文書檔案管理現(xiàn)狀與管理創(chuàng)新分析

雷艷

摘 要：近幾年，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的十分迅速，檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到重要作用，對(duì)社會(huì)發(fā)展水平提升有積極影響。尤其是在當(dāng)今社會(huì)之下，為了與時(shí)代的潮流相適應(yīng)，謀求更好的發(fā)展，就必須對(duì)文書檔案管理工作予以重視，在傳統(tǒng)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)之上進(jìn)行改革創(chuàng)新，以此提升文書檔案管理工作的效率，推動(dòng)文書檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理現(xiàn)狀；管理創(chuàng)新

在企業(yè)或單位檔案體系中，文書檔案占據(jù)著重要地位。文書檔案對(duì)企業(yè)或單位各方面具體工作進(jìn)行了記載，并實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)或單位決策、建設(shè)以及處理組織問題等各項(xiàng)內(nèi)容的客觀反映。文書檔案能為單位工作的良好開展提供有價(jià)值的參考依據(jù)。在新時(shí)期，必須日益重視加強(qiáng)文書檔案管理。

1 文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

文書檔案管理工作在一個(gè)企業(yè)或單位的發(fā)展之中所承擔(dān)的責(zé)任乃是對(duì)于政治工作的重要記錄，同時(shí)也是日常行政管理工作的有效資料。對(duì)于企業(yè)或單位以及企業(yè)來說，無論是在企業(yè)發(fā)展策略的抉擇之上還是在日常的生產(chǎn)活動(dòng)方面，均對(duì)文書檔案管理工作具有一定的依賴性，這也是企業(yè)或單位以及企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)與前提。尤其是在現(xiàn)代社會(huì)，隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形態(tài)的健康發(fā)展，文書檔案管理工作也就在企業(yè)或單位與企業(yè)之中占據(jù)著更為重要的作用。文書檔案管理工作具有較為鮮明的服務(wù)性以及政治性，在企業(yè)以及企業(yè)或單位的發(fā)展之中起到一個(gè)輔助指導(dǎo)的作用。因此，就有必要在傳統(tǒng)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)之上進(jìn)行改革創(chuàng)新，以此提高文書檔案管理工作的有效性?？偠灾?，文書檔案管理工作的改革創(chuàng)新對(duì)于企業(yè)以及企業(yè)或單位的穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的意義，因此必須加以重視。

2 文書檔案管理工作尚存在的問題

1）缺乏對(duì)文書檔案的規(guī)范管理。當(dāng)前，企業(yè)或單位普遍缺乏對(duì)文書檔案的規(guī)范管理，文書檔案管理呈現(xiàn)出較強(qiáng)的隨意性和無序性。多數(shù)企業(yè)或單位未能針對(duì)文書檔案構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，且未能對(duì)文書檔案設(shè)定規(guī)范有序的編號(hào)。諸多文書檔案存在案卷缺失以及目錄缺失的現(xiàn)象。還有少數(shù)企業(yè)或單位對(duì)文書檔案隨意添加案卷以及目錄，造成案卷標(biāo)題與內(nèi)容不符等現(xiàn)象。究其原因，企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)文書檔案管理的高度重視，未能針對(duì)文書檔案構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，未能針對(duì)文書檔案配備專業(yè)的管理人員。另外，多數(shù)企業(yè)或單位缺乏對(duì)文書檔案管理的有效監(jiān)督。

2）管理人員工作專業(yè)技術(shù)能力偏低。文書檔案管理工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性，這也決定了文書檔案管理工作的員工必須具備較高的專業(yè)技術(shù)能力。然而在實(shí)際工作之中，許多企業(yè)以及企業(yè)或單位并未切實(shí)意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，對(duì)于文書檔案管理工作選用也流于敷衍，直接導(dǎo)致管理人員的專業(yè)技術(shù)能力較為低下。而且，這部分管理人員也未養(yǎng)成提升自身專業(yè)技術(shù)能力的想法，在管理理念以及管理方法上均較為傳統(tǒng)，不利于文書檔案管理工作的健康發(fā)展。在當(dāng)今社會(huì)，管理人員的專業(yè)技術(shù)能力直接決定了文書檔案管理工作的有效性，如不能組建一支富有專業(yè)技術(shù)能力的管理隊(duì)伍，那么文書檔案管理工作的改革創(chuàng)新更是無從談起。

3）文書檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)有待提高。處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，科技迅猛發(fā)展，各企業(yè)或單位對(duì)于文書檔案管理工作的要求也在不斷提高，文書檔案管理工作人員只有具備較高的素養(yǎng)才能勝任此項(xiàng)工作。但是當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)或單位的文書檔案管理工作人員的文化程度和專業(yè)素養(yǎng)不符合時(shí)代發(fā)展的需求，部分檔案管理人員不能熟練使用電腦，缺少基本的電腦知識(shí)和操作技能。同時(shí)企業(yè)或單位對(duì)于文書檔案管理方面進(jìn)行研發(fā)的人才較少，致使企業(yè)或單位的文書檔案管理工作質(zhì)量處于落后現(xiàn)象。

