生物制品企業(yè)內(nèi)部控制中五金件采購管理與存貨管理的業(yè)務(wù)流程

譚柯

摘 ?要：生物制品企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營中，需要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理，避免企業(yè)經(jīng)營的同時(shí)出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特別是對五金件的采購與存貨管理，要求企業(yè)進(jìn)一步強(qiáng)化業(yè)務(wù)流程，提高管理水平?；诖?，本文以采購管理和存貨管理作為研究對象，探究其業(yè)務(wù)流程，分別對采購管理與存貨管理闡述業(yè)務(wù)改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：生物制品企業(yè);五金件采購;存貨管理

任何企業(yè)在經(jīng)營與管理中都會(huì)面臨財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，通過企業(yè)的內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，使企業(yè)經(jīng)營管理順利進(jìn)行，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。因此，生物制品企業(yè)通過內(nèi)部控制，加強(qiáng)對采購環(huán)節(jié)和存貨環(huán)節(jié)的管理，采購后的五金件材料被充分利用，避免資源浪費(fèi)現(xiàn)象發(fā)生，保證生物制品企業(yè)內(nèi)部資金流動(dòng)合理。

一、生物制品企業(yè)內(nèi)部控制中五金件采購管理分析

（一）采購環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程

企業(yè)的五金件采購環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程如下：1.需求管理。生物制品企業(yè)按照歷史數(shù)據(jù)和市場調(diào)研信息分析五金件采購支出，確定采購業(yè)務(wù)需求，制定采購策略，以競爭性談判降低價(jià)格，制定采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理。科學(xué)選擇五金件材料供應(yīng)商，營造公平的競爭環(huán)境，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，為接下來五金件采購奠定基礎(chǔ)。3.合同管理。這一部分工作需要確定五金件采購數(shù)量、購置日期與合同簽訂，同時(shí)需要做好五金件驗(yàn)收管理工作和發(fā)票的審批工作。

（二）采購環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)改進(jìn)

1.需求管理

建議企業(yè)以價(jià)值鏈為導(dǎo)向，重新設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部控制采購管理環(huán)節(jié)。針對五金件的需求管理，建議生物制品企業(yè)進(jìn)一步優(yōu)化需求計(jì)劃流程，簡化五金件預(yù)算審批流程，先指定預(yù)算，后審批預(yù)算計(jì)劃，以免出現(xiàn)變更問題。預(yù)算成立后可以執(zhí)行反饋機(jī)制，生物制品企業(yè)內(nèi)部管理人員應(yīng)做好預(yù)算執(zhí)行工作，并將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的信息傳遞，詳細(xì)劃分材料種類，方便工作人員對材料細(xì)化需求管理，讓五金件可以快速傳遞，對超過預(yù)算的內(nèi)容進(jìn)行登記，與采購人員及時(shí)取得聯(lián)系。

2.合同管理

針對企業(yè)的五金件合同管理，做法如下：（1）實(shí)現(xiàn)合同的信息化。簽訂合同時(shí)可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，記錄五金件采購流程，使材料報(bào)價(jià)和投標(biāo)擁有合同依據(jù)。（2）加強(qiáng)合同財(cái)務(wù)稽核。制定年度五金件材料預(yù)算控制合同簽訂流程，控制合同金額付款申請，確保歷史數(shù)據(jù)和發(fā)票的稽核。（3）做好合同的庫存管理，將需求計(jì)劃的五金件細(xì)化到具體項(xiàng)目中，保證工作人員領(lǐng)取五金件的數(shù)量不會(huì)超過預(yù)算數(shù)量。借助電子化管理模式避免這一過程中出現(xiàn)失誤。

3.供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理在生物制品企業(yè)內(nèi)部控制中可以取得良好的成果，一些優(yōu)秀的五金件材料供應(yīng)商出現(xiàn)，材料得到有效供應(yīng)。針對企業(yè)的供應(yīng)商管理，改進(jìn)措施如下;（1）加強(qiáng)對五金件材料供應(yīng)商的資質(zhì)管理。要求對供應(yīng)商名稱、公司地址等基本信息詳細(xì)掌握，通過有效的調(diào)查方式了解供應(yīng)商實(shí)際生產(chǎn)水平。（2）改變對五金件材料供應(yīng)商的評估方法。過去，生物制品企業(yè)是采用交易后評估方式，這樣做容易導(dǎo)致材料浪費(fèi)，不利于企業(yè)降低生產(chǎn)成本和內(nèi)部控制管理。建議生物制品企業(yè)采用月度評估方式，對供應(yīng)商單位進(jìn)行評估信息匯總，客觀評價(jià)供應(yīng)商的實(shí)力。

