用友NC信息系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用實(shí)踐研究

艾立

[摘 要]企業(yè)成功實(shí)施ERP項(xiàng)目，將為企業(yè)帶來巨大的綜合效益，但在實(shí)施ERP實(shí)施過程中，企業(yè)同樣面臨著巨大的失敗風(fēng)險(xiǎn)。本文通過一個(gè)用友NC信息系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用實(shí)踐案例，詳細(xì)介紹了該案例的項(xiàng)目背景、實(shí)施目標(biāo)，回顧了整個(gè)實(shí)施過程，描述了系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)場(chǎng)景，評(píng)價(jià)了項(xiàng)目實(shí)施效果，總結(jié)了項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，剖析了存在的問題，為企業(yè)成功實(shí)施ERP項(xiàng)目提供了有益幫助。

[關(guān)鍵詞]信息系統(tǒng);實(shí)施;應(yīng)用;實(shí)踐

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.023

[中圖分類號(hào)]F232;F406.7;F426.6[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）12-00-02

0? ? ?引 言

近年來，企業(yè)ERP系統(tǒng)已逐步在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用和普及，ERP系統(tǒng)作為信息技術(shù)的產(chǎn)物，是衡量企業(yè)開展信息化建設(shè)的標(biāo)志，對(duì)企業(yè)管理思想、經(jīng)營(yíng)方式、組織結(jié)構(gòu)和資源配置都產(chǎn)生了積極作用，成為推進(jìn)企業(yè)觀念轉(zhuǎn)變和思維創(chuàng)新、規(guī)范和優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息集成共享的有力工具。

1? ? ?項(xiàng)目背景

ESI公司是一家有30余年歷史的生產(chǎn)制造型高新技術(shù)企業(yè)，主要產(chǎn)品包括電觸頭材料、絕緣材料、薄膜生產(chǎn)線成套裝備和特種電機(jī)，其生產(chǎn)類型既有連續(xù)型生產(chǎn)又有離散型生產(chǎn)，既有備貨型生產(chǎn)又有訂單型生產(chǎn)，既有小批量多品種生產(chǎn)又有項(xiàng)目型定制化生產(chǎn)，同時(shí)還涉及貴金屬管理等問題，在財(cái)務(wù)內(nèi)控管理、成本核算、供應(yīng)鏈管理和精益生產(chǎn)等方面具有迫切管理需求。為適應(yīng)未來幾年產(chǎn)業(yè)發(fā)展的需要，ESI公司決定上線一個(gè)功能適用、方案可行、性能可靠、與上級(jí)主要單位財(cái)務(wù)兼容的ERP系統(tǒng)，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)全面管理。

2? ? 項(xiàng)目立項(xiàng)及實(shí)施過程回顧

ESI公司首先進(jìn)行了項(xiàng)目立項(xiàng)，根據(jù)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃對(duì)公司業(yè)務(wù)進(jìn)行了全面分析，制定了“整體規(guī)劃、分步實(shí)施、效益驅(qū)動(dòng)、重點(diǎn)突破”的工作原則，明確了實(shí)施ERP系統(tǒng)所達(dá)到的5點(diǎn)目標(biāo)，即搭建一個(gè)基礎(chǔ)的、可擴(kuò)展的信息管理平臺(tái)，具備一種對(duì)資金計(jì)劃、預(yù)算進(jìn)行內(nèi)部控制的管理工具;改變資金賬，實(shí)物賬期末無法自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)，耗費(fèi)大量人工在對(duì)賬核銷工作上;按照管理要求實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)成本分類、統(tǒng)計(jì)與核算;統(tǒng)籌采購(gòu)、庫存、生產(chǎn)、銷售與財(cái)務(wù)管理對(duì)接，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化;建立現(xiàn)代企業(yè)管理體系，全面提升管理水平。ESI公司隨后實(shí)地考察了多家已實(shí)施上線ERP系統(tǒng)的企業(yè)，學(xué)習(xí)借鑒有關(guān)企業(yè)實(shí)施應(yīng)用的成功經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)對(duì)國(guó)內(nèi)用友、金蝶等廠商的ERP產(chǎn)品進(jìn)行全面對(duì)比，初步論證了滿足當(dāng)前公司內(nèi)控管理需要，便于日后擴(kuò)展提供可行性方案。

