如何提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的思考分析

摘 要：醫(yī)院辦公室檔案與辦公室工作的聯(lián)系十分密切，檔案的管理效率和很多工作都有著很密切的聯(lián)系，會(huì)影響到其他工作的執(zhí)行效率。同時(shí)，今天的社會(huì)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展與信息化水平越來(lái)越高，這將導(dǎo)致一個(gè)事實(shí)，那就是曾經(jīng)的檔案文件的管理方法不適合時(shí)代發(fā)展的需要。所以，為了滿足各方的需求，辦公文件管理效率有待提高。本文以相關(guān)單位的辦公文件管理為例來(lái)分析當(dāng)代檔案管理中的重要作用，并為現(xiàn)在存在的一些信息提出了一些可行的方法，有利于提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：辦公文件；問(wèn)題；重要性；工作效率；措施

醫(yī)院辦公室辦公文件管理是一件很麻煩的任務(wù)，它與醫(yī)院的工作有很多連接，同時(shí)，因?yàn)獒t(yī)院中的各個(gè)部門之間的工作也存在著一定的差異，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要采取的形式也是不同的，這大大提高了檔案管理的難度。因此，在進(jìn)行辦公室檔案管理時(shí)，應(yīng)該做更多得評(píng)估，并在以后的管理過(guò)程，不斷地提高相應(yīng)檔案管理工作者的自身素質(zhì)，掌握多種學(xué)科知識(shí)，進(jìn)而來(lái)促進(jìn)工作的順利進(jìn)行。不過(guò)，在現(xiàn)實(shí)生活中，很多的辦公室檔案管理員都是由醫(yī)院內(nèi)的其他工作人員來(lái)?yè)?dān)任檔案管理員這個(gè)職位，所以在很大程度上造成了辦事效率低的結(jié)果，辦公文件管理的效率直接關(guān)系到整個(gè)醫(yī)院的工作水平和整體的服務(wù)質(zhì)量。

1 目前的辦公文件管理工作存在的不足

1）檔案管理意識(shí)薄弱?，F(xiàn)階段，我們國(guó)家的醫(yī)療單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，其檔案管理人員的管理意識(shí)薄弱，這些工作人員往往不專業(yè)，他們沒(méi)有在正規(guī)系統(tǒng)接受到相關(guān)的文件管理的教育。他們通常是從兼職開(kāi)始，對(duì)于醫(yī)療檔案的管理以及醫(yī)療文件的存檔等工作內(nèi)容都不夠?qū)I(yè)和成熟，因此，在檔案管理上時(shí)常會(huì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題?；诖?，檔案管理人員應(yīng)該培養(yǎng)自身的責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待所接觸的工作。

2）文件管理措施比較落后。當(dāng)下，科學(xué)技術(shù)水平在不斷的進(jìn)步。很多辦公室文件管理已經(jīng)開(kāi)始數(shù)字信息，然而，很多醫(yī)療單位的文件管理仍然是最原始的，并且與時(shí)代脫軌，管理方法不先進(jìn)，導(dǎo)致效率低下。

3）檔案管理人員素質(zhì)低。因?yàn)楫?dāng)前的很多醫(yī)院并沒(méi)有人意識(shí)到辦公室檔案管理的重要性，所以導(dǎo)致下面的檔案管理人員對(duì)所管理的檔案沒(méi)有足夠的重視，所以一般的檔案管理人員都是即將退休的老職工，沒(méi)有其他的工作可以做，所以來(lái)到辦公室來(lái)管理檔案，甚至辦公室檔案管理的人員是其他崗位的人員，檔案管理只是一個(gè)工作任務(wù)，根本沒(méi)有為辦公室檔案管理任命專業(yè)的人員進(jìn)行管理，因此，在工作期間，很容易引起一系列的問(wèn)題，如不及時(shí)整理文件、文件歸檔問(wèn)題、文件丟失等等。

4）辦公檔案整理與研究工作滯后。辦公室檔案管理工作還沒(méi)有系統(tǒng)的規(guī)劃，通常都是暫時(shí)性的或者是某些工作者工作內(nèi)容中的一個(gè)部分，有比較低的工作積極性，進(jìn)而在創(chuàng)新性上也十分不夠。同時(shí)，使用傳統(tǒng)的方法和措施，最重要的是喜歡拖延，使得辦公檔案管理工作的效率不高，并且，時(shí)常出現(xiàn)文件處理不及時(shí)，文件內(nèi)容丟失的情況。除此之外，由于醫(yī)療單位中的辦公室檔案管理人員弄不明白這之間的邏輯，所以管理人員只是將資料簡(jiǎn)單的收集起來(lái)，然而，該系統(tǒng)還沒(méi)有被合理地加以規(guī)范，進(jìn)而直接導(dǎo)致檔案資源出現(xiàn)丟失，這大大影響了辦公業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。

