芻議事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

千麗萍

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步發(fā)展，國家行政體制改革的進(jìn)程也在不斷加快，而事業(yè)單位的人力資源管理工作也成為當(dāng)前改革過程中的一項(xiàng)重要任務(wù)，其中人事檔案作為人事部門管理活動的一種機(jī)密文件資料，其管理工作質(zhì)量也直接影響著事業(yè)單位的工作開展，基于此，本文闡述了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，分析了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，并提出了事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)施策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理

人事檔案是記載事業(yè)單位干部職工基本家庭情況、 學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、工作考核以及職務(wù)晉升任免等情況的重要載體，也是事業(yè)單位開展人事調(diào)動、薪資調(diào)整、考核獎懲和培訓(xùn)選拔等工 作的重要參考依據(jù)，做好事業(yè)單位的人事檔案管理也是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，因而有必要緊跟國家行政體制改革的腳步，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理建設(shè)情況研究和對策研究，不斷提高事業(yè)單位人事檔案管理的有效性。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.1 人力資源結(jié)構(gòu)的改善

人力資源機(jī)構(gòu)的科學(xué)合理直接關(guān)系到事業(yè)單位的工作開展?fàn)顩r，現(xiàn)階段隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位工作模式以及用人方式的改變也使得其人力資源結(jié)構(gòu)發(fā)生了一定的變化，人事檔案作為記錄這些變化的重要載體在優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)上具有重要的作用，事業(yè)單位的人才選擇和調(diào)動大多也需要依據(jù)人事檔案管理中的信息進(jìn)行，從而大幅度的提高事業(yè)單位對人力資源的運(yùn)用效率，真正改善現(xiàn)階段事業(yè)單位的人力資源結(jié)構(gòu)。

1.2 人事檔案管理對人事調(diào)動的作用

我國的事業(yè)單位在工作開展中時(shí)常需要人員調(diào)動，為了保證調(diào)動人員符合崗位的實(shí)際需求一般會對被調(diào)動人員的工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷進(jìn)行全面的了解，并分析該人員的性格和才能是否能夠適應(yīng)該項(xiàng)工作，這就需要借助于人事檔案中的相關(guān)信息作為主要依據(jù)進(jìn)行分析，以便促進(jìn)人事調(diào)動的順利進(jìn)行。

1.3 人事檔案管理對個人能力進(jìn)行全面分析

人事檔案中記錄的內(nèi)容包括個人的學(xué)習(xí)情況、發(fā)展歷程以及教育程度等各方面，因而事業(yè)單位可以通過檔案中記錄的相關(guān)內(nèi)容對個人能力進(jìn)行全面的分析，也可以有針對性的個體進(jìn)行培訓(xùn)工作，以便提高人才的培養(yǎng)效率。

1.4 個人考評任用的信息基礎(chǔ)

事業(yè)單位中進(jìn)項(xiàng)調(diào)動或者升職最主要的依據(jù)就是績效考核，而個人的考核也直接關(guān)系到個人的最終利益，借助人事檔案可以對個人評估以及考核提供出足夠的條件，而且還能夠?qū)⒖己私Y(jié)果記錄到檔案當(dāng)中，以便進(jìn)一步判斷個人的工作能力，以便進(jìn)行個人考評。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在問題

2.1 對檔案管理認(rèn)識不足

大部分人認(rèn)為人事檔案管理工作比較繁瑣，工作任務(wù)又重，但是并不會給事業(yè)單位的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的幫助，因而經(jīng)常會在工作中忽視人事檔案管理，存在嚴(yán)重的滯后性和形式化現(xiàn)象，隨著事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展，人事檔案管理工作的不斷也在不斷的暴露出來。

2.2 檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理

現(xiàn)階段很多事業(yè)單位由于不重視人事檔案的管理，導(dǎo)致其在收集歸檔過程中存在執(zhí)行不嚴(yán)格、制度不健全的現(xiàn)象，出現(xiàn)檔案材料不真實(shí)的情況，這主要也是因?yàn)闄n案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

