良種檔案管理工作的改進(jìn)策略

張秋艷

摘 要：本文從良種場的實(shí)際情況出發(fā)，分析良種場檔案管理工作的主要問題，著力優(yōu)化良種場檔案管理工作的方式方法，強(qiáng)化良種場檔案管理的制度建設(shè)，達(dá)到提高檔案管理有效性，高質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：良種場；檔案管理；信息化

在地方良種場標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、系統(tǒng)化建設(shè)的過程中離不開檔案數(shù)據(jù)資源的支持。提高良種場的檔案管理工作水平，需要構(gòu)建專業(yè)的檔案管理運(yùn)動(dòng)機(jī)制，提高檔案管理的系統(tǒng)化水平，滿足基層良種培育的檔案需要。

1 良種檔案管理的主要問題

1）檔案管理邊緣化問題。良種培育的檔案管理是儲(chǔ)備各種數(shù)據(jù)信息和指導(dǎo)未來良種培育工作的重要手段。當(dāng)前良種基地對檔案管理工作重視不足，沒能根據(jù)良種培育基地的建設(shè)需要構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，一系列重要的數(shù)據(jù)信息未能進(jìn)行有效保存，導(dǎo)致良種培育積累的科研經(jīng)驗(yàn)流失，沒能有效的發(fā)揮檔案在良種基地發(fā)展中的促進(jìn)作用。當(dāng)前良種生產(chǎn)與推廣工作面臨著日益復(fù)雜的各種因素，大多數(shù)良種基地把主要精力放在良種的生產(chǎn)、科研與銷售方面，沒能加強(qiáng)良種檔案管理工作。首先，缺乏有效良種培育檔案管理機(jī)制，沒能加強(qiáng)對檔案收集工作，不能明確基層各部門的檔案匯總與傳遞責(zé)任。其次，數(shù)據(jù)信息的匯總與傳遞不及時(shí)，大量基礎(chǔ)性科學(xué)數(shù)據(jù)有漏洞，數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性低。第三，一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息未能得到及時(shí)有效的存儲(chǔ)，沒能運(yùn)用檔案管理的方法有效的記錄良種培育的全過程，不能把與良種科研相關(guān)的工作信息納入到檔案管理體系，因此影響了后續(xù)良種培育工作有效性，不利于在標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制下提高良種培育效率。由于缺乏科學(xué)的數(shù)據(jù)信息收集機(jī)制，因此導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息未能有效指導(dǎo)未來良好培育，影響良種培育的質(zhì)量。

2）缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。不當(dāng)良種場沒能根據(jù)自身的規(guī)模、科研需要、技術(shù)改革工作的實(shí)際任務(wù)建立檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)用機(jī)制，良種生產(chǎn)培育過程中的各種數(shù)據(jù)信息記錄的不全面、不徹底。一方面良種基地培養(yǎng)的品種繁多，這在很大程度上增加了信息儲(chǔ)存的難度，不少圖片、文字與數(shù)據(jù)資料管理不當(dāng)，造成檔案邏輯混亂，檔案管理無章可循，檔案沒能有效的發(fā)揮實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。還有的良種基地未能建立信息化的檔案存儲(chǔ)與管理機(jī)制，良種基地的檔案管理工作效率較低，良種檔案數(shù)據(jù)信息未能實(shí)現(xiàn)有效的共享，一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息挖掘應(yīng)用不足。當(dāng)前缺乏完整的檔案管理系統(tǒng)，良種基地缺乏專業(yè)的系統(tǒng)軟件，現(xiàn)有的管理軟件的操作難度高，不利于良種管理系統(tǒng)有效推廣，沒能基于檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)信息的有效應(yīng)用，不能在高質(zhì)量的管理體系下輔助良種基地管理質(zhì)量的提升。由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案收集使用制度，因此影響了良種基地各項(xiàng)工作的效率，沒能更好的發(fā)揮各種檔案資源對良種管理工作的促進(jìn)作用。

3）管理人員技術(shù)素養(yǎng)低。檔案管理人員不掌握先進(jìn)水的檔案管理方法，現(xiàn)有的硬件設(shè)備不支持檔案管理工作的有效改進(jìn)，因此制約了良種檔案管理工作科學(xué)的性和有效性。當(dāng)前良種基地用于檔案管理的設(shè)施設(shè)備和技術(shù)方法相對不足，不少良種基地缺乏有農(nóng)業(yè)背景的檔案管理人才，檔案管理工作相對低效。還有的良種基地的效能、通訊條件落后，一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息無法及時(shí)更新，不能針對農(nóng)業(yè)戶需要構(gòu)建專業(yè)的良種工作管理體系與實(shí)現(xiàn)資源共享。現(xiàn)有專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理知識與技術(shù)能力相對落后，沒能加強(qiáng)良種基地檔案管理人員的培訓(xùn)，因此影響良種檔案管理工作高質(zhì)量的開展，不利于達(dá)到促進(jìn)良種檔案管理工作高質(zhì)量和全方位開展的目標(biāo)。