經(jīng)認(rèn)真選型和商務(wù)談判，ESI公司最后選定了用友NC管理信息系統(tǒng)，第一期上線的系統(tǒng)內(nèi)容包括財(cái)務(wù)管理總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、存貨核算、固定資產(chǎn)、銀行對(duì)賬和企業(yè)報(bào)表等模塊，供需鏈管理的合同管理、采購(gòu)管理、銷售管理、庫存管理、庫存計(jì)劃和委外加工等模塊，生產(chǎn)管理的物料需求計(jì)劃、離散生產(chǎn)任務(wù)管理等模塊。ESI公司抽調(diào)相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干組建了項(xiàng)目組，制訂了詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，按照“以財(cái)務(wù)為中心，自上而下，逐步推進(jìn)”的工作思路組織實(shí)施NC系統(tǒng)。實(shí)施過程主要分為3個(gè)階段，第一階段為初步方案及系統(tǒng)搭建、測(cè)試階段，在本階段完成了需求調(diào)研，編寫系統(tǒng)方案，定義系統(tǒng)編碼規(guī)則，梳理確認(rèn)業(yè)務(wù)流，安裝測(cè)試系統(tǒng)，整理及錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等工作;第二階段為方案優(yōu)化及數(shù)據(jù)補(bǔ)錄階段，在本階段完成了評(píng)審及優(yōu)化實(shí)施方案，搭建及配置正式系統(tǒng)環(huán)境，培訓(xùn)最終用戶，補(bǔ)錄動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，二次開發(fā)對(duì)接上級(jí)單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)等工作;第三階段為試運(yùn)行及系統(tǒng)優(yōu)化階段，在本階段完成了實(shí)施顧問駐場(chǎng)指導(dǎo)知識(shí)轉(zhuǎn)移，解決處理異常問題，改進(jìn)優(yōu)化系統(tǒng)等工作。經(jīng)過一年時(shí)間的系統(tǒng)實(shí)施，各相關(guān)部門能夠通過系統(tǒng)熟練的日常處理業(yè)務(wù)，及時(shí)錄入數(shù)據(jù)，保證用友NC管理信息系統(tǒng)處于穩(wěn)定運(yùn)行狀態(tài)。

3? ? ?項(xiàng)目主要業(yè)務(wù)場(chǎng)景描述

NC系統(tǒng)中的信息流是核心、物流是保障、資金流是手段，通過三者有效互動(dòng)和同步處理，構(gòu)成了一個(gè)完整的管理模型。供應(yīng)鏈管理模塊以銷售作為需求來源推動(dòng)下游業(yè)務(wù)展開，通過計(jì)算庫存，結(jié)合產(chǎn)成品現(xiàn)有結(jié)存量、可用量、安全庫存、最高最低庫存等物料屬性進(jìn)行MRP運(yùn)算計(jì)算出產(chǎn)品缺貨量，并根據(jù)物料類型、制造件和委外件BOM計(jì)算產(chǎn)成品對(duì)應(yīng)原材料的缺貨量;采購(gòu)件根據(jù)計(jì)算生成請(qǐng)購(gòu)單繼而走后續(xù)采購(gòu)流程，委外件根據(jù)計(jì)算計(jì)劃生成委外訂單走后續(xù)委外業(yè)務(wù)流程，制造件根據(jù)MRP計(jì)算生成計(jì)劃訂單，進(jìn)行生成離散生產(chǎn)訂單;產(chǎn)品庫存滿足需求后由銷售訂單執(zhí)行后續(xù)銷售業(yè)務(wù)流程，根據(jù)物料屬性不同推動(dòng)下游單據(jù)以及相應(yīng)流程流轉(zhuǎn);銷售、采購(gòu)、委外加工、生產(chǎn)制造、庫存管理各模塊相互關(guān)聯(lián)構(gòu)成供應(yīng)鏈管理的整體流程。財(cái)務(wù)管理模塊以前端業(yè)務(wù)單據(jù)作為數(shù)據(jù)唯一來源，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。當(dāng)企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，NC系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模塊通過憑證觸發(fā)機(jī)制自動(dòng)選擇相應(yīng)憑證模板，根據(jù)業(yè)務(wù)與賬戶之間的關(guān)系形成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成憑證;實(shí)時(shí)檢測(cè)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)變化情況，一旦關(guān)鍵字段發(fā)生改變則自動(dòng)觸發(fā)記賬、過賬業(yè)務(wù);同時(shí)，通過智能分析程序進(jìn)行處理分析，向報(bào)表系統(tǒng)提供相關(guān)報(bào)表數(shù)據(jù)，結(jié)果存入數(shù)據(jù)庫，生成決策所需各種報(bào)表、報(bào)告等信息。

