學校檔案管理工作中電子檔案的應用探析

劉慰

【摘要】步入新時代以來，我國現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，對于我國居民的生活質(zhì)量產(chǎn)生了關(guān)鍵性的影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)在各個領(lǐng)域當中應用，都實現(xiàn)了行業(yè)內(nèi)的發(fā)展變革，提高工作效率。在學校的檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)，能夠生成電子檔案，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)學校的現(xiàn)代化管理，還能夠減輕相關(guān)工作人員的工作負擔。因此本文就學校檔案管理工作中的電子檔案應用展開了研究，主要描述了電子檔案應用的必要性以及提高電子檔案應用水平的措施，以供參考。

【關(guān)鍵詞】學校;檔案管理工作;電子檔案應用

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展推動了我國的行業(yè)發(fā)展與變革，在不同領(lǐng)域當中應用現(xiàn)代信息技術(shù)，都促進了行業(yè)發(fā)展水平的提升。在學校的檔案管理工作當中，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用，通過電子信息技術(shù)的應用，能夠生成電子檔案，通過電子檔案的應用，大幅度提升了學校檔案管理工作的效率，因此針對電子檔案的應用效果展開研究十分有必要。

一、在學校檔案管理工作中應用電子檔案的必要性

（一）時代發(fā)展的要求

步入新時代以來，我國社會經(jīng)濟獲得了飛速的發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)就是基于我國當前的社會背景而發(fā)展的一種高新技術(shù)。在教育行業(yè)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，除了在日常的教學當中實現(xiàn)多媒體教學、自動化辦公等工作，還能夠在學校的檔案管理工作中實現(xiàn)電子檔案的管理。電子檔案能夠降低檔案管理的工作量，提高工作效率，在社會發(fā)展飛速的當下，效率成為了很多工作追求的重要元素之一，通過電子檔案的應用能夠高效完成工作，因此可以說電子檔案的應用也是時代發(fā)展的要求。

（二）是學校實現(xiàn)長遠發(fā)展的需求

對于一個學校來說，發(fā)展決策是學校未來發(fā)展方向的重要參考，是否能夠正確決策關(guān)乎到學校未來的發(fā)展歷程，但是在制定決策的過程中必須要有充足的數(shù)據(jù)支持。如果在學校面臨機遇和挑戰(zhàn)的過程中能夠具有充足的數(shù)據(jù)支持，將會直接提升學校發(fā)展政策制定的準確性，那么就能夠促進學校在未來一段時間之內(nèi)實現(xiàn)穩(wěn)定長遠發(fā)展。而學校的檔案信息則是學校決策信息支持的重要來源，實現(xiàn)檔案的管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)的充分整合，幫助學校做出正確的發(fā)展決策方向。

（三）提高檔案管理效率的要求

學校在進行提倡的教學、科研以及管理工作的過程中，會產(chǎn)生大量的文字資料、教學檔案以及學籍檔案等材料，而這些材料對于學校的發(fā)展和進步會產(chǎn)生十分深遠的影響，因此具有高度的保存價值和使用價值。但是傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中具有一定的封閉性，這些檔案的參考性以及重要的資料都沒有辦法被有效發(fā)掘，但是通過電子信息檔案，這些電子資料的歸檔和查閱變得更加簡答，重要的數(shù)據(jù)很容易就可以被提取出來，充分發(fā)揮了檔案的重要作用，促進了學校的長遠發(fā)展。

二、提高學校電子檔案管理水平的建議

（一）樹立起正確的電子檔案管理理念

對于當前我國大部分學校來說，提高電子檔案管理水平的重要措施就是樹立起正確的電子大方案管理理念，管理層要充分認識到電子檔案管理的便捷性以及重要性，加強對于電子檔案管理工作的重視，同時積極宣傳電子檔案管理的重要性，并通過會議、講座等形式讓學校全體教職工都能夠認識到電子檔案管理的重要性。在進行電子檔案管理工作的過程中，要注意嚴抓電子檔案管理工作的側(cè)重點，探究符合學校運行實際情況的電子檔案管理模式。此外，學校還需要通過督促、激勵等形式來調(diào)動工作人員的積極性，保障電子檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）完善電子檔案管理工作制度

電子檔案管理的過程中，建立健全電子檔案管理工作機制是十分重要的，為此，各地區(qū)和學校要在充分遵循國家相關(guān)部門頒布的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件的基礎(chǔ)上，結(jié)合地區(qū)與學校的發(fā)展實際，建立健全相關(guān)的電子檔案管理規(guī)章制度。為此，學校首先要做到權(quán)責明確，給予相關(guān)工作人員管理員的權(quán)限，并明確不同工作人員在電子檔案管理過程中的具體責任，一旦電子檔案管理過程中出現(xiàn)了問題，就可以直接對對應的工作人員進行問責，通過這種方式能夠有效防止電子檔案出現(xiàn)丟失、篡改等問題。此外，學校在完善相關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，還要對于新增的電子檔案類型進行明確的定位，并準確歸類，使學校工作當中出現(xiàn)的黨政活動、教學以及科研相關(guān)資料能夠準確歸檔，提高電子檔案管理工作的準確性和工作效率。

（三）加大對于電子檔案管理監(jiān)督的力度

為了提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，對于電子檔案管理工作進行監(jiān)督也是十分必要的。為此，學校首先就要采取不定期檢查的方式，檢查工作人員的工作情況，主要監(jiān)督工作人員信息錄入方面的及時性，同時檢查工作人員對于電子檔案的分類和規(guī)章的情況，并將這些內(nèi)容同工作人員的績效考核直接掛鉤，提高工作人員在主觀上的工作積極性，同時保障學校電子檔案管理的準確性與真實性，充分發(fā)揮電子檔案的作用。除此之外，學校還要針對電子檔案管理工作制定相關(guān)的獎懲措施，對于能夠及時準確完成工作的工作人員，學校要給予肯定并給予一定的物質(zhì)獎勵，樹立起榜樣，激發(fā)工作人員的積極性，同時對于工作拖拉，工作質(zhì)量不高的工作人員，學校要進行嚴格的懲罰，杜絕工作態(tài)度不端正的情況，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)束語

總而言之，學校檔案管理工作是關(guān)乎到學校發(fā)展的重要工作，因此學校要給予充分的重視并采取多種手段提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。電子檔案是基于現(xiàn)代信息技術(shù)而提出的全新檔案管理工作方法，能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，因此學校要重視電子檔案管理的應用，保障學校的長遠發(fā)展。

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