海外工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中會議紀(jì)要的法律性質(zhì)

柏林泉 鐘瑞寶

[摘 要]海外EPC項(xiàng)目執(zhí)行過程中會簽署很多會議紀(jì)要，這些會議紀(jì)要的法律地位一直是業(yè)界或者項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)討論的議題，有的甚至引起激烈爭議。判定會議紀(jì)要是否具備法律效力需要從內(nèi)容要件和形式要件多方面分析。

[關(guān)鍵詞]海外工程項(xiàng)目 會議紀(jì)要 法律性質(zhì) 合意 邀約

中圖分類號：D93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

海外工程項(xiàng)目特別是EPC項(xiàng)目標(biāo)的額大、周期長、項(xiàng)目干系人多、各類風(fēng)險(xiǎn)多，在項(xiàng)目投標(biāo)談判期間以及項(xiàng)目執(zhí)行過程中難免會遇到很多問題甚至技術(shù)方面、商務(wù)方面的重大問題進(jìn)行澄清、討論、確認(rèn)。

對會議紀(jì)要的法律效力不能只是從名稱上推斷，并非只有叫做“合同”“協(xié)議”的文件才是合同，關(guān)鍵是看達(dá)成一致意見的內(nèi)容和性質(zhì)，只要具有設(shè)定當(dāng)事人具體權(quán)利義務(wù)關(guān)系的內(nèi)容，且各方當(dāng)事人對內(nèi)容已達(dá)成一致的，在效力上即等同于合同，對當(dāng)事人具有法律約束力，各方應(yīng)當(dāng)按照約定全面履行自己的義務(wù)。

一、有法律效力的會議紀(jì)要的內(nèi)容要件

（一）符合法律規(guī)定、國際通用規(guī)則

有法律效力的會議紀(jì)要必須符合當(dāng)事人所屬國家特別是工程建設(shè)所屬國家的法律規(guī)定，符合環(huán)保、人道主義等國際通用規(guī)則。

有的國家法律明確規(guī)定，由國家預(yù)算支出的政府部門主導(dǎo)的建設(shè)項(xiàng)目，如果存在合同變更和補(bǔ)充，必須簽署正式的合同補(bǔ)充協(xié)議，才具有法律效力。

這種情況下，業(yè)主往往需要把變更原因和變更內(nèi)容形成書面文字正式上報(bào)其上級管理部門，逐級報(bào)送至主管部委，例如建設(shè)部、水利部、能礦部等；然后由其項(xiàng)目管理、法律、財(cái)務(wù)等部門審查無誤后給予認(rèn)可；最后才能正式簽署補(bǔ)充協(xié)議。業(yè)主報(bào)送的書面文件，往往是以內(nèi)部報(bào)送單作為主體，業(yè)主和承包商的會議紀(jì)要作為附件。

（二）該會議紀(jì)要的內(nèi)容要與所附屬的合同執(zhí)行有關(guān)

對于長期合作伙伴來講，雙方高層互訪與會談經(jīng)常發(fā)生，特別是雙方高層就重大問題的磋商會比較多。高層會議紀(jì)要的內(nèi)容可能涉及雙方比較全面的合作或者其他的與本項(xiàng)目執(zhí)行無關(guān)的事項(xiàng)。如果是關(guān)于雙方在其他項(xiàng)目的合作事項(xiàng)等與本項(xiàng)目執(zhí)行無關(guān)的事項(xiàng)所舉行的會議，則對于本項(xiàng)目執(zhí)行來說，該會議紀(jì)要無效，其效力由雙方就具體會談內(nèi)容來確定。如果會議紀(jì)要的部分內(nèi)容與所附屬的合同執(zhí)行有關(guān)，則該部分內(nèi)容有效，而與所附屬的合同執(zhí)行無關(guān)的內(nèi)容對本項(xiàng)目無效，該無效部分的內(nèi)容由雙方就具體會談內(nèi)容來確定。

