淺談財務共享模式下的信息化建設(shè)

張舟

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模越來越大，業(yè)務越發(fā)復雜，企業(yè)集團不斷涌現(xiàn)，對企業(yè)財務管理水平提出了更高的要求。財務共享模式作為一種集約化、專業(yè)化、高效化的財務管控模式，在企業(yè)管理實踐中得到了越來越多的應用。結(jié)合財務共享信息化領(lǐng)域工作經(jīng)驗及相關(guān)文獻資料，對財務共享模式下的財務信息系統(tǒng)建設(shè)進行探討。

關(guān)鍵詞：財務共享;信息化;財務信息系統(tǒng)

中圖分類號：F275 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）18-0105-02

財務共享是指標準化財務活動流程，應用信息技術(shù)，將企業(yè)各個經(jīng)營實體的財務活動整合到財務共享服務中心統(tǒng)一處理，從而規(guī)范財務核算，提升管理效率，降低管理成本，提升財務信息質(zhì)量，增加企業(yè)價值的財務管控模式。財務共享的概念最早起源于美國，并在福特汽車、通用電氣等企業(yè)率先得到應用。我國企業(yè)接觸財務共享概念較晚，但隨著國內(nèi)經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷擴大，信息化水平不斷提升，越來越多的國內(nèi)企業(yè)，諸如中興通訊等通過設(shè)立財務共享服務中心集中處理財務業(yè)務的方式提升了集團財務的管控力度與服務水平。

在財務共享模式下，財務人員不再按照經(jīng)營實體單獨配置，而是集中于財務共享服務中心提供財務服務。財務人員分工不再基于經(jīng)營實體，而是基于業(yè)務內(nèi)容。同類業(yè)務的集中處理提升了財務管理的專業(yè)化、標準化水平，也為同類業(yè)務處理效率的比較和考核提供了可能。財務共享模式產(chǎn)生了業(yè)務單位與財務單位的地理分離，報賬流程與紙質(zhì)單據(jù)的審批分離，對業(yè)財流程監(jiān)控和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析提出了更高要求?？梢哉f，財務共享模式成功實踐的關(guān)鍵在于強有力的信息系統(tǒng)支撐。本文根據(jù)財務共享管理水平，將財務共享模式劃分為核算共享、業(yè)財共享、決策支持三個階段，對財務共享模式下的信息化建設(shè)進行了探討。

一、財務共享信息化建設(shè)——核算共享階段

在傳統(tǒng)核算模式下，集團各個經(jīng)營實體配備自己的財務人員，同一財務人員處理多類財務工作，效率低下，各單位分別核算，標準不一，系統(tǒng)不一，財務信息可比性低，不利于經(jīng)營分析。在財務共享模式下，企業(yè)通過設(shè)立財務共享服務中心，將分散在各個業(yè)務單位的財務人員集中起來，同一財務人員僅處理一種類型的財務工作，標準統(tǒng)一，專業(yè)快捷，可比性高。

在該階段，信息系統(tǒng)建設(shè)的首要任務為統(tǒng)一會計系統(tǒng)、統(tǒng)一會計政策、統(tǒng)一會計科目體系，統(tǒng)一財務系統(tǒng)報表設(shè)置。集團企業(yè)應指定唯一的會計軟件用于所轄經(jīng)營實體的會計核算，保證財務核算標準、核算操作、數(shù)據(jù)出口一致。集團企業(yè)應將統(tǒng)一的會計科目體系部署于會計系統(tǒng)，應用統(tǒng)一的會計科目輔助核算維度，以統(tǒng)一標準核算各業(yè)務單位的同類業(yè)務。集團企業(yè)應將外部及內(nèi)部報表模板部署于系統(tǒng)，實現(xiàn)公式自動取數(shù)，報表自動生成。經(jīng)過該階段的信息化建設(shè)，集團所轄經(jīng)營實體的會計信息集中于一套財務信息系統(tǒng)，執(zhí)行一套核算標準及會計政策，財務信息質(zhì)量可比性與相關(guān)性大大提升，財務工作自動化程度顯著提升。

二、財務共享信息化建設(shè)——業(yè)財共享階段

核算共享階段的變革局限于財務部門內(nèi)部，業(yè)財共享階段的變革則突破財務部門，深入業(yè)務領(lǐng)域。在該階段，財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)集成不斷完善，財務系統(tǒng)信息依據(jù)前端業(yè)務系統(tǒng)信息自動生成，報賬紙質(zhì)單據(jù)與電子流程產(chǎn)生時空分離。

