會計檔案管理問題與對策探討

王萍

摘 要：作為檔案的重要組成部分之一，會計檔案能夠?qū)崿F(xiàn)對經(jīng)濟組織生產(chǎn)經(jīng)營情況的深刻反映，能夠提供重要的參考依據(jù)以促進經(jīng)濟組織相關(guān)決策的制定，以及促進我國經(jīng)濟事業(yè)的健康有序發(fā)展?？梢哉f，會計檔案管理工作在經(jīng)濟組織的經(jīng)營管理中有著極其重要的地位和作用。但受到部分因素的影響，使得會計檔案管理工作在實際開展過程中還存在著一些問題，一定程度上制約了會計檔案作用的有效發(fā)揮。文章正是基于此，試圖就會計檔案管理問題與對策展開研究探討。

關(guān)鍵詞：檔案；經(jīng)濟組織；會計檔案；問題；對策

通常而言，財務(wù)會計報告、財務(wù)會計報表、會計賬簿、會計憑證等涉及到會計核算的專業(yè)資料都屬于會計檔案范疇，能夠?qū)崿F(xiàn)對經(jīng)濟組織所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和經(jīng)濟往來的客觀真實的記錄與反應(yīng)，是經(jīng)濟組織生產(chǎn)經(jīng)營活動的見證者，在其經(jīng)營管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。[1]做好會計檔案管理工作既是檔案工作的開展要求，也是經(jīng)濟組織發(fā)展進步的必然選擇。然而長久以來，會計檔案管理工作就是經(jīng)營管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，使得會計檔案管理存在著一些問題，從而影響了會計檔案作用的發(fā)揮。因此研究分析會計檔案管理存在的問題，找到會計檔案管理的優(yōu)化對策，有助于使會計檔案能夠更好地服務(wù)于各個經(jīng)濟組織的發(fā)展。

1 會計檔案管理存在的問題

1.1 會計檔案管理重視程度不足

會計檔案管理作為經(jīng)濟組織經(jīng)濟活動的最終環(huán)節(jié)，由于不能夠直接為經(jīng)濟組織帶來經(jīng)濟效益，而經(jīng)濟組織領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)人員又沒有深刻認識到會計檔案管理的重要作用，所以很容易使得經(jīng)濟組織將更多精力投入到其他事項上，從而對會計檔案管理重視程度不足。[2]由于對會計檔案管理重視程度不足，那么就很容易導(dǎo)致會計檔案管理工作在實際開展過程中問題頻出。比如部分會計人員沒有充分認識到會計檔案的重要性，因此而表現(xiàn)出歸檔意識薄弱的問題，缺乏歸檔的自覺性與主動性，影響了會計檔案的歸檔時限性以及完整性。

1.2 會計檔案管理缺乏監(jiān)督機制

部分經(jīng)濟組織在接受相關(guān)審計工作或會計業(yè)務(wù)的過程中，少有將會計檔案管理規(guī)范化管理作為重要檢查事項，由于疏忽了對會計檔案管理的監(jiān)督，從而導(dǎo)致出現(xiàn)了一些部分人員借此通過篡改會計檔案以達到個人目的。這種情況尤其是在經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的各個經(jīng)濟組織上經(jīng)常發(fā)生，即使最終這些事件敗露了出來，但是給經(jīng)濟組織所造成的損失是難以彌補的。可以說正是由于會計檔案管理缺乏嚴格的監(jiān)督機制，才導(dǎo)致此類問題的頻繁發(fā)生，因此構(gòu)建一個健全完善的會計檔案監(jiān)督機制[3]勢在必行。

1.3 管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

受經(jīng)濟基礎(chǔ)的制約，以及領(lǐng)導(dǎo)層對于會計檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致各個經(jīng)濟組織在會計檔案管理的人員配備上往往表現(xiàn)出較為精簡的情況，一人身兼數(shù)職的情況在各個經(jīng)濟組織中是普遍存在的現(xiàn)象，并且缺乏對兼職人員的相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致其會計檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)水平普遍不高。據(jù)調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，許多經(jīng)濟組織的會計檔案管理工作一般都是由會計人員一人或二人兼管，很少有經(jīng)濟組織設(shè)置專職的會計檔案管理崗位來負責(zé)會計檔案管理工作的開展，由于會計檔案管理人員多為會計人員兼職，再加之缺乏會計檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，所以難免會出現(xiàn)顧此失彼的情況，難以滿足新形勢下會計檔案管理工作的實際需要。