2 促進(jìn)醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的具體方法

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中的重要性，醫(yī)院辦公室檔案的管理工作應(yīng)該被認(rèn)真對(duì)待，因?yàn)槲募芾頃?huì)影響在許多方面，這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上又非常的復(fù)雜繁瑣，所以在進(jìn)行醫(yī)院辦公室的管理檔案工作的時(shí)候，應(yīng)該突出其重點(diǎn)，與實(shí)際情況進(jìn)行充分的聯(lián)系，從而對(duì)于每一份醫(yī)院的辦公室文件加以歸類，使其便于之后的查找和核對(duì)，這樣可以在一定程度上提高辦公室檔案管理的效率?；诖耍疚闹饕槍?duì)我們國(guó)家醫(yī)院等相關(guān)單位的辦公室檔案管理工作中存在的具體問(wèn)題進(jìn)行了分析，并主要針對(duì)這些情況加以思考且提出了一些合理的應(yīng)對(duì)舉措，希望這些具體的提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作實(shí)際效率的方法能夠促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作更有條例、更加系統(tǒng)、更加規(guī)范。

1）領(lǐng)導(dǎo)層面。首先，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注意文件轉(zhuǎn)變觀念的管理，深刻領(lǐng)會(huì)辦公文件管理的核心，并積極地針對(duì)本醫(yī)院辦公室的實(shí)際情況來(lái)設(shè)立專門的檔案管理崗位，并選擇專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行管理，進(jìn)而使得這項(xiàng)工作的進(jìn)行能夠更加順利和高效。其次，我們也應(yīng)進(jìn)行一定的教育和培訓(xùn)工作，并聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員針對(duì)具體的醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行分析，講述最新的檔案管理情況和專門的技術(shù)。除此之外，檔案管理者要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，它可以提高管理者的自身素質(zhì)，更好地管理自己的文件。最后，還應(yīng)該在本校開(kāi)展一些研討會(huì)，讓專業(yè)水平比較高，能力比較強(qiáng)的檔案管理人員進(jìn)行探討與交流，對(duì)日后的檔案管理工作做出一定的規(guī)劃，由此來(lái)促進(jìn)辦公室檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。

2）提高醫(yī)院辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。提高醫(yī)院辦公室檔案管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的，如果想要讓檔案管理工作順利地開(kāi)展下去，管理人員的水平以及對(duì)工作的心態(tài)是非常關(guān)鍵的。提高管理人員素質(zhì)的方法可以有以下幾點(diǎn)：開(kāi)展一些素養(yǎng)培訓(xùn)和辦公室檔案管理工作的專門性培訓(xùn)，進(jìn)而有效地提高辦公室檔案管理人員的職業(yè)道德，并逐步地提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，例如：計(jì)算機(jī)的使用、檔案管理流程的把握等等。

3）擴(kuò)大資金的來(lái)源，并建立一個(gè)信息系統(tǒng)。新時(shí)期，信息化與智能化的特征在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中日益明顯，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展對(duì)于社會(huì)的進(jìn)步來(lái)說(shuō)十分有利，而醫(yī)院的檔案也將被應(yīng)用到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，其建設(shè)需要大量的資金。然而，很多醫(yī)院的資金是有限的，只有通過(guò)財(cái)政預(yù)算才能夠進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，若相關(guān)的醫(yī)院可以擴(kuò)展資金來(lái)源，那么，關(guān)于信息系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用這個(gè)問(wèn)題將很容易被解決，同時(shí)，這也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公檔案管理信息化的重要形式之一。

4）完善醫(yī)院辦公室檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院辦公室檔案管理工作一般需要管理的內(nèi)容是指醫(yī)院的各類文件、各種檔案信息。要想提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作的實(shí)際效率，那么必須要提高醫(yī)院檔案文件的處理效率。因?yàn)闄n案的類型分為很多種，這就要求管理人員應(yīng)該對(duì)各種類型的文件進(jìn)行分類處理，對(duì)于每個(gè)檔案盒都要有專門的便簽，便于日后的查找。需要注意的是，檔案管理工作具有一定的私密性，醫(yī)院的全部檔案文件并不是所有人想看就看，想拿就拿，所以管理人員應(yīng)該做好保密措施，不可以向其他人員隨意泄露文件內(nèi)容。并且，還要及時(shí)做好丟失或者破損記錄，完善檔案管理的具體流程，所有的辦公室檔案管理人員都應(yīng)該嚴(yán)格按照流程去開(kāi)展管理工作，這樣一來(lái)，便可以促進(jìn)醫(yī)院的辦公室檔案管理工作更加完善，使其檔案管理系統(tǒng)能夠更加專業(yè)、更加科學(xué)。

3 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)上述文章內(nèi)容的合理分析可見(jiàn)，醫(yī)院的辦公室檔案管理工作對(duì)于一個(gè)醫(yī)院的正常運(yùn)行來(lái)說(shuō)必不可少，良好的醫(yī)院辦公室檔案管理工作的順利進(jìn)行對(duì)于一個(gè)醫(yī)院的文件管理、檔案留存等工作十分重要。本文從制度理念等方面詳細(xì)地闡述了如何提高工作辦公室檔案管理工作效率，醫(yī)院也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理工作，提高具體的醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際效率，將檔案的使用價(jià)值在最大程度上發(fā)揮出來(lái)，這樣才能夠持續(xù)推動(dòng)醫(yī)院的檔案管理水平的提升，進(jìn)一步來(lái)推動(dòng)醫(yī)院的整體發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

王晨（1986-），男，漢族，浙江湖州，大學(xué)本科，湖州市第三人民醫(yī)院，助理館員。