對(duì)社區(qū)檔案工作管理的幾點(diǎn)思考

姜艷

摘 要：隨著新的形勢(shì)發(fā)展的需要，堅(jiān)持為黨和政府落實(shí)各種方針政策、更好地開(kāi)展群眾性服務(wù)工作，社區(qū)檔案為社區(qū)各項(xiàng)工作開(kāi)展順利提供服務(wù)。通過(guò)對(duì)社區(qū)檔案工作的發(fā)展必要，詳細(xì)分析了街道社區(qū)檔案對(duì)各社區(qū)建設(shè)的重要性，闡述了社區(qū)檔案發(fā)展趨勢(shì)及當(dāng)前存在的問(wèn)題與措施。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案；工作管理；思考

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)在質(zhì)量水平上也獲得了大幅度提高，社區(qū)屬于承擔(dān)社會(huì)服務(wù)職能的重要基層組織，因而其對(duì)于社會(huì)的發(fā)展與人民生活水平與質(zhì)量的提高具有重要意義，社區(qū)檔案對(duì)新時(shí)期社區(qū)各項(xiàng)工作進(jìn)行了真實(shí)記載，其中包括居民信息、街道行政工作資料，社區(qū)發(fā)展情況等多方面內(nèi)容，面面俱到。如何真實(shí)展示社區(qū)工作的成果，讓更多的人們理解社區(qū)工作，支持社區(qū)工作，就必須借助社區(qū)檔案這一真實(shí)的記實(shí)庫(kù)。在工作中，也發(fā)現(xiàn)存在著一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，本文從做好檔案管理工作，完善社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量和內(nèi)容的角度對(duì)其進(jìn)行了探討和研究，以下本文就從具體方面對(duì)這一課題展開(kāi)詳細(xì)論述：

1 強(qiáng)化培訓(xùn)，全力保障社區(qū)居委會(huì)檔案工作

社區(qū)檔案管理部門(mén)以及社區(qū)居委會(huì)要加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)工作，采取以會(huì)代訓(xùn)、專題講座、舉辦培訓(xùn)班多種方式，一方面增加全體社區(qū)干部檔案法等有關(guān)知識(shí)，提高大家的檔案意識(shí)和檔案法制觀念，另一方面強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高社區(qū)居委會(huì)檔案人員的業(yè)務(wù)水平，從而營(yíng)造人人關(guān)心支持并參與檔案工作的良好氛圍。

2 檔案工作應(yīng)當(dāng)跟居委會(huì)的日常工作實(shí)施有效協(xié)調(diào)

因社區(qū)居委會(huì)日常工作繁雜多樣，涉及到居民生活的方方面面，同時(shí)因人員少，工作量達(dá)，因而缺乏專門(mén)負(fù)責(zé)社區(qū)檔案管理的專業(yè)化人員，這就導(dǎo)致很多社區(qū)在檔案資料的收集、整理、建檔工作上難以做到科學(xué)的責(zé)權(quán)分配與有效的工作任務(wù)規(guī)劃，很多從事居委會(huì)工作的人員認(rèn)為社區(qū)檔案管理內(nèi)容龐雜，平時(shí)也用不著，專門(mén)設(shè)置這樣一項(xiàng)工作內(nèi)容，增加了居委會(huì)的工作壓力和負(fù)擔(dān)。這導(dǎo)致很多居委會(huì)不重視檔案工作。社區(qū)檔案存在管理不細(xì)致、記錄不完備的問(wèn)題。因而首先要讓居委會(huì)負(fù)責(zé)人員認(rèn)識(shí)理解檔案工作對(duì)社區(qū)管理而言的重要性，其作用和意義，要讓檔案工作成為居委會(huì)工作中重要的組成部分。通過(guò)向居委會(huì)人員進(jìn)行檔案工作作用意義的宣傳，使其了解到社區(qū)的很多服務(wù)必須要依靠檔案給予的信息資料支持，檔案管理盡管平時(shí)用不上，但需要的時(shí)候缺少了檔案信息，會(huì)為社區(qū)管理造成很大困難和阻力，因而通過(guò)讓檔案工作跟居委會(huì)日常工作進(jìn)行有效結(jié)合，使得檔案管理收到居委會(huì)的足夠重視，從而提升其管理質(zhì)量和水平。

3 健全制度，規(guī)范社區(qū)居委會(huì)檔案工作

社區(qū)檔案部門(mén)要與區(qū)相關(guān)部門(mén)一道，迅速制定《八區(qū)街道社區(qū)居委會(huì)檔案管理辦法》，針對(duì)社區(qū)檔案工作設(shè)定制度化的管理措施，通過(guò)對(duì)文件材料的歸檔與整理、檔案的保管和利用等方面做出規(guī)定，并加以認(rèn)真貫徹落實(shí)。讓社區(qū)檔案工作的規(guī)范化水平獲得提高。居委會(huì)應(yīng)按照各自管轄區(qū)域的現(xiàn)實(shí)情況，制定科學(xué)的檔案管理制度，以制度化的管理取代以往簡(jiǎn)單粗放的管理，通過(guò)提高社區(qū)檔案管理的規(guī)范化水平，從而使得檔案管理工作的質(zhì)量效率得到保障。

