實物檔案收集與利用

李瑩

近代中國學術(shù)界一直在不斷的研究、探討檔案的定義，直到1988年1月1日《中華人民共和國檔案法》的正式實施，才對檔案有了一個比較明確的定義。檔案法中明確指出：檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。近二十年來，圍繞“實物檔案”這一概念的爭論也一直存在。贊同與反對兩方經(jīng)過這些年的探討，雖仍未得出最終的結(jié)論，但是隨著時間的推移，大多數(shù)單位對實物檔案的認識感知逐步地由淺漸深，對實物檔案的重視程度也發(fā)生了巨大地轉(zhuǎn)變。實物檔案同樣是人類歷史最重要的載體之一，它通過實物本身具有的直觀記錄性，向后人揭示歷史的真相。

1 什么是實物檔案

實物檔案是本單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的具有長遠保存和利用價值的歷史記錄。它是各個單位檔案的重要組成部分。它具有其它類型檔案所具有的一切屬性如原始記錄性、直觀性等特征，能真實地記載社會各項實踐活動，并生動地反映出社會發(fā)展歷史，是各個單位重要的歷史記錄與珍貴的信息資源。

2 實物檔案的種類及特點

1）種類繁多。實物檔案的種類，包括各種獎狀、證書、題詞、字、畫、錦旗、獎杯、獎牌、實體性科技成果、工裝、設(shè)備，互贈的禮品、紀念品，等等。

2）載體多樣。在我國檔案本身的載體就是多種多樣的，而檔案載體本身也不斷發(fā)生著變化。歷史上最早期的是甲骨檔案，甲骨檔案是我國現(xiàn)存歷史檔案中年代最久遠的種類之一，該種檔案制成材料之特殊，年代之遠，數(shù)量之多，在世界范圍看也是絕無僅有的。還有緊隨其后的金文檔案，利用絲綢作為載體的縑帛檔案；中國古代紙張出現(xiàn)之前，以竹木為載體而形成的簡牘檔案；用石材作為記事材料數(shù)量眾多，內(nèi)容廣泛的石刻檔案等。與甲骨、金文、簡牘檔案不同的是，這三者因時代進步而隨之逐漸減少，直至消失，只有石刻檔案至今仍有其生命力。西漢時造紙術(shù)發(fā)明初期，中國已經(jīng)有了麻質(zhì)纖維紙。但是質(zhì)地粗糙，且數(shù)量少，成本高，所以使用還不太普及。到了東漢元興元年（105）蔡倫改進了造紙術(shù)，隨著技術(shù)的不斷改進，造出的紙張質(zhì)量有了很大的提高，價格也日趨便宜。紙張逐漸取代了帛、簡等而得到普遍使用，成為唯一的正式書寫材料，紙是中國勞動人民長期經(jīng)驗的積累和智慧的結(jié)晶，一直到現(xiàn)在都是重要的書寫材料之一。造紙術(shù)的發(fā)明和推廣，對于世界科學、文化的傳播產(chǎn)生深刻的影響，對于社會的進步和發(fā)展起著重大的作用。

現(xiàn)代社會，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，開始逐漸出現(xiàn)聲像檔案，如照片、影片、錄音帶和錄像帶等。計算機的應用，使檔案載體又發(fā)生了重要的變化，產(chǎn)生了以計算機代碼形式記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體上、使用電子計算機系統(tǒng)存儲，可以在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮游募?。具有保存價值的可靠的電子文件歸檔后成為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生，是檔案管理工作重大的變革，它直接改變了以往對檔案管理工作的認知和管理方式。所以現(xiàn)代的實物檔案制成材料不僅僅是金屬、布帛、木、石，還包括塑料、玻璃、水晶、石膏、陶瓷、紙張、磁帶、膠片等等材質(zhì)構(gòu)成。

3）規(guī)格形態(tài)各異。實物檔案因載體不同因而具有形態(tài)五花八門，大小和規(guī)格不等的特點。

3 實物檔案的收集

1）實物檔案收集。機關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理人員應將本單位日常職能活動中形成的各種實物檔案及時收集整理，個人參加國際會議，行業(yè)交流等活動后，也應該及時將相關(guān)的實物檔案上交至檔案管理部門。由于實物檔案產(chǎn)生具有隨機性的特點，為避免丟失或遺漏，實物檔案的移交不同于其它種類比如科技檔案或文書檔案等一年一歸的移交辦法，實物檔案應采取產(chǎn)生后隨時歸檔的方式。

