大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化的價(jià)值與措施

李佳宜 馬巧紅

摘 ?要：大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化不僅有助于提升管理品質(zhì)和效率，也有利于實(shí)現(xiàn)檔案作為珍貴信息資源的價(jià)值再創(chuàng)造。做好檔案管理信息化既要從源頭著手、建立健全管理機(jī)制，又要加強(qiáng)信息化平臺(tái)構(gòu)建、消除信息壁壘，還要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理、做好安全防護(hù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校;檔案管理;信息化;價(jià)值;措施

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息化管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、科學(xué)化最重要的理念和手段之一。高校作為培養(yǎng)高等教育人才最主要的平臺(tái)，隨著持續(xù)多年擴(kuò)招，檔案數(shù)量與日俱增，加強(qiáng)信息化管理更成為提升檔案管理品質(zhì)最核心的舉措。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化的價(jià)值

（一）提升管理品質(zhì)和效率

信息化對(duì)于高校檔案管理最顯著的促進(jìn)價(jià)值當(dāng)屬提升管理品質(zhì)和效率。相較于傳統(tǒng)人工處理模式，基于平臺(tái)化、電子化、數(shù)據(jù)化的信息化管理將大幅減少管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使管理者從簡(jiǎn)單重復(fù)的機(jī)械化操作中擺脫出來(lái)，轉(zhuǎn)而將更多時(shí)間和精力投入到分析整理電子檔案信息環(huán)節(jié)。這必然能夠發(fā)揮出管理者和檔案應(yīng)有的巨大價(jià)值。

不僅如此，人工操作模式不僅煩瑣勞累，而且無(wú)法完全避免錯(cuò)漏等失誤。尤其隨著高校擴(kuò)招持續(xù)進(jìn)行，越來(lái)越多的原始檔案在一次次借閱、瀏覽、歸檔等操作中難免出現(xiàn)人為損傷甚至損毀，這不僅是檔案管理工作的失誤，也是檔案作為珍貴文獻(xiàn)、史實(shí)等價(jià)值的不可逆損失。

而在信息化管理狀態(tài)下，只需要對(duì)原始檔案進(jìn)行一次數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)就能實(shí)現(xiàn)無(wú)數(shù)次瀏覽、查詢、使用而不必?fù)?dān)心出現(xiàn)遺失或錯(cuò)漏。這不僅是對(duì)原始檔案最好的保護(hù)，也是以便捷高效的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用的最佳途徑。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案作為珍貴信息資源的價(jià)值再創(chuàng)造

有了信息化管理作為支撐，高校檔案可不再受到時(shí)間、空間、使用人數(shù)等限制。只要有充分的安全保障，檔案就可以超越時(shí)空實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸，為任何有需要者使用。這不僅在更大程度上拓展了高校檔案應(yīng)用的廣度和深度，而且能夠更加便利地實(shí)現(xiàn)檔案作為珍貴信息資源的價(jià)值再創(chuàng)造。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化的措施

（一）從源頭著手、建立健全管理機(jī)制

信息化是依托于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)而形成的平臺(tái)化、數(shù)字化管理模式，具有一定的專業(yè)性和技術(shù)性。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化較傳統(tǒng)人工操作有一定的技術(shù)和平臺(tái)“門(mén)檻”，因此要從源頭著手、建立健全管理機(jī)制。

比如，高校應(yīng)結(jié)合《檔案法》和院校自己的管理規(guī)章推出適用于信息化管理的制度、條例，包括交接制度、歸檔制度、原始檔案保管制度、數(shù)字檔案存貯和應(yīng)用制度等。又如，時(shí)代的發(fā)展、教育格局的創(chuàng)新等外部因素會(huì)使高校檔案出現(xiàn)階段性變化，這就要求高校檔案管理信息化保持一定動(dòng)態(tài)機(jī)制，結(jié)合環(huán)境條件隨時(shí)補(bǔ)充或更新。這也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在宏觀管理機(jī)制建設(shè)過(guò)程中。

