檔案管理存在的問題及對(duì)策

胡麗

摘要：檔案是珍貴的信息資源，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案資料不僅是紙質(zhì)的文本，還有大量的數(shù)字、影像、數(shù)據(jù)等資源，這些資源需要妥善留存與利用，但目前要各單位檔案管理中仍舊存在著對(duì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，人員配備不足，標(biāo)準(zhǔn)化不夠等問題，必須要切實(shí)提高檔案管理的水平，使信息資源得到有效的管理與利用。

關(guān)鍵詞：檔案;管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）018-0125-01

一、目前存在的問題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在人們習(xí)慣意義的認(rèn)識(shí)中，檔案管理是專職人員從事的工作，在一般的單位里，檔案工作就是整理上級(jí)和本單位下發(fā)的文件，然后按照順序裝在盒子里保存，從普通干部到領(lǐng)導(dǎo)層次，大多數(shù)人都認(rèn)同這個(gè)做法，檔案管理工作崗位一般也由一些比較閑的人來負(fù)責(zé)。

2.檔案人員配備不足

人是這個(gè)社會(huì)最重要的資源，檔案管理工作只有配備專業(yè)化的管理人員才能勝任當(dāng)前的工作，一些檔案軟件如：量子偉業(yè)、中信信息、東方飛揚(yáng)等軟件才能運(yùn)用得起來，才能發(fā)揮出效率。但實(shí)際情況是大多單位的檔案管理人員都為后勤人員，文化程度和專業(yè)水平都較低，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力較弱，檔案管理只局限于整理簡(jiǎn)單的資料和傳遞文本的工作。

3.檔案設(shè)施設(shè)備落后

目前各部門均對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度有限，因此在檔案設(shè)施設(shè)備的投入少之又少，配置好些的單位有一間檔案室，給一至兩臺(tái)電腦用來存放電子資料，條件差一些單位幾乎沒有獨(dú)立的檔案室，檔案資料存在在辦公室的柜子里，長(zhǎng)期以往，檔案的遺失就非常嚴(yán)重，當(dāng)想查閱某年某月的資料時(shí)，無從尋找，使珍貴的檔案資源永遠(yuǎn)封塵在柜子角落里。

4.檔案基礎(chǔ)工作不夠

檔案管理更多是基礎(chǔ)工作，比較檔案的歸納，目錄的整理，都需要背后的大量的時(shí)間、精力去完善，而目前大多數(shù)單位的檔案不同程度存卷宗質(zhì)量低下，無法檢索的問題，使很多資源很難得到多次利用，一些有價(jià)值的資源，要想引用或作用佐證，只能靠模糊翻閱，效率低下。

5.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理是一個(gè)體系，如果不進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的約束和管理，那么檔案資源的流失是再所難免的，從這個(gè)角度去看，必須要規(guī)范檔案管理的，這需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要全體人員的能力配合，各單位規(guī)范檔案的標(biāo)準(zhǔn)，引入專業(yè)的檔案管理人才或加大資金投入下大力氣培養(yǎng)本單位專業(yè)化的檔案專職人員，使檔案盡早實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

6.檔案資料得到不充分利用

在一些單位的檔案室，幾乎鮮有人進(jìn)入，長(zhǎng)期處于封閉狀態(tài)，資料整理又不系統(tǒng)，人們想查閱某一資料是難上加難，漸漸檔案資料便無人問津，由于不重視，這一工作也漸被遺忘。加上對(duì)檔案的投入資金有限，導(dǎo)致一些檔案沒有得到妥善存放，比如電子資源，很難保存，過一段時(shí)間便不見蹤影，以后很難再查閱。

二、檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策探討

1.更新檔案管理觀念

觀念是一種根深蒂固的認(rèn)識(shí)形成，在各個(gè)行業(yè)均存在。檔案管理也一樣，只有從上到下改變對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，檔案管理水平才能得到長(zhǎng)足的提升。而這不僅僅的缺設(shè)備、缺人才，而要從主要領(lǐng)導(dǎo)到中層干部到普通行政后勤人員都要改變對(duì)檔案的觀念，在做工作的過程中存在檔案意識(shí)，提高整體對(duì)檔案工作的重視，這樣再采取相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，管理制度，行為手段，最終使檔案走向科學(xué)化、規(guī)范化。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培養(yǎng)