（三）各方當(dāng)事人是否對會議紀(jì)要的內(nèi)容達(dá)成一致是會議紀(jì)要是否具有法律效力的必要條件

中國合同法強(qiáng)調(diào)達(dá)成一致意見，也就是形成合意。英國法中支持Offer and Acceptance - an agreement（要約、承諾，達(dá)成協(xié)議）的程序。在涉外合同實(shí)踐中，記錄單方面表述，而沒有形成合意的內(nèi)容，不具備法律效力。

案例：某中資公司在尼日爾的一個(gè)項(xiàng)目，合同規(guī)定業(yè)主和監(jiān)理公司批復(fù)圖紙的地址在尼日爾，同時(shí)提到承包商的設(shè)計(jì)分包商在阿布扎比，項(xiàng)目執(zhí)行過程中總包商與業(yè)主就圖紙批復(fù)遲緩原因產(chǎn)生分歧。雙方召開多次會議討論，互相指責(zé)，前幾次會議紀(jì)要中，業(yè)主都要求放入：“業(yè)主指出承包商應(yīng)該在尼日爾提供合格完善的圖紙供監(jiān)理公司和業(yè)主審查、批復(fù)，否則延誤的責(zé)任由承包商承擔(dān)”。承包商開始不同意在會議紀(jì)要中放入該條款，后來經(jīng)過內(nèi)部討論，承包商要求同時(shí)放入：“承包商認(rèn)為：業(yè)主和監(jiān)理公司批復(fù)圖紙的中心地點(diǎn)主要在尼日爾，但是應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況定期委派技術(shù)團(tuán)隊(duì)赴阿布扎比設(shè)計(jì)中心討論、審查、批復(fù)圖紙，以加快圖紙批復(fù)速度。”經(jīng)過多輪會議，最終雙方達(dá)成一致意見，在最后一次會議紀(jì)要中明確：“雙方認(rèn)為：業(yè)主和監(jiān)理公司批復(fù)圖紙的中心地點(diǎn)在尼日爾首都尼亞美，但是根據(jù)實(shí)際情況需要定期委派技術(shù)團(tuán)隊(duì)赴阿布扎比設(shè)計(jì)中心討論、審查、批復(fù)圖紙，以加快圖紙批復(fù)速度。業(yè)主和監(jiān)理赴阿布扎比批圖的技術(shù)團(tuán)隊(duì)從離開尼亞美到回到尼亞美期間的交通、住宿、飲食由承包商負(fù)責(zé)，并且，承包商要負(fù)責(zé)提供該技術(shù)團(tuán)隊(duì)在阿布扎比期間必要的臨時(shí)辦公場所和工具?！?/p>

前幾次的會議紀(jì)要，雙方各自表明自己的觀點(diǎn)，分歧很大，沒有形成一致意見，只能作為會議內(nèi)容的記錄，不是具有法律效力的文件。最終的會議紀(jì)要，尊重合同原文中的關(guān)鍵條款“業(yè)主和監(jiān)理公司批復(fù)圖紙的地址在尼日爾”，同時(shí)也尊重里面提到的“承包商的設(shè)計(jì)分包商在阿布扎比”這個(gè)信息，綜合做出解釋并提出雙方達(dá)成一致意見的具體解決方案，是具備法律效力的文件。

（四）會議紀(jì)要內(nèi)容涉及當(dāng)事人之間就目標(biāo)項(xiàng)目執(zhí)行設(shè)立、變更或終止某些權(quán)利義務(wù)關(guān)系