管理機(jī)制的建立健全不僅是便于具體管理操作時(shí)有章可循，更重要的是在院校內(nèi)形成更加良好和濃厚的檔案管理信息化文化，使包括師生、教職員工在內(nèi)的全員都對(duì)檔案管理、信息化充分認(rèn)識(shí)、足夠重視。

（二）加強(qiáng)信息化平臺(tái)構(gòu)建、消除信息壁壘

信息化管理必須借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，平臺(tái)建設(shè)水平直接影響數(shù)字檔案管理品質(zhì)和效率。因此，加強(qiáng)信息化平臺(tái)構(gòu)建、消除信息壁壘至關(guān)重要。

比如，高校需建立完善、統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論是文字檔案、聲音檔案或圖像檔案，將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字化前都需要建立起規(guī)范化、統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)制度。如此才能實(shí)現(xiàn)確保未來(lái)的信息化管理足夠系統(tǒng)化、可操作。為使檔案管理能夠與高校管理全局形成兼容，檔案管理平臺(tái)需要與學(xué)校管理平臺(tái)完成端口對(duì)接，使彼此能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)互通。如此才能避免檔案管理出現(xiàn)信息孤島問(wèn)題，這對(duì)實(shí)現(xiàn)全校信息化管理都有至關(guān)重要的意義。時(shí)下一些高校的檔案管理信息化還停留在文件檔案、案卷檔案的目錄編制層面，只建成了條目類數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)相對(duì)滯后。這是需要加快改進(jìn)和建設(shè)的一大重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

此外，由于部分高校對(duì)檔案管理缺乏足夠重視，導(dǎo)致檔案管理未能實(shí)現(xiàn)集中化、規(guī)?；芾?。一些院、系的檔案長(zhǎng)期在本院、系內(nèi)分散化管理，或是學(xué)生檔案被放于人事部門(mén)與干部人事檔案混為一談等。這極易導(dǎo)致檔案信息碎片化分布，也連帶造成了數(shù)字檔案孤島、信息壁壘問(wèn)題的出現(xiàn)。因此，高校需要盡快采取集中管理方式，設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的檔案管理中心或機(jī)構(gòu)，并將學(xué)生檔案、干部人事檔案、綜合檔案等分門(mén)別類進(jìn)行清理。這對(duì)后續(xù)的信息化管理具有至關(guān)重要的決定性影響。

（三）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理、做好安全防護(hù)

基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的信息化管理對(duì)于安全的關(guān)注非比尋常。近年來(lái)越來(lái)越多網(wǎng)絡(luò)攻擊事件的出現(xiàn)要求高校檔案管理信息化建設(shè)需要時(shí)刻保持警惕，不僅要安排專職檔案管理人員從事信息化管理工作，而且要不斷加強(qiáng)從業(yè)者的網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)專業(yè)學(xué)習(xí)。

為了不斷提高安全防護(hù)等級(jí)，高校檔案管理信息化還要在現(xiàn)有的防火墻設(shè)置、定期安裝補(bǔ)丁等常規(guī)操作基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用諸如密碼密鑰、指紋密鑰、面部識(shí)別等多種安防措施。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)重要檔案、保密檔案等的權(quán)限管理?？梢园凑崭?、中、低三個(gè)基本層次設(shè)置權(quán)限管理等級(jí)。越是高等級(jí)的管理權(quán)限越需要對(duì)應(yīng)嚴(yán)格的資格審核手續(xù)。此外，定期做好主要、重點(diǎn)檔案的本地備份工作亦同樣重要。備份檔案的存在價(jià)值在于其“兜底”作用，這是校方和管理方需要格外引起關(guān)注的一點(diǎn)。

總之，高校檔案是國(guó)家檔案的有機(jī)組成，也是記錄高等教育發(fā)展歷程與實(shí)踐活動(dòng)的重要平臺(tái)與載體。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化不僅是實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值再創(chuàng)造的科學(xué)途徑，也是高校管理工作全局實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與科學(xué)化的重點(diǎn)與熱點(diǎn)之一。校方需盡快改變忽視檔案管理工作的陳舊觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案對(duì)于改進(jìn)高等教育模式的促進(jìn)意義。這不僅是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的核心，也是高校管理工作整體轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

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