新形勢下房管檔案存在的問題及對策

曲東霞

摘 要：近年來，我國房管檔案管理部門為提高房管檔案管理質(zhì)量做了大量工作，不斷加強房管檔案規(guī)范化管理，提高房管檔案價值的利用效率，為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務，取得明顯的成效。房管檔案關(guān)系到人民群眾的切身利益，特別是在房地產(chǎn)市場宏觀調(diào)控政策實施以來，檔案查詢量倍增，房管檔案的社會作用受到社會各方面的廣泛關(guān)注。但目前我國房產(chǎn)檔案在管理和服務工作中還是存在很多挑戰(zhàn)和問題。如何解決這些問題，提升檔案的社會服務功能，是擺在檔案管理人員面前的重要任務，是檔案管理部門的一項重要研究課題。

關(guān)鍵詞：房管檔案；問題；對策

1 房管檔案的概述

我國住房保障工作以及房屋管理工作當中經(jīng)常會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)和歷史記錄，涉及住房保障、物業(yè)管理等眾多領域，通過將其進行系統(tǒng)整理并建檔保存后即可成為房管檔案。各項房產(chǎn)管理中產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)和信息資料均完整、真實地記錄在房管檔案當中，為外部人員對房產(chǎn)情況的查詢等提供至關(guān)重要的參考依據(jù)。

房管檔案與其他專業(yè)檔案最大的不同在于其具有明顯的動態(tài)化特征。由于房產(chǎn)本身會因為轉(zhuǎn)讓、買賣活動或是房屋自身外部條件出現(xiàn)變化如房屋征收等因素的影響，而出現(xiàn)房產(chǎn)所有權(quán)的變化，因此房管檔案需要隨時根據(jù)房產(chǎn)變化情況進行更新變動。而這也要求房管檔案管理工作必須具有較好的動態(tài)性，使得房管檔案能夠始終與房產(chǎn)情況保持一致。另外，作為房地產(chǎn)行政管理工作的重要依據(jù)，房管檔案可以有效證明人和房屋之間的權(quán)利關(guān)系，因此從這一點上來說，房管檔案還具有明顯的憑證性，而在每一個行政區(qū)劃當中只允許存在一所房地產(chǎn)發(fā)證機構(gòu)，因此房管檔案及其管理工作還具有區(qū)域性的特點。

2 我國房管檔案存在的主要問題

2.1 房管檔案資源體系不健全

房管檔案資源體系以房地產(chǎn)權(quán)屬檔案為主體，包括預售、權(quán)屬登記、物業(yè)管理、房屋拆遷、維修基金、私房落政、經(jīng)濟適用住房申請和歷史建筑保護等類別，基本上涵蓋整個住房保障和房屋管理的業(yè)務范圍。在當前房管檔案管理實踐工作中，拆遷項目行政審批和監(jiān)督管理產(chǎn)生的拆遷檔案大部分都是存放在縣級或市區(qū)級房管局檔案管理機構(gòu)中，而拆遷實施過程中的檔案和拆遷戶安置檔案則多數(shù)存放在各家拆遷公司，如此的分散管理，容易使房產(chǎn)類型的檔案資源散失，無法使檔案資源得到更加合理的整合，甚至得不到共享。此外，房地產(chǎn)權(quán)屬等傳統(tǒng)檔案存在有文必檔、重復歸檔的現(xiàn)象。

2.2 檔案信息管理水平比較低

全國各省市房管系統(tǒng)檔案信息化管理水平參差不齊，有些省市和地區(qū)檔案管理信息化水平比較成熟，正朝著數(shù)字房管的道路穩(wěn)步邁進，如有的地區(qū)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)作為房管局管理信息綜合系統(tǒng)的子系統(tǒng)，與其他業(yè)務管理無縫對接，實現(xiàn)業(yè)務、數(shù)據(jù)、服務、技術(shù)和管理的一體化，但多數(shù)地方的房管檔案管理還依然停留在信息化的初級階段，由于檔案信息管理系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標準，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理，檔案信息資源也就無法實現(xiàn)共享，使用價值沒法發(fā)揮出來。

2.3 檔案管理專業(yè)人才較缺乏

在從事房管檔案管理的專門工作人員中，一部分人員年齡偏大、知識老化，檔案管理的理念和思維陳舊。而另一部分則是年輕人，他們雖有一定的檔案業(yè)務理論知識或者計算機知識等，但經(jīng)驗比較缺乏，沒有實踐經(jīng)驗?？傮w上，都存在著缺乏檔案專業(yè)知識和計算機專業(yè)知識相結(jié)合的綜合性技術(shù)人員，更多的是缺乏檔案知識、房管業(yè)務、歷史和法律等專業(yè)知識相結(jié)合的復合型人才。

3 加強我國房管檔案管理的對策

3.1 積極建設標準的房管檔案體系

實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的前提條件是檔案工作標準化。國家要結(jié)合房地產(chǎn)業(yè)檔案管理的特點，制定并出臺相關(guān)標準、規(guī)范，從而提高全國房管系統(tǒng)檔案管理的整體水平。各省市同行同系統(tǒng)之間不能各自獨立起來，相互之間要交流切磋和互補，不斷創(chuàng)新，建立房管理檔案統(tǒng)一管理標準，推進房管檔案業(yè)務規(guī)范化管理。

