施工企業(yè)材料采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

子庭玉

摘要：作為企業(yè)管理中一種非常重要的途徑，內(nèi)部控制在優(yōu)化企業(yè)運(yùn)營環(huán)境，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益等方面發(fā)揮著積極作用。新時(shí)期，建筑行業(yè)的發(fā)展使得施工企業(yè)面臨著越發(fā)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，想要實(shí)現(xiàn)自身的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展，就必須做好材料采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，減少和避免企業(yè)發(fā)展中的各類財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。本文從材料采購內(nèi)部控制的意義著眼，分析了施工企業(yè)材料采購的現(xiàn)狀，并就施工企業(yè)材料采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè);材料采購;內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）012-0058-02

前言

內(nèi)部控制在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著重要作用，通過有效的內(nèi)部控制，能夠?qū)ζ髽I(yè)管理進(jìn)行規(guī)范，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于施工企業(yè)而言，內(nèi)部控制包括了成本造價(jià)控制和材料數(shù)量控制，若企業(yè)能夠?qū)Σ牧喜少彽募?xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，則企業(yè)后續(xù)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展就有了準(zhǔn)確的方向?；诖?，企業(yè)應(yīng)該高度重視材料采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制工作。

一、施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的意義

一是內(nèi)部控制能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身的經(jīng)營目標(biāo)。施工企業(yè)在進(jìn)行材料采購的過程中，通過有效的內(nèi)部控制，能夠盡可能降低材料采購過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，更好地滿足市場(chǎng)發(fā)展需求，降低材料采購成本，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高;二是能夠提高資金利用率。合理的材料采購數(shù)量及采購時(shí)間能夠有效降低企業(yè)的材料存儲(chǔ)費(fèi)用，在保證材料供應(yīng)效果的同時(shí)，減少資金消耗。采購人員在開展市場(chǎng)分析的過程中，可以選擇以新材料替代舊材料，一方面可以進(jìn)一步提升工程的質(zhì)量，另一方面也能夠有效降低成本。通過有效的內(nèi)部控制，能夠提高材料采購的效率，降低成本消耗，還能夠保證企業(yè)內(nèi)部各部門的相互監(jiān)督，避免采購人員與供應(yīng)商勾結(jié)拿回扣的現(xiàn)象，以此來促進(jìn)企業(yè)整體效率的提高。

二、施工企業(yè)材料采購現(xiàn)狀

施工企業(yè)材料采購是內(nèi)部控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是成本控制的核心組成部分。新時(shí)期，建筑施工單位在開展生產(chǎn)經(jīng)營管理的過程中，都是以項(xiàng)目施工為核心，關(guān)注成本核算工作，強(qiáng)化企業(yè)材料采購管理，提升內(nèi)部控制，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本的有效控制，促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。施工企業(yè)材料采購?fù)ǔ６及瑤讉€(gè)基本流程，一是預(yù)算人員依照工程項(xiàng)目的具體內(nèi)容，制定出全面細(xì)致的材料采購計(jì)劃;二是采購部門通過市場(chǎng)調(diào)查等方式，就材料供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查;三是依照材料采購計(jì)劃和市場(chǎng)調(diào)查結(jié)果，組織材料采購工作，在材料采購的過程中還應(yīng)該對(duì)材料質(zhì)量進(jìn)行調(diào)查;四是采購人員和庫管人員需要對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收，做好入庫工作;五是財(cái)務(wù)部門依照檢查單據(jù)，向供應(yīng)商付款，在付款的過程中需要做好必要的核實(shí)工作。

現(xiàn)階段，我國施工企業(yè)在制定管理制度的過程中，一般都是將目光放在生產(chǎn)經(jīng)營方面，對(duì)于內(nèi)部控制缺乏足夠的重視，制定出的規(guī)章制度僅僅停留在表面，無法在施工中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，也影響了材料采購的效率。同時(shí)，在施工企業(yè)采購中，采購方缺乏與供應(yīng)商的有效溝通，使得企業(yè)在進(jìn)行材料采購的過程中，存在采購材料與施工需求不符的情況，導(dǎo)致企業(yè)交易成本的提高。從保證工程項(xiàng)目順利施工的角度，施工企業(yè)在完成材料采購后，還需要將其運(yùn)輸?shù)绞┕がF(xiàn)場(chǎng)，這樣會(huì)導(dǎo)致材料運(yùn)輸費(fèi)用和存儲(chǔ)費(fèi)用的增加。

三、施工企業(yè)材料采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制措施

1.完善信息管理

新環(huán)境下，施工企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，應(yīng)該積極引入供應(yīng)鏈模式，構(gòu)建基于供應(yīng)鏈的內(nèi)部控制機(jī)制。具體來講，施工企業(yè)應(yīng)該立足工程需求，從項(xiàng)目中標(biāo)、工程施工到竣工管理、運(yùn)行維護(hù)等環(huán)節(jié)，做好材料運(yùn)輸、信息管理和資金成本的有效控制，形成施工企業(yè)、材料供應(yīng)商以及消費(fèi)者之間的綜合供應(yīng)鏈模式。這樣的模式能夠?qū)κ┕て髽I(yè)材料采購流程進(jìn)行簡化，提升材料采購的效率，節(jié)約成本費(fèi)用。在構(gòu)建基于供應(yīng)鏈模式的內(nèi)部控制時(shí)，一方面，施工企業(yè)應(yīng)該做好供應(yīng)商信息管理。在材料采購環(huán)節(jié)，施工企業(yè)必須對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營能力進(jìn)行分析，做好信息收集管理，為材料供應(yīng)鏈的建設(shè)和完善奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該將自身的內(nèi)部評(píng)價(jià)結(jié)果分享給供應(yīng)商，通過相互溝通來實(shí)現(xiàn)對(duì)于經(jīng)營模式的改善;另一方面，施工企業(yè)應(yīng)該做好材料的信息管理。工程項(xiàng)目的施工周期較長，因此在材料采購環(huán)節(jié)，應(yīng)該保證材料到場(chǎng)的準(zhǔn)時(shí)性。施工企業(yè)應(yīng)該完善內(nèi)部信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，提升企業(yè)各部門的分工合作效率，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)運(yùn)作。另外，企業(yè)還應(yīng)該建立相應(yīng)的電子材料供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，通過材料共享實(shí)現(xiàn)效益提升。

