借助企業(yè)信息化平臺，開展檔案信息化建設(shè)

朱纓

所謂企業(yè)信息化建設(shè)是指通過IT技術(shù)部署來提高企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營效率，降低運(yùn)營風(fēng)險，降低經(jīng)營成本，從而增加昨持續(xù)經(jīng)營的能力。

企業(yè)的信息化建設(shè)不外乎電子商務(wù)和管理信息系統(tǒng)，前者是對外窗口，后者是內(nèi)部信息管理。本文主要是針對企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)中如何開展檔案信息化建設(shè)提出一點(diǎn)意見和建議。

1 闡述一下對信息化和檔案信息化的理解

信息化：是指在現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛普及的基礎(chǔ)上，社會和經(jīng)濟(jì)的各個方面發(fā)生深刻的變革，通過提高信息資源的管理水平和利用水平，在各種社會活動的功能和效率上大幅度地提高，從而達(dá)到人類社會新的物質(zhì)和精神文明水平的過程。我國信息化工作包括6個要素：信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)應(yīng)用、信息技術(shù)和產(chǎn)業(yè)、信息化人才隊伍、信息化政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

信息資源：是企業(yè)生產(chǎn)及管理過程中所涉及到一一切文件、資料、圖表和數(shù)據(jù)等信息的總稱。它涉及企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動過程中所產(chǎn)生、獲取、處理、存儲、傳輸和使用的一切信息資源，貫穿于企業(yè)管理的全過程。

企業(yè)信息化：是信息化的基礎(chǔ)。許多人認(rèn)為購買一些硬件設(shè)備、連上網(wǎng)，開發(fā)一個應(yīng)用系統(tǒng)并維護(hù)就是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的信息化，這是片面的理解。

企業(yè)信息化是指企業(yè)在產(chǎn)品的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等多個環(huán)節(jié)上廣泛利用信息技術(shù)、裝備信息設(shè)備、大力培養(yǎng)信息人才，完善信息服務(wù)，加速建設(shè)企業(yè)信息系統(tǒng)的過程。其目的是要使企業(yè)充分開發(fā)和有效利用信息資源，把握機(jī)會，做出正確決策，增進(jìn)企業(yè)運(yùn)行效率，最終提高企業(yè)的競爭力。

檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。

是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化，提升檔案管理水平和服務(wù)效率。檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)，堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步原則。各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

2 筆者以所在光電公司為例，就企業(yè)檔案信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)思考

2004年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)綱要》明確提出了檔案信息化建設(shè)的六項核心內(nèi)容是：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)。

對企業(yè)而言，重點(diǎn)應(yīng)該是在現(xiàn)有的信息化平臺上，開展信息資源建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，檔案網(wǎng)站建設(shè)），人才隊伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等。

光電公司的信息化建設(shè)正在進(jìn)行，目前財務(wù)已全面運(yùn)行ERP系統(tǒng)，OA辦公自動化系統(tǒng)剛剛起步，還處于公文處理的試運(yùn)行階段。根據(jù)檔案信息化原則，檔案管理應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)同步，各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。因此，企業(yè)信息化建設(shè)初期，是檔案管理及時跟進(jìn)的良好時機(jī)。重點(diǎn)應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行：

2.1 信息資源建設(shè)，體現(xiàn)文檔一體化管理

目前，該公司信息資源建設(shè)重點(diǎn)應(yīng)放在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和電子文件歸檔與管理。

信息一體化管理。指對企業(yè)檔案、資料、情報工作實(shí)行一體化管理。在市場競爭環(huán)境下，除檔案信息外，企業(yè)還需要大量動態(tài)的、新穎的市場信息、產(chǎn)品信息、技術(shù)動態(tài)信息。其優(yōu)點(diǎn)是有利于滿足企業(yè)日益增長的信息需求。

1）檔案數(shù)據(jù)庫可以是企業(yè)自行開發(fā)，也可利用成熟的檔案管理軟件。但是錄入是一項繁重的勞動，幾十年的傳統(tǒng)檔案要將目錄匯總著錄，同時還要核對案卷數(shù)量和卷內(nèi)文件數(shù)量，工作量可想而知，但這是實(shí)現(xiàn)檔案電子檢索的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也是檔案信息化必不可少的一步，需要配備充分的人力資源，更需要檔案人員耐心細(xì)致的工作。

