退休人事檔案管理中的常見問題及建議

郭風(fēng)香

摘 要 加強(qiáng)退休服務(wù)中心的人事檔案管理，有助于提升退休服務(wù)中心的人力資源管理工作效率，對(duì)退休服務(wù)中心退休人員的綜合穩(wěn)定工作也有保駕護(hù)航的重要作用。但在實(shí)際工作中，受各類歷史原因及內(nèi)外因素的影響，人事檔案管理質(zhì)量和效率較低的問題日益凸顯。本文通過深入分析退休服務(wù)中心人事檔案管理工作中存在的問題，提出具體對(duì)策建議，以期有效提升人事檔案管理質(zhì)量、保障服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞 人力資源管理 人事檔案 常見問題 對(duì)策建議

一、引言

企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)人員到了法定退休年齡，退休服務(wù)中心人力資源管理部門需去社會(huì)保障處辦理為其退休手續(xù)，人事檔案材料不全將影響其工齡的認(rèn)定，進(jìn)而影響正常退休手續(xù)的審批及待遇核算工作。這些問題的存在不僅影響退休人員正常退休手續(xù)的辦理，還嚴(yán)重影響了人力資源部門的工作效能。要有效提升退休服務(wù)中心人事檔案管理水平，就需要深入分析人事檔案管理工作中存在的各類問題，并根據(jù)當(dāng)前工作現(xiàn)狀提出具體的對(duì)策和建議，以滿足人力資源管理工作的需求。

二、退休服務(wù)中心檔案管理中存在的問題

（一）因歷史原因，人事檔案材料嚴(yán)重缺失

人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映個(gè)人經(jīng)歷和德能勤績廉的，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、影像等形成的檔案。人事檔案材料是指各單位組織、人事等有關(guān)部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、培養(yǎng)、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績以及工作變動(dòng)等情況。[1]當(dāng)前，人事檔案管理受各類歷史原因及內(nèi)外因素的影響，人事檔案管理不規(guī)范，材料缺失嚴(yán)重。諸如下鄉(xiāng)材料、畢業(yè)生登記表、知青工齡、女干部轉(zhuǎn)工人的崗位變動(dòng)表、特殊工種記載年限等材料不全，需要單位或個(gè)人去補(bǔ)全相關(guān)材料。在過去的人事檔案管理體制下，與退休審批工作脫節(jié)，無規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的人事檔案管理體制。雖然近年來人事檔案管理在退休審批工作的作用下得到了很大程度的改善，但大都因?yàn)闅v史原因，檔案材料缺失嚴(yán)重，查漏補(bǔ)缺的工作需要人力和物力的多方協(xié)同配合。

（二）人事檔案管理力量薄弱，人事檔案管理質(zhì)量不高

對(duì)于退休服務(wù)中心人事檔案管理工作而言，其在退休服務(wù)中心的管理服務(wù)工作中的作用不容小覷。如果檔案材料不全，沒能及時(shí)辦理正常退休手續(xù)，會(huì)間接引發(fā)退休人員上訪。在目前工作人員編制有限的情況下，人事檔案管理人員多為兼職，且變動(dòng)頻繁。人力資源管理部門的日常業(yè)務(wù)比較繁重，兼職人員無暇收集整理相關(guān)檔案材料，人事檔案管理質(zhì)量不高。部分管理人員認(rèn)為自己保管材料能夠方便工作，沒有及時(shí)上交材料給人事檔案管理人員集中管理，造成部分檔案資源流失或損毀。

（三）管理方式落后，手工管理居多

當(dāng)前，人事檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索、查閱大多為手工管理，人事檔案的使用效率較低。

三、退休人事檔案管理的對(duì)策建議

（一）集中力量進(jìn)行人事檔案的核查工作，盡早查漏補(bǔ)缺

集中人力、財(cái)力和物力進(jìn)行人事檔案的核查工作，對(duì)每份檔案進(jìn)行逐一核查，整理缺失材料明細(xì)，盡早查漏補(bǔ)缺，為退休審批工作做好基礎(chǔ)工作，按照十大類分別進(jìn)行材料的收集及整理工作。對(duì)新增內(nèi)部退養(yǎng)人員的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，材料齊全后方予以接收。[2]一是履歷類材料;二是自傳和思想類材料;三是考核鑒定類材料;四是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料;五是政審、審計(jì)和審核類材料;六是黨團(tuán)類材料;七是表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料;八是違規(guī)、違紀(jì)、違法、處理、處分類材料;九是工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料;十是其他可供組織參考的材料。

（二）設(shè)立專崗管理人事檔案，規(guī)范完善人事檔案的相關(guān)制度

加強(qiáng)退休服務(wù)中心對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)及重視，設(shè)立專崗管理人事檔案，規(guī)范完善人事檔案的相關(guān)制度，將管理與服務(wù)相結(jié)合。

（三）對(duì)各類人事檔案的分散材料進(jìn)行分類并及時(shí)歸檔

對(duì)各類人事檔案的分散材料進(jìn)行分類并及時(shí)歸檔。首先，對(duì)材料進(jìn)行鑒定，檢查是否重復(fù)、錯(cuò)誤或不屬于歸檔范圍的材料，對(duì)屬于歸檔的材料進(jìn)行加工，整理成合格的入檔材料;其次，按十大類的原則進(jìn)行分類;最后，按檔案材料形成時(shí)間及內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序、編號(hào)、歸檔。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，對(duì)審批退休的主要材料進(jìn)行掃描，建立個(gè)人的人事電子檔案。例如，審批退休常用的主要資料如招工表、畢業(yè)生登記表，最早記載出生日期的表，轉(zhuǎn)正定級(jí)表，內(nèi)部退養(yǎng)審批表，女干部崗位變動(dòng)表等，對(duì)其進(jìn)行掃描歸檔。對(duì)目前退休人員核補(bǔ)回來的歷年的下鄉(xiāng)花名冊(cè)或招工花名冊(cè)進(jìn)行掃描后，按時(shí)間歸檔，便于其他同類人員使用，提高人事檔案材料的使用效率。

四、結(jié)語

本文從缺失材料等方面，對(duì)退休服務(wù)中心人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了相關(guān)對(duì)策建議，旨在提高退休服務(wù)中心各管理人員對(duì)人事檔案管理的重視程度，進(jìn)而根據(jù)自身情況采取一定的改善措施，并在探索和實(shí)踐中完善人事檔案管理制度，提高服務(wù)水平，發(fā)揮其實(shí)效性，為退休人員隊(duì)伍穩(wěn)定和社會(huì)安定保駕護(hù)航。

（作者單位為寶鋼集團(tuán)新疆八一鋼鐵有限公司退休職工服務(wù)中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 劉佳春.企業(yè)人事檔案管理體系的建立與完善[J].人事檔案管理，2008（10）.

[2] 朱寶均.人事檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].開封教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（1）.