企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析及對(duì)策

范小紅

[摘 要]本文主要針對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析及對(duì)策展開深入研究，通過缺少完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度、內(nèi)部監(jiān)督力度有待提升、采購(gòu)預(yù)算控制嚴(yán)重缺失、尚未嚴(yán)格管控內(nèi)部數(shù)據(jù)等，詳細(xì)闡述了企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，然后重點(diǎn)闡述了幾點(diǎn)完善對(duì)策，主要包括制定完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度、加大內(nèi)部監(jiān)督力度、加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算方式的應(yīng)用、加強(qiáng)信息共享平臺(tái)的構(gòu)建等，不斷提高企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制水平，避免浪費(fèi)不必要的資源。

[關(guān)鍵詞]企業(yè);采購(gòu)業(yè)務(wù);內(nèi)部控制;現(xiàn)狀;對(duì)策

[中圖分類號(hào)]F274 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，采購(gòu)業(yè)務(wù)是重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，而加強(qiáng)內(nèi)部控制也是至關(guān)重要的，這已經(jīng)成為了企業(yè)內(nèi)部共同關(guān)注的話題之一。加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，可以不斷提高內(nèi)部控制水平，促進(jìn)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，給予企業(yè)各項(xiàng)工作的開展強(qiáng)有力的保障，促進(jìn)企業(yè)更好、更快地發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化目標(biāo)。

1 企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制遵循的原則

1.1 全面性原則

企業(yè)在采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中，要對(duì)整個(gè)采購(gòu)流程的控制點(diǎn)進(jìn)行深入分析，不能過于注重采購(gòu)流程關(guān)鍵部分的內(nèi)部控制制度，以免對(duì)整個(gè)采購(gòu)控制制度的實(shí)施效果造成影響，從而不斷增強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的實(shí)效性。

1.2 成本效益原則

如果基于采購(gòu)內(nèi)部控制制度視角，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)劃分較為細(xì)化，參與采購(gòu)業(yè)務(wù)過程的人員比較多，這樣可以保障采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制效果，避免采購(gòu)業(yè)務(wù)出現(xiàn)徇私舞弊行為，但是在一定程度上會(huì)增加企業(yè)采購(gòu)成本。如果企業(yè)各筆生產(chǎn)所用材料的采購(gòu)都執(zhí)行招標(biāo)方式，對(duì)于較為繁瑣的采購(gòu)程序，極容易影響到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)旨在實(shí)現(xiàn)資金最大化效益目標(biāo)，所以在企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度過程中，要對(duì)成本與效益之間的關(guān)系進(jìn)行深入分析，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度與預(yù)期效益之間的高度協(xié)調(diào)，從而制定出最為契合的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度。

2 企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析

2.1 缺少完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度

針對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)，需要采購(gòu)人員與公司外的人員保持密切的商務(wù)來往，一些采購(gòu)人員在金錢的誘惑和驅(qū)使之下，會(huì)出現(xiàn)向供應(yīng)商“拿回扣”現(xiàn)象，難以保障企業(yè)采購(gòu)的材料質(zhì)量和數(shù)量，相應(yīng)的檢查工作也無法開展。同時(shí)，針對(duì)一些專業(yè)材料的采購(gòu)，也對(duì)專業(yè)知識(shí)較強(qiáng)的人員提出了較高的要求，而一些企業(yè)仍然安排管理采購(gòu)的人員進(jìn)行，這類管理采購(gòu)的人員的專業(yè)知識(shí)水平并不高，很難順利完成采購(gòu)任務(wù)，進(jìn)而與企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)需求不相符合。此外，一些企業(yè)也缺少完善的相關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)定，比如預(yù)購(gòu)、退貨等，影響到企業(yè)資金的正常流通，不利于企業(yè)健康發(fā)展和運(yùn)行。

