血站文書檔案歸檔的技巧與策略

王海沙

【摘要】文書檔案的歸檔和管理是衡量一個(gè)單位檔案管理水平的尺子，也是單位生存和發(fā)展的重要依據(jù)，所以管理好文書檔案是單位的重要任務(wù)，配備和提高檔案管理人員的管理能力不容置疑。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;歸檔;管理

文書檔案的管理直接反映單位檔案管理的水平，在這注重白紙黑字的時(shí)代，文書檔案起著舉足輕重的證據(jù)作用。但在文書歸檔的過程中仍存在歸檔不到位、不完整的現(xiàn)象?，F(xiàn)談?wù)勎臅鴻n案的特點(diǎn)和歸檔方法。

一、文書檔案的重要性

文書檔案記載著一個(gè)人工作中的成長(zhǎng)過程，無(wú)論是職稱還是職務(wù)，都真實(shí)記錄在案;更是記錄一個(gè)國(guó)家的發(fā)展歷史和演變中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，還體現(xiàn)了某一時(shí)間段內(nèi)學(xué)校、機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)與行政管理下的活動(dòng)記錄，除了單位內(nèi)部的各部門在履行職責(zé)中形成的重要決策之外，還包括大大小小的議事活動(dòng)等。

文書檔案主要以紙質(zhì)的形式保存歸檔，是單位運(yùn)行過程中各方面的真實(shí)記錄，是有印章或當(dāng)事人親筆簽字、具有說(shuō)服力的紙質(zhì)文件，它主要包括行政管理、人事變動(dòng)、業(yè)務(wù)需求、黨工團(tuán)活動(dòng)等，是體現(xiàn)單位的業(yè)務(wù)提升與管理過程的演變，更是單位領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策的重要證據(jù)。文書檔案不僅具有機(jī)密性，而且還具有連續(xù)性的特點(diǎn)，例如關(guān)于請(qǐng)示類的文件，就需要上級(jí)單位的批復(fù)等一系列的追蹤，才能保證此事項(xiàng)的完整性;文書檔案的自然形成，決定了它的真實(shí)性和客觀性，也是使人信服的歷史證據(jù)，有些文件還保留當(dāng)時(shí)事件發(fā)生的照片、聲音等，這些都反映了文書檔案的真憑實(shí)據(jù)。

二、文書檔案的特點(diǎn)

文書檔案歸檔是一項(xiàng)連續(xù)性的整理、收集、保存的過程，涉及的材料種類繁多、資料復(fù)雜、時(shí)間不等、工作量大，存在繁瑣而復(fù)雜的特點(diǎn)。

文書檔案的內(nèi)容豐富多樣，涉及面較廣，不僅有人事資料、黨工團(tuán)資料、行政資料、科技資料、會(huì)計(jì)資料，還有建筑、設(shè)備等方面的資料。在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的時(shí)代，文書檔案還有電子文件、電子照片、音像等。

文書檔案還具有很強(qiáng)的安全性、完整性、保密性和權(quán)威性，最大的作用是在后人借閱的同時(shí)可以借鑒和引用歷史資料。

三、文書檔案歸檔的過程

（一）文書的收發(fā)。文書的收發(fā)是整理文書檔案的基礎(chǔ)，也是做好文書檔案的前提。收文包括登記、走流程、催辦、整理、辦結(jié);發(fā)文包括登記、制文、蓋章、整理、合并。簡(jiǎn)單的公文收發(fā)過程把相關(guān)聯(lián)的文件集中一起，按照歸檔的年限和時(shí)間的順序分類整合，待年底統(tǒng)一整理歸檔。

（二）文書的整理方法。先將一整年度的收發(fā)公文按歸檔年限分別為永久、定30年、定10年進(jìn)行分類，接著在不同的保管期限中將同一類別的文件集中，最后按照文件的類別或重要性先后放置。

（三）文書的裝訂。文件檔案裝訂時(shí)，正本在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來(lái)文在后;文件處理單在前，正文在后;中文在前，外文在后;原文在前，譯文在后。按以上原則將文件進(jìn)行整合裝訂。

（四）文書的分類和排列。在不同的文件保管期限中，按照文件的主次分別將文件前后排列，一般發(fā)文在前，收文在后。

（五）文書的編號(hào)和編目。按照文書歸檔的類別和排列順序用阿拉伯?dāng)?shù)字依次進(jìn)行編號(hào)。所有的文件編號(hào)完畢后再使用計(jì)算機(jī)輔助完成編目，即將文件的基本信息按照檔案管理系統(tǒng)軟件設(shè)定的格式錄入電子信息，最后由系統(tǒng)生成歸檔文件目錄。

（六）文書的裝盒。將文件按照保管年限，根據(jù)檔案盒的大小將文件適量裝入盒中，最后在盒面注明盒內(nèi)裝的文件件數(shù)、起止號(hào)、保管期限、盒號(hào)等。

四、總結(jié)

只有文書檔案的質(zhì)量得到保障，檔案工作的質(zhì)量才能提高，所以文書檔案管理人員要有很強(qiáng)的責(zé)任心和管理水平，具備較好的檔案管理意識(shí)，在文書歸檔的過程中不會(huì)因歸檔速度影響其歸檔質(zhì)量。文件紙張大小、文件內(nèi)容、格式等方面都要符合標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范統(tǒng)一，如有破損的要修補(bǔ)盡量不能改變文件的原樣，做好公文收發(fā)和借閱的詳細(xì)登記，如有遺失及時(shí)查找，特別是原件外借時(shí)要催促及時(shí)歸還，庫(kù)房隨時(shí)做好防鼠、防蟻、防潮、防曬、防蛀、防火、防盜等方面的安全管理，確保檔案信息安全。

文書檔案管理是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致的工作，對(duì)于管理人員的要求也比較高，無(wú)論是從政治水平、業(yè)務(wù)管理能力、專業(yè)技術(shù)技能等方面，都要求檔案管理人員具有較高的業(yè)務(wù)水平能力。

文書檔案管理的最終目的就是被利用，只有被利用了才能使檔案發(fā)揮本身潛在的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)利益。

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