人力資源檔案管理存在的問題及措施

楊紅雨

摘 要：人力資源管理是指通過(guò)經(jīng)濟(jì)學(xué)和人本思想理念的共同指導(dǎo)，對(duì)于企業(yè)組織內(nèi)的勞動(dòng)員工進(jìn)行如人力資源規(guī)劃、員工的招聘與培養(yǎng)等諸多方面的合理配置。要做到具有極高成熟度的人力資源管理，必須重視人力資源檔案的收納與集中整理。本文將圍繞人力資源檔案管理存在的問題及措施進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；企業(yè)組織

1 引言

人力資源管理是通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的科學(xué)合理的勞動(dòng)人員分工配置管理以達(dá)到最具優(yōu)勢(shì)化的企業(yè)管理效果、構(gòu)建成熟的企業(yè)人事系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)。人力資源管理其中的檔案管理，總結(jié)個(gè)人的工作經(jīng)歷、思想品德和任職情況等方面，為企業(yè)組織的工作分工提供依據(jù)。下面，筆者將圍繞著人力資源檔案管理存在的問題及措施進(jìn)行探究。

2 人力資源檔案管理存在的問題

2.1 企業(yè)組織缺乏對(duì)人力資源檔案管理的重視

目前企業(yè)內(nèi)部管理存在只重視利益和員工績(jī)效、忽略了員工檔案保存管理的重要性，由于企業(yè)組織缺乏對(duì)人力資源檔案管理的重視，造成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不能夠良好的以人力資源檔案為依據(jù)對(duì)員工進(jìn)行管理，企業(yè)人力資源得不到有效整合，直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 人力資源檔案管理硬件設(shè)備不到位

人力資源檔案管理在多數(shù)企業(yè)組織中得不到有力的硬件支撐，員工的原始檔案多以紙質(zhì)為主，長(zhǎng)時(shí)間的使用和保存不當(dāng)，直接造成人力資源檔案字跡模糊不清、頁(yè)面霉變蟲噬等現(xiàn)象，人力資源檔案管理硬件設(shè)備的缺乏，降低了檔案存儲(chǔ)管理質(zhì)量，影響檔案的可查性。

2.3 企業(yè)組織內(nèi)部缺乏對(duì)人力資源檔案的真實(shí)性考究

人力資源檔案是員工個(gè)人的相關(guān)任職履歷的總合，對(duì)企業(yè)組織領(lǐng)導(dǎo)層的人力資源管理決策有極大參考價(jià)值。人力資源檔案中存在個(gè)別員工為一己私利而檔案造假現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)組織內(nèi)部管理產(chǎn)生極大迷惑性，人力資源檔案的真實(shí)性直接影響企業(yè)內(nèi)部發(fā)展。

3 如何有效解決人力資源檔案管理存在的問題

3.1 加強(qiáng)企業(yè)組織間對(duì)人力資源檔案管理的重視

企業(yè)組織是人力資源檔案管理和利用的有利平臺(tái)，加強(qiáng)企業(yè)組織間對(duì)人力資源檔案管理的重視，深化人力資源檔案管理改革，是解決人力資源檔案管理存在問題的最主要手段。以大型國(guó)有企業(yè)的人力資源檔案管理為例進(jìn)行說(shuō)明，大型國(guó)有企業(yè)的員工眾多，人力資源檔案類目繁多，人事檔案管理尤為重要。對(duì)比，大型國(guó)有企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)人員的人力資源檔案管理重視意識(shí)培育，召開領(lǐng)導(dǎo)層人力資源檔案管理知識(shí)培育大會(huì)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員與基層員工的人事信息交流，獲取更有利的人力資源檔案管理信息，并針對(duì)性制定大型國(guó)有企業(yè)人事檔案管理方針政策，加緊將科學(xué)合理的人力資源檔案管理政策落實(shí)到企業(yè)的各個(gè)部門，構(gòu)建成熟有度的人力資源檔案管理體系，保證員工的個(gè)人信息安全，更為企業(yè)的用人方面提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)保障。

