從檔案管理的角度論述多個辦案系統(tǒng)同時使用存在的問題及相關(guān)建議

謝靜

摘 要：在法院的檔案管理工作中，同時使用兩個或者多個辦案系統(tǒng)導(dǎo)致檢查歸檔和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的難度都增加，統(tǒng)一辦案系統(tǒng)成為必然趨勢。但統(tǒng)一辦案系統(tǒng)也需要方法，除了擇優(yōu)選擇和慎重考察之外，還需要制度制約，最終讓辦案系統(tǒng)真正做好服務(wù)保障工作，提升工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；辦案系統(tǒng)；工作效率

全國法院當(dāng)前使用的辦案流程管理系統(tǒng)（以下簡稱辦案系統(tǒng)）有北京華宇、南京通達(dá)海、四川邁維、青島東軟、廣東亞仿及深圳礪劍等。自2016年，全國法院又統(tǒng)一采用南京通達(dá)海研發(fā)的執(zhí)行案件流程管理系統(tǒng)（以下簡稱通達(dá)海），故當(dāng)前全國很多法院都會同時使用通達(dá)海及另外一個或者多個辦案系統(tǒng)。筆者從檔案管理的角度出發(fā)，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，論述同時使用兩個或多個辦案系統(tǒng)存在的問題，并為今后統(tǒng)一或者更換辦案系統(tǒng)提供一些參考建議。

同時使用兩個或者多個辦案系統(tǒng)，增加了檢查歸檔的難度。法院當(dāng)前辦案系統(tǒng)的功能非常強(qiáng)大，可以智能地統(tǒng)計(jì)核算出一個系統(tǒng)內(nèi)各類案件的橫向及縱向?qū)Ρ葦?shù)據(jù)。比如，同期各類案件之間的對比數(shù)據(jù)以及各類案件與往年同期的對比數(shù)據(jù)。但系統(tǒng)發(fā)揮強(qiáng)大功能的前提是擁有完整的數(shù)據(jù)，所以所有的案件信息必須統(tǒng)一到一個系統(tǒng)中，那么對于執(zhí)行之外的案件沒有使用通達(dá)海的法院來說，必須要將通達(dá)海的案件信息轉(zhuǎn)移至另一系統(tǒng)。因?yàn)閺某杀旧蟻碚f，通達(dá)海僅有執(zhí)行一類案件，而另一個系統(tǒng)包含其他案件的所有數(shù)據(jù)；從可行性來說，另一個系統(tǒng)已經(jīng)磨合成熟，能夠滿足相關(guān)法院的各項(xiàng)需求，而通達(dá)海剛啟用，各方面還未磨合成熟。所以，從通達(dá)海轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)至其他系統(tǒng)成為必然。由于系統(tǒng)之間的差異大，數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移的過程中常常會出錯，為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，檔案員就需要同時登錄兩個系統(tǒng)檢查歸檔，核對兩個系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)，核對無誤后再在另一個系統(tǒng)上點(diǎn)擊歸檔。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤，必須登錄兩個系統(tǒng)才能找出錯誤產(chǎn)生的環(huán)節(jié)——是書記員掃描環(huán)節(jié)還是系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)，最后再有針對性地改正錯誤。檢查歸檔的難度由此而提升。

同時使用兩個或者多個辦案系統(tǒng)提升了檔案統(tǒng)計(jì)難度。每個月檔案部門需要統(tǒng)計(jì)結(jié)案案件數(shù)、歸檔案件數(shù)及其他特殊情況不能歸檔的案件數(shù)，這樣除了能詳細(xì)了解每個月的歸檔數(shù)據(jù)之外，還能避免遺漏案件歸檔，提升訴訟檔案工作的質(zhì)量。由于結(jié)案和歸檔信息并不能完整地在兩個系統(tǒng)上傳輸，所以當(dāng)前統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時，需要先登錄一個系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，然后再登錄通達(dá)海核對執(zhí)行案件數(shù)據(jù)，一旦兩個系統(tǒng)的執(zhí)行案件數(shù)據(jù)不一致，檔案員必須仔細(xì)核對兩個系統(tǒng)上的每個執(zhí)行案件，找出數(shù)據(jù)差異的原因，然后再向相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)人員反饋修改。這些工作都在無形中增加了工作難度。

綜上，從檔案管理來說，兩個或多個系統(tǒng)同時使用給工作帶來了很多不便；從通達(dá)海來說，將通達(dá)海的數(shù)據(jù)升級為各個系統(tǒng)完全能接受的數(shù)據(jù)，難度也很大，目前很難實(shí)現(xiàn)；從案件數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的需求來說，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換不暢也會給各種統(tǒng)計(jì)需要帶來困擾。由此可見，統(tǒng)一全國法院辦案系統(tǒng)必然成為將來的趨勢。筆者從檔案管理的角度出發(fā)，為統(tǒng)一或更換系統(tǒng)提供以下建議。

一是做好調(diào)研，擇優(yōu)選擇。利用全國很多法院使用兩個辦案系統(tǒng)的現(xiàn)狀，開展統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作，因?yàn)橥瑫r使用兩個系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)之間的特點(diǎn)和差異能更客觀地感知。調(diào)查內(nèi)容可以包括各個系統(tǒng)有哪些共同的功能和各自獨(dú)特的功能，系統(tǒng)設(shè)置是否便捷合理，是否有能力及時改進(jìn)，各個法院對當(dāng)前使用的系統(tǒng)是否滿意等等。通過調(diào)研初步了解各個系統(tǒng)的基本狀況和用戶的滿意程度，從而擇優(yōu)選擇系統(tǒng)。