3 文書檔案管理創(chuàng)新的措施

1）強(qiáng)化文書檔案管理制度創(chuàng)新建設(shè)。企業(yè)或單位要強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理的相關(guān)制度建設(shè)，針對(duì)文書檔案構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，有效保障文書檔案各項(xiàng)管理工作的落實(shí)執(zhí)行。企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范管理，對(duì)文書檔案現(xiàn)行的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。要深入考察新時(shí)期的時(shí)代發(fā)展特征和社會(huì)需求，結(jié)合企業(yè)或單位自身實(shí)際情況，對(duì)文書檔案相應(yīng)的各項(xiàng)現(xiàn)行管理制度進(jìn)行合理創(chuàng)新。企業(yè)或單位要遵循檔案管理的各項(xiàng)基本規(guī)定，結(jié)合企業(yè)或單位日常管理的各項(xiàng)相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案各項(xiàng)管理制度的有效創(chuàng)新。企業(yè)或單位要針對(duì)文書檔案的主要管理內(nèi)容、具體管理形式以及管理結(jié)構(gòu)和各項(xiàng)要求進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，并構(gòu)建系統(tǒng)完善的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，對(duì)文書檔案管理涉及的各崗位工作人員的具體職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定，有效增強(qiáng)文書檔案管理的高效性和有序性。另外，要針對(duì)文書檔案管理構(gòu)建監(jiān)督體系，對(duì)文書檔案管理各項(xiàng)工作的實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，有效保障文書檔案各項(xiàng)管理工作的落實(shí)執(zhí)行。

2）強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)和細(xì)節(jié)管理。企業(yè)或單位內(nèi)部對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的各崗位工作人員要強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，并注重強(qiáng)化各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作。文書檔案管理涉及的各崗位工作人員要基于信息化背景，逐步摒棄文書檔案管理現(xiàn)行的封閉系統(tǒng)，將之轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式的管理系統(tǒng)，大幅度提高文書檔案管理的實(shí)際效率。另外，企業(yè)或單位要強(qiáng)化文書檔案管理涉及的各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作，有效保障管理工作質(zhì)量。要督促各崗位工作人員嚴(yán)格遵守文書檔案管理各項(xiàng)制度。同時(shí)，要重點(diǎn)對(duì)機(jī)密性較強(qiáng)的文書檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)處理，有效保障文書檔案處理質(zhì)量。另外，要嚴(yán)格遵循規(guī)范程序?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行管理，避免文書檔案出現(xiàn)遺漏丟失等現(xiàn)象，有效保障文書檔案具備完整的內(nèi)容。

3）對(duì)文書檔案管理技術(shù)和工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)或單位要對(duì)文書檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，充分借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的智能化管理。企業(yè)或單位要對(duì)文書檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案信息的充分利用、高效檢索、廣泛收集和系統(tǒng)整理，促進(jìn)各部門檔案信息實(shí)現(xiàn)高度共享，大幅度提高文書檔案管理質(zhì)量。另外，企業(yè)或單位要對(duì)文書檔案管理相應(yīng)的工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)文書檔案管理提高開放化程度。具體可從以下方面著手：一是構(gòu)建互動(dòng)協(xié)調(diào)的工作機(jī)制。企業(yè)或單位要增強(qiáng)各部門對(duì)文書檔案的互動(dòng)管理，強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)。二是構(gòu)建自我營銷的工作機(jī)制。相關(guān)工作人員要遵守企業(yè)或單位規(guī)定，結(jié)合文書檔案管理的具體要求，強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理的宣傳，促進(jìn)企業(yè)或單位加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的重視。三是構(gòu)建主動(dòng)參與的工作機(jī)制。相關(guān)工作人員要推動(dòng)文書檔案管理各項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)或單位日常管理工作的主動(dòng)參與，充分彰顯文書檔案管理對(duì)于企業(yè)或單位日常管理和未來發(fā)展的重要性，促進(jìn)檔案管理實(shí)際工作質(zhì)量實(shí)現(xiàn)大幅度提高。

4）注重員工培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的崗位培訓(xùn)可以從根本上改變現(xiàn)階段的文書檔案管理模式，為企業(yè)或單位的未來成長和發(fā)展添加助力，因此工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)此培訓(xùn)項(xiàng)目高度重視，具體措施如下：第一，工作人員應(yīng)當(dāng)定期組織企業(yè)或單位的文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)管理課程內(nèi)容的培訓(xùn)，通過理論課程加實(shí)踐操作的方式力求在較短的時(shí)間內(nèi)能夠大幅度提升管理人員的專業(yè)水平；第二，為了使得從事文書檔案管理工作的員工能夠時(shí)刻保持著積極向上的心態(tài)，工作人員還可以定期對(duì)這些管理人員進(jìn)行專業(yè)水平的考核，并且將最終所得到的考核結(jié)果進(jìn)行排序，同時(shí)實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，幫助管理人員樹立正確的心態(tài)。

4 結(jié)語

綜上所述，為實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，首先須審視文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，將其置之時(shí)代潮流之中，關(guān)注其存在的問題與不足之處，同時(shí)結(jié)合實(shí)際情況，思考實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新的具體策略，推動(dòng)文書檔案管理工作有效性的提升，為企業(yè)或單位與企業(yè)的發(fā)展提供保障。

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