綜合辦公室的精細(xì)化管理策略

張濤

摘 ?要：實(shí)現(xiàn)綜合辦公室內(nèi)部的管理更加精細(xì)化，主要目的就是因?yàn)榫?xì)化的管理方法更能提高辦公室的工作效率，對于當(dāng)下來說，這是一種比較新穎的管理模式。本文首先對文章涉及的綜合辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵進(jìn)行界定，接著又強(qiáng)調(diào)了精細(xì)化管理的重要所在，提出了在精細(xì)化管理中存在的問題，并且給予相關(guān)的切實(shí)可行的解決策略。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室;精細(xì)化;管理策略

辦公室整體工作效率的提高，需要依賴于精細(xì)化的管理，只有制定出規(guī)范的制度，才可以促進(jìn)精細(xì)化管理的具體實(shí)施。因此，現(xiàn)代綜合辦公室的布置，一定要具有創(chuàng)新意識，不斷更新自己的理念，對工作質(zhì)量需要有更高的要求，權(quán)責(zé)制度也一定要明晰。要積極主動的采取更高效的運(yùn)作方式，把握細(xì)節(jié)，提高任務(wù)完成的效率，不斷實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

一、綜合辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵概述

（一）綜合辦公室的內(nèi)涵

所謂“綜合辦公室”，其實(shí)就是我們平時所說的辦公室，它是企業(yè)內(nèi)部的一個機(jī)構(gòu)，主要是處理各部門信息的流通，促進(jìn)各部門之間的交流，在各個部門中處于一個樞紐位置，處理著企業(yè)所有的綜合事務(wù)，對維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著非常重要的作用。綜合辦公室在日常工作中，處理各部門所遞交的文件，協(xié)調(diào)各部門工作有序進(jìn)行，做好相關(guān)的后勤服務(wù)工作，不斷實(shí)現(xiàn)自身職能的最優(yōu)化。

（二）精細(xì)化管理的內(nèi)涵概述

精細(xì)化管理是管理學(xué)的一個重要理論，最早起源于科學(xué)管理，科學(xué)管理主要從精細(xì)化、規(guī)范化和個性化三個方面對管理理念不斷創(chuàng)新。精細(xì)化管理的重大理論成果之一就是人崗匹配理論，他們主張?jiān)诜峙鋶徫坏臅r候，一定要將責(zé)任具體到每一個人，在工作內(nèi)容和責(zé)任承擔(dān)上都盡量細(xì)化，從而更有利于企業(yè)獲得良好的效益。

在綜合辦公室中，充分運(yùn)用精細(xì)化管理方法，可以有效的為企業(yè)節(jié)省出很多資金，而且也有利于約束員工的工作行為進(jìn)而提高綜合辦公室管理水平，在工作效率上也大有進(jìn)步，有利于企業(yè)向更好的方向更快發(fā)展。

二、綜合辦公室精細(xì)化管理中存在的問題

（一）管理制度不健全

無規(guī)矩，不方圓。一個合理有效的制度，對企業(yè)的運(yùn)作有著至關(guān)重要的影響，因此，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)綜合辦公室的精細(xì)化管理，首先必須要構(gòu)建一個完善的制度結(jié)構(gòu)。只有先在制度上出奇制勝，才能夠讓綜合辦公室內(nèi)部處理工作的能力提高。制度的制定必須要有針對性，因?yàn)槊恳粋€部門的工作重點(diǎn)都是不一樣的，但是現(xiàn)實(shí)中很多企業(yè)面對這種情況卻沒有足夠重視，這就造成很多部門在工作中效率低下。嚴(yán)格的問責(zé)制度，對于綜合辦公室內(nèi)精細(xì)化管理也具有重大意義，目前，在很多企業(yè)中并沒有對責(zé)任進(jìn)行明確的劃分，出了事情找不到責(zé)任人。對于獎懲制度，很多企業(yè)雖然注意了這個問題，但是卻沒有制定出完善的獎懲方案，在實(shí)施的過程中也展示出很大不足。

（二）管理者管理意識不強(qiáng)