針對(duì)上述現(xiàn)象的原因，主要是因?yàn)槠髽I(yè)高層對(duì)內(nèi)部控制的重視程度較為不足，內(nèi)部控制觀念比較薄弱化。目前，一些企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)生產(chǎn)和銷售業(yè)績(jī)過于注重，尚未對(duì)企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度予以高度重視，引發(fā)了諸多安全隱患，從而不利于健康發(fā)展和進(jìn)步。

2.2 內(nèi)部監(jiān)督力度有待提升

在采購(gòu)工作中，相關(guān)人員要充分了解供貨信息和供應(yīng)商的資料，結(jié)合編制的采購(gòu)計(jì)劃，以便于掌握市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài)。針對(duì)采購(gòu)方面的記錄，采購(gòu)部門要加大落實(shí)力度，并交由相關(guān)主管部門進(jìn)行審核。一般來說，在采購(gòu)過程中，存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)因素，一旦所選的供應(yīng)商較不合理，再加上缺少合理科學(xué)的采購(gòu)形式，極容易導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格居高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。在實(shí)際上，市場(chǎng)調(diào)研、簽訂合同以及供貨的談判等前期采購(gòu)工作尚未得到有效落實(shí)。采購(gòu)部門尚未實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督、相互制約。

此外，要想確保采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行，也需要注重員工績(jī)效考核這一問題，現(xiàn)階段，一些企業(yè)的管理者和員工對(duì)內(nèi)部控制存在著一定的心理誤區(qū)，而且采購(gòu)績(jī)效考評(píng)的合理性難以保障，導(dǎo)致采購(gòu)人員很難貫徹落實(shí)好審批流程。而且在員工采購(gòu)績(jī)效考評(píng)方面，也僅僅開展了一些簡(jiǎn)單的工作，比如將采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量等，納入到了績(jī)效考評(píng)過程之中，缺少對(duì)內(nèi)部控制指標(biāo)的高度重視，從而不利于采購(gòu)內(nèi)部控制工作的開展。

2.3 采購(gòu)預(yù)算控制嚴(yán)重缺失

在采購(gòu)過程中，采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商管理，是內(nèi)部控制實(shí)施效果的重要影響因素?，F(xiàn)階段，諸多企業(yè)注重構(gòu)建采購(gòu)預(yù)算控制制度的構(gòu)建，并予以了有效的落實(shí)，在供應(yīng)商管理方面，也具有完善的管理機(jī)制。但是某些企業(yè)在預(yù)算控制制度方面，仍然缺少較高的重視程度，而且也沒有有效控制貨物采購(gòu)價(jià)格和數(shù)量。在供應(yīng)商管理機(jī)制方面，存在著較多的漏洞和缺陷，極容易導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

2.4 尚未嚴(yán)格管控內(nèi)部數(shù)據(jù)

首先，數(shù)據(jù)來源途徑較多，操作權(quán)限比較混亂化，然后在輸入數(shù)據(jù)過程中，沒有進(jìn)行規(guī)范化處理，一個(gè)部門不同的工作者的數(shù)據(jù)輸入形式是不同的。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷發(fā)展過程中，在企業(yè)采購(gòu)工作中，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行了廣泛應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)做好相關(guān)全部采購(gòu)工作，比如全部審批和核算工作等。一些工作人員在工作時(shí)，也會(huì)受到電腦軟件口令的影響，進(jìn)而一旦出現(xiàn)意外故障，極容易毀掉計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的全部資料，再加上保存不合理，會(huì)被非法人員盜取或破解。

3 企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)化對(duì)策

3.1 制定完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

企業(yè)在開展任何工作時(shí)，必須要按照自己的規(guī)章制度來進(jìn)行，發(fā)揮出相應(yīng)的制約和控制作用。而在企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制過程中，要想將企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制落實(shí)到位， 必須要制定完善的內(nèi)部控制制度，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)步提升。首先，對(duì)于企業(yè)管理者來說，要嚴(yán)格控制采購(gòu)業(yè)務(wù)各個(gè)流程和環(huán)節(jié)，制定配套可行的規(guī)章制度，以此來對(duì)采購(gòu)人員的行為進(jìn)行約束，促進(jìn)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行。然后要想把規(guī)章制度的約束性作用充分發(fā)揮出來，還要將不同部門的職責(zé)進(jìn)行明確化，確定采購(gòu)任務(wù)的第一責(zé)任人，避免出現(xiàn)安全事故時(shí)出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象，將自己的本職工作落實(shí)到位，從而將企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的作用充分發(fā)揮出來。

