全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的研發(fā)

何嘉樂

一、項目概述

自集團(tuán)公司實施全面預(yù)算管理以來，公司一直沒有一個完善的管理平臺去支撐全面預(yù)算管理工作，手工搜集、整理、統(tǒng)計數(shù)據(jù)以編制預(yù)算是一項極為繁瑣和困難的工作，而且極為容易出錯，從而對公司整體的財務(wù)計劃甚至年度規(guī)劃造成不良的影響，經(jīng)了解當(dāng)前財務(wù)預(yù)算工作所面臨的問題和狀況之后，我們提出了研發(fā)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的想法。

想法提出以后，我們充分與主管部室進(jìn)行了溝通，一方面了解業(yè)務(wù)狀況，另一方面充分調(diào)研開發(fā)系統(tǒng)的可行性。確定想法可行后，我們具體布置了開發(fā)和運行工作，目的是研究一套完備的、高效的、便于使用的全面預(yù)算管理平臺，幫助公司財務(wù)主管部門科學(xué)地、方便地完成公司全面預(yù)算管理工作。

二、項目立項背景及必要性

全面預(yù)算管理出現(xiàn)于十八世紀(jì)，當(dāng)時為了應(yīng)對政府部門控制開支的需要，英國和美國先后出現(xiàn)了預(yù)算管理方式。

20世紀(jì)初，標(biāo)準(zhǔn)成本會計的出現(xiàn)，為企業(yè)內(nèi)部推行預(yù)算管理奠定了基礎(chǔ)。

1921年，美國頒布《預(yù)算與會計法案》，進(jìn)一步擴(kuò)大了預(yù)算控制的思想。

1922年美國學(xué)者麥金西出版了《預(yù)算控制》著作，第一次系統(tǒng)地闡述了實行科學(xué)的預(yù)算控制方面的問題。

今天，美國的幾乎所有大型公司都運用了這一方法。

預(yù)算管理方法在我國是從中外合資企業(yè)開始的，我國在以往相當(dāng)長的一段時間采用計劃經(jīng)濟(jì)模式，預(yù)算管理沒有得到較好的發(fā)展，但隨著計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，越來越多的企業(yè)開始學(xué)習(xí)和借鑒西方的預(yù)算管理模式。

2001年財政部發(fā)布了《企業(yè)國有資本與財務(wù)管理暫行辦法》，規(guī)定企業(yè)應(yīng)實行預(yù)算管理制度。

2002年財政部又發(fā)布了《關(guān)于企業(yè)實行財務(wù)預(yù)算管理的指導(dǎo)意見》要求企業(yè)實行財務(wù)預(yù)算管理制度和辦法。

對于全面預(yù)算管理系統(tǒng)，目前較為知名的品牌有海波龍、易磐EP、東華厚盾等，金蝶、用友等知名的財務(wù)軟件廠商也有相關(guān)的產(chǎn)品推出。

盡管有了很多種預(yù)算管理軟件可供選擇，但是這些軟件并不能與公司的業(yè)務(wù)密切結(jié)合，不能滿足公司的預(yù)算管理需要。因此公司提出開發(fā)一套適合于公司本身的預(yù)算管理系統(tǒng)，根據(jù)公司的主營業(yè)務(wù)的特點，直接與公司的各系統(tǒng)對接，充分利用公司已有的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)孤島。

三、項目研究的技術(shù)路線和方法

采用調(diào)查法，對項目進(jìn)行用戶的需求分析，采用如下的技術(shù)路線：需求調(diào)研——項目可行性分析——項目立項——項目計劃——項目設(shè)計——項目開發(fā)——項目測試——總結(jié)分析。

