做好辦公室工作的幾點(diǎn)思考

聞清泉

【摘要】辦公室作為一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，既是綜合管理部門(mén)，又是具體的辦事機(jī)構(gòu)、服務(wù)窗口，要參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著積極的職能作用。本文就如何做好辦公室工作，更好地服務(wù)于企業(yè)改革發(fā)展，提出了自己的觀點(diǎn)和思路。

【關(guān)鍵詞】協(xié)調(diào);參謀;服務(wù);督辦

辦公室是企業(yè)不可或缺的一個(gè)部門(mén)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的樞紐，決定了辦公室在企業(yè)攻堅(jiān)克難、推動(dòng)發(fā)展過(guò)程中需要承擔(dān)的重要責(zé)任和使命。針對(duì)企業(yè)發(fā)展中的全局性、戰(zhàn)略性、前瞻性問(wèn)題，辦公室必須充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)、行政樞紐、參謀助手、服務(wù)溝通、督辦檢查等功能作用，不斷增強(qiáng)大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，積極運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)管理理論和思想，切實(shí)提升辦公室工作水平。

一、明確工作原則是做好辦公室工作的先決條件

原則是工作的前提和先導(dǎo)，辦公室必須從企業(yè)發(fā)展全局和中心工作出發(fā)，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，梳理工作重點(diǎn)，明確工作思路，用思路引領(lǐng)行動(dòng)，以行動(dòng)推動(dòng)發(fā)展。

（一）始終保持高度站位。辦公室能參與企業(yè)重要會(huì)議和一些重大決策的研究出臺(tái)過(guò)程，經(jīng)手文件傳閱量、信息量大，知曉掌握的企業(yè)秘密也相對(duì)較多，工作人員必須具有很強(qiáng)的政治性、政策性和保密性，這決定了辦公室員工必須把握大局，站在更高的層面上認(rèn)識(shí)問(wèn)題、分析問(wèn)題、出謀劃策，要圍繞大局、統(tǒng)籌兼顧，時(shí)刻保持清醒的頭腦，嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律和組織紀(jì)律，自覺(jué)維護(hù)企業(yè)利益。

（二）始終堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化要求。辦公室工作的政策性、原則性很強(qiáng)，必須在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)上投入大精力，抓好管理，規(guī)范辦事，這需要不斷完善企業(yè)管理制度體系，依靠制度建設(shè)建立高效管理運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，深化精細(xì)化管理，持續(xù)推動(dòng)管理流程化，扎實(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)控流程梳理等工作，注重工作銜接，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作規(guī)范、有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）始終抓好貫徹落實(shí)。對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，“三分戰(zhàn)略、七分執(zhí)行”，要使各項(xiàng)工作抓出成效、取得實(shí)效，關(guān)鍵在于工作執(zhí)行和落實(shí)。辦公室必須嚴(yán)格按照企業(yè)的重大決策部署，以及領(lǐng)導(dǎo)同志批辦、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng)，結(jié)合實(shí)際牽頭制定貫徹意見(jiàn)，以更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求推動(dòng)各項(xiàng)工作提速、提質(zhì)、提效，狠抓督辦檢查，確保安排部署落實(shí)到位。

二、打造過(guò)硬團(tuán)隊(duì)是做好辦公室工作的重要保證

加強(qiáng)辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)，有利于調(diào)動(dòng)和發(fā)揮辦公室員工的主觀能動(dòng)性，更好地履職盡責(zé)、提升素質(zhì)、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、做好服務(wù)，凝聚成促進(jìn)工作、推動(dòng)發(fā)展的合力，促進(jìn)辦公室工作水平邁上新臺(tái)階。

（一）增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化工作作風(fēng)。責(zé)任是壓力，也是動(dòng)力。辦公室工作分工具體、各負(fù)其責(zé)，但由于涉及全局事務(wù)多、責(zé)任重、要求高、協(xié)調(diào)量大，要求辦公室員工在日常工作中圍繞大局、突出重點(diǎn)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，首先就要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)強(qiáng)烈的工作責(zé)任心。工作中，要充分發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性，不疲于應(yīng)付工作任務(wù)，做到嚴(yán)于律己、堅(jiān)守崗位、落實(shí)責(zé)任、扎實(shí)工作。要把好工作關(guān)口，做到急事求快、快而不亂;緩事求穩(wěn)、穩(wěn)而不拖，保證各項(xiàng)工作任務(wù)按時(shí)按質(zhì)按量完成。要勤于思考、善于總結(jié)，自我加壓、勇于擔(dān)當(dāng)，對(duì)待大事著眼全局，堅(jiān)持從企業(yè)發(fā)展的高度通盤(pán)思考和處理問(wèn)題，力求辦事周全;對(duì)待小事著眼于細(xì)節(jié)，思考問(wèn)題認(rèn)真縝密，辦事程序規(guī)范周密，做到精益求精，力求實(shí)現(xiàn)“零差錯(cuò)、零失誤”。