3.2 更新人力資源檔案管理設(shè)備

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理多以紙質(zhì)檔案為主，其存在保效時(shí)短、不耐貯藏，天氣潮濕時(shí)紙質(zhì)易濕，造成人力資源檔案字跡不清、不可查等顯著缺點(diǎn)，針對(duì)此情況，企業(yè)組織應(yīng)及時(shí)更新人力資源檔案管理設(shè)備。以學(xué)校人力資源檔案管理為例，學(xué)校部門員工更新?lián)Q代速度較快，人力資源檔案數(shù)據(jù)繁多，且其工作性質(zhì)決定需要經(jīng)常性地查找人力資源檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易丟失，大大影響了學(xué)校方面人力資源檔案查找的效率。學(xué)校部門人力資源檔案管理應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)人力資源檔案管理方式，利用信息技術(shù)設(shè)備，建立起完備的人力資源檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)人力資源檔案管理總表的建設(shè)，將學(xué)校教職員工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等多方面?zhèn)€人檔案信息歸納統(tǒng)一，為教職員工的晉升、職業(yè)變遷提供數(shù)據(jù)分析支撐。同時(shí)，以高度成熟人事資源檔案查詢體系建立，學(xué)校人力資源管理部門可以通過(guò)關(guān)鍵詞如某教師名字等，快速高效地查找到該教師相應(yīng)的檔案，大大提高了學(xué)校人力資源管理部門的工作效率。新人力資源檔案管理方式，通過(guò)高新技術(shù)設(shè)備的支撐，以獨(dú)有的科學(xué)智能化管理，使人力資源檔案拋棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的繁重，以整齊輕便的形式，兼具高效可查性，推動(dòng)人力資源檔案管理的再升級(jí)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案的考察

人力資源檔案因其自身特質(zhì)，成為企業(yè)組織工作調(diào)整的重要數(shù)據(jù)論斷，也正由此，不少員工為加強(qiáng)自身任職履歷的含金量，對(duì)人力資源檔案造假，造成了企業(yè)組織人力資源管理缺乏真實(shí)可靠性。以銀行內(nèi)部的人力資源檔案管理為案例進(jìn)行分析，銀行的工作性質(zhì)嚴(yán)肅，對(duì)人力資源檔案管理更為嚴(yán)格，要求保證其真實(shí)性和可究性。銀行內(nèi)部要設(shè)置專門人力資源檔案管理室，派設(shè)專門人員，定期對(duì)銀行員工的檔案進(jìn)行審核，保證員工檔案材料的齊全性、真實(shí)性、規(guī)范性。同時(shí)，對(duì)于歸檔的人力資源檔案管理材料要審查公章，對(duì)于未蓋印公章的人力資源檔案管理材料要予以駁回。銀行人力資源檔案復(fù)印件的管理也要加以重視，必須以銀行公章加印及檔案復(fù)印件的出處、時(shí)間、原件所在三個(gè)方面共同保證，加強(qiáng)銀行員工人力資源檔案的真實(shí)可靠性，為銀行工作調(diào)度提供有力的數(shù)據(jù)信息支撐。以銀行專門部門對(duì)人力資源檔案的真實(shí)性核查，推動(dòng)銀行內(nèi)部人力資源的有效整合，有利于銀行人力資源管理的改革完善。

4 總結(jié)

人力資源管理是順應(yīng)經(jīng)理時(shí)代發(fā)展要求對(duì)企業(yè)人力資源進(jìn)行調(diào)整規(guī)劃，構(gòu)建完備成熟的人力資源檔案管理體系，以強(qiáng)有力的人力資源檔案管理優(yōu)勢(shì)規(guī)范企業(yè)的人力資源利用，為企業(yè)人事用度提供考察依據(jù)，在人事管理角度推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。

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