二是三思而后行，慎重啟用新系統(tǒng)。法院的辦案系統(tǒng)不宜經(jīng)常更換，一方面經(jīng)常更換系統(tǒng)，由于系統(tǒng)之間的差異，數(shù)據(jù)在傳輸?shù)倪^程中可能會錯誤或者丟失；另一方面，因?yàn)闆]有足夠的磨合時間，每個被使用的系統(tǒng)都無法成熟，難以充分發(fā)揮作用。因此，選擇新系統(tǒng)一定要慎之又慎。

首先要考察使用新系統(tǒng)的必要性。新系統(tǒng)開發(fā)得是否更科學(xué)周到？舊系統(tǒng)是否真的無法逾越新系統(tǒng)？真的必須更換嗎？如果上述問題的答案都為肯定時，再開始考察新系統(tǒng)。

其次要考察新舊系統(tǒng)能否完全掛接，數(shù)據(jù)能否正常遷移。舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能否被新系統(tǒng)接受，這一點(diǎn)一定要通過實(shí)踐來論證。因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)中常常發(fā)現(xiàn)新系統(tǒng)只能接收一部分?jǐn)?shù)據(jù)的情況，所以實(shí)驗(yàn)的數(shù)據(jù)量要大，數(shù)據(jù)種類也要多樣，仔細(xì)核查反復(fù)嘗試，直到準(zhǔn)確無誤才能正式投入使用，以免數(shù)據(jù)導(dǎo)入錯誤，影響案件的歸檔率和借閱利用，甚至丟失案件信息造成難以彌補(bǔ)的損失。

再次還要認(rèn)真收集新系統(tǒng)試用的反饋意見?！皩?shí)踐出真知”，反饋信息應(yīng)當(dāng)源于使用者，通過收集反饋意見，獲取最真實(shí)的使用體驗(yàn)，客觀仔細(xì)地評判新系統(tǒng)的使用價值。

最后還要注意考察系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)能力。系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)能力與今后的使用體驗(yàn)息息相關(guān)，甚至可以決定新系統(tǒng)的質(zhì)量。再科學(xué)完善系統(tǒng)也會有漏洞，還會出故障，漏洞和故障都不可怕，可怕的是故障無法及時解除，漏洞無法及時修補(bǔ)。到那時，工作無法順利開展，法院工作將陷于“進(jìn)退兩難”的被動狀態(tài)。所以為了避免此種狀況，一定要考察后期維護(hù)系統(tǒng)的團(tuán)隊(duì)能力，因?yàn)閺?qiáng)大的系統(tǒng)維護(hù)能力來源于能力和責(zé)任心都出眾的系統(tǒng)維護(hù)團(tuán)隊(duì)。

三是制定完善的系統(tǒng)考核體系和淘汰退出機(jī)制。全國法院辦案系統(tǒng)一旦統(tǒng)一，被選定的系統(tǒng)必須兼顧全國法院的各種不同需求。每個法院的實(shí)際情況不同，需求差距也很大，甚至?xí)ハ嗝?。比如，通達(dá)海的一個規(guī)則是“案件結(jié)案后，案件信息將不再能修改”。這個規(guī)則看似科學(xué)合理，但不同的法院對此會有不同的意見。對案件質(zhì)量評查能夠覆蓋所有案件的法院來說，這個規(guī)則能幫助案件質(zhì)量評查部門準(zhǔn)確查出所有錯誤，及時分析錯誤原因，從而對癥下藥提升案件質(zhì)量。但對于只能抽查案件質(zhì)量的法院來說，案件質(zhì)量的初步把關(guān)在檔案部門，檔案員檢查歸檔時發(fā)現(xiàn)錯誤就需要及時修改，比如合議庭成員錯誤，漏填書記員信息，當(dāng)事人信息不完整等等。如果此類錯誤不能修改，后期很難再有專人去檢查，那最終難免會影響案件質(zhì)量。所以，被選定的系統(tǒng)需要根據(jù)不同的需求，靈活調(diào)整不同法院的系統(tǒng)規(guī)則。無論遇見什么樣的需求，被選定的系統(tǒng)都應(yīng)該做好服務(wù)保障工作——愿意洗耳恭聽意見并能想方設(shè)法找出策略，這除了需要系統(tǒng)維護(hù)人員具備強(qiáng)大專業(yè)技術(shù)能力，還必須擁有耐心、細(xì)心和責(zé)任心。如何保證系統(tǒng)維護(hù)人員擁有以上能力？當(dāng)然不能靠自覺，必須要靠系統(tǒng)開發(fā)商竭盡全力去管理系統(tǒng)維護(hù)人員，那就要有能真正影響其利益的制度。所以法院需要制定完善的考核辦法，明確獎懲機(jī)制和淘汰退出機(jī)制，從而給被選擇的系統(tǒng)施加壓力，促使系統(tǒng)開發(fā)商選拔優(yōu)秀人才，積極解決問題，主動完善系統(tǒng)。避免系統(tǒng)因?yàn)楸贿x中而放松怠慢，最終讓系統(tǒng)充分發(fā)揮技術(shù)力量，真正提高法院辦公辦案的效率。