(wù)科室需要提交檔案材料時(shí)，必須要在正常的時(shí)間節(jié)點(diǎn)上交到檔案室，并且提交資料都需要管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)與審核，不利于工作效率的控制，而信息技術(shù)的誕生，當(dāng)前階段的檔案資料在進(jìn)行提交時(shí)僅需要工作人員通過(guò)互聯(lián)性系統(tǒng)的操作就能夠自由完成，大大地節(jié)省了在提交檔案環(huán)節(jié)的時(shí)間流程，提升了檔案提交到處理之間的效率。

1.3 檔案數(shù)字化管理提高檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)

過(guò)去舊式的檔案管理模式需要進(jìn)行分類以及順序的排列，而經(jīng)過(guò)復(fù)雜的整理之后只能保障檔案的完整性與安全性，只能提供單個(gè)文件的資料查找。自從應(yīng)用檔案數(shù)字化的管理路徑之后，左右不同類型的檔案都能通過(guò)系統(tǒng)的整理自動(dòng)進(jìn)行分類，另外檔案中的電子文件也能夠統(tǒng)一存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤中進(jìn)行永久保管，檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化管理一經(jīng)電子文件立卷以后.可以自動(dòng)通過(guò)檢索工具的大規(guī)模搜索，搜索結(jié)果可以提供（同一事件與問(wèn)題）相關(guān)的資料或者與歷史有相關(guān)的關(guān)鍵詞，為管理員提供檔案的發(fā)生與經(jīng)過(guò)，滿足管理員的在大量的資料庫(kù)中找到專題的需求。

2 檔案數(shù)字化管理的弊端

雖然我國(guó)的信息化技術(shù)在近些年來(lái)得到了廣泛的應(yīng)用，但技術(shù)仍處于發(fā)展階段，在國(guó)內(nèi)的檔案管理中仍屬于新型技術(shù)，具體的發(fā)展空間有待考究，我國(guó)科學(xué)技術(shù)起步較晚，因此在對(duì)各類技術(shù)進(jìn)行有效利用的過(guò)程中，由于條件的限制，數(shù)字化檔案管理目前仍存在一些弊端，在管理上難以有較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.1 電子文件檔案存儲(chǔ)受載體制約性強(qiáng)

技術(shù)型電子文件對(duì)儲(chǔ)存條件有著一定的硬性要求，電子文件一般都計(jì)算機(jī)中的軟硬件設(shè)備的依賴性較強(qiáng)。目前發(fā)展階段的計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量雖然可以無(wú)限擴(kuò)展，但在面臨需要存儲(chǔ)幾何級(jí)數(shù)性質(zhì)的電子文件也有一定的難度。并且目前絕大多數(shù)的存儲(chǔ)軟件更新得特別快，一些時(shí)間比較久的檔案無(wú)法在經(jīng)過(guò)更新的軟硬件中進(jìn)行直接讀取，或者是一些同一時(shí)期儲(chǔ)存的電子資料也有可能出現(xiàn)系統(tǒng)不能兼容的問(wèn)題，因此保管該檔案文件的部門需要為該文件的存儲(chǔ)問(wèn)題耗費(fèi)大量的經(jīng)歷與勞力，對(duì)該文件進(jìn)行備份或試圖改變檔案文件的格式來(lái)適應(yīng)新的存儲(chǔ)系統(tǒng)。并且電子文件不可直接讀取，文件信息量較大時(shí)，會(huì)很容易發(fā)生部分文件資料丟失的情況以及計(jì)算機(jī)病毒的干擾等，為電子文檔帶來(lái)安全性的問(wèn)題。

2.2 自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容

不同的部門所采用的文件管理軟件都有著一定的差異，包括：類似財(cái)務(wù)管理部門財(cái)務(wù)需要使用有關(guān)資產(chǎn)格式的系統(tǒng)，綜合性機(jī)關(guān)部門則需要采用OA辦公平臺(tái)等，不同部門需要根據(jù)部門的特點(diǎn)采用最適合的文件管理平臺(tái)，因此，因?yàn)楣芾硐到y(tǒng)的類型有著多種設(shè)計(jì)特征，軟件之間的兼容條件差異非常大，導(dǎo)致檔案文件無(wú)法直接轉(zhuǎn)換格式，不同部門之間的電子檔案文件未能自動(dòng)歸檔。大部分?jǐn)?shù)據(jù)信息的收集與錄入目前還停留在傳統(tǒng)的管理水平中。

3 實(shí)施檔案數(shù)字化管理需要注意的要點(diǎn)

3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程.實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，包括在設(shè)計(jì)、軟件類型、開(kāi)發(fā)、檔案的整理、掃描以及錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施多個(gè)環(huán)節(jié)形成的硬件與軟件雙二合一的存儲(chǔ)處理系統(tǒng)。由于不同部門之間每天都會(huì)形成大量的文字信息數(shù)據(jù)需要做成檔案并進(jìn)行存儲(chǔ)，需要利用雙服務(wù)器、磁盤陣列等系統(tǒng)進(jìn)行保管，另外，還要通過(guò)掃描儀的統(tǒng)一掃描、光盤與磁帶進(jìn)行雙備份的措施。除此之外，為了能夠有效地提升利用率，還需要在系統(tǒng)添加查詢功能，結(jié)合查詢功能以及檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)

3.2 建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

面對(duì)部分自動(dòng)化系統(tǒng)以及數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)地兼容性問(wèn)題，可通過(guò)在查詢接口程序的基礎(chǔ)上添加查詢檔案資料這種針對(duì)性的查詢功能，針對(duì)不同的系統(tǒng)包括：財(cái)務(wù)資產(chǎn)系統(tǒng)、OA辦公等系統(tǒng)之間的無(wú)縫集成。而針對(duì)解決電子文件與紙質(zhì)文件之間不同的保存途徑，可通過(guò)在紙質(zhì)文件與電子文件兩者之間設(shè)計(jì)一個(gè)通道，也就是將電子文件與紙質(zhì)文件用文本表達(dá)的模式實(shí)現(xiàn)映像的形式共同保存。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著近些年我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，數(shù)字化技術(shù)的誕生為很多行業(yè)帶來(lái)了一定的機(jī)遇，但也面臨著巨大的發(fā)展挑戰(zhàn)，從檔案管理工作的角度上出發(fā)，在一定程度上對(duì)數(shù)字檔案信息管理提出了更高的要求，包括檔案管理技術(shù)人員個(gè)人的綜合素質(zhì)，因此，需要檔案管理人員不斷提升檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，嚴(yán)格貫徹?cái)?shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，通過(guò)充分地掌握數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，并與時(shí)俱進(jìn)突破發(fā)展的限制與難點(diǎn)，解決當(dāng)前的檔案數(shù)字化在管理上難題。

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