二、生物制品企業(yè)內(nèi)部控制中五金件存貨管理分析

（一）存貨管理業(yè)務(wù)流程

企業(yè)在制定五金件采購計(jì)劃時(shí)，采購人員需要按照存貨預(yù)算展開采購工作，隨后完成五金件材料的驗(yàn)收入庫。一部分五金件存貨需要用于企業(yè)生產(chǎn)，另一部分五金件存貨用在運(yùn)輸和生產(chǎn)中損壞。存貨管理人員需要對庫中的五金件存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，將多領(lǐng)用的存貨退回。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度，定期對存貨進(jìn)行檢查，重點(diǎn)關(guān)注下列事項(xiàng)： （1）存貨在不同倉庫之間流動(dòng)時(shí)應(yīng)當(dāng)辦理出入庫手續(xù)。（2）應(yīng)當(dāng)按倉儲(chǔ)物資所要求的儲(chǔ)存條件貯存，并健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害和防變質(zhì)等管理規(guī)范。（3）加強(qiáng)生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、周轉(zhuǎn)材料、半成品等物資的管理，防止浪費(fèi)、被盜和流失。

（二）存貨管理業(yè)務(wù)改進(jìn)

1.加強(qiáng)對存貨品種的預(yù)算

管理人員需要審核采購的五金件品種，生產(chǎn)部門與采購部門要按照領(lǐng)導(dǎo)的審批命令開會(huì)討論，以實(shí)際需求為參考依據(jù)，對五金件存貨品種決策進(jìn)行改進(jìn)。這一過程中，不僅要保證五金件材料預(yù)算實(shí)施的剛性，還要保留彈性，防止突發(fā)情況出現(xiàn)，庫中存著的五金件應(yīng)預(yù)留一部分，方便及時(shí)更改。但對于五金件的采購，企業(yè)基本不會(huì)提前做出預(yù)算，而是將各種常用五金材料提前和供應(yīng)商簽訂年度合同，根據(jù)供應(yīng)商給出的報(bào)價(jià)，和企業(yè)采購人員對市場價(jià)格的了解與分析，計(jì)算材料價(jià)格。

2.加強(qiáng)對存貨總量的預(yù)算

如果企業(yè)可以缺貨經(jīng)營，也要按照實(shí)際情況管理庫存。無論是零庫存還是負(fù)庫存，都要結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營方式做出選擇。制定五金材料存貨儲(chǔ)備時(shí)，要求管理人員充分考慮外部影響因素，例如生產(chǎn)經(jīng)營中五金件用料數(shù)量和五金件的存儲(chǔ)能力。庫存太多會(huì)影響財(cái)務(wù)預(yù)算，庫房倉庫也裝不下，庫存太少會(huì)影響生產(chǎn)。對此，企業(yè)可以應(yīng)用庫存管理軟件，對五金件材料進(jìn)行實(shí)時(shí)庫存管理。該軟件應(yīng)用下，系統(tǒng)支持多計(jì)量單位管理，入庫與出庫實(shí)時(shí)調(diào)整，及時(shí)進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，并設(shè)置了低庫存預(yù)警機(jī)制，有效實(shí)現(xiàn)了庫存管理的時(shí)效性。

3.加強(qiáng)對存貨入庫的質(zhì)量檢驗(yàn)

企業(yè)倉儲(chǔ)管理部門要做好采購后的五金件入庫驗(yàn)收工作，核對訂貨單中的存貨數(shù)量與五金件型號(hào)品種，加強(qiáng)對材料的質(zhì)量檢查?？梢圆捎贸闃訖z查的方式，一旦抽樣檢查結(jié)果不合格，建議立即停止所有五金件材料入庫，并將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。如果貨物數(shù)量不達(dá)標(biāo)，要及時(shí)上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)采取處理對策。采購貨物入庫時(shí)，檢查符合標(biāo)準(zhǔn)的材料入庫，不符合標(biāo)準(zhǔn)的需要分析其問題原因，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤就直接退換貨，有關(guān)部門審核通過后才可以重新入庫。

總結(jié)：

總而言之，生物制品企業(yè)的內(nèi)部控制活動(dòng)屬于一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性活動(dòng)，也是生物制品企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)并解決問題的循環(huán)過程。根據(jù)生物制品企業(yè)面臨的五金件材料管理風(fēng)險(xiǎn)，要求企業(yè)管理者提高內(nèi)部控制意識(shí)，通過強(qiáng)化材料的采購管理與存貨管理，使企業(yè)滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。

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