完成系統(tǒng)的開發(fā)要實現(xiàn)四個方面的核心內(nèi)容，一是成本計劃與控制子系統(tǒng)的實現(xiàn)，二是收入統(tǒng)計子系統(tǒng)的實現(xiàn)，三是合同管理子系統(tǒng)的實現(xiàn)，四是匯票管理子系統(tǒng)的實現(xiàn)。由于要避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島，防止財務(wù)人員重復(fù)勞動，因此必須將成本系統(tǒng)及收入系統(tǒng)與現(xiàn)有計費和生產(chǎn)系統(tǒng)完成無縫連接，成本系統(tǒng)及收入系統(tǒng)從公司現(xiàn)有計費和生產(chǎn)系統(tǒng)中獲取即時數(shù)據(jù)。該接口的開發(fā)是系統(tǒng)開發(fā)的一個難點，由于受到異構(gòu)的系統(tǒng)的制約，進(jìn)行合理的數(shù)據(jù)設(shè)計及程序結(jié)構(gòu)設(shè)計，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及時是系統(tǒng)的一個難點。

四、研究內(nèi)容和取得的成果

系統(tǒng)的開發(fā)分為四個子系統(tǒng)，成本計劃與控制子系統(tǒng)，收入統(tǒng)計子系統(tǒng)，合同管理子系統(tǒng)，匯票管理子系統(tǒng)。

預(yù)算管理對于我公司來說包括五方面的內(nèi)容：吞吐量管理、財務(wù)收入管理、成本支出管理、投資收益管理、利潤總額管理，其中，最核心的部分就是財務(wù)收入管理和成本支出管理，因此，我們將成本管理的部分設(shè)計為成本計劃與控制子系統(tǒng)（簡稱成本計劃系統(tǒng)），收入管理的部分設(shè)計為收入統(tǒng)計子系統(tǒng)（簡稱收入系統(tǒng)），又因為合同和匯票管理在公司成本和支出管理過程中的重要性，單獨提取出該部分內(nèi)容，分別設(shè)計為合同管理子系統(tǒng)和匯票管理子系統(tǒng)，這就是全面預(yù)算管理系統(tǒng)的設(shè)計思路。

系統(tǒng)采用CS結(jié)構(gòu)設(shè)計，后臺采用ORACLE數(shù)據(jù)庫，使用Powerbuilder作為開發(fā)語言，采用自頂向下的設(shè)計方法進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計。

由于開發(fā)人員不是足夠了解財務(wù)的預(yù)算管理的業(yè)務(wù)過程，因此我們進(jìn)行了大量的，反復(fù)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題及時與財務(wù)磋商，研究解決辦法，在開發(fā)進(jìn)度上，我們也采用了開發(fā)一塊功能，即由用戶先使用并協(xié)助測試的方式，這種方式保證了系統(tǒng)的問題能被及時發(fā)現(xiàn)、及時反饋、及時解決，這樣極大地縮減了開發(fā)周期，也增強(qiáng)了用戶對系統(tǒng)的了解，提高了用戶體驗，起到了非常好的效果。

收入子系統(tǒng)的系統(tǒng)流程是：公司計費人員收到交費方的預(yù)付款后，在系統(tǒng)中填寫一張預(yù)收單，注明預(yù)收單位、預(yù)收款及對哪條船進(jìn)行的預(yù)收等信息，當(dāng)該交費方的實際收費情況發(fā)生后（開完發(fā)票），計費人員在系統(tǒng)中創(chuàng)建一個關(guān)聯(lián)記錄，將實際發(fā)生的費用對應(yīng)到該交費方的預(yù)收單上，由于該交費方的全部費用可能分為多次才能夠產(chǎn)生，因此交費方的預(yù)收單可能對應(yīng)多個關(guān)聯(lián)記錄，直到實際費用全部產(chǎn)生。計費人員根據(jù)預(yù)收款和費用的記錄，確定該交費方該補費還是退費，并通知交費方辦理結(jié)費，填寫退費記錄或補費記錄。系統(tǒng)根據(jù)預(yù)收單，關(guān)聯(lián)記錄和退費、補費記錄生成對賬表。