4? ? ?項(xiàng)目實(shí)施效果評(píng)價(jià)

ESI公司的系統(tǒng)實(shí)施把對(duì)軟件系統(tǒng)的理解與對(duì)企業(yè)管理的認(rèn)識(shí)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，通過“系統(tǒng)配置+業(yè)務(wù)流+單據(jù)操作+審批流+報(bào)表”等方法，將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管控要點(diǎn)一一固化到信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了資金運(yùn)行集成、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、存貨動(dòng)態(tài)監(jiān)控和管理持續(xù)改善。系統(tǒng)上線成功主要表現(xiàn)在以下8個(gè)方面：①通過規(guī)范基礎(chǔ)管理、統(tǒng)一核算規(guī)則、完善基礎(chǔ)檔案資料、優(yōu)化部分業(yè)務(wù)流程、編制系統(tǒng)應(yīng)用操作規(guī)程，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)管理;②搭建了高可用性的、統(tǒng)一的信息工作平臺(tái)，建立了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理流程;③使管理人員實(shí)時(shí)獲取所需統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，大幅提升了數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有效性;④規(guī)范了業(yè)務(wù)員處理業(yè)務(wù)的日常習(xí)慣，加強(qiáng)了部門之間、崗位之間的工作交叉，強(qiáng)化了互相監(jiān)督、互相約束的工作機(jī)制;⑤實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的協(xié)同管理，做到數(shù)據(jù)可追溯，能快速找出存在問題的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，方便核對(duì)、分析與糾錯(cuò);⑥通過嚴(yán)格、靈活的權(quán)限規(guī)劃與委派分配，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)權(quán)限的合理規(guī)劃，使上級(jí)監(jiān)管更具可操作性;⑦方便管理層實(shí)時(shí)監(jiān)控，在數(shù)據(jù)物理集中基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的跨單位、跨期間查詢、匯總、分析、監(jiān)控，從而有效支持決策;⑧實(shí)現(xiàn)物流管理業(yè)務(wù)多維度的監(jiān)控與核算分析，如實(shí)現(xiàn)特殊部門的物料管理要求，增加了批次、項(xiàng)目、單機(jī)、部件等控制和核算維度，為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化物料管控與核算分析提供了功能保證。

5? ? ?項(xiàng)目實(shí)施成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視及推進(jìn)。實(shí)施新信息系統(tǒng)伴隨著業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，而流程改變則意味著調(diào)整相關(guān)人員的工作方式，每當(dāng)系統(tǒng)實(shí)施遇到困難和阻力時(shí)，ESI公司的“一把手”和各部門的“一把手”都會(huì)采取有力措施進(jìn)行強(qiáng)力推動(dòng)，使職工密切配合，為系統(tǒng)實(shí)施提供了堅(jiān)強(qiáng)后盾。