2.強(qiáng)化管理控制

一是應(yīng)該保證采購編制計(jì)劃的合理性，以此來避免盲目采購的現(xiàn)象，預(yù)防材料擠壓問題，促進(jìn)資金使用效率的提高。在進(jìn)行材料采購前，采購部門需要依照工程部門提供的材料預(yù)算額，將庫存費(fèi)用扣除后，進(jìn)行材料采購計(jì)劃的編制工作，確認(rèn)后交給主管工程的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字確認(rèn)，以此來保證材料采購計(jì)劃的合理性和有效性。同時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)需要做好材料類型及用量的審批工作，對(duì)材料采購計(jì)劃的合理性進(jìn)行明確，減少材料采購品種不全、材料采購數(shù)量不當(dāng)?shù)葐栴};二是應(yīng)該認(rèn)真選擇材料供應(yīng)商。施工企業(yè)在對(duì)材料供應(yīng)商進(jìn)行選擇的過程中，應(yīng)該充分考慮其市場(chǎng)信譽(yù)和經(jīng)營能力，以誠信作為合作的基礎(chǔ)，保證合作效果，避免供應(yīng)商工作不負(fù)責(zé)給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。在構(gòu)建起長期合作關(guān)系后，企業(yè)可以制定更加完善的材料供應(yīng)鏈，提升企業(yè)內(nèi)部材料管理效率，為工程項(xiàng)目的建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。在這個(gè)過程中，施工企業(yè)還應(yīng)該從自身的材料需求出發(fā)，做好市場(chǎng)調(diào)查，明確材料的品牌、質(zhì)量和價(jià)格，以此來對(duì)材料采購的價(jià)格進(jìn)行控制。新時(shí)期，很多施工企業(yè)都建立了完善的電子商務(wù)平臺(tái)，可以在電子商務(wù)平臺(tái)上對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比，通過招標(biāo)采購的方式來實(shí)現(xiàn)成本控制;三是做好成本控制。施工企業(yè)應(yīng)該制定切實(shí)可行的材料采購計(jì)劃，保證材料性能的優(yōu)越性，對(duì)其采購數(shù)量進(jìn)行明確，保證材料采購的合理性。成本控制會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理效率和內(nèi)部控制水平產(chǎn)生直接影響，必須得到施工企業(yè)的高度重視。在這個(gè)過程中，施工企業(yè)還應(yīng)該做好采購材料的質(zhì)量監(jiān)管，避免不合格產(chǎn)品對(duì)工程施工質(zhì)量的影響，另外，企業(yè)還應(yīng)該構(gòu)建起嚴(yán)格的材料采購制度，對(duì)材料采購過程中可能存在的各種問題進(jìn)行解決，以此來促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益和管理效率的提高。

3.完善監(jiān)管機(jī)制

施工企業(yè)在進(jìn)行材料采購的過程中，可以采用分權(quán)管理制度，對(duì)材料采購決策、采購執(zhí)行、采購驗(yàn)收、結(jié)算乃至采購使用等進(jìn)行分權(quán)管理，確保材料采購過程中各部門的分工合作，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)相互監(jiān)督，形成完善的采購機(jī)制。另外，在進(jìn)行材料采購的過程中，通過各部門明確分工，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提升施工材料內(nèi)部控制的有效性。從施工企業(yè)的角度，在進(jìn)行材料采購前，需要從實(shí)際情況著眼，做好采購成本相關(guān)指標(biāo)的編制工作，在采購過程中還需要做好材料質(zhì)量檢驗(yàn)，在保證其質(zhì)量的同時(shí)降低采購成本，提升內(nèi)部控制的有效性。在采購工作完成后，還應(yīng)該依照成本控制、材料質(zhì)量等，做好總結(jié)評(píng)價(jià)工作，及時(shí)找出其中存在的不足和問題，為后續(xù)的材料采購積累經(jīng)驗(yàn)。從保證企業(yè)自身利益的角度，企業(yè)還需要規(guī)范采購行為，重視材料采購的監(jiān)督檢查工作，材料采購環(huán)節(jié)涉及的內(nèi)容眾多，如計(jì)劃制定、計(jì)劃審核、合同簽訂、成本核算等，施工企業(yè)需要強(qiáng)化對(duì)于所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督管控，保證材料的質(zhì)量。

四、結(jié)語

總而言之，施工企業(yè)應(yīng)該高度重視材料采購內(nèi)部控制，強(qiáng)化材料采購管理，做好相應(yīng)的信息收集整理工作，選擇誠信供應(yīng)商，做好成本控制，同時(shí)也應(yīng)該制定完善的材料采購監(jiān)管機(jī)制，通過完善的內(nèi)部控制制度來促進(jìn)內(nèi)部控制效率的提高，在維持企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展的同時(shí)，促進(jìn)其經(jīng)濟(jì)效益的有效提升。