海外工程項(xiàng)目工期長、項(xiàng)目干系人多、項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)大、不可預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)多，再全面的合同也難以涵蓋所有的未決項(xiàng)，項(xiàng)目執(zhí)行過程中難免對即時(shí)發(fā)生的技術(shù)、施工、商務(wù)方面的細(xì)節(jié)性討論和確認(rèn)，以便推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展。同時(shí)，這些細(xì)節(jié)問題的討論確認(rèn)是對雙方某些權(quán)力義務(wù)關(guān)系的調(diào)整，又沒有必要形成正式補(bǔ)充協(xié)議或者沒有達(dá)到形成正式補(bǔ)充協(xié)議的條件。例如：上述案例中提到某中資公司在尼日爾的一個(gè)項(xiàng)目，就是對業(yè)主團(tuán)隊(duì)圖紙審查批復(fù)地點(diǎn)權(quán)利與義務(wù)的調(diào)整，確定其“根據(jù)實(shí)際情況需要定期委派技術(shù)團(tuán)隊(duì)赴阿布扎比設(shè)計(jì)中心討論、審查、批復(fù)圖紙”，并確定承包商對應(yīng)的商務(wù)責(zé)任：“業(yè)主和監(jiān)理赴阿布扎比批圖的技術(shù)團(tuán)隊(duì)從離開尼亞美到回到尼亞美期間的交通、住宿、飲食由承包商負(fù)責(zé)”。

（五）當(dāng)事人意思表示的內(nèi)容具體明確，具有可執(zhí)行性

會議紀(jì)要的內(nèi)容要具體明確，具有可執(zhí)行性，才具有法律效力。只是記錄會議所達(dá)成的意愿，一般不具有法律效力。例如：某中資公司在非洲承接的一個(gè)輸油管線EPC項(xiàng)目，業(yè)主在合同簽署后，希望提前3個(gè)月投產(chǎn)從而可以早些得到效益，給總包商正式發(fā)函，希望召開提前投產(chǎn)專題討論會，該總包商經(jīng)過研究后認(rèn)為不具備提前投產(chǎn)的可能，但是基于尊重業(yè)主的呼吁和良好合作意愿，響應(yīng)業(yè)主召開會議的要求，并形成會議紀(jì)要，在最終形成的會議紀(jì)要中寫道：“業(yè)主要求總包商采取一切措施推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展，在X年X月具備投產(chǎn)條件并準(zhǔn)備好從管線起點(diǎn)到煉油廠的原油輸送?？偘汤斫鈽I(yè)主提前投產(chǎn)的意愿并積極響應(yīng)業(yè)主的要求，將會采取措施爭取該月投產(chǎn)?！?/p>

該會議紀(jì)要里面存在的兩個(gè)關(guān)鍵詞“業(yè)主要求”和總包商承諾“爭取該月投產(chǎn)”確定了該會議紀(jì)要的法律效力。業(yè)主要求，證明提前投產(chǎn)的目標(biāo)是業(yè)主單方面做出的，只能是一個(gè)邀約，總包商的反饋是意愿方面的，沒有明確能否做到，而只是“爭取”做到，不具備法律上的約束力。

二、有法律效力的會議紀(jì)要的形式要件

（一）時(shí)間、地點(diǎn)、與會單位、參加人

會議紀(jì)要需要有具體明確的會議時(shí)間、地點(diǎn)和參加人。根據(jù)會議紀(jì)要的種類不同，可以要求所有參加人在會議簽到表上簽字，也可以由與會各方的技術(shù)負(fù)責(zé)人、法定授權(quán)人等高階層人員簽字。要有明確的公司名稱。

（二）簽署會議紀(jì)要的人具有法定的授權(quán)

在項(xiàng)目執(zhí)行過程中一般的技術(shù)、施工細(xì)節(jié)討論與確認(rèn)，可以由技術(shù)人員簽字確認(rèn)，例行會議由例行會議參加人在簽到表或者在會議紀(jì)要最后一頁簽字?？梢詿o需專門的授權(quán)。

對重要權(quán)利義務(wù)進(jìn)行調(diào)整的會議紀(jì)要必須要由雙方或者與會有關(guān)各方的法定授權(quán)人簽字。

（三）根據(jù)需要確定是否加蓋公章

有的國家需要加蓋公章，有的國家只是需要授權(quán)人簽字就可以，務(wù)必做好調(diào)研遵守規(guī)定，在了解不是很透徹的情況下，為穩(wěn)妥起見，可以考慮加蓋公章。