3.2 加大內(nèi)部監(jiān)督力度

在企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)完成以后，要保障避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)現(xiàn)象，并保證材料和設(shè)備的質(zhì)量、數(shù)量等，與財(cái)務(wù)合同要求相符合，所以企業(yè)要加大內(nèi)部監(jiān)督力度。具體來說：首先，財(cái)政部門要深入分析和對(duì)比采購(gòu)所需的款項(xiàng)和市場(chǎng)價(jià)格，如果差距較大，要對(duì)采購(gòu)中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行嚴(yán)格控制。其次，質(zhì)檢部門和庫(kù)存管理部門要加強(qiáng)交流和協(xié)作，嚴(yán)格檢測(cè)采購(gòu)所得材料和設(shè)備等物品，一旦出現(xiàn)問題，要及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，保障供應(yīng)商結(jié)合采購(gòu)合同，從而更好地進(jìn)行材料和設(shè)備的供應(yīng)。

此外，還要不斷提高績(jī)效考評(píng)的科學(xué)性和合理性，將采購(gòu)行為進(jìn)行規(guī)范化，避免出現(xiàn)采購(gòu)腐敗問題。而且在員工績(jī)效考評(píng)體系方面，還要重點(diǎn)涵蓋采購(gòu)成本、質(zhì)量、員工采購(gòu)活動(dòng)是否規(guī)范、制度執(zhí)行力度如何等內(nèi)容，從而確保評(píng)價(jià)采購(gòu)人員的全面性，更具公正性和客觀性。

3.3 加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算方式的應(yīng)用

通過加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算，可以有效控制采購(gòu)業(yè)務(wù)消耗的成本，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)期最大化利潤(rùn)目標(biāo)。所以企業(yè)必須密切關(guān)注市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，制定完善的采購(gòu)預(yù)算方案，滿足降本增效的目的。同時(shí)，還要不斷規(guī)范采購(gòu)人員的行為，在管理供應(yīng)商過程中，貫徹落實(shí)好公平、公正性原則，進(jìn)而選擇出最為合理、適宜的供應(yīng)商。

3.4 加強(qiáng)信息共享平臺(tái)的構(gòu)建

企業(yè)要利用全部采購(gòu)的單子，以此來作為憑據(jù)，并加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，統(tǒng)計(jì)好相關(guān)采購(gòu)的事項(xiàng)，做到實(shí)時(shí)查詢供應(yīng)商的采購(gòu)時(shí)間，準(zhǔn)確核實(shí)某筆業(yè)務(wù)的庫(kù)存數(shù)量、采購(gòu)數(shù)量等，并且還要對(duì)商品的發(fā)票訂單等相關(guān)信息進(jìn)行充分了解。同時(shí)，在采購(gòu)商品時(shí)，市場(chǎng)調(diào)研人員還要結(jié)合市場(chǎng)情況，幫助財(cái)務(wù)部門制定合理的采購(gòu)方案，而財(cái)務(wù)部門也要評(píng)估和預(yù)算方案，在確定準(zhǔn)確無誤以后，將資金及時(shí)撥付給采購(gòu)人員，然后將發(fā)票訂單等相關(guān)信息錄入到電腦之中，做好備份和保存工作。

4 結(jié)語

總之，在企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制過程中，存在著較多問題，必須要制定切實(shí)可行的優(yōu)化對(duì)策，將內(nèi)部控制效能充分發(fā)揮出來，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)，從而為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展助益。

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