關(guān)于如何做好檔案管理工作的思索

侯臻

中圖分類(lèi)號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）5-114-01

摘 要 近年來(lái)，伴隨檔案利用率的逐漸增高，檔案在人們的日常工作中占據(jù)十分重要的作用，所發(fā)揮出的作用也十分突顯，但是由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案的管理人員，對(duì)于檔案管理和保護(hù)的并不充分和徹底，加之檔案保護(hù)措施和設(shè)備并不完善，檔案保管方法不當(dāng)?shù)雀鞣N原因的影響，將會(huì)導(dǎo)致部分檔案遭受破壞，一旦損傷將會(huì)難以修補(bǔ)和彌補(bǔ)，損傷十分重大。因此，做好檔案的管理工作十分重要。本次研究通過(guò)對(duì)檔案管理工作中所存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，并且以此為基礎(chǔ)制定有效的解決措施，進(jìn)而不斷提高檔案保管工作的整體質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞 檔案 管理 工作

目前，伴隨我國(guó)信息化進(jìn)程的不斷加快，越來(lái)越多的檔案是以出電子化的方式所呈現(xiàn)，雖然電子化的檔案能夠?yàn)槿藗兊娜粘９ぷ鲙?lái)極大的便利，但是部分檔案仍然需要紙質(zhì)化的形式存在，但是由于大部分電子化檔案的涌出，大部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作并不重視，一旦導(dǎo)致檔案的丟失或者損壞，將會(huì)造成不可挽回的損失。由此看來(lái)，做好檔案的管理工作十分重要。

一、檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

（一）保管環(huán)境問(wèn)題

大部分單位在進(jìn)行檔案保管的過(guò)程中，認(rèn)為檔案保管工作并不重要，將保管室隨意設(shè)立，將會(huì)導(dǎo)致保管室的環(huán)境過(guò)于陰暗和潮濕，進(jìn)而導(dǎo)致檔案發(fā)霉、受潮，除此之外，若未妥善保管，導(dǎo)致保管室的溫度過(guò)高，加之部分門(mén)窗均為玻璃材質(zhì)，一旦防火和防盜措施并未建立完善，將會(huì)引起火災(zāi)等風(fēng)險(xiǎn)事件，造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。部分單位并未專(zhuān)門(mén)建立檔案保管室，將檔案文件隨意放置，將會(huì)導(dǎo)致檔案的磨損十分嚴(yán)重，檔案受到污染的情況十分普遍。

（二）管理制度不健全

部分企業(yè)或者單位并未建立完善的管理制度，對(duì)于部分文件檔案并未進(jìn)行及時(shí)的分類(lèi)和歸檔，將會(huì)導(dǎo)致檔案的信息并不全面。管理制度的不健全還會(huì)導(dǎo)致檔案落入個(gè)人手中，導(dǎo)致檔案外露或者丟失的情況，特別是對(duì)于機(jī)密文件而言，一旦丟失將會(huì)造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。部分單位的管理制度雖然制定，但是并不合理，對(duì)于單位的檔案管理并未做到真正的監(jiān)督和指導(dǎo)意義，導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。

（三）缺乏保護(hù)意識(shí)和技術(shù)

部分檔案管理人員雖然就職于檔案管理部分，但是并未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的指導(dǎo)和培訓(xùn)，嚴(yán)重缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在開(kāi)展日常工作的過(guò)程中，對(duì)于檔案的管理工作無(wú)從下手，甚至出現(xiàn)檔案并未進(jìn)行裝訂成冊(cè)的過(guò)程便被放置于保存柜當(dāng)中，導(dǎo)致檔案分散。此外，部分檔案的管理人員，面對(duì)多樣化的管理形式，難以熟練掌握和操作全新的技術(shù)和方法，并未充分利用現(xiàn)代化的手段和技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作的效率大大降低。此外，檔案管理人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中，單純的認(rèn)為檔案管理工作僅僅是將檔案進(jìn)行收集和整理，但是并未做好后續(xù)的保存工作，可能會(huì)受到庫(kù)房的衛(wèi)生不合格以及保管環(huán)境的潮濕等因素的影響，導(dǎo)致檔案受損，甚至造成檔案丟失。

二、解決檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

（一）加強(qiáng)環(huán)境的管理

對(duì)于檔案管理工作投入大量的資金和人員資源，同時(shí)，加強(qiáng)保管環(huán)境的基礎(chǔ)設(shè)施建立，確保檔案室的保管設(shè)施完善和優(yōu)質(zhì)，并且伴隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展不斷完善保護(hù)條件和水平。按照有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，安裝防火、防盜等設(shè)施，并且控制檔案室的環(huán)境和溫度等條件，定期進(jìn)行衛(wèi)生環(huán)境的清掃和整理，確保檔案保管室的整潔和干凈。

（二）建立完善的管理制度

積極探索并建立完善的檔案管理制度，并且不斷完善檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定，在開(kāi)展工作的過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定和制定進(jìn)行檔案的收集、保存、利用以及借閱等一系列工作，充分做到按照規(guī)定的原則，并且做好監(jiān)督和檢查工作，確保各項(xiàng)管理制度以及規(guī)定切實(shí)落實(shí)。

（三）提高領(lǐng)導(dǎo)人員的重視

企業(yè)或者單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，需要加強(qiáng)《檔案法》的關(guān)注，不斷提高對(duì)于檔案保管工作的重視，不斷加大對(duì)于檔案保管工作的資金和人力資源的投入，使得檔案保管隊(duì)伍的建設(shè)不斷完善和成熟。檔案管理人員在開(kāi)展日常工作當(dāng)中，需要不斷向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，并且說(shuō)出日常工作所存在的問(wèn)題和困惑，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，做到檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)共同進(jìn)步和發(fā)展的目的。

（四）提高檔案管理人員的保存意識(shí)

檔案管理人員需要不斷提高自己的保護(hù)意識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，不斷學(xué)習(xí)并加強(qiáng)有關(guān)檔案保護(hù)的全新技術(shù)和全新方法，確保檔案管理工作安全而又科學(xué)的實(shí)施和落實(shí)。對(duì)于不同載體的檔案，則需要按照有關(guān)規(guī)定以及檔案的性質(zhì)不同，進(jìn)行對(duì)應(yīng)的保護(hù)。對(duì)于容易保存的文字檔案，則需要進(jìn)行先復(fù)印、在歸檔的做法，對(duì)于已經(jīng)受損的文件檔案，則需要進(jìn)行先彌補(bǔ)在歸檔的做法。除此之外，對(duì)于檔案管理的工作人員，需要不斷定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及指導(dǎo)等有關(guān)活動(dòng)，積極學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理工作的一切業(yè)務(wù)，進(jìn)而不斷提高自己的工作能力和操作能力。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理的工作人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中，需要不斷調(diào)動(dòng)自己的積極性和主動(dòng)性，發(fā)掘自己的潛力和能力，不斷更新管理理念，接受全新的管理技術(shù)和方法，進(jìn)而使得檔案管理工作的水平和質(zhì)量得到提高。