企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的應(yīng)用與發(fā)展探析

郭德龍

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在IT技術(shù)不斷發(fā)展應(yīng)用的背景下，許多企事業(yè)單位將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到運(yùn)營管理中，但部分單位未改變原有手工辦公的方式，影響了實(shí)際管理效率，本文對辦公自動(dòng)化在企事業(yè)單位管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)管理;辦公自動(dòng)化;發(fā)展

我國企事業(yè)單位改革開放以來得到了快速發(fā)展，但部分單位辦公自動(dòng)化起步較晚，沿用傳統(tǒng)手工方式進(jìn)行管理，傳統(tǒng)管理方式工作量大，且易出錯(cuò)，為單位管理帶來很大的不便，很多單位將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到企業(yè)管理中，推動(dòng)了單位管理水平的提升。

一、企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的發(fā)展

辦公自動(dòng)化是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)等先進(jìn)科技，使人們的部分業(yè)務(wù)借助辦公設(shè)備構(gòu)成服務(wù)某種目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。采用各種媒體形式，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，最大限度提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的自動(dòng)化。我國辦公自動(dòng)化自70年代開始經(jīng)歷了多個(gè)階段。70年代末，企事業(yè)單位辦公中普遍使用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，為硬件配置階段。80年代中期，MIS發(fā)展標(biāo)志OA進(jìn)入數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化第二代階段。90年代中期開始，第4代OA實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。90年代末開始，旨在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)同，業(yè)務(wù)流程協(xié)同的第5代OA系統(tǒng)興趣。協(xié)同發(fā)展型辦公自動(dòng)化是一種領(lǐng)先的企業(yè)管理思想，以工作流自動(dòng)化workfiow為核心。

二、企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的應(yīng)用作用

辦公自動(dòng)化指依據(jù)IT技術(shù)、電子郵件及遠(yuǎn)程通信實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)信息的共享，迅速獲得有利的信息，是先進(jìn)、高效的辦公系統(tǒng)，簡化辦公操作，最終實(shí)現(xiàn)單位辦公自動(dòng)化，科學(xué)化管理目標(biāo)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有全面實(shí)用、信息高度共享、實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理等特點(diǎn)。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，如何在信息革命為企業(yè)帶來的全球激烈競爭中，充分利用信息資源是巨大的挑戰(zhàn)。單位能否利用先進(jìn)技術(shù)手段獲取信息，是企業(yè)能否取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵，當(dāng)前很多企事業(yè)單位通過計(jì)算機(jī)建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但未充分發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)作用，開發(fā)應(yīng)用基于IT技術(shù)，符合日常辦公習(xí)慣的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有重要意義。

在全球范圍激烈的競爭中，企業(yè)事業(yè)要形成核心競爭力，應(yīng)充分利用先進(jìn)技術(shù)，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使得單位迅速全面把握生產(chǎn)經(jīng)營與市場動(dòng)態(tài)等信息，保證企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)主動(dòng)地位。企業(yè)事業(yè)單位使用固定的營銷渠道與方式應(yīng)對激勵(lì)的市場競爭難以取勝，必須借助高新科技與創(chuàng)新的營銷思維模式實(shí)現(xiàn)高效率的開拓市場，應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為客戶提供多渠道與全方位的服務(wù)，自從我國加入WTO后，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)幫助單位實(shí)現(xiàn)營銷創(chuàng)新等方面發(fā)揮了巨大作用。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，大幅提高企事業(yè)單位獲取信息的時(shí)效性，目前很多企業(yè)事業(yè)單位擁有多處辦公地點(diǎn)，不能像傳統(tǒng)辦公一樣在不同辦公地點(diǎn)間穿梭，加強(qiáng)了部門間信息交換速度，提高了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策能力。辦公自動(dòng)化極大提高了企業(yè)管理效率，辦公自動(dòng)化附帶強(qiáng)大的查詢功能，實(shí)現(xiàn)了在部門間的互動(dòng)協(xié)調(diào)溝通，為市場了解企業(yè)提供了新渠道。

辦公自動(dòng)化能滿足單位領(lǐng)導(dǎo)決策的需求，滿足中層管理者對信息管理的需求，滿足員工有效處理業(yè)務(wù)的需求，辦公自動(dòng)化要求員工的管理思想發(fā)生本質(zhì)轉(zhuǎn)變。

三、企業(yè)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理

員工要具有某些專業(yè)技能，具備高度市場敏感性，有效管理各業(yè)務(wù)流程中的知識信息，當(dāng)前很多企業(yè)已具備將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到管理中的硬件設(shè)備，相關(guān)辦公軟件不斷更新完善，但很多企業(yè)辦公自動(dòng)化起步較晚，存在對辦公自動(dòng)化重要性認(rèn)識不足、員工素質(zhì)不適應(yīng)等問題，應(yīng)切實(shí)提高辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效能，要使企事業(yè)員工認(rèn)識到辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公的必然選擇，是對傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行有利變革的現(xiàn)實(shí)需求，學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化操作是避免被時(shí)代淘汰的必要方式，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)率先使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行辦公。首先應(yīng)抓好辦公室主任、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理維護(hù)人員的培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)員工熟練掌握辦公自動(dòng)化操作技術(shù)，做到每位員工熟知辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)技能，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)保證員工能正確使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)。強(qiáng)化制度管理，要求企業(yè)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中建立軟件運(yùn)行相關(guān)制度，明確對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用管理責(zé)任劃分，建立完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行工作處理的每個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為員工高效工作的協(xié)作平臺。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件應(yīng)用主要有連接、協(xié)同等環(huán)節(jié)，需將單位局域網(wǎng)連接機(jī)關(guān)處室的計(jì)算機(jī)，注意借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建在線交流的功能，注意系統(tǒng)能對辦公事項(xiàng)處理過程進(jìn)行跟蹤管理。

四、結(jié)語

辦公自動(dòng)化在企業(yè)事業(yè)單位管理中的應(yīng)用必須結(jié)合自身情況，需重視對相關(guān)人才的引進(jìn)，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。隨著單位各部門間與國際信息交流日益頻繁，辦公自動(dòng)化在企事業(yè)管理中發(fā)揮更加重要的作用，建設(shè)安全的辦公自動(dòng)化體系是時(shí)勢要求，通過完善的辦公自動(dòng)化技術(shù)提高運(yùn)營效率，必將提高自身競爭實(shí)力。

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