機關檔案室數(shù)字化建設應注意的幾個問題

王榮芬

【摘要】近些年機關單位建設進度不斷加快，這也間接提高了機關單位管理中信息化技術的應用價值。為了更好地提高機關單位管理信息化效益，本文詳細分析了機關檔案室數(shù)字化建設應注意的幾個問題，希望可以為相關工作提供幫助。

【關鍵詞】數(shù)字化建設;機關單位管理;檔案室管理

檔案室是機關單位的行政管理、科學研究、生產(chǎn)技術與基礎建設等工作中所形成的記錄資料，資料類型比較豐富，包含文字、材料、圖片等多種資料，所具備的社會價值、經(jīng)濟價值都比較高。強化檔案室管理是優(yōu)化檔案室管理工作實效性的關鍵，不僅有利于提升行政管理工作的效率與質(zhì)量，同時對于機關單位的長遠性發(fā)展也有明顯的推動作用。對此，探討機關檔案室數(shù)字化建設應注意的幾個問題具備顯著現(xiàn)實意義。

一、檔案室管理中所存在的問題

（一）重視度較低。當前機關工作人員對于檔案管理工作的參與意識都比較低，檔案管理重視度比較差，在檔案利用率方面的表現(xiàn)并不理想，其主要是以檔案管理意識淡薄，注重實際工作而忽略檔案工作，特別是領導人員無法意識到檔案管理工作對于本單位長期發(fā)展的意義與價值，導致許多部門也逐漸忽略檔案管理工作，最終導致檔案管理工作流失于形。在管理制度方面，仍然是采取計劃性管理為主，沒有將檔案管理工作放在相應位置上，導致信息資源的開發(fā)力度不足，檔案利用率比較低。

（二）管理機制不完善。當前大多數(shù)單位都是由辦公室負責綜合性檔案管理工作，其任務不僅涉及到檔案的管理，還涉及到管理文書、科研、人事、會計、聲像等內(nèi)容，這也導致辦公室所負責的任務繁重，一方面導致工作人員無法保障檔案管理工作的實效性，管理工作的效率與質(zhì)量無法滿足實際管理需求。另一方面沒有專職于檔案管理的人員，缺乏專業(yè)的職能部門負責檔案管理工作，導致檔案管理工作的價值無法得到體現(xiàn)。

（三）隊伍素質(zhì)較低。因為檔案管理工作存在內(nèi)容單一、作用特殊的特點，導致許多人員都認為檔案管理工作是任何人員都可以勝任的，從而形成人員兼職的現(xiàn)象，實際工作中缺乏檔案工作方面的專業(yè)性人才。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平、全面性知識水平、知識結構斷層以及計算機網(wǎng)絡、外語言水平等普遍比較低，檔案管理人隊伍的梯隊不合理現(xiàn)象明顯，年齡偏大，對于現(xiàn)代化檔案管理工作的操作能力與意識比較差，無法保障檔案管理工作的高效率開展。

二、機關檔案室數(shù)字化建設途徑

借助數(shù)字化建設時代之下的各種信息化技術的應用，可以有效的提升檔案室管理的作用，這也是提升機關單位管理軟實力的有效途徑之一，是滿足時代發(fā)展需求的一項重要舉措，同時也是推動和提高檔案室管理工作對于機關單位管理工作支持性的必然途徑。機關檔案室涉及量非常多，同時不同檔案室在信息內(nèi)容方面的差異也比較突出，這也就要求管理人員必須不斷的充實和完善自己，借助信息化技術的合理應用來應對不斷繁瑣化、復雜化的檔案室管理工作。下面提出幾點機關檔案室數(shù)字化建設途徑。

（一）提高檔案室管理意識。構建完善的檔案室管理體系，并及時完善檔案室管理中相關的規(guī)章制度，集中化統(tǒng)一建設檔案室管理建設工作。為了更好的適應檔案室現(xiàn)代化管理的實際需求，及時建設關于信息化的檔案室管理網(wǎng)絡，落實分工合作，要求不同崗位人員負責具體的管理工作，形成多級化檔案室管理結構。伴隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案室管理必然會涉及到的信息化的管理，所以需要及時建設信息化的管理體系，建設檔案室管理信息化中心，并明確每一位人員的具體職能，將機關單位的不同檔案室實行統(tǒng)一性的管理與考核，促使檔案室管理和機關單位不同工作可以同步性的考核，從而提升檔案室管理實效性。

（二）提升檔案室管理人員的整體素質(zhì)。因為信息化技術和機關單位管理工作的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，不同地區(qū)、不同部門所涉及到的知識水平也在不斷的提高，不斷有新思想、新觀念滲入。對此，在數(shù)字化建設時代之下，機關單位有必要對檔案室管理人員給予相應的培訓和教育，尤其是在技術、理念等方面進行創(chuàng)新，借助定期培訓的方式組織管理人員參與到信息化技術的應用培訓當中，強化對新知識、新技能的培訓，尤其是計算機知識與機關單位管理知識的學習，強化專業(yè)素質(zhì)與道德素養(yǎng)。借助對信息化技術的學習，掌握機關單位在檔案室管理工作方面的業(yè)務流程以及工作方式，同時學會在計算機中做好照片、文字等內(nèi)容的記錄與管理工作，從而提高檔案室管理工作價值。

三、結語

綜上所述，在數(shù)字化建設時代之下，信息技術不斷發(fā)展對于機關單位的檔案室管理工作進行優(yōu)化和改進的重要性非常明顯，這也成為工作中的重點。但是，當前我國機關單位的檔案室管理工作實效性并不理想，信息化技術的應用也受到局限，特別是在一些偏遠地區(qū)，管理方法的不到位導致管理工作效果非常落后。對此，在今后仍然需要不斷的加大信息化技術的普及和應用，在檔案室管理工作中不斷滲透和創(chuàng)新信息化技術，從而為檔案室管理數(shù)字化建設及其工作成效提供有效幫助。

【參考文獻】

[1]董文弢.機關檔案數(shù)字化建設標準研究——以蘇州市機關文檔管理中心為例[J].中國檔案，2017，13（11）：233-234.

[2]沈夢瀅.鎮(zhèn)江市檔案局圓滿完成2017年度省級數(shù)字檔案館（室）創(chuàng)建工作[J].檔案與建設，2018，31（1）：95.