2）檔案信息化的核心是電子文件的管理，其歸檔參照《天津市電子公文歸檔管理辦法》。電子文件歸檔管理應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)，明確部門和人員職責(zé)，制定歸檔工作流程，檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子文件形成、辦理、收集和歸檔各環(huán)節(jié)。對文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，形成文檔一體化管理。以光電公司文書檔案為例，在信息化建設(shè)中文檔一體化將體現(xiàn)兩大優(yōu)勢：

一是文件管理與歸檔并行管理。手動環(huán)境中，歸檔文件處理按照一定的先后順序逐個進(jìn)行，先鑒定，再歸檔，最后著錄。而在信息化OA平臺上，許多文件管理活動可以同時進(jìn)行。鑒定、歸檔、存儲、分類、著錄等環(huán)節(jié)被提前到文件生成階段。文件在文書處理與電子文件生成時的登記、命名、編號和處理流程等實(shí)現(xiàn)對應(yīng)關(guān)系，同步進(jìn)行，節(jié)省了著錄檔案目錄的環(huán)節(jié)。

二是文件傳閱處理并行。原來紙質(zhì)文件的唯一性，決定了在同一時間內(nèi)處理人員的唯一性，而OA系統(tǒng)上管理文件則不需要工作人員依次處理，不同人員可同時調(diào)用處理同一份文件，使得業(yè)務(wù)流程并行成為可能。比如領(lǐng)導(dǎo)批示某一工作需幾個部門協(xié)同處理，在傳統(tǒng)文件傳閱過程中，是依次向幾個部門傳遞，這樣處理勢必時間長，在OA上就可以幾部門并行協(xié)同處理，極大地提高了工作效率和文件管理的效率。

3）在電子文件歸檔和檔案數(shù)據(jù)庫架構(gòu)建立完善后，可以進(jìn)行檔案數(shù)字化，即選擇性地對傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化，通過翻拍或掃描成電子文件。為進(jìn)一步應(yīng)用做準(zhǔn)備。

2.2 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，重點(diǎn)建立檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和ISO15489.1《信息與文獻(xiàn)-文件管理：通則》、ISO15489.2《信息與文獻(xiàn)-文件管理：指南》標(biāo)準(zhǔn)建立。應(yīng)能與各信息系統(tǒng)之間銜接，能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件，將其并入檔案目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。因此在信息化建設(shè)中要充分考慮檔案管理的要求。

關(guān)于檔案網(wǎng)站建設(shè)，可以利用企業(yè)網(wǎng)站和信息化平臺，開辟檔案管理模塊，選擇一些檔案制度，檔案管理狀況，公司重大決策和經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行公布，使企業(yè)管理公開透明。在網(wǎng)站上開放檔案目錄，和可以公開數(shù)字化檔案，實(shí)現(xiàn)自助查閱和檢索，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，提高檔案利用率。

2.3 檔案信息化強(qiáng)調(diào)的問題

1）電子文件歸檔范圍參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。聲像類電子文件及數(shù)據(jù)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。歸檔格式PDF或PDF/A格式。

2）紙質(zhì)和電子文件一致性。強(qiáng)調(diào)檔案信息的利用并不排斥檔案原件的憑證作用。檔案實(shí)體管理將會與檔案信息管理或檔案知識管理長期共存。因此在電子文件歸檔同時仍要?dú)w檔紙質(zhì)文件。其中包括定稿、附件、重要文件的修改稿，OA上文件處理單及簽署的意見等。

3）紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題。電子文件歸檔編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案對應(yīng)；各系統(tǒng)生成電子文件的元數(shù)據(jù)、電子簽名及電子印章樣式、查看特殊格式公文的軟件與紙質(zhì)檔案一并歸檔，確保信息相對等，相互驗(yàn)證。

4）信息化過程中的檔案安全問題。首先，對于涉密檔案嚴(yán)格按保密制度管理，與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，非涉密檔案與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。其次檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等手段進(jìn)行安全防護(hù)。最后，企業(yè)檔案是企業(yè)的資源，具有商業(yè)價值，在發(fā)布前要嚴(yán)格審批，傳播過程中限制權(quán)限，把握即要充分利用又要保證安全的原則。

檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，其目的是提高檔案管理的科學(xué)性和檔案工作的有效性，加強(qiáng)對檔案資源的規(guī)范化管理，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的社會價值。

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