（2）錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確是信息系統(tǒng)的基石，為保證各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，ESI公司在實(shí)施中對(duì)數(shù)據(jù)管理采取了幾點(diǎn)措施：一是了解數(shù)據(jù)，在整理數(shù)據(jù)前讓數(shù)據(jù)提供者了解其來源和目的;二是審查數(shù)據(jù)來源，從核心數(shù)據(jù)庫中提取信息前進(jìn)行識(shí)別數(shù)據(jù)來源并檢查來源的有效性;三是開展數(shù)據(jù)治理，對(duì)數(shù)據(jù)獲取、處理和使用進(jìn)行監(jiān)管，進(jìn)一步驗(yàn)證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（3）發(fā)揮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的核心作用。ESI公司系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目組充分發(fā)揮了各項(xiàng)目組成員的專業(yè)特長(zhǎng)和積極性，在團(tuán)隊(duì)建設(shè)上經(jīng)歷了初建、震蕩、磨合、協(xié)作和默契5個(gè)階段，最終形成了一個(gè)高效、互相信任的工作團(tuán)隊(duì)，成為推動(dòng)系統(tǒng)成功實(shí)施的中堅(jiān)力量。

（4）重視培訓(xùn)。應(yīng)用NC系統(tǒng)要靠基層職工進(jìn)行具體操作，ESI公司在實(shí)施過程中特別重視培訓(xùn)工作，在實(shí)施NC系統(tǒng)前，要對(duì)中高層領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干和普通員工開展分層次、多種形式的培訓(xùn)活動(dòng)，從而達(dá)到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、發(fā)現(xiàn)需求、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)和掌握技能的目的。

（5）充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，定位準(zhǔn)確。ESI公司將軟件選型、實(shí)施內(nèi)容、實(shí)施范圍、實(shí)施步驟與公司發(fā)展戰(zhàn)略的階段性目標(biāo)緊密結(jié)合起來，進(jìn)行了準(zhǔn)確定位，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分評(píng)估，采取了必要手段進(jìn)行預(yù)防和控制，盡可能地規(guī)避和降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

6? ? ?企業(yè)應(yīng)用用友NC系統(tǒng)存在的問題

第一，還需定制開發(fā)個(gè)性化管理需求。NC系統(tǒng)是用友公司推出的一個(gè)通用型企業(yè)信息系統(tǒng)，充分利用系統(tǒng)功能雖然能滿足和實(shí)現(xiàn)ESI公司的大部分管理要求，但仍然存在一些個(gè)性化管理需求不能完全實(shí)現(xiàn)，還需要在NC系統(tǒng)上提供二次開發(fā)模塊上進(jìn)行定制開發(fā)。第二，還需持續(xù)提升適應(yīng)管理需求新變化的能力。管理無止境，隨著公司的不斷發(fā)展，企業(yè)要不斷提出新的管理要求，系統(tǒng)運(yùn)維管理隊(duì)伍不能快速響應(yīng)和適應(yīng)管理需求的新變化，不能及時(shí)完成系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整。第三，還需進(jìn)一步擴(kuò)展系統(tǒng)應(yīng)用的覆蓋面。除財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理和生產(chǎn)管理外，NC系統(tǒng)還有大量其他管理模塊未實(shí)施開展，只有進(jìn)一步擴(kuò)展系統(tǒng)的應(yīng)用覆蓋面，才能全面、整體提升企業(yè)管理水平。

7? ? ?結(jié) 語

系統(tǒng)實(shí)施上線只是應(yīng)用開始，企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)、不斷完善的過程，要充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì)，不斷統(tǒng)一和強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理流程化，推進(jìn)組織管理的創(chuàng)新，不斷提出新目標(biāo)和要求，通過持續(xù)不斷完善實(shí)現(xiàn)信息化，給企業(yè)帶來最大收益。

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