高速公路工程檔案管理存在的問題與對策

李妮

摘 要：檔案作為高速公路工程信息的重要載體，在工程項(xiàng)目建設(shè)中扮演了重要角色，加強(qiáng)檔案管理的重要意義毋庸置疑。但是目前階段高速公路項(xiàng)目檔案管理工作的開展面臨眾多問題亟待解決。本文以此為出發(fā)點(diǎn)，首先明確高速公路工程檔案的主要特點(diǎn)，進(jìn)而立足于現(xiàn)狀從整體視角分析工程檔案管理存在的具體問題，最后基于原因的分析提出相關(guān)對策，以期發(fā)揮理論對實(shí)踐的重要指導(dǎo)和支持作用。

關(guān)鍵詞：高速公路；工程檔案；檔案管理

高速工程檔案承載的信息均為工程項(xiàng)目相關(guān)信息，確保對這些檔案管理的完整性，無疑是確保高速公路工程項(xiàng)目信息安全性的重要基礎(chǔ)。不僅出現(xiàn)問題有據(jù)可查，同時(shí)也能夠通過對檔案資源的高效累積來為工程項(xiàng)目質(zhì)量的不斷提高奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。然而結(jié)合理論與實(shí)踐均不難看到現(xiàn)如今高速公路工程檔案管理所存在的一些普遍性問題，針對這些主要問題和原因做進(jìn)一步分析進(jìn)而提出高速公路工程檔案管理的有效對策即凸顯出至關(guān)重要的理論和實(shí)踐意義。

1 高速公路工程檔案管理存在的問題

1.1 檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性無法保證

高速公路工程建設(shè)的參建單位較多，不同的建設(shè)單位有各類型檔案管理工作內(nèi)容，由此就存在部分單位對于檔案信息的數(shù)據(jù)處理不重視，在編寫過程中不認(rèn)真，導(dǎo)致編寫資料只是為應(yīng)付檢查。還有部分單位的工程檔案資料只是為應(yīng)付檢查，出現(xiàn)該種問題大大降低了高速公路檔案編寫的真實(shí)性與準(zhǔn)確性[1]。在高速公路建設(shè)過程中參建單位較多，但是存在檔案編寫單位不統(tǒng)一的問題，在檔案編寫和整理過程中過于隨意，很多工程項(xiàng)目的名稱和環(huán)節(jié)不同，這導(dǎo)致后期的檔案管理者和驗(yàn)收人員在核對檔案信息的過程中面臨很大困難更進(jìn)一步導(dǎo)致檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性無法保證。這種檔案編寫單位不統(tǒng)一的問題也導(dǎo)致了后續(xù)的管理工作陷入困境。

1.2 監(jiān)察缺失導(dǎo)致檔案記錄拖延

高速公路建設(shè)過程中存在部分施工單位的檔案材料整理落后，工程施工過程中的材料編寫明顯落后于工程施工進(jìn)度，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案材料編寫的內(nèi)容空缺。因此在檔案歸檔的過程中會(huì)有很多資料記錄不完整，這也是目前高速公路檔案管理過程中由于參建單位不重視檔案管理所引發(fā)的問題。在高速公路建設(shè)過程中很多建設(shè)單位關(guān)注工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量和施工進(jìn)度，但是對于檔案管理工作的開展不夠重視，認(rèn)為檔案管理是脫離工程項(xiàng)目工作實(shí)際，沒有太大作用的工作環(huán)節(jié)。正是由于建設(shè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理工作的態(tài)度不端正導(dǎo)致檔案管理工作開展困難問題頻發(fā)[2]。

1.3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)應(yīng)用不到位

在開展告訴公路檔案管理的過程中，新技術(shù)的應(yīng)用和推廣對于提升工作效率具有重要意義。但是從目前階段來看，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)應(yīng)用普及程度不高，主要是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用的專業(yè)性要求較強(qiáng)，需要檔案管理人才經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，由此才能更加熟練的在工作當(dāng)中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)。此外，由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)應(yīng)用難度大，很多工程項(xiàng)目的參建單位一再推遲新技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作效率和質(zhì)量長期無法得到有效提升。

1.4 檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)

工程檔案管理人員的專業(yè)能力既然對工作質(zhì)量具有決定性影響，那么也就決定了促進(jìn)人員工作能力不斷提升的必要性。但現(xiàn)實(shí)層面很多高速公路工程項(xiàng)目檔案管理崗位都缺乏有效的系統(tǒng)化培訓(xùn)，如此一來，檔案管理人員能力長期停滯，而新形勢下高速公路的檔案管理工作又被不斷提出著越來越高的新要求，那么專業(yè)培訓(xùn)的缺失，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理諸多問題的出現(xiàn)。而除了專業(yè)能力之外，很多問題也是因檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不足所導(dǎo)致[3]。根源同樣是出于針對檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)的不足，有必要引起相關(guān)部門足夠的重視。