檔案管理工作是項(xiàng)普通的工作，但對(duì)人才的素質(zhì)極高，首先要吸納熱愛檔案管理的優(yōu)秀人才，不怕苦、不怕累，耐得住寂寞，守得住清貧，有默默奉獻(xiàn)的精神品格。其次要有專業(yè)的技能和寬泛的知識(shí)面，檔案管理別看是項(xiàng)誰(shuí)都能做的工作，但做的好與壞差別很大，需要較高的水平來處理各類檔案業(yè)務(wù)，其中涉及的知識(shí)面也很寬，比如檔案收集、檔案真?zhèn)舞b定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案修補(bǔ)、檔案提供利用等專業(yè)知識(shí)。再次要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)如：多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖片視頻處理、各種文檔轉(zhuǎn)化等，在現(xiàn)代的社會(huì)中是非常必要的。最后是檔案的開發(fā)利用的能力，一名合格的檔案管理人員應(yīng)該積極開發(fā)有利于檔案管理的應(yīng)用軟件，使檔案更方便查閱或管理，讓檔案變活，變成有價(jià)值的資源。

3.加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)備的改善

目前的檔案室的設(shè)備急需更新，一些單位的檔案到用的都是其他辦公室淘汰下來的桌椅、電腦。上級(jí)來檢查時(shí)充數(shù)而已。要及時(shí)更新檔案硬件設(shè)施，如辦公電腦、消防設(shè)備、打印設(shè)備、掃描設(shè)備、移動(dòng)硬盤、光盤等用品，采購(gòu)或者開發(fā)檔案管理軟件，使檔案盡快實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。

4.檔案管理要采取標(biāo)準(zhǔn)化流程

標(biāo)準(zhǔn)化代表著質(zhì)量和效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須要采用標(biāo)準(zhǔn)化的流程來管理。一是為檔案的歸檔和提檔服務(wù)，方便使用者的借閱。二是規(guī)范檔案的管理，各類資料分門別類存放，規(guī)范有序。三是當(dāng)檔案管理人員更換后，可以方便交接，在一些場(chǎng)合，也適合檔案之間的交流。

5.手工處理和現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用的協(xié)調(diào)

在檔案管理中，手工永遠(yuǎn)是基礎(chǔ)，檔案資料的整理、編號(hào)、驗(yàn)證、入檔等等都需要手工一一來完成，即使在信息技術(shù)非常先進(jìn)的今天，紙質(zhì)的檔案仍然占絕大部分，手工處理是非常必要的。檔案管理在未來很長(zhǎng)一段時(shí)間仍然要依靠手工來處理檔案。當(dāng)然對(duì)于新的信息技術(shù)的出現(xiàn)，要全面的掌握，在處理紙質(zhì)資料的同時(shí)，要做好對(duì)電子檔案的收集、整理。當(dāng)前檔案的種類在不斷增多，需要協(xié)同處理好各類資源，音頻、視頻等都是珍貴的檔案，都需要手工與現(xiàn)代手段來保存。

6.檔案現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)

檔案管理的作用是使文獻(xiàn)更有價(jià)值。使檔案更方便地為查閱者服務(wù)，這里面需要做以下幾方面的工作。一是檔案場(chǎng)館的建設(shè)。紙質(zhì)的檔案存入在檔案柜里，整理的清晰明了，當(dāng)讀者可以輕松、方便地查閱相關(guān)的資料。比如一些桌椅可供摘錄、筆記，有方便的復(fù)印、打印等設(shè)施，能夠公開的文獻(xiàn)方便讀者拷貝。有供讀者使用的電腦，可以方便用來查閱相關(guān)的電子文檔、圖片、音頻、視頻資料。二是網(wǎng)絡(luò)檔案的建設(shè)。實(shí)體的場(chǎng)館僅僅局限了借閱的時(shí)間和空間，要讓檔案走向開放，具有更大的價(jià)值，要發(fā)揮當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，使檔案走向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，以數(shù)字的形式來通過網(wǎng)絡(luò)訪問，使一部分可以公開的紙質(zhì)檔案也通過掃描等方式成為電子文檔，方便讀者遠(yuǎn)距離的進(jìn)行資源的共享。

科技的飛速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作的要求更高了，檔案管理完全可以憑借當(dāng)前成熟的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境得到長(zhǎng)足的發(fā)展，當(dāng)然這對(duì)檔案管理人員也提出了要求，要不斷學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，改革創(chuàng)新天地寬，奮有為正當(dāng)時(shí)，要不斷迎接挑戰(zhàn)，不斷學(xué)習(xí)，做好當(dāng)前的檔案工作。