在該階段，業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的有效集成尤為關(guān)鍵。一要統(tǒng)一業(yè)財數(shù)據(jù)標準，將財務核算需要的信息固化于前端業(yè)務流程表單，完善相關(guān)的會計自動配置，保證會計信息全面準確生成。二要實現(xiàn)業(yè)財流程系統(tǒng)固化，通過梳理和統(tǒng)一企業(yè)集團各類費用的資金審批權(quán)限，將審批流程配置于系統(tǒng)，實現(xiàn)電子流程自動流轉(zhuǎn)。三要完善電子影像簽名功能。業(yè)財共享階段，審批人不接觸紙質(zhì)單據(jù)，僅僅依靠電子流程影像附件信息判斷完成事項審批，流程的合規(guī)性和安全性極為重要。企業(yè)有必要在財務系統(tǒng)后臺部署電子影像簽名功能。系統(tǒng)經(jīng)辦人環(huán)節(jié)應固化各類費用報賬的電子附件標準要求，應用發(fā)票O(jiān)CR識別技術(shù)抓取票據(jù)信息，實現(xiàn)業(yè)務信息自動填寫，提升電子流程質(zhì)量。系統(tǒng)審核人環(huán)節(jié)應配備加密UKEY，審批人在通過身份認證的前提下才能完成流程審批，提升流程審批安全性。四要完善條碼功能，通過系統(tǒng)功能自動生成帶有條碼的報賬單據(jù)及會計憑證，財務人員通過掃描條碼記錄紙質(zhì)單據(jù)、電子流程的流轉(zhuǎn)過程，提升單據(jù)流轉(zhuǎn)效率及同步性。

三、財務共享信息化建設(shè)——決策支持階段

在此階段，財務共享模式的運行已經(jīng)高度順暢，管理制度完善，業(yè)財高度融合，業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的集成已經(jīng)基本完成，財務共享服務中心建設(shè)的重點由理順業(yè)務變?yōu)榧钆c分析。在財務共享模式下，會計核算工作分工基于業(yè)務內(nèi)容而非業(yè)務實體，同一類型財務人員所處理的單據(jù)在費用類型、審核標準、核算要求方面高度一致，可比性強，為橫向?qū)Ρ群涂己思钐峁┝藯l件。經(jīng)過專業(yè)化、標準化的訓練，財務內(nèi)部潛能挖掘已近極限，從業(yè)財合作角度出發(fā)成為財務服務效率進一步提升的關(guān)鍵。

在該階段，業(yè)財運營監(jiān)控平臺及決策支持系統(tǒng)的建設(shè)成為關(guān)鍵。業(yè)財運營監(jiān)控平臺通過抓取電子流程在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)的審批時長，退單次數(shù)、退單原因、差錯憑證數(shù)、財務人員月度單據(jù)處理數(shù)、財務人員月度憑證生成數(shù)等數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對報賬流程的全過程監(jiān)控，并通過與事先錄入系統(tǒng)的各項效率標準相比較，分析業(yè)務單位的合作水平及財務單位的服務水平，自動生成相關(guān)統(tǒng)計圖表，為部門及個人業(yè)績考核及激勵提供了依據(jù)。決策支持系統(tǒng)則更側(cè)重于統(tǒng)計分析。依托高度集成的業(yè)財系統(tǒng)，決策支持系統(tǒng)能夠穿透業(yè)務與財務數(shù)據(jù)，自動抓取和關(guān)聯(lián)關(guān)鍵業(yè)財指標，模擬業(yè)務指標對財務指標的影響，實現(xiàn)效能動因分析。