2 加強(qiáng)高速公路工程檔案管理的對策

2.1 完善管理制度，提升檔案完整性

制度是指導(dǎo)實(shí)踐的重要前提，高速公路工程建設(shè)之前施工單位就應(yīng)該建立起完善的檔案管理制度，提升檔案完整性和真實(shí)性?？梢栽谑┕挝缓捅O(jiān)管單位等參建單位建立起有關(guān)于工程檔案管理的責(zé)任制度，簽訂工程檔案管理責(zé)任書，這也是保障工程檔案管理相關(guān)工作落實(shí)到位的重要條件。與此同時(shí)，可以在參建單位當(dāng)中建立起專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，設(shè)置檔案管理室，配備專業(yè)負(fù)責(zé)監(jiān)管的工作人員，因此有利于保障檔案管理工作人員的穩(wěn)定性，減少人才流失。通過建立完整的項(xiàng)目檔案管理制度也可以讓檔案管理工作當(dāng)中的資料收集更加全面，提升檔案完整性和真實(shí)性，資料整理更加清晰，單位編制更加統(tǒng)一。在此可以嘗試全新的檔案管理結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖，新型的管理技術(shù)可以幫助檔案管理工作順利有序開展。

2.2 建立健全監(jiān)察管理制度

高速公路的前期建設(shè)準(zhǔn)備階段應(yīng)該建立起完善的監(jiān)察制度，這是全面動(dòng)態(tài)了解檔案管理情況的重要方法。此外，還可以對各個(gè)工程參建單位的檔案管理情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)了解各時(shí)期的檔案管理情況，對于存在的違規(guī)檔案管理可以及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，有利于提升檔案管理相關(guān)資料的完整性和準(zhǔn)確性。在高速公路項(xiàng)目建設(shè)過程中，可以嘗試將工程項(xiàng)目的檔案管理工作質(zhì)量與工程項(xiàng)目整體質(zhì)量掛鉤，讓檔案管理質(zhì)量成為評判工程整體質(zhì)量的指標(biāo)之一。由此可以有效提升工程項(xiàng)目建設(shè)者對于檔案管理工作的重視和關(guān)注程度，避免出現(xiàn)檔案管理的拖延和空缺問題。

2.3 借助新技術(shù)進(jìn)行檔案管理

伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的快速發(fā)展，目前針對檔案管理工作可以采取多種不同方法，借助全新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段開展檔案數(shù)字信息化管理可以有效提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理也可以避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理的保留和調(diào)取困難，提升相關(guān)檔案資料的調(diào)取和使用便捷程度。通過信息化的檔案管理也可以有效減少檔案管理工作人員的工作壓力，提升檔案管理工作效率。目前主要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，利用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的快速傳遞，利用網(wǎng)絡(luò)平臺完成快捷信息檢索，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化。

2.4 加強(qiáng)員工的培訓(xùn)與進(jìn)修

高速公路項(xiàng)目檔案管理工作的完善需要人才作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)員工的培訓(xùn)和進(jìn)修是提升檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的關(guān)鍵所在。施工建設(shè)單位首先應(yīng)該提升對檔案管理工作的重視和關(guān)注程度，組織檔案管理工作人員定期外出培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，同時(shí)還可以組織培訓(xùn)交流會(huì)，讓檔案管理人才在業(yè)務(wù)水平上有所提升。同時(shí)應(yīng)該積極培養(yǎng)熟練掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)檔案管理技術(shù)的人才，應(yīng)用檔案管理新技術(shù)，提升檔案管理人才素質(zhì)和專業(yè)能力，由此帶動(dòng)高速公路項(xiàng)目檔案管理水平的全面提升。

3 總結(jié)

綜上所述，高速公路工程檔案管理意義重大，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為較長的周期和極高的專業(yè)性，加之參與主體數(shù)量眾多且信息量大，必然會(huì)使得高速公路工程檔案管理面臨越來越高的要求。因此，相關(guān)且需不斷提高高速公路檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)自身企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣美飛.高速公路工程建設(shè)檔案管理中的特點(diǎn)與對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：99.

[2]蔡秀香.高速公路工程檔案管理存在的問題與對策分析[J].中國管理信息化，2018，21（06）：168-169.

[3]楊青青.從專項(xiàng)驗(yàn)收角度看陜西省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題及對策[J].陜西檔案，2017（05）：33+32.