成本計劃子系統(tǒng)的系統(tǒng)流程是：公司成本分為考核成本和非考核成本?？己顺杀镜奶幚砹鞒淌枪居嬝敳扛鶕?jù)公司的成本項，每年年末制定下一年的各部門的成本計劃，由各部門通過系統(tǒng)進(jìn)行年度申報，計財部在系統(tǒng)中對各部門上報的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整及審批，并結(jié)合集團(tuán)指標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，形成正式的年度成本計劃。每月月末，各部門以申報的年度成本計劃為基準(zhǔn)，向計財部申報月度成本計劃，由計財部統(tǒng)一協(xié)調(diào)并進(jìn)行審批，當(dāng)考核成本發(fā)生支付時，由各部門在系統(tǒng)中填報支付記錄，記錄成本項的實際執(zhí)行情況，計財部根據(jù)發(fā)生的實際情況，對各部門的成本指標(biāo)做月度考核，以評價各部門的成本計劃執(zhí)行情況。若各部門年初或月度申報的計劃額度不夠，可以通過系統(tǒng)向計財部發(fā)送計劃額度增加的申請，由計財部審批。對于非考核成本，由各部門直接填報非考核成本項的支付記錄。系統(tǒng)提供各種報表以便財務(wù)及其他部門查詢。

合同管理子系統(tǒng)是對公司的收入及成本方面的合同進(jìn)行統(tǒng)一管理的系統(tǒng)，主要系統(tǒng)流程為：公司的合同歸口部門在系統(tǒng)中填報合同的信息，并上傳合同文件，當(dāng)合同發(fā)生支付時，歸口部門指定該合同是對應(yīng)成本系統(tǒng)里面哪個成本項的，隨后系統(tǒng)自動生成合同的執(zhí)行記錄。

匯票管理子系統(tǒng)的設(shè)計期望從匯票的收入、支付、承兌等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的管控。該系統(tǒng)的主要功能包括：匯票錄入及管理、票據(jù)自動篩選、匯票現(xiàn)金收入/支付比例控制、匯票貼現(xiàn)利息計算、自開匯票到期提醒等功能。系統(tǒng)主要流程為：財務(wù)人員將收取的匯票統(tǒng)一錄入到系統(tǒng)中，當(dāng)發(fā)生支付時，系統(tǒng)協(xié)助財務(wù)人員選取最合適的匯票組合方案完成支付，并幫助財務(wù)部門對現(xiàn)金流進(jìn)行管理。該系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用確?？荚u結(jié)果的及時性、可靠性，為公司全面預(yù)算管理提供了科學(xué)的評價結(jié)果，為增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)活動的計劃性和預(yù)控性，規(guī)范公司整體預(yù)算的編制、調(diào)整、執(zhí)行和管理，健全完善預(yù)算考核機(jī)制提供了保證，全面提升了公司的預(yù)算管理水平。

五、系統(tǒng)的應(yīng)用前景分析

我們在開發(fā)系統(tǒng)時，便將該系統(tǒng)目標(biāo)定義為建立一套適合于港口企業(yè)的、高效的、科學(xué)的、全面的管理系統(tǒng)，最重要的一點是適用于公司業(yè)務(wù)，便于公司業(yè)務(wù)的進(jìn)行，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)采集和錄入，比如發(fā)票信息，如果采用外購的現(xiàn)有系統(tǒng)，這些數(shù)據(jù)全都需要人工輸入到系統(tǒng)中，會出現(xiàn)大量的重復(fù)錄入的情況，我們通過自己的系統(tǒng)，開發(fā)了數(shù)據(jù)接口，經(jīng)過接口處理以后數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入到系統(tǒng)，保證了數(shù)據(jù)和程序的準(zhǔn)確性，因此該系統(tǒng)在港口企業(yè)內(nèi)有不錯的應(yīng)用價值。