精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要管理者竭盡全力，不斷創(chuàng)新管理方式，提高自己的管理意識。但是國內(nèi)的很多調(diào)查數(shù)據(jù)表明，辦公室內(nèi)部管理人員的精細(xì)化管理意識較差，對于相關(guān)的精細(xì)化制度，在實(shí)施過程中力度不夠，在工作過程中就出現(xiàn)了一系列的問題，從而嚴(yán)重影響了精細(xì)化管理水平的提高。

三、綜合辦公室的精細(xì)化管理具體策略

（一）建立崗位目標(biāo)責(zé)任制度

在辦公室精細(xì)化管理的過程中，工作重點(diǎn)之一就是要明確目標(biāo)與責(zé)任，因此，建立一個合理的崗位目標(biāo)責(zé)任制度都變得更加重要。管理人員需要對工作任務(wù)制定出嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這樣工作人員就會有工作依據(jù)，更能夠提高目標(biāo)績效。對于那些程序化較強(qiáng)的日常工作，比如說檔案的收集與管理、信息和資源的協(xié)調(diào)等，更是要對目標(biāo)和責(zé)任進(jìn)行嚴(yán)格的界定。在制定目標(biāo)責(zé)任制度時，務(wù)必涉及到工作任務(wù)的每一個環(huán)節(jié)，將目標(biāo)規(guī)劃成果驗(yàn)收以及最后的評估等都做到更加細(xì)致，從而真正做到權(quán)責(zé)統(tǒng)一。

（二）重視辦公室自動化系統(tǒng)的運(yùn)用

辦公室自動化系統(tǒng)的運(yùn)用，對于提高綜合辦公室的精細(xì)化管理具有獨(dú)特的作用。精細(xì)化管理的目標(biāo)，一是為了明確目標(biāo)與責(zé)任，再一個就是通過合理規(guī)劃，從而將成本和損失控制在最低范圍，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況的不同，綜合辦公室在職能分配的過程中也會有各自的特色，但是綜合性與多樣性這兩大特點(diǎn)，永遠(yuǎn)都不會缺失，無論怎樣，綜合辦公室在企業(yè)中都承擔(dān)著一個樞紐的角色。如果能夠充分運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，那就可以讓信息的傳遞更加快捷方便，而且數(shù)據(jù)的計(jì)算也會更加準(zhǔn)確，因此，在設(shè)計(jì)和研發(fā)過程中積極引進(jìn)先進(jìn)的自動化辦公系統(tǒng)，可以將很多復(fù)雜的工作難度降低。并且，辦公自動化系統(tǒng)對于監(jiān)督各部門的工作也具有積極作用，以量化的形式評估各部門的工作績效，讓員工感到公平。

（三）樹立服務(wù)意識

精細(xì)化管理的核心思想就是要處理好對細(xì)節(jié)的把控和服務(wù)能力的提高。辦公室對于上下級的溝通與交流起著非常重要的作用，為各部門提供信息，而且還承擔(dān)著后勤服務(wù)的職能，因此，樹立服務(wù)意識，提高服務(wù)能力，對促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)施具有重要意義。要關(guān)注員工對于工作環(huán)境的個性化需求，為員工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)與工作環(huán)境，這樣對員工創(chuàng)新能力的增強(qiáng)以及工作效率的提高都大有幫助。

四、結(jié)語：

綜合以上所述，對于綜合辦公室的精細(xì)化管理中存在的問題，我們已經(jīng)給出了相應(yīng)的解決對策，建立有效的崗位目標(biāo)責(zé)任制度，并且重視辦公自動化系統(tǒng)的運(yùn)用，增強(qiáng)服務(wù)意識。對于整個企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室具有承上啟下的作用，工作內(nèi)容細(xì)致煩瑣，并且辦公室管理水平的高低將直接影響著企業(yè)的存亡。當(dāng)意識到綜合辦公室的重要性之后，就必須要對其進(jìn)行精細(xì)化管理，唯有如此，才可以在企業(yè)內(nèi)部形成科學(xué)的管理模式，促進(jìn)企業(yè)績效水平的提高。

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作者簡介：

張 ?濤（1982-），男，大學(xué)文化，現(xiàn)供職于開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司辦公室。