電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用

摘 要：電子信息化管理模式指的就是使用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案的相關(guān)資料存儲(chǔ)在硬盤等磁性材料中的一種方法，管理的內(nèi)容多種多樣，包括電子圖書、文書和信件等等。對(duì)檔案進(jìn)行電子信息化管理，增加管理的方便性，簡(jiǎn)化操作過程，使得檔案管理不同于傳統(tǒng)的管理方式，更加便捷?；诖?，本文對(duì)電子信息化在檔案管理中的作用進(jìn)行論述和分析，并對(duì)電子信息化檔案管理進(jìn)行具體的敘述，為電子信息化在檔案管理中的應(yīng)用提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：電子信息化；管理模式；檔案管理；作用

相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子信息化管理更加便捷，因?yàn)樗饕槍?duì)的是信息化的電子文件，這些文件都是以計(jì)算機(jī)語音進(jìn)行存儲(chǔ)，所以不具備紙質(zhì)版版檔案可讀性的特點(diǎn)，對(duì)于電子類檔案的瀏覽需要借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。雖然電子類文件不具備直接可讀性，但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，所以對(duì)于電子類的檔案方便進(jìn)行處理和歸檔，大大提高了檔案管理的效率，同時(shí)，電子類檔案還打破了空間和地域上的限制，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速共享。它的存儲(chǔ)條件和紙質(zhì)版的檔案不同，對(duì)于檔案室的面積沒有太多的要求，但是對(duì)環(huán)境的溫度等環(huán)境因素具有較高的要求。

一、電子信息化管理模式的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理主要由各個(gè)部門單獨(dú)負(fù)責(zé)，對(duì)于檔案的管理相對(duì)來說比較封閉，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到了積極的作用。但是隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代對(duì)于檔案管理的要求，所喲，事業(yè)單位的檔案管理需要在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)代對(duì)于檔案管理的要求，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，電子信息化的模式就是在這樣的背景下產(chǎn)生的。電子信息化管理模式是一個(gè)更具開放性的管理模式，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充，以數(shù)字的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，使得檔案管理的質(zhì)量和速度都得到大幅提高。

二、電子信息化管理模式在檔案管理中的具體作用

將傳統(tǒng)記錄模式的文字、聲像等信息依靠計(jì)算機(jī)的數(shù)字編碼處理，能夠形成數(shù)字記錄的電子文件，因而具有快捷、可更改、可共享、便于傳遞、便于存儲(chǔ)等特點(diǎn)，對(duì)電子文件的管理依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的自動(dòng)化、信息化與智能化。因此，電子信息化管理模式在檔案管理中具有以下作用：

第一，電子信息化管理模式對(duì)于檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域和空間之間的共享，建立檔案管理系統(tǒng)，通過這個(gè)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)電子檔案收集到利用的一體化，使得檔案的生成和歸檔更加及時(shí)，保證檔案的完整性和真實(shí)性，提高檔案的自身價(jià)值。

第二，將檔案以電子信息化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)之后，對(duì)于檔案的查閱更加方便，不需要像傳統(tǒng)的檔案管理，需要手動(dòng)進(jìn)行查找，增加工作難度，浪費(fèi)工作時(shí)間，同時(shí)檔案查找的速度和準(zhǔn)確性都無法保證。電子化信息管理避免了傳統(tǒng)檔案管理中誤差大，效率低的弊端，可以通過關(guān)鍵字等條件對(duì)于檔案進(jìn)行查找，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索，而且準(zhǔn)確率高，節(jié)省大量的時(shí)間，增加工作效率。

三、電子信息化檔案管理的具體工作

檔案管理包括收集、整理、鑒定和保管等環(huán)節(jié)，具體工作內(nèi)容如下：

在收集方面，對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)需要借助一定的設(shè)備，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行收集，通過電子檔案的積累形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。便于對(duì)檔案的管理。在整理方面，需要根據(jù)檔案的不同，進(jìn)行系統(tǒng)的區(qū)分，并將不同檔案進(jìn)行分開存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有序處理，最后形成具有一定邏輯的電子檔案集合。在鑒定方面，需要對(duì)存儲(chǔ)的電子檔案信息進(jìn)行鑒定，并對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境的安全性進(jìn)行評(píng)估，主要包括主要包括軟件環(huán)境、病毒、可讀性、介質(zhì)狀況鑒定等，這是一個(gè)需要高技術(shù)的環(huán)節(jié)，必須得到工作人員的重視。在保管方面，需要針對(duì)介質(zhì)的不同確定相應(yīng)的保管條件標(biāo)準(zhǔn)，做好裝具的選擇、防磁、防塵、防光、溫濕度控制、防有害氣體等工作，對(duì)于相同介質(zhì)的電子檔案，應(yīng)制定規(guī)范的保管標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)論：

現(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和技術(shù)的不斷進(jìn)步，為檔案的管理提供了更好的選擇，同時(shí)也提出了更高的要求。電子信息化的檔案管理模式區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，它可以保證信息收集的真實(shí)性和完整性，跨越空間和地域的影響，實(shí)現(xiàn)檔案的共享，提高了檔案管理人員的工作效率，簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在電子信息化的管理模式在事業(yè)單位的檔案管理中已經(jīng)得到了應(yīng)用，這也必然是今后的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該提高自身的綜合素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身業(yè)務(wù)水平，不斷不斷完善電子信息化管理工作，才能真正使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，為企事業(yè)單位的發(fā)展和社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]冀鑫燕；探討數(shù)據(jù)管理中通信及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用[J]；信息通信；2014年01期

[2]韓秀榮；宋連進(jìn)；於越波；；通信及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在數(shù)據(jù)管理中的應(yīng)用[J]；科技創(chuàng)業(yè)家；2014年08期

[3]邢立強(qiáng)；關(guān)于我國(guó)數(shù)據(jù)管理與交換標(biāo)準(zhǔn)化的探討[J]；世界標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量管理；2002年12期

[4]肖莉；數(shù)據(jù)管理是油田信息化建設(shè)的關(guān)鍵[J]；勝利油田職工大學(xué)學(xué)報(bào)；2005年03期

[5]鄒明紅；李貞；；論保險(xiǎn)公司數(shù)據(jù)管理經(jīng)理的設(shè)立及職責(zé)[J]；保險(xiǎn)研究；2008年08期

作者簡(jiǎn)介：

李冬和 1976年12月 28日 漢族 籍貫 黑龍江雞西

學(xué)士學(xué)位 副高職稱 檔案管理專業(yè) 雞西市人才服務(wù)局