淺談如何做好電力工程檔案管理工作

蔡玉珍

摘 要：本文主要探討在數(shù)字化大背景下電力工程檔案該如何開拓思路，創(chuàng)新工作方式，在傳統(tǒng)的管理外引入現(xiàn)代管理方式，以便于電力工程項目的查詢，統(tǒng)計，促進企業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：電力工程；檔案管理

1 電力工程檔案概述

1）電力工程檔案主要對各類電力工程項目的實施過程、電力工程成果、存在問題及改進意見進行記錄，使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，讓電力工程項目的質量及效果有據(jù)可查，以達到電力工程質量管理、持續(xù)改進，擴大電力工程成果應用的目的。

2）電力工程檔案資料涵蓋了整個電力工程的前期過程、設計過程、施工過程、驗收過程等，是電力工程建設整個過程中形成的歷史記錄，包括電力工程檔案資料包括工程設計圖紙、前期勘測文件資料、技術使用材料、現(xiàn)場監(jiān)管資料等等。電力工程建設檔案涉及內容多，工作內容貫穿了整個工程始末。

3）電力建設工程項目檔案從形成、收集、整理、審核到移交，不僅僅是靠電力工程建設主體單位就能完成的，還需要設計、施工、監(jiān)理、設備供應及安裝等多方參建單位來共同配合完成。

2 目前電力工程檔案管理工作存在的問題

1）對電力工程建設項目檔案管理工作重視程度不夠，認識不清，從電力工程項目前期到竣工驗收，各級領導都非常重視項目立項、設計、質量、安全、進度、竣工驗收等各環(huán)節(jié)，但對電力工程檔案資料的形成和管理不重視，檔案管理職責辦公室不清，許多文件散存在個人手里，沒有及時去收集整理，造成文件資料歸檔不齊全、完整。

2）電力建設工程規(guī)模較大，涉及的參建單位較多、各個參建單位歸檔工作要求與做法也不徑相同，導致文件資料歸檔管理混亂。加上一些工程檔案人員綜合業(yè)務能力素質較低，業(yè)務能力欠缺，使得電力工程檔案資料內容與實際不符，數(shù)據(jù)失真，設計圖紙不規(guī)范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患，也將會給電力工程建設以及后期的生產運行、檢修帶來了較大的隱患。

3）電力工程建設單位在項目工程的開工和竣工過程中，很少能夠主動的介入到當前工程項目的建設環(huán)節(jié)當中去，同時也缺乏與不同參建單位的溝通與交流，在工作方面不夠積極，同時在施工的過程當中由于對檔案管理工作缺乏足夠的重視日常整理不夠到位，到了驗收交接的時候大量的檔案蜂擁而至導致整個整理過程中的時間十分緊迫，過多的任務使得檔案的整理工作難以做到精細，很多電力工程的建設甚至沒有考慮檔案的整體價值，這樣檔案的原始性與正確性很難有充足的時間去核查進而導致檔案在正確性與原始性方面容易出現(xiàn)紕漏。

4）隨著技術的不斷更新?lián)Q代，目前很多電力企業(yè)的檔案計算機軟件以及技術工作水平落后、加上傳統(tǒng)的檔案管理方法模式直接影響檔案質量、企業(yè)信息化檔案管理工作還存在許多不足等等現(xiàn)狀，這些和現(xiàn)代化電力企業(yè)的發(fā)展非常不協(xié)調，無法滿足電力企業(yè)現(xiàn)代管理的需求，給檔案管理和提供利用帶來困難，使得檔案管理工作無法創(chuàng)新開拓。

3 做好電力工程建設檔案管理工作措施

3.1 建立檔案管理體系，依法治檔

1）電力建設單位在工程開工之前應當首先考慮檔案資料的管理工作，檔案中包含勘察、設計、施工以及監(jiān)理等重要的價值資料，應當在合同中明確的表達出來對檔案的質量、套數(shù)以及移交方面的時間來提出更多的要求。

