論如何提高科研檔案的完整性

馬連英

隨著國(guó)家對(duì)科學(xué)技術(shù)的不斷投入，科研項(xiàng)目的立項(xiàng)不斷增多，而科研檔案歸檔質(zhì)量與體現(xiàn)科技人員智慧的科研項(xiàng)目相比，具有很大差距，特別是科研檔案的完整性有待提高。檔案的完整性是檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的基礎(chǔ)和首要標(biāo)準(zhǔn)。如何提高科研檔案完整性，提高科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為科研人員日后利用科研檔案做進(jìn)一步的科學(xué)研究提供重要的、齊全、詳實(shí)的檔案資料，為科研檔案的驗(yàn)收工作提供基礎(chǔ)保障，是從事科研檔案管理的檔案人員的首要責(zé)任。

1 科研檔案完整性問(wèn)題分析

1.1 科研檔案管理與科研項(xiàng)目管理脫節(jié)，部分文件缺失

科研項(xiàng)目管理是科研課題從項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評(píng)估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入卷的全程管理。其目的是使科研項(xiàng)目實(shí)行制度化和科學(xué)化的管理，保證科研計(jì)劃圓滿完成，出成果、出人才、出效益，提高競(jìng)爭(zhēng)力?？蒲袡n案管理是科研項(xiàng)目管理的重要組成部分，它貫穿在科研項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。而現(xiàn)實(shí)是科研檔案管理未真正納入科研項(xiàng)目管理中，存在嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象。科研檔案部門不掌握本單位科研項(xiàng)目的立項(xiàng)數(shù)量、項(xiàng)目來(lái)源、承擔(dān)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、檔案驗(yàn)收、成果鑒定等內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，無(wú)法在科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)介入科研檔案管理，跟蹤科研項(xiàng)目的進(jìn)展，對(duì)科研項(xiàng)目各個(gè)階段形成的文件資料的收集、整理工作提出具體要求。通常在科研項(xiàng)目到了驗(yàn)收環(huán)節(jié)，檔案管理部門才被科研管理部門通知對(duì)已完成的科研項(xiàng)目的文件材料的收集、整理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對(duì)于研究周期長(zhǎng)的科研項(xiàng)目，存在文件收集不及時(shí)，文件分散在科研管理部門和項(xiàng)目技術(shù)人員手中，造成科研檔案人員在有限的時(shí)間內(nèi)很難將所有具有保存價(jià)值的文件資料收集齊全。又因科研檔案部門不參加科研項(xiàng)目階段評(píng)審，科研項(xiàng)目管理部門對(duì)檔案要求不了解，檔案意識(shí)不強(qiáng)，使得評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)形成的專家評(píng)審意見(jiàn)和專家簽到表等評(píng)審文件未收集或用于財(cái)務(wù)報(bào)銷。因科研項(xiàng)目管理上的脫節(jié)，造成科研檔案部分文件材料不完整。

1.2 科研人員對(duì)歸檔工作不重視，核心文件不全

科研人員“重技術(shù)輕檔案”的做法一直是科研院所的特點(diǎn)，科研人員將研究任務(wù)作為工作中的重心，對(duì)于科研立項(xiàng)、研究過(guò)程及驗(yàn)收形成的文件資料歸檔工作不夠重視。沒(méi)有按照科研檔案的要求及時(shí)收集各個(gè)階段具有保存價(jià)值的文件資料，通常會(huì)在項(xiàng)目研究進(jìn)入驗(yàn)收階段，才指派項(xiàng)目組的科研人員負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理工作。因科研人員不熟悉科研檔案的相關(guān)要求，檔案人員不懂科研技術(shù)，僅依據(jù)研究任務(wù)確定收集范圍，會(huì)造成科研項(xiàng)目核心文件材料收集不全。再加上有的科研項(xiàng)目研究具有先進(jìn)的技術(shù)含量，研究成果領(lǐng)先國(guó)內(nèi)或國(guó)際水平，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人擔(dān)心核心技術(shù)文件歸檔會(huì)被其他課題組人員利用，造成技術(shù)泄密，而將核心內(nèi)容保存在項(xiàng)目組或自己手里。因?yàn)榭蒲腥藛T對(duì)科研檔案歸檔工作的不重視和對(duì)科研檔案保管利用的安全問(wèn)題等原因，造成科研檔案中核心技術(shù)文件缺失，從而影響科研人員的再利用。如某位工作幾年的科研人員查找自己剛工作時(shí)歸檔的一份重要技術(shù)報(bào)告，翻遍了整卷檔案未找到，只好回課題組詢問(wèn)線索。對(duì)他繼續(xù)的研究工作帶來(lái)了不便。