房管檔案實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展的基石便是擁有標準、規(guī)范的房管檔案管理體系，利用這一體系能夠有效明確數(shù)字化時代下房管檔案的各項管理行為，考慮到當前有一些房產(chǎn)部門在管理工作當中相比于產(chǎn)權(quán)更加重視戶籍，因此導致在管理房管檔案方面存在明顯的隨意性和滯后性。為此，推進房管檔案數(shù)字化發(fā)展，必須從建設標準的房管檔案體系入手，依照現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)，與房管檔案當前的工作情況緊密結(jié)合，制定出即合規(guī)合法又具有可操作性的規(guī)章體系。譬如說目前已經(jīng)出臺了大量有關(guān)電子檔案和電子文件移交、歸檔以及管理的規(guī)范標準，在該類文件的指導之下，房管檔案的數(shù)字化管理工作將更加具有方向性和規(guī)范性。另外，我國當前也出臺了有關(guān)建設數(shù)字檔案的相關(guān)規(guī)定和指南，在掃描房管檔案并對其進行數(shù)字化處理的過程當中，可以根據(jù)指南與規(guī)定中的相關(guān)要求與流程進行操作，此舉不僅能夠有效保障房管檔案數(shù)字化發(fā)展的有序進行，同時也可以在很大程度上增強數(shù)字化后的房管檔案的安全性與完整性。

3.2 整合房管檔案信息資源

檔案資源整合不僅僅是對檔案實體的整合，還包括了對檔案信息的整合。加強房管檔案資源的整合和優(yōu)化是房管檔案工作的一大重點，一方面要加大重點檔案收集力度，另一方面要優(yōu)化檔案資源，實現(xiàn)檔案集約化管理，也就是做到實行前端控制，在業(yè)務辦理過程中，要對檔案文件進行嚴格控制，加強管理，對一些檔案可以實行電子文檔管理，爭取減少紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)，盡可能實現(xiàn)資源信息共享。

3.3 加快房管檔案信息化建設

加強房管檔案的信息化建設，必須有序推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化和信息服務網(wǎng)絡化。一要建立統(tǒng)一的房管系統(tǒng)信息化平臺，建立房管檔案信息資源基礎數(shù)據(jù)庫和檔案檢索數(shù)據(jù)庫及檔案影像數(shù)據(jù)庫；二要通過計算機網(wǎng)絡來實現(xiàn)檔案信息的快捷傳輸有效反饋，實現(xiàn)房管檔案信息資源的高度共享和利用，進而達到實現(xiàn)庫藏檔案的信息化自動管理，給利用者提供快捷便利的檔案信息服務。

3.4 開發(fā)房管檔案使用價值

充實檔案內(nèi)容。要充分了解行政部門、相關(guān)企業(yè)、科研機構(gòu)以及社會公眾對房管檔案信息的需求狀況、需求程度以及需求特點，從而確定房管檔案信息資源的建設內(nèi)容，完善檔案接待利用工作，滿足行業(yè)管理和社會公眾利用需求。

整合檔案資源。緊密結(jié)合本地區(qū)房地產(chǎn)行業(yè)管理實際與社會經(jīng)濟發(fā)展實際，積極開展房管檔案編研工作?？梢酝ㄟ^與高校、科研院所、專家學者一起交流探討等合作，挖掘房管檔案的歷史文化價值，整合利用社會上的人文資源，開展課題研究，展示房管文化，傳播檔案文化。

3.5 提高檔案人員專業(yè)水平

建設好高素質(zhì)的檔案管理隊伍，房管系統(tǒng)檔案事業(yè)才能持續(xù)發(fā)展。一是引入系統(tǒng)外的人才，或招聘檔案專業(yè)的應屆大學畢業(yè)生，為管理隊伍輸入新的活力；二是加強系統(tǒng)內(nèi)的人才培養(yǎng)。調(diào)動工作人員的積極性，使檔案管理部門不斷涌現(xiàn)新的技術(shù)帶頭人，定期組織他們參加各種形式的房地產(chǎn)檔案業(yè)務專業(yè)培訓，可以以講座、模擬和辯論賽等形式進行。通過人才引進和培養(yǎng)，逐步建立能兼顧精通檔案管理和房地產(chǎn)檔案業(yè)務管理以及計算機知識的房管檔案后備干部隊伍，提高房管檔案管理人員的素質(zhì)，促進檔案管理工作不斷發(fā)展，為社會提供更多更便捷的檔案資源。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當今信息經(jīng)濟時代之下，人們對房管檔案管理工作提出了更高的要求。通過積極建設標準的房管檔案體系，搭建其房管檔案的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，推動房管檔案發(fā)展，在有效落實房管檔案管理工作的基礎之上，力求能夠充分發(fā)揮出房管檔案服務社會與基層群眾的優(yōu)勢作用。

參考文獻

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