淺談事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式

宋博

摘 要：隨著時代的進(jìn)步及我國經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也在日趨進(jìn)步，但由于事業(yè)單位是國家公益機構(gòu)，所存有的檔案數(shù)量龐大，在檔案管理模式的進(jìn)步中仍存在許多問題，在一定程度上，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，所以對事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，可以提高檔案管理的效率，并在檔案的應(yīng)用中能夠?qū)崿F(xiàn)方便、快捷，從而為事業(yè)單位的檔案查詢帶來方便。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

事業(yè)單位是一個人數(shù)眾多的機構(gòu)，所需要的檔案管理機構(gòu)也相對較多，如何提高檔案管理工作的效率是事業(yè)單位急需解決的問題，隨著電子技術(shù)的普及，電子信息檔案的廣泛應(yīng)用，在一定程度上推動了事業(yè)單位在檔案管理的工作中進(jìn)行改革，但如何更科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理仍是事業(yè)單位檔案管理工作人員面臨的困難，本文針對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式進(jìn)行探討，希望可以為相關(guān)單位及人員提供參考。

1 檔案管理的概念及特征

檔案管理是指對檔案實體和信息進(jìn)行管理并提供各種服務(wù)的總稱，檔案也涵蓋了行政檔案、技術(shù)檔案、人事檔案、安全監(jiān)察檔案及組織交辦保管的檔案。具有服務(wù)性、保密性和政治性等特征，是國家行政事業(yè)單位不可缺少的重要組成部分。其主要職責(zé)是管理行政事業(yè)單位的各種人員信息、政策方案等。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏對檔案管理的重視

部分事業(yè)單位在發(fā)展的過程對檔案管理方面沒有引起足夠的重視，缺乏對檔案管理相關(guān)法律的認(rèn)識。檔案管理作為國家重要的項目，是我國珍貴財富的重要組成部分。由于部分事業(yè)單位在長期的發(fā)展過程中對檔案管理缺乏足夠認(rèn)識，造成事業(yè)單位在運行的過程中沒有對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，使得單位內(nèi)部各項工作無法正常開展，給事業(yè)單位未來發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。

2.2 檔案管理基礎(chǔ)薄弱

現(xiàn)階段我國事業(yè)單位在檔案管理的基礎(chǔ)方面較為薄弱，即便部分事業(yè)單位設(shè)立了檔案管理的相關(guān)制度，但在發(fā)展的過程中事業(yè)單位的管理者并未將檔案管理放在日常工作的重要規(guī)劃中去，造成制度形同虛設(shè)。

2.3 檔案管理設(shè)施相對落后

由于我國事業(yè)單位對檔案管理的長期不重視，加上對管理方面的資金投入較少，造成部分事業(yè)單位在檔案管理設(shè)施上較為落后，事業(yè)單位的檔案管理庫環(huán)境較差，空氣流通性差，內(nèi)部重要檔案沒有獨立的存放庫，經(jīng)過長時間的發(fā)展，單位內(nèi)部的檔案會受到外界環(huán)境的影響，遭到污損，對單位后期材料的使用帶來了負(fù)面影響。

2.4 檔案管理人員整體素質(zhì)較低

在檔案管理工作落實期間，事業(yè)單位對于檔案管理工作并未給予足夠重視，這便導(dǎo)致在人員配備方面欠缺合理性，并且許多檔案管理部門都不滿足專業(yè)性的要求，在檔案管理技術(shù)方面也存在較多地問題。其次，盡管部分部門對檔案管理工作給予了重視，但是培訓(xùn)工作的開展質(zhì)量卻并未達(dá)標(biāo)，而在管理人員頻繁調(diào)動的就業(yè)環(huán)境下，也很難使檔案管理工作整體效率與素質(zhì)提升，因此便出現(xiàn)了檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)水準(zhǔn)不足的現(xiàn)狀，使得檔案管理工作的質(zhì)量難以得到應(yīng)有的保障。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式