四、財務共享模式下信息化建設(shè)的關(guān)注點

1.理清系統(tǒng)與業(yè)務的關(guān)系。在財務共享模式下，高度集成的企業(yè)級業(yè)財系統(tǒng)決定了系統(tǒng)建設(shè)必然是非常橫向的工作，需要業(yè)財人員的通力配合。在系統(tǒng)建設(shè)實踐中，業(yè)務人員往往局限于本職工作與部門思維，對財務單位牽頭的信息系統(tǒng)建設(shè)參與意愿低，投入精力少，導致信息系統(tǒng)建設(shè)困難重重。因此，財務共享模式下的企業(yè)級業(yè)財系統(tǒng)建設(shè)必然是“一把手工程”，需由企業(yè)高級管理層牽頭領(lǐng)導，逾越系統(tǒng)建設(shè)中的業(yè)財橫向壁壘。系統(tǒng)建設(shè)之初，管理層應召開信息系統(tǒng)建設(shè)啟動會，明確項目橫向協(xié)同范圍及項目人員。若信息系統(tǒng)建設(shè)涉及業(yè)務部門，應建立財務部門與業(yè)務部門間的“大協(xié)同”;如若僅涉及財務部門，應建立財務部門內(nèi)部的“小協(xié)同”。明確各項業(yè)務聯(lián)系人，明確業(yè)務人員的在系統(tǒng)項目建設(shè)中的職責和工作優(yōu)先級，保障業(yè)務人員能夠充分參與信息系統(tǒng)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，業(yè)務問題能夠得到及時溝通解決。信息系統(tǒng)建設(shè)應充分考慮業(yè)務需求，充分獲得業(yè)務人員認可，避免后期系統(tǒng)交付功能與業(yè)務實踐差別過大，導致系統(tǒng)難以推廣、重復開發(fā)、資源浪費。

2.理清系統(tǒng)與制度的關(guān)系。制度流程的系統(tǒng)固化是規(guī)范業(yè)財流程、提升業(yè)財效率的有效手段，也是信息系統(tǒng)建設(shè)的重中之重。通過制度流程的系統(tǒng)固化，可以減少人工審核的主觀性，使得不合規(guī)范的單據(jù)無法流轉(zhuǎn)到財務審核環(huán)節(jié)，提升單據(jù)質(zhì)量，實現(xiàn)管理前移。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，制度梳理應先于系統(tǒng)建設(shè)。一方面，通過制度梳理能夠熟悉業(yè)務實踐，掃清業(yè)務盲點;另一方面，通過制度梳理能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有制度流程的缺陷，推演出更貼合業(yè)務需求的新制度流程。新制度流程應著重解決關(guān)鍵問題，避免與現(xiàn)有制度流程差異過大，難以落地。充分的制度梳理和制度優(yōu)化能夠使業(yè)務人員、財務人員及系統(tǒng)開發(fā)人員從企業(yè)全流程角度思考信息系統(tǒng)建設(shè)，減少系統(tǒng)建設(shè)過程中零星局部的討論，減少后續(xù)制度變動導致系統(tǒng)開發(fā)反復修改的風險，避免系統(tǒng)建設(shè)成果存在內(nèi)控缺陷，提升系統(tǒng)開發(fā)質(zhì)量。

3.理清系統(tǒng)與系統(tǒng)的關(guān)系。高度集成、高度協(xié)同是財務共享模式下企業(yè)級信息系統(tǒng)的突出特點，企業(yè)應關(guān)注信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計，通盤考慮各個系統(tǒng)之間的關(guān)系。系統(tǒng)間關(guān)系主要體現(xiàn)為縱向關(guān)系與橫向關(guān)系?？v向關(guān)系是指不同系統(tǒng)或模塊服務于業(yè)務流程的前后環(huán)節(jié)。在縱向關(guān)系中，應關(guān)注數(shù)據(jù)來源與數(shù)據(jù)標準的一致性，明確數(shù)據(jù)映射關(guān)系，避免一套系統(tǒng)多個口徑所導致的數(shù)據(jù)清理及無效分析問題。橫向關(guān)系是指不同系統(tǒng)或模塊可能覆蓋同一類業(yè)務，或者為同一業(yè)務提供支撐。在橫向關(guān)系中，應關(guān)注系統(tǒng)功能業(yè)務范圍的劃分，避免系統(tǒng)功能重復開發(fā)的投資浪費以及同一業(yè)務多入口導致的標準不一問題。

4.理清系統(tǒng)建設(shè)各環(huán)節(jié)的關(guān)系。信息系統(tǒng)建設(shè)通常包括可研編制、需求調(diào)研、系統(tǒng)開發(fā)、功能測試、實施推廣五個階段。財務共享模式下的信息系統(tǒng)集成度高，項目建設(shè)周期冗長，縮短項目周期，推動信息系統(tǒng)盡快上線成為降低系統(tǒng)建設(shè)成本，及時滿足業(yè)財需求的關(guān)鍵。系統(tǒng)建設(shè)各階段并非簡單的前后銜接關(guān)系，而是可以同步開展。在前期可研編制、需求調(diào)研階段，可同時清理收集功能測試、實施推廣階段所需的系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如人員身份信息、銀行賬號信息、合同信息、項目信息等），在階段性功能開發(fā)完成時可同步開展階段性測試工作，從而減輕項目全面上線測試推廣階段的壓力，確保系統(tǒng)建設(shè)項目按期高質(zhì)量交付。

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