1.3 電子文件嚴(yán)重缺失

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，科研人員在從事研究中會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。這些具有憑證、查考和保存價(jià)值的信息記錄經(jīng)過(guò)歸檔保存的電子檔案將為科研人員的以后研究工作查考相關(guān)數(shù)據(jù)、信息帶來(lái)極大的便利。現(xiàn)實(shí)是有的科研項(xiàng)目的電子文件和電子檔案沒(méi)有按照國(guó)家和行業(yè)對(duì)電子文件和電子檔案的要求，和紙質(zhì)文件材料一起進(jìn)行的收集或收集不全。如某單位建立了一套數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)，按照科研檔案要求歸檔了一套完整的紙質(zhì)文件材料和部分系統(tǒng)軟件。當(dāng)該評(píng)價(jià)系統(tǒng)因電腦故障需要重裝時(shí)系統(tǒng)時(shí)，科研人員利用歸檔保存的系統(tǒng)軟件順利重建了系統(tǒng)，而未歸檔的軟件卻無(wú)法及時(shí)找到只能聯(lián)系廠家重新購(gòu)買。給系統(tǒng)重建帶來(lái)了極大不便。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件和電子檔案已不僅僅限于軟件，其范圍覆蓋到科研檔案的各個(gè)階段的內(nèi)容。

2 提高科研項(xiàng)目檔案完整性的措施及建議

2.1 將科研檔案管理納入科研項(xiàng)目管理

科研檔案管理是科研項(xiàng)目管理的重要組成部分和科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，科研管理部門要把科研檔案管理納入科研管理制度與工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查、同驗(yàn)收。科研項(xiàng)目管理部門需要每年將本單位國(guó)家和上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)立項(xiàng)的科研項(xiàng)目通知檔案部門，使檔案部門能全面掌握科研項(xiàng)目立項(xiàng)情況，及時(shí)安排檔案人員對(duì)立項(xiàng)的科研項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)。并且要求科研管理部門每年在下達(dá)科研項(xiàng)目驗(yàn)收計(jì)劃時(shí)，要將科研檔案的驗(yàn)收納入科研項(xiàng)目驗(yàn)收計(jì)劃中，科研檔案部門按照驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)合理安排跟蹤指導(dǎo)，及時(shí)將科研項(xiàng)目的文件材料收集齊全，發(fā)現(xiàn)缺失內(nèi)容，及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系補(bǔ)救。從而符合科研項(xiàng)目檔案完整性要求。

2.2 明確科研項(xiàng)目為第一歸檔責(zé)任人

科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是科研項(xiàng)目的承擔(dān)主體，不僅承擔(dān)著科研項(xiàng)目的研究任務(wù)，還需要承擔(dān)科研項(xiàng)目在各個(gè)階段形成的文件資料的收集整理任務(wù)，為科研檔案的歸檔工作做好基礎(chǔ)。這就需要科研管理部門在下達(dá)科研項(xiàng)目任務(wù)時(shí)，明確科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是科研檔案歸檔第一責(zé)任人，并提出具體歸檔要求及歸檔時(shí)間并納入績(jī)效考核。歸檔要求由檔案部門根據(jù)科研項(xiàng)目的來(lái)源、任務(wù)書的內(nèi)容等，通過(guò)與科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的溝通，來(lái)確定該科研項(xiàng)目的歸檔范圍及保管期限，并派專業(yè)的科研檔案人員指導(dǎo)科研人員及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各個(gè)階段形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、視頻等各種形式的文件材料，包括電子文件。檔案部門要制定重要檔案的安全管理措施和提供利用要求，并嚴(yán)格執(zhí)行，從而保證歸檔的科研檔案核心內(nèi)容安全不被泄密，從而解決科研項(xiàng)目檔案核心技術(shù)文件不歸檔的問(wèn)題。

2.3 加大電子文件的收集力度

隨著科技和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，科研項(xiàng)目產(chǎn)生的電子文件和電子檔案已是科研項(xiàng)目檔案的主要組成部分?？蒲袡n案管理部門需依據(jù)國(guó)家和行業(yè)電子文件和電子檔案的要求，制定本單位科研項(xiàng)目電子文件和電子檔案收集范圍、存儲(chǔ)格式、歸檔職責(zé)等。檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)科研項(xiàng)目電子文件和電子檔案的歸檔工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)。

參考文獻(xiàn)

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