2 會計檔案管理的優(yōu)化對策

2.1 提高會計檔案管理重視程度

各個經(jīng)濟組織首先就應(yīng)當(dāng)充分認識到會計檔案管理對于自身發(fā)展的重要性，既要抓各項經(jīng)濟事項，也要抓會計檔案管理，提高對會計檔案管理的重視程度，切實轉(zhuǎn)變“輕會計檔案，重經(jīng)濟建設(shè)”這一片面思想[4]，積極采取相關(guān)對策措施來提高組織全員對于會計檔案管理的重視程度。比如各個經(jīng)濟組織可以通過出臺會計檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，利用制度的引導(dǎo)與規(guī)范作用，提高組織全體成員對于會計檔案管理工作的支持與配合，要做到經(jīng)濟組織各項經(jīng)濟工作與會計檔案收集、整理以及歸檔的同步，以“創(chuàng)優(yōu)質(zhì)會計檔案管理，助推健康有序發(fā)展”為目標，在組織內(nèi)部營造良好的會計檔案管理氛圍，在潛移默化中不斷提高組織全體成員對于會計檔案管理的重視程度，使會計檔案管理工作能夠在經(jīng)濟組織的建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮出更重要的作用。

2.2 健全完善會計檔案監(jiān)督機制

對于各個經(jīng)濟組織而言，通過構(gòu)建一個健全完善的會計檔案管理監(jiān)督機制來加強會計檔案管理監(jiān)督工作，將成為其提高會計檔案管理水平與質(zhì)量的又一重要途徑。各個經(jīng)濟組織應(yīng)通過健全完善的會計檔案監(jiān)督機制來實現(xiàn)對會計檔案立卷、歸檔、保存、查閱以及銷毀等會計檔案管理全過程的監(jiān)督，不僅要結(jié)合經(jīng)濟組織自身的具體會計業(yè)務(wù)內(nèi)容來實現(xiàn)立卷的規(guī)范合理，還要對會計檔案管理內(nèi)容予以及時規(guī)范，并及時地整理和裝訂會計憑證。尤其是在如今的會計電算化背景下，還需要分類處理會計賬頁，并且財務(wù)部門、審計部門等在審查組織各項經(jīng)濟工作開展情況的過程中，應(yīng)當(dāng)將會計檔案管理作為重點審查對象，借此督促經(jīng)濟組織形成良好的會計檔案管理風(fēng)氣。除此之外，各個經(jīng)濟組織還可以通過暢通上下交流溝通渠道的方式，讓全體人員都成為監(jiān)督會計檔案管理工作的主體，讓會計檔案造假等問題在“群眾雪亮的眼睛”下無處遁行[5]，通過大眾監(jiān)督在整個組織內(nèi)部促使良好的會計檔案管理風(fēng)氣的形成。

2.3 提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)水平

要想實現(xiàn)會計檔案管理水平與質(zhì)量的進一步提升，對于各個經(jīng)濟組織而言，提升會計檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平極其重要。針對不少經(jīng)濟組織會計檔案管理人員由會計人員兼任這一情況，既然單獨設(shè)置會計檔案管理崗位不太現(xiàn)實，那么就更需要積極采取相關(guān)對策措施來不斷提高會計檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平，使得他們的專業(yè)素養(yǎng)水平能夠更好地滿足會計檔案管理工作的開展需要。首先，做好會計檔案管理人員思想教育工作，提升會計檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)，確保會計檔案管理人員盡職盡責(zé)，努力做好各項會計檔案管理工作，保障會計檔案的安全性與完整性。其次，積極通過多種途徑加強會計檔案管理人員專業(yè)知識與技能方面的教育培訓(xùn)力度，切實提升會計檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平。教育培訓(xùn)內(nèi)容除了要包含會計檔案管理專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，還應(yīng)當(dāng)包含信息技術(shù)知識與技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)信息化人才，以便更好地滿足會計檔案管理信息化建設(shè)需要。最后，會計檔案管理人員自身也應(yīng)當(dāng)具有危機意識，要主動去學(xué)習(xí)和吸收先進的會計檔案管理理念與技能，不斷提高自身的會計檔案管理能力，增強會計檔案管理服務(wù)經(jīng)濟組織發(fā)展的能力。

3 結(jié)語

總而言之，會計檔案管理工作在經(jīng)濟組織經(jīng)營管理中具有尤為重要的地位和作用。文章深入分析了會計檔案管理存在的問題，然后在此基礎(chǔ)上從三個方面提出了相應(yīng)的優(yōu)化對策，希望能夠借此給予相關(guān)人員一定參考借鑒。

參考文獻

[1]劉春萍.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].西部財會，2011（05）：29-31.

[2]張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013，16（06）：12-13.

[3]吳艷新，陶永宏，關(guān)宏偉，張霞.論如何做好會計檔案管理工作[J].露天采礦技術(shù)，2016，31（01）：87-89.

[4]郝菊玲，趙文蕾，李麗光.新制度下的會計檔案研究[J].中國商論，2016（29）：83-84.

[5]林麗葉，陳秋男.加強會計檔案管理的對策研究[J].漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017，19（03）：22-25.