4 突出社區(qū)自身的特色

社區(qū)檔案工作跟政府部門(mén)的檔案管理存在一定的差異性，其主要針對(duì)居民與社會(huì)信息進(jìn)行檔案管理，因而不能照搬行政單位的工作模式，而應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要，創(chuàng)新適合居委會(huì)現(xiàn)實(shí)情況的檔案管理辦法。應(yīng)根據(jù)社區(qū)工作特點(diǎn)，就檔案資料信息的采集、記錄、分類上突出社區(qū)特色，集中注意對(duì)社區(qū)當(dāng)中重要的人文、地理、社會(huì)發(fā)展情況進(jìn)行檔案信息的記錄，并且要注意口徑上跟媒體領(lǐng)域保持一致，要把具有突出價(jià)值的檔案信息，進(jìn)行保存期限的靈活設(shè)計(jì)，而對(duì)于一些隨著時(shí)間發(fā)展已經(jīng)失去價(jià)值的檔案信息進(jìn)行專門(mén)提取和排除，避免檔案記錄內(nèi)容過(guò)于龐雜，如區(qū)域劃分、人口情況等應(yīng)長(zhǎng)期保管，而對(duì)于社區(qū)文體活動(dòng)方面的信息以保存五年為限即可；對(duì)于檔案信息的記錄，應(yīng)采取電子化方式進(jìn)行記錄，減少手工操作的成本開(kāi)支與人力消耗。同時(shí)便于調(diào)用和修改。

5 創(chuàng)造條件，同步發(fā)展社區(qū)居委會(huì)檔案工作

社區(qū)檔案工作對(duì)于社區(qū)的社會(huì)發(fā)展和公共服務(wù)都具有重要的作用和意義，因而應(yīng)通過(guò)對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳，提高居委會(huì)人員對(duì)檔案工作的重視和支持，要讓檔案工作跟居委會(huì)建設(shè)同步發(fā)展，而不能滯后；要?jiǎng)?chuàng)造必要的條件，逐步解決社區(qū)居委會(huì)檔案工作所涉及的人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、裝具等問(wèn)題，使社區(qū)居委會(huì)檔案工作逐年有所進(jìn)步，逐年有所提高。

6 社區(qū)各級(jí)組織要提高對(duì)檔案管理的重視

社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視社區(qū)檔案管理工作，要與社區(qū)其它業(yè)務(wù)同樣看待，多要求，多檢查；在日常工作中加強(qiáng)資料歸檔的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，社區(qū)相關(guān)人員也要加大向居民進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳引導(dǎo)，社區(qū)內(nèi)外統(tǒng)一思想，使社區(qū)檔案的利用價(jià)值得到有效提升，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化。

7 實(shí)現(xiàn)有的社區(qū)居委會(huì)文書(shū)檔案分類方案等管理制度進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整

《八區(qū)街道社區(qū)居委會(huì)文書(shū)檔案分類方案》是1999年制訂并推行的，大多數(shù)同志對(duì)其持肯定態(tài)度。但由于社區(qū)居委會(huì)職能時(shí)有增減，特別是其社會(huì)化職能不斷加大，管理內(nèi)容不斷豐富，相應(yīng)的檔案分類有時(shí)不能涵蓋，應(yīng)給予及時(shí)的調(diào)整。應(yīng)及時(shí)作為歸檔文件進(jìn)行收集，并單獨(dú)分類。此外，個(gè)別類別的內(nèi)容有交叉，如青少工作，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行必要的調(diào)整，以保障檔案資料記錄的科學(xué)性和使用的便利性。

8 做好協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一檔案信息記錄格式

對(duì)于社區(qū)中的一些單位如婦聯(lián)、體協(xié)等，其所提供的一些資料信息，雖然具有檔案價(jià)值，但其格式上可能跟社區(qū)的檔案信息格式存在差異，針對(duì)此類材料，應(yīng)對(duì)其格式進(jìn)行必要的轉(zhuǎn)換和整理，使得其跟社區(qū)的檔案信息記錄格式保持一致，如將圖片信息放在檔案信息的文字內(nèi)容后，在信息資料的時(shí)間格式上統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行表示，沒(méi)有特殊要求的信息，在字體上統(tǒng)一采用宋體四號(hào)字等等，這樣通過(guò)將社區(qū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，可以提高檔案信息管理的規(guī)范化水平，使得信息利用方面更加高效便利。

綜上所述，新的時(shí)期背景下，社區(qū)檔案管理要跟隨時(shí)代發(fā)展而與時(shí)俱進(jìn)。從目前社區(qū)發(fā)展來(lái)看，檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)的作用在加大，因而要注意對(duì)社區(qū)檔案管理服務(wù)功能的加強(qiáng)，通過(guò)做好社區(qū)檔案管理工作的質(zhì)量管理和工作模式優(yōu)化，使得檔案管理工作的整體質(zhì)量獲得提高。