淺談如何提升辦公室檔案管理工作效率

吾金白軍

摘 要：辦公室檔案管理工作的效率與辦公室整體工作的質(zhì)量緊密相關，優(yōu)質(zhì)有效率的辦公室檔案管理工作能夠在一定程度上促進事業(yè)單位的發(fā)展，保證事業(yè)單位各項經(jīng)濟活動的順利進行，為事業(yè)單位今后的發(fā)展奠定堅實的基礎。本文以辦公室檔案管理為研究對象，對辦公室檔案管理進行相關介紹，簡單闡述當前辦公室檔案管理工作中存在的不足之處，深入研究事業(yè)單位改如何提升辦公室檔案管理的工作效率，從而促進事業(yè)單位全面性發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；提升效率；工作探究

1 辦公室檔案管理的相關介紹

辦公室是組成事業(yè)單位的重要部門，在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮了無可替代的作中。辦公室的職責與功能多樣，檔案管理工作就是其中的一種，檔案管理工作是辦公室開展工作的基礎，也是辦公室開展工作的重要依據(jù)。

辦公室檔案管理工作主要是對資料進行采集與存檔，必須具備客觀性，要真實的記錄資料發(fā)展的全過程，不可為了數(shù)據(jù)好看而弄虛作假或擅自“添補”，收集存檔后的數(shù)據(jù)具有借鑒作用，以及一定的查詢價值，可以讓事業(yè)單位的資源、資金分配更加科學、合理，充分利用數(shù)據(jù)，發(fā)揮采集存檔后的數(shù)據(jù)的最大價值。值得注意的是檔案管理工作具有機密性，管理人員要做好保密工作，杜絕檔案外泄造成不必要的損失，因此檔案管理具有客觀性與機密性。

2 當前辦公室檔案管理存在的不足之處

2.1 事業(yè)單位對辦公室檔案管理的重視程度不夠

當下我國有些事業(yè)單位招聘的辦公室檔案管理人員并不都是專業(yè)人員，有部分是辦公室工作人員兼職；有的事業(yè)單位甚至沒有專門聘請人擔任辦公室檔案管理人員，而是讓資質(zhì)較高的職工“身兼多職”，一邊做著本質(zhì)的工作，一邊還要對辦公室檔案進行管理工作。出現(xiàn)這種情況的主要原因是因為事業(yè)單位對辦公室檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有認識到辦公室檔案管理的作用，即使是有，也僅僅停留在表面，沒有深入思考其他有效途徑，沒有意識到提高辦公室檔案管理工作效率的重要性。

2.2 相關管理人員的管理意識淡薄

管理人員是辦公室檔案管理工作的核心部分，但目前從我國大部分事業(yè)單位的辦公室檔案管理的發(fā)展來看，相關管理人員的管理意識并不到位，管理人員普遍是經(jīng)過教學機構(gòu)專業(yè)培訓上崗的，但我國的教學機構(gòu)的教學模式普遍存在“重理論，輕實踐”的現(xiàn)象，導致這些專業(yè)培養(yǎng)出的檔案管理人員出現(xiàn)與社會實際情況“脫節(jié)”，理論頭頭是道，實際操作“一竅不通”，這使辦公室檔案管理的工作效率大大降低。

2.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低管理隊伍整體水平不高

我國辦公室檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，大多數(shù)的檔案管理人員都不具備專業(yè)的管理手段，綜合素質(zhì)普遍偏低，加之很多事業(yè)單位的檔案管理人員都是“身兼多職”，認為檔案管理工作并不重要，只是“副職”，更多的是將注意力放在“本職工作”上，并沒有對檔案管理的理念進行更新，也沒有學習新型的檔案管理手段，而是繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的辦公室檔案管理手段，以至于檔案管理的模式落后，難以滿足事業(yè)單位的要求，跟不上時代發(fā)展的步伐，辦公室檔案管理的工作效率“持續(xù)低迷”難以突破。

3 提升辦公室檔案管理工作效率的有效建議

首先是要正確認識到辦公室檔案管理的重要性，事業(yè)單位領導層要充分了解辦公室檔案管理對事業(yè)單位今后的發(fā)展與深刻意義，自身做好表態(tài)作用，改變思想，不斷更新辦公室檔案管理的理念與管理方案，帶動全體員工積極加入辦公室檔案管理工作中，將檔案管理工作落實到位，實施優(yōu)質(zhì)的管理方案。設立專門的檔案管理部門，避免部門成員一人分飾“多職”，篩選應聘者，擇優(yōu)選擇優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才。