2）收集范圍。實物檔案的收集范圍，首先應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，并參照《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定出本單位的實物檔案收集的具體細則并認真執(zhí)行。實物檔案的收集工作，應達到去偽存真、去粗取精的目的，實物檔案鑒定質(zhì)量至為關(guān)鍵。應根據(jù)實物檔案所記載和反映的內(nèi)容來確定檔案的保存價值，其次確定其性質(zhì)，按檔案的歷史背景確定檔案保存價值。如本單位或單位所參與的重大歷史事件或活動中所產(chǎn)生的實物檔案。另外要確定實物檔案的來源，實物檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。如本單位重大事件或重要人物在職能活動中形成的實物檔案應永久保存，平時參加的一般性文體活動所得的獎杯錦旗等可選擇短期保存。

實物檔案的收集，既要避免因認識不夠、重視不足造成的實物檔案收集的遺漏，又要注意不要因盲目擴大收集范圍而影響收集質(zhì)量。

4 利用科技手段，提升利用率

1）建立專門的展覽室和展廳。為了避免這些珍貴的實物檔案只是靜靜地被擱置在庫房無人問津，造成實物檔案資源的浪費，各單位應建立專門的展覽室、展廳。我所在的單位就是利用展室的形式，把珍貴的實物檔案分門別類的進行展示，其中包括1952年單位成立之初，時任中央人民政府政務院財政經(jīng)濟委員會領(lǐng)導的親筆簽名批示、單位獲得的國際行業(yè)協(xié)會頒發(fā)的資質(zhì)證書、許可證、工作中重大的科技發(fā)明、技術(shù)改進成果、編輯出版的各版專業(yè)規(guī)范及各類榮譽證書等，按單位發(fā)展的歷史脈絡(luò)和發(fā)生的大事件、參加的重要活動等，對實物檔案分別加以說明，由專人負責布展并對展示物品制定嚴格的安全保管措施和定期更換制度。嚴格展覽室的溫度濕度控制，另外防火防盜防塵等措施可參照其它各類檔案保管辦法和規(guī)定加以設(shè)置。最大程度的保證展品各方面的安全。使實物檔案的利用價值具有可持續(xù)性。

2）實物檔案的宣傳工作。對實物檔案進行宣傳，可使本單位員工特別是新入職員工，充分了解本單位發(fā)展的組織沿革、光榮歷史，現(xiàn)階段發(fā)展狀態(tài)等，因鮮明的企業(yè)文化，生成強烈的自豪感和榮譽感，增強凝聚力。同時在日常的經(jīng)營活動中，戰(zhàn)略合作伙伴或潛在客戶在相互拜訪時，通過參觀展室實物以及介紹說明，使他們對即將與之合作的單位具有的行業(yè)資質(zhì)和實力等有了直觀、深入的了解，對合作更充滿信心與期待。

3）檔案數(shù)字化?？茖W技術(shù)的發(fā)展，特別是信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的應用，使得各個行業(yè)都處在利用互聯(lián)網(wǎng)+改變和提升管理效率、管理水平的加速階段。檔案管理工作，正面臨著信息現(xiàn)代化的挑戰(zhàn)。各級檔案管理人員的工作不能停留在以往只是負責接收、保管、提供利用這種簡單操作層面上，只是扮演一個庫房保管員的角色；也不能只為滿足于豐富庫存而盲目擴大館藏檔案數(shù)量，忽略了檔案作為具有重要的歷史記錄性這一本質(zhì)屬性。如何利用新技術(shù)新科技手段，改進傳統(tǒng)的檔案管理模式。這是檔案工作人員當前所面臨的重要問題?，F(xiàn)在正在廣泛應用的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案管理工作正在逐步實現(xiàn)庫存檔案的數(shù)字化、新生成的檔案電子化、查考利用網(wǎng)絡(luò)化的管理原則。實物檔案管理工作，可以利用計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，將現(xiàn)有實物檔案進行數(shù)字化處理，檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)等的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案管理方法，把各種不同載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以數(shù)字化的形式存儲，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成的檔案信息在進行權(quán)限設(shè)置后可以利用網(wǎng)絡(luò)查詢，既保護珍貴的實物檔案原件，又可滿足各方利用需求。

4）提供利用，資源共享。傳統(tǒng)載體的實物檔案經(jīng)過高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，編制與之相關(guān)聯(lián)的檔案目錄，再通過局域網(wǎng)、企業(yè)官網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)或其它新媒體形式進行展示、宣傳：達到品牌宣傳，形象宣傳，產(chǎn)品宣傳等目的，這些方式也拉近了企業(yè)與用戶之間的距離，很好地維護了客戶關(guān)系。應用計算機信息系統(tǒng)進行管理，促進了檔案管理水平及工作效率的提高，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶提供了高效率的全面服務。

信息時代，大量電子文件電子檔案的產(chǎn)生使人們對于檔案的認識發(fā)生了巨大的改變。但是實物檔案作為檔案這個大家族的重要組成部分，仍然具有其它形式的檔案所無法替代的重要地位。