事業(yè)單位的人事檔案管理工作是一項(xiàng)比較系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，一般來說需要要求檔案管理人員對檔案室的內(nèi)一份檔案材料有個全面的了解和掌握，以便能夠根據(jù)單位工作的實(shí)際需要及時(shí)的增添材料，保證檔案材料的完整性，但是很多事業(yè)單位存在的檔案管理人員素質(zhì)不高的問題使其在實(shí)際工作的開展中對檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，影響了人事檔案管理工作水平的提高。

2.4 人事檔案管理信息化建設(shè)有待完善

信息時(shí)代的來臨以及先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代事業(yè)單位在實(shí)際建設(shè)中也進(jìn)行了相應(yīng)的信息化建設(shè)，在人事檔案管理中大多也已經(jīng)配備了相應(yīng)的“人事檔案管理系統(tǒng)”，但是由于對其認(rèn)識程度不高，導(dǎo)致大部分系統(tǒng)只是簡單的對員工信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)，而未對員工的生活、工作等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，因而無法真正發(fā)揮人事檔案管理的信息水平。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)施策略

3.1 加強(qiáng)政策宣傳，提高對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識

要想提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性，首先就是要加強(qiáng)事業(yè)單位管理人員對其的重視程度，因而要加強(qiáng)相關(guān)政策宣傳工作，提高事業(yè)單位中各級領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對人事檔案管理工作的認(rèn)識，并將人事檔案管理工作納入到事業(yè)單位日常行政管理工作中。相關(guān)的管理人員還需要加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，做好日常人事檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督考核等各項(xiàng)工作，從上到下提高事業(yè)單位整體人員對人事檔案管理工作的認(rèn)識。

3.2 完善檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)

人事檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)主要就是為其管理工作的開展?fàn)I造一個良好的環(huán)境，比如可以創(chuàng)建專用檔案庫房，并配備優(yōu)質(zhì)的檔案柜，分類對檔案進(jìn)行收集；同時(shí)，還要配備一些消防設(shè)施等安全設(shè)備，定期檢查庫房并進(jìn)行除濕。

3.3 進(jìn)行人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案管理人員是實(shí)施管理工作的主要力量，直接關(guān)系到管理工作的有效性，因而需要進(jìn)行人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，首先好就是要吸納社會上專業(yè)素質(zhì)較高的綜合素質(zhì)人才；其次就是要對在崗人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容包括專業(yè)知識、安全知識、管理知識等各方面，以便更好的推進(jìn)人事檔案管理工作的開展。

3.4 形成完善的管理制度

規(guī)章制度的完善是保證工作開展合理性、有序性的重要方式，在事業(yè)單位的人事管理工作中，需要各級領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合單位的實(shí)際情況制定完善的管理制度，以嚴(yán)格的要求為支撐，防止出現(xiàn)虛假檔案材料，保證人事檔案管理的有效性。

3.5 強(qiáng)化人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要標(biāo)志，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，信息化的建設(shè)不僅能夠保證檔案材料的質(zhì)量，還能夠節(jié)省勞動成本，同時(shí)，建立完善的人才信息資源庫才能夠更好的對這些資源進(jìn)行合理的利用。傳統(tǒng)的檔案材料一般是紙質(zhì)，長時(shí)間的儲存可能會因外界環(huán)境的變化導(dǎo)致材料出現(xiàn)破損，而信息化的建設(shè)可以通過數(shù)字化檔案延長其壽命，查找過程中利用關(guān)鍵詞檢索的方式也能夠大大提高工作效率，而且利用互聯(lián)網(wǎng)還能夠在社會范圍內(nèi)共享一些不需要保密的人才信息，以便為現(xiàn)代社會的建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的人才。

4 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步發(fā)展更加注重人力資源的管理工作，事業(yè)單位的人事檔案管理工作水平的提升也體現(xiàn)出國家行政體制改革的成效，因而，需要事業(yè)單位的各級領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員重視起人事檔案管理工作對現(xiàn)階段事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要作用，在實(shí)際的工作開展中能夠全面加強(qiáng)人事檔案管理工作的有效性，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳順榮.簡述事業(yè)單位人事檔案管理的特征及作用[J].蘭臺內(nèi)外，2018（08）：23-24.

[2]樊欣.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].財(cái)會學(xué)習(xí)，2018（02）：173+175.

[3]郭婷婷.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業(yè)，2016（01）：37+39.