3.1 建立健全檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理是一項較大的工作項目，應(yīng)采用科學(xué)合理的管理方法進(jìn)行集中管理，這樣才能節(jié)省管理成本，使檔案查詢變得高效。作為檔案的管理機構(gòu)應(yīng)及時對管理工作完善管理制度，沒有規(guī)矩不成方圓，同樣在檔案管理的過程中如果沒有完善的管理制度那么將使管理工作變得混亂。 事業(yè)單位各個單位及機構(gòu)復(fù)雜，所建立的檔案系統(tǒng)也相對繁雜，如何將檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理要確保各個機構(gòu)的可行性。同時作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視自身單位的檔案管理建設(shè)，使檔案管理工作得到認(rèn)可，從而加快事業(yè)單位的發(fā)展。另外，在檔案管理制度的建設(shè)中應(yīng)該設(shè)立懲罰機制，在檔案管理中對積極工作及作出先進(jìn)表率的人應(yīng)進(jìn)行合理獎賞，對在工作中工作消極怠工及對檔案造成損壞的人員進(jìn)行處罰，使檔案管理充滿彈性，從而促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

3.2 對檔案進(jìn)行信息化管理

隨著科技水平的不斷提高，很多企業(yè)在檔案管理中將檔案信息進(jìn)行電子信息化處理，通過電子信息化處理檔案使檔案管理變得更為規(guī)范，并提高企業(yè)檔案管理的效率。事業(yè)單位也就應(yīng)該適應(yīng)時代的變化，將事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子信息化處理，對事業(yè)單位的管理水平將有很大一步的提升。檔案信息化能減少資源的浪費，并有利于檔案信息的共享，使事業(yè)單位對員工的信息可以快速查閱，同時電子信息具有較高地穩(wěn)定性，與紙質(zhì)檔案不同，不會輕易損壞及丟失，從而為事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行了優(yōu)化。目前事業(yè)單位的檔案管理仍處在改革過程中，紙質(zhì)檔案并沒有全部進(jìn)行電子信息化處理，所以事業(yè)單位管理者應(yīng)該結(jié)合自身單位的實際情況進(jìn)行科學(xué)有效的檔案管理，并循序漸進(jìn)的將檔案進(jìn)行電子信息化處理，從而為事業(yè)的單位的整體檔案管理水平提升做出貢獻(xiàn)。

3.3 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

事業(yè)單位管理工作離不開工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，所以管理人員應(yīng)該以身作則，提高自身的工作素養(yǎng)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。隨著電子信息化的發(fā)展，工作人員應(yīng)認(rèn)識到電子化檔案信息的優(yōu)勢及重要性并能夠積極的參與到學(xué)習(xí)電子化檔案處理方法的培訓(xùn)中，使自身的業(yè)務(wù)水平得到提高，并為事業(yè)單位創(chuàng)造價值。同時檔案管理人員應(yīng)該學(xué)會電子信息檔案下的管理制度，使電子檔案的管理更科學(xué)合理有制度可遵循。

3.4 增強事業(yè)單位檔案的保密性

事業(yè)單位是國家機關(guān)舉辦，所以事業(yè)單位中的檔案不乏機密性檔案，檔案管理人員應(yīng)提高自身的安全意識，將機密性檔案進(jìn)行嚴(yán)格把控，做好機密性保管。同時，事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的檔案保管室，使無關(guān)人員及非管理人員禁止進(jìn)行查看，提高機密檔案的安全性，為事業(yè)單位的檔案安全提供庇護(hù)。

4 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理是相對復(fù)雜的工作項目，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位也在不斷進(jìn)步，相應(yīng)的檔案管理水平也應(yīng)跟上時代的腳步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在一定程度上浪費了紙質(zhì)資源，并在檔案的應(yīng)用中不能提供較高地工作效率，檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)跟上時代的發(fā)展，從而為事業(yè)單位的發(fā)展，及國家經(jīng)濟的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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