4）技術(shù)設(shè)備手段配置低。提高檔案管理工作有效性，還要提高技術(shù)設(shè)備配置質(zhì)量，有些良種基地沒能加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的配置，不能基于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要建立信息化的檔案應(yīng)用機(jī)制，因此影響了良種基地檔案管理工作質(zhì)量。首先，一些地方良種場缺乏有效的檔案管理設(shè)備，紙制時(shí)代的檔案管理方法占用了大量空間，不利于各種數(shù)據(jù)信息的長期存儲(chǔ)，因此影響良種檔案管理質(zhì)量。還有的良種場沒能在上級支持下加入檔案管理平臺當(dāng)中，因此不利于更好的獲得數(shù)據(jù)信息。其次，由于現(xiàn)有的技術(shù)手段不足，檔案管理工作缺乏技術(shù)設(shè)備的更新工作，良種場更傾向于一次性的配置滿足檔案管理的需要，不注重以發(fā)展的肯光輔助做好檔案管理工作，這在很大程度上導(dǎo)致良種場仍然是檔案信息使用的孤島，沒能在智能化、動(dòng)態(tài)化、互動(dòng)性的檔案管理機(jī)制下發(fā)揮良種場檔案的價(jià)值。

2 改進(jìn)檔案管理的措施

1）完善檔案管理體系。提高良種場檔案管理的有效性，促進(jìn)良種場檔案資源更好指導(dǎo)良種培育工作，基于檔案有效梳理以往工作的得失，還要加強(qiáng)檔案管理工作體系建設(shè)。首先，應(yīng)當(dāng)建立專業(yè)的檔案管理部門，加強(qiáng)對良種場檔案管理工作的認(rèn)識，號召全員上下配合檔案部門做好專門的檔案管理工作，明確階段性的檔案管理工作核心，在良好的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制下明確各部門人員的責(zé)任。其次，構(gòu)建良好的檔案宣傳機(jī)制，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的宣傳工作，促進(jìn)所有人員認(rèn)識到良種檔案的價(jià)值，能夠運(yùn)用檔案展的方式促進(jìn)各部門重視開展檔案管理工作。第三，還要制定良種場檔案管理工作計(jì)劃，明確階段性的檔案管理工作重點(diǎn)，從而推動(dòng)檔案管理的高質(zhì)量實(shí)施，達(dá)到提高良種檔案管理工作質(zhì)量和效率的目標(biāo)。

2）建立檔案管理制度。良種場檔案管理工作應(yīng)當(dāng)明確基本的工作制度，確定具體的工作責(zé)任，從細(xì)節(jié)入手提高良種場檔案管理工作水平，達(dá)到高質(zhì)量和全方位開展檔案管理的目標(biāo)。首先，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化良種場檔案管理工作的責(zé)任分工，明確具體崗位的檔案管理工作職責(zé)，圍繞著育種、科研、技術(shù)引進(jìn)、分銷等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的檔案數(shù)據(jù)收集。其次，注重缺乏科學(xué)化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案管理工作程序，發(fā)揮檔案管理部門的主導(dǎo)作用，在各部門的配合下提高檔案管理的整體效率。第三，還要建立有效的檔案管理審訂機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理問題的梳理，從而促進(jìn)基層提高檔案管理的效率，達(dá)到高質(zhì)量、全方位、綜合化和系統(tǒng)化檔案管理的目標(biāo)。

3）加強(qiáng)專業(yè)人才配置。提高良種檔案管理的有效性，還要加強(qiáng)專業(yè)人才的配置，提高專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作有效性，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員發(fā)揮檔案管理的積極價(jià)值。首先，引導(dǎo)專業(yè)的科研檔案管理人才，強(qiáng)調(diào)依靠專業(yè)技術(shù)人員優(yōu)化檔案管理體系，做好具體檔案管理工作，達(dá)到提高檔案管理水平目標(biāo)。其次，還要對現(xiàn)有技術(shù)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)全員的檔案管理工作意識，基于檔案管理工作的需要明確各崗位的檔案管理職責(zé)與操作方法。第三，對檔案管理直接責(zé)任人和相關(guān)工作參與人員進(jìn)行績效考評，重點(diǎn)評定檔案管理工作的績效，針對檔案管理中的問題與漏洞進(jìn)行必要約談，從而建立良好的檔案管理體系，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。更好的在專業(yè)技術(shù)人員的指導(dǎo)下高效的開展檔案管理工作。

4）提高軟硬件的水平。做好良種場的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化軟硬件配置，強(qiáng)調(diào)依靠專業(yè)的技術(shù)手段提高良種場檔案管理工作效率。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理軟件的建設(shè)工作，注重建立和開發(fā)專業(yè)的良種科研檔案管理工作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享和科學(xué)傳遞，基于軟件系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)化存儲(chǔ)和有效糾錯(cuò)。其次，加強(qiáng)檔案管理硬件的配置工作，強(qiáng)調(diào)良種場檔案的電子化存儲(chǔ)，按照檔案管理工作的計(jì)劃逐年引進(jìn)設(shè)備，從而達(dá)到提高檔案管理工作有效性，解決檔案管理現(xiàn)實(shí)問題的目標(biāo)。第三，還要提高檔案共享的安全性，注重劃分檔案應(yīng)用的權(quán)限，更好的發(fā)揮檔案資源的服務(wù)價(jià)值，促進(jìn)全員提高檔案管理參與的積極性。

3 結(jié)論

做好良種場的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)形成完善的檔案管理工作體系，豐富檔案管理工作的技術(shù)手段，在完善檔案管理工作規(guī)劃的基礎(chǔ)上體現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值，從而滿足基層良種培育對各種檔案數(shù)據(jù)的需要。

參考文獻(xiàn)

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