探尋影響事業(yè)單位檔案質(zhì)量的若干因素及其應(yīng)對方法

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會對于事業(yè)單位的要求越來越高。事業(yè)單位在發(fā)揮自身社會職能作用的同時，要做好內(nèi)部管理工作，以最良好的姿態(tài)面向社會，服務(wù)社會。檔案管理，是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容。提升單位檔案管理的質(zhì)量，是新的社會形勢下事業(yè)單位面臨的一大挑戰(zhàn)。明確影響事業(yè)單位檔案質(zhì)量的因素，采取具有針對性的管理對策，才能促進事業(yè)單位的長期發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；影響因素；對策

科學(xué)合理的檔案管理工作，有利于事業(yè)單位內(nèi)部各項工作的協(xié)調(diào)，更有利于事業(yè)單位的高效動作。強化事業(yè)單位的檔案管理力度，端正檔案管理的態(tài)度，才能讓檔案管理行為規(guī)范化，檔案管理成果豐富化。找到影響事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的因素，明確發(fā)展方向，才能更好地開展檔案管理工作。

1 影響事業(yè)單位檔案質(zhì)量的因素

1.1 重視程度因素

事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度，直接影響著檔案管理人員的工作積極性與最終的檔案管理質(zhì)量。目前，很多事業(yè)單位的管理者沒能正確認(rèn)知檔案管理工作，在這些管理者眼中，檔案管理工作不能帶來直接效益，無益于單位的發(fā)展。錯誤的檔案管理觀念，讓檔案管理工作被歸在日常工作之外，確保檔案不丟失，秘密文件不外傳就成為了檔案管理工作的目標(biāo)。管理者對于檔案管理工作的忽視，使很多事業(yè)單位的檔案管理工作成為應(yīng)付差事的一種存在，并沒能利用檔案管理工作方便日常行政工作。

1.2 硬件設(shè)施因素

充足且現(xiàn)代化的硬件設(shè)施是做好單位檔案管理工作的基本前提，配套的硬件設(shè)施是檔案管理工作實施的最基本條件。大多數(shù)事業(yè)單位具有整體性強、規(guī)范性強的硬件設(shè)施，但硬件的數(shù)量與硬件的現(xiàn)代化程度與相關(guān)要求相差較遠(yuǎn)。一些事業(yè)單位將檔案管理辦公室與普通的辦公室混為一談，防火、防潮與防盜性能不佳。還有事業(yè)單位的檔案管理室就像是雜物室，不僅檔案管理柜規(guī)格不統(tǒng)一，辦公設(shè)施還存在老化現(xiàn)象。手工化的檔案管理工作模式仍然存在于少數(shù)事業(yè)單位中，資料在被反復(fù)調(diào)用后損壞嚴(yán)重，無法正常使用。

1.3 管理水平因素

與普通的單位、企業(yè)相比，事業(yè)單位的檔案管理工作受政策影響較大，只有具有較強思想政治覺悟的人才能擔(dān)此重任。檔案管理工作，是一項技術(shù)工作，對于檔案管理工作人員的專業(yè)水平要求較高。然而，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員除了檔案管理工作之外，還有其它事物要打理，沒有精力做好檔案管理工作。自身素質(zhì)不足，也影響了檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)定性。檔案管理人員的業(yè)務(wù)不精，會影響檔案歸檔整理質(zhì)量，檔案信息的分類不精準(zhǔn)，保管期限劃分不科學(xué)，立卷歸檔不及時，都會造成檔案管理工作質(zhì)量下降。

1.4 檔案管理的體制與制度不健全

首先，相關(guān)的單位并沒有制訂有效的檔案管理規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)，雖然某些單位制定了相關(guān)的規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)，但其可操作性較差，并沒有認(rèn)真的去完成，形同虛設(shè)。此外，部分單位檔案工作沒有實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)不明確等，這便導(dǎo)致各個部門之間無法進行有效地溝通，使每個各部門之間的關(guān)聯(lián)性不大，互相扯皮，也沒有專業(yè)的部門去負(fù)責(zé)管理這方面。