2）從工程立項到竣工，各階段形成的檔案資料呈多元化態(tài)勢和不確定性，電力建設單位應要求各參建單位提供原始、真實、完整的檔案資料，因此應建立專門的電力工程檔案管理組織體系、完善管理制度和工作網絡，劃分職責范圍，明確責任，規(guī)范管理，并將檔案工作納入到建設工程的考核中。

3.2 工程建設與檔案工作同步進行，把好檔案質量關

1）電力工程檔案記錄了工程建設全過程的真實情況，具有原始性、真實性和唯一性。要保持這些特性，在項目的最初階段建設單位就應當對檔案的建立以及積累移交等工作進行做到為，確保工程檔案能夠首尾相接并且對記錄體系等做好相關內容的控制。

2）在電力項目建設中，影響工程資料收集整理工作的因素主要重程進度質量，輕各階段檔案資料收集整理，往往等到工程完工辦理竣工驗收時，才不得不投入大量的人力物力突擊收集，拼湊補救檔案資料，這樣會造成檔案資料短缺不完整，不利于企業(yè)電力安全生產和支行維護，甚至會電力企業(yè)造成嚴重的損失。電力建設單位應在工程進程各個環(huán)節(jié)上進行約束，每個環(huán)節(jié)都對檔案資料及時收集分類整理，對各項文件材料逐漸檢查，收集歸檔工作與各參建單位效益掛鉤，檔案文件資料收集整理不及時不齊全的進行扣罰，從根源把好檔案材料質量關。

3）電力工程檔案內容復雜多樣且量大，因此對電力工程檔案工作的政治素養(yǎng)、專業(yè)水平和操作技能等方面都有更高的要求，且各參建單位檔案人員普遍以兼職人員居多，對檔案收集、整理等各項工作都不熟悉，因此認真做好專職檔案人員的培訓工作，要求檔案管理人員持證上崗，再由專職檔案員對項目兼職檔案員進行定期系統(tǒng)培訓工作并進行考核，從而保證電力工程檔案管理工作質量。不斷提高兼職檔案人員的業(yè)務素質和技術水平，使電力工程檔案資料能夠完整、準確、系統(tǒng)的收集和編制，保證檔能夠在電力工程建設管理、維護、擴建中充分發(fā)揮作用。

3.3 推進電力工程檔案信息化，檔案資料數(shù)字化

1）電子文件的能夠促進檔案的迅速發(fā)展，實現(xiàn)檔案從傳統(tǒng)的發(fā)展向數(shù)字化檔案的轉化。數(shù)字化技術的運用對于檔案信息的管理問題來說有效的促進了檔案管理工作的開展，能夠使歷史數(shù)據(jù)通過文字以及圖像等呈現(xiàn)出來在使用的過程中更加的方便快捷，這樣有效的提升了電子檔案的管理效率。

2）加強電力工程檔案信息化建設，在傳統(tǒng)的檔案歸檔基礎上引入現(xiàn)代檔案管理的理念與方式，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定相應的檔案信息化管理規(guī)章，對文件資料從形成、流轉、歸檔、鑒定、保存等全過程信息管理，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件，保障檔案資源的原始性、安全性。

3）在進行檔案的信息化管理的時候要做好對相關計算機的系統(tǒng)和數(shù)字設備中所形成的一系列電子數(shù)據(jù)的采集、存儲等工作，做好已有的紙質、照片、聲像等資料的數(shù)字化處理工作。做好檔案信息化工作可實現(xiàn)跨地域、跨業(yè)務和突破時空的界限，來達到真正的資源共享。

4 結語

電力建設項目檔案管理，關鍵在于加強過程控制，堅持檔案工作與項目建設同步進行。同時電力工程檔案工作要順應時代的發(fā)展，隨著信息技術的迅猛發(fā)展，對檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，加快企業(yè)檔案網絡化和信息化建設來適應企業(yè)發(fā)展的需要，為電力建設項目投產后運行、檢修、擴建提供可靠依據(jù)，更好地為企業(yè)服務，創(chuàng)造更大的經濟和社會效益。

參考文獻

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