其次是要不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，加強專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)的進程。事業(yè)單位可以通過開展培訓工作來加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷增強管理人員的管理意識；除此之外，管理人員可以利用信息化手段來提高自己的業(yè)務能力，學習專業(yè)知識，借鑒國外成功的檔案管理手段，進行摸索與探究，總結(jié)出一套專業(yè)、合理的管理體系，從而實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

再次，健全辦公室檔案管理的管理體系，對傳統(tǒng)的管理體系進行研究與升級，實現(xiàn)管理體系現(xiàn)代化，檔案管理人員需要將檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，讓檔案管理工作更快捷、方便；相關部門還要制定規(guī)章制度，檔案管理人員要嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，不可逾越或利用權(quán)力牟取私利，通過提高辦公室檔案管理的工作效率促進事業(yè)單位的發(fā)展，為事業(yè)單位帶來更大的效益。

4 對本事業(yè)單位提高檔案管理工作效率的有效建議

本事業(yè)單位隸屬省公路局的直屬單位，負責地區(qū)國省干線公路養(yǎng)護和管理工作，承擔著公路應急搶險任務.對本事業(yè)單位提高檔案管理工作有以下幾點建議，希望能夠提高本事業(yè)單位辦公室檔案管理的工作效率，促進本事業(yè)單位的發(fā)展：

第一是建議檔案管理人員要加強理論的學習，主動參與學習當中，掌握相關的知識與技巧，檔案管理人員要不斷增強自身的服務意識。還要將學習的理論與實際相結(jié)合，對理論存在的知識盲區(qū)進行掃盲工作，深化檔案管理工作，要讓檔案管理工作的類型由傳統(tǒng)的“封閉式”轉(zhuǎn)為“開放式”，摒棄傳統(tǒng)的“被動式”服務模式，全面轉(zhuǎn)向“主動式”的服務模式。

第二是建議相關管理部門要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，可以按照相關的管理規(guī)定例如《歸檔制度》、《檔案員職責》等，再結(jié)合行業(yè)自身的發(fā)展情況出發(fā)，建立適合單位發(fā)展的檔案管理制度，辦公室檔案管理要以健全、完善的規(guī)章制度為發(fā)展基礎及辦事依據(jù)，利用新型管理手段與技術(shù)建設現(xiàn)代化檔案管理，從而有效的規(guī)范、提高檔案管理工作的管理水平，最終提升檔案管理工作的工作效率。

第三是建議相關管理部門要加大宣傳的力度，對檔案管理工作重要性的認知度一定要普及化，讓本單位的全體干部職員都認識到檔案管理工作的重要性，加強全體干部職員對辦公室檔案管理工作的了解；檔案管理人員業(yè)務水平高低直接影響檔案管理工作的工作效率，因此要對檔案管理人員要“特別關照”，監(jiān)督人員可不定時進行“抽查工作”，加強檔案管理人員的業(yè)務能力與專業(yè)水準，將監(jiān)督工作落到實處，確保每一位檔案管理人員的業(yè)務水平“達標”。

第四是建議相關管理部門要做好培訓工作，定期對檔案管理人員進行相關培訓，可以邀請檔案管理領域的專家或?qū)I(yè)人員開展講座，幫助檔案管理人員“排憂解惑”，及時更新檔案管理人員的管理觀念與管理技術(shù)，提高檔案管理人員工作的規(guī)范性。

要想提高本單位的辦公室檔案管理的工作效率，就要從多方面入手，經(jīng)過深入自查、不斷完善，規(guī)范檔案管理工作體系，讓檔案管理工作在公路養(yǎng)護與管理工作中發(fā)揮最大的作用。

5 小結(jié)與展望

辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過程中需要重點關注的內(nèi)容之一，它與事業(yè)單位的各項經(jīng)濟活動息息相關，辦公室檔案管理質(zhì)量不高，事業(yè)單位發(fā)展中的其他環(huán)節(jié)也會受到影響，因此要解決當前部分事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的不足之處，提高檔案管理的工作質(zhì)量，全面提升單位辦公室檔案管理的工作效率。

參考文獻

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