2 做好事業(yè)單位檔案管理工作的對策

在明確了影響事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的因素之后，就要結(jié)合這些因素與不足去開發(fā)符合事業(yè)單位檔案管理發(fā)展需求的策略。下面，是筆者提出的幾點建議：

2.1 加強對檔案管理工作的重視力度

給予檔案管理工作足夠的重視，才能促進事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量提高。事業(yè)單位的各級管理人員應(yīng)當(dāng)更新個人檔案管理工作觀念，給予檔案管理工作足夠的重視與支持，將檔案管理工作納入到事業(yè)單位日常日程體系之中。

其一，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立一個檔案管理工作的專門管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)人要對事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作進行定期監(jiān)督與實時監(jiān)督。其二，建立一套完整的檔案管理人員管理與考核制度，調(diào)動起檔案管理工作者的工作觀念，意識到個人工作的重要性。從事業(yè)單位的性質(zhì)與具體工作內(nèi)容出發(fā)制作考核細(xì)則，更能突出考核工作的價值。其三，明確事業(yè)單位自身的評價標(biāo)準(zhǔn)體系。結(jié)合國家檔案管理工作的要求，不斷優(yōu)化單位內(nèi)部的檔案質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，并落實到檔案管理工作的實踐中去。

2.2 加大檔案管理工作的投入力度

充分重視與大力支持檔案管理工作，最重要的就是加強人力、物力與財力的投入力度，保障檔案管理工作能夠有效實施。改革單位內(nèi)部檔案管理工作的硬件設(shè)施配置，才能給單位檔案管理工作的優(yōu)化提供動力。檔案管理工作具有復(fù)雜性、專業(yè)性與保密性，在建設(shè)檔案管理辦公室時要符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。打破一個無用屋子或者倉庫就可以作為檔案管理室的老觀點，在選擇檔案管理室時，要避開建筑物的最底層，更要加固門窗，保證安全。檔案管理室與監(jiān)控辦公室應(yīng)當(dāng)有明確的分界，采購規(guī)格統(tǒng)一、符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理柜，才能讓檔案資料得到統(tǒng)一管理。

2.3 重視檔案管理工作信息化改革

信息技術(shù)的快速發(fā)展，讓檔案管理工作的信息化成為必然方向。檔案管理工作的信息化，是事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作的重要目標(biāo)。每一個事業(yè)單位要重視檔案管理工作的時效性與準(zhǔn)確性，能夠有效傳遞信息的檔案管理工作，才是有價值的。信息化的檔案管理工作需要得到計算機相關(guān)設(shè)備的支持，像計算機、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代辦公設(shè)備都是必不可少的。辦公人員要利用這些辦公設(shè)施將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為圖片檔案，以電子文件的形式存儲在計算機或者云空間之中。保密應(yīng)當(dāng)保密的檔案資料，與社會大眾分享可以公開性的檔案資源，提高檔案的利用價值。

2.4 打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍

事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，大大提高了對檔案管理工作者個人專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)的要求。建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的重中之重。事業(yè)單位在選擇檔案管理工作人員時，要先考察其職業(yè)素養(yǎng)與政治素養(yǎng)，能夠做好熱愛檔案管理工作，忠于檔案管理工作規(guī)范的人員，才能擔(dān)此大任。除此之外，最好選擇檔案管理專業(yè)人員，具有豐富的專業(yè)知識與檔案管理工作經(jīng)驗，才能勝任專業(yè)的檔案管理工作。做好檔案管理人員的定期培訓(xùn)工作，在良好的基礎(chǔ)上進行多次提升，有利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3 結(jié)語

綜上所述，全面分析事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理工作，確定檔案管理工作質(zhì)量的影響要素，才能具有全面的檔案管理理念，明確日常工作重點。事業(yè)單位只有給予檔案管理工作足夠的重視，加強人力與物力的投入，才能取得良好的改革效果。

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作者簡介

趙妍（1982-），女，漢族，山東棗莊，大學(xué)本科，館員。