（二）強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。學(xué)習(xí)不僅是提高個(gè)人素質(zhì)和整體工作水平的需要，也是辦公室工作“上水平、創(chuàng)一流”的根本手段。辦公室員工既要學(xué)好黨的理論知識(shí)和行業(yè)改革發(fā)展的大政方針，提高政治理論水平，又要全面掌握現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)知識(shí)，以及企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、法律法規(guī)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)等各方面的知識(shí)，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、拓寬知識(shí)領(lǐng)域、更新工作理念，才能更好地勝任本職工作，提高自身認(rèn)識(shí)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力和水平，從而更好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)協(xié)作意識(shí)，凝聚團(tuán)隊(duì)合力。辦公室工作雖有明確的分工，但是工作交叉和配合多，要把各項(xiàng)工作做到位，關(guān)鍵還要看辦公室員工的整體素質(zhì)、服務(wù)水平和協(xié)作配合的默契度。融入團(tuán)隊(duì)、齊心協(xié)力是對(duì)辦公室員工的基本要求，也是做好辦公室工作的重要條件。辦公室員工必須樹(shù)立團(tuán)隊(duì)意識(shí)，全面掌握部門(mén)工作目標(biāo)、總體思路和階段重點(diǎn)，在落實(shí)好本職崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，正確處理好本職工作與部門(mén)全局工作的關(guān)系，切實(shí)將分工與協(xié)作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，懂得換位思考，做到相互補(bǔ)位、相互幫忙，才能使辦公室工作整體保持步調(diào)一致、齊頭并進(jìn)。

（四）堅(jiān)守廉潔意識(shí)，做到清白自律。辦公室作為窗口部門(mén)，工作接觸面廣，與外部聯(lián)系多，這就要求辦公室員工時(shí)刻保持警惕，切實(shí)提高堅(jiān)守廉潔自律的自覺(jué)性。辦公室員工必須強(qiáng)化廉潔從業(yè)、轉(zhuǎn)變作風(fēng)工作，自覺(jué)把自己置身于企業(yè)和群眾的監(jiān)督之下，置身于規(guī)章制度的約束之下，堅(jiān)持自重、自省、自警、自勵(lì)，自覺(jué)抵制享樂(lè)主義、奢靡之風(fēng)的侵蝕，做到不正之風(fēng)不染、不義之財(cái)不取、不法之事不做。要經(jīng)得住考驗(yàn)，頂?shù)米≌T惑，在日常工作的一點(diǎn)一滴中珍惜個(gè)人名譽(yù)、陶冶個(gè)人情操、完善個(gè)人人格，樹(shù)立辦公室風(fēng)清氣正的良好形象。

三、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是做好辦公室工作的必然要求

服務(wù)工作是辦公室的基本職責(zé)，是做好企業(yè)各項(xiàng)工作的落腳點(diǎn)之一，職工群眾滿(mǎn)不滿(mǎn)意是辦公室工作成效的最好檢驗(yàn)，必須抓好落實(shí)。

（一）當(dāng)好參謀助手，增強(qiáng)服務(wù)的全局性。辦公室作為企業(yè)的綜合管理部門(mén)，其參謀助手作用發(fā)揮情況，直接關(guān)系到各項(xiàng)工作從研究、謀劃到部署、落實(shí)的各個(gè)環(huán)節(jié)。衡量辦公室員工工作水平如何，不僅要看其保障日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的效果，還要看其在關(guān)鍵問(wèn)題、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵時(shí)刻能不能為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。一是參之有道。企業(yè)發(fā)展形勢(shì)總的來(lái)說(shuō)是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，對(duì)于發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)和困難絲毫不能掉以輕心，而是要統(tǒng)籌研究、科學(xué)分析、著力解決。因此，辦公室應(yīng)圍繞企業(yè)發(fā)展大局，對(duì)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、人才規(guī)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算、內(nèi)控建設(shè)等方面存在的重難點(diǎn)問(wèn)題，組織開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)收集必要、全面、客觀的信息，探索行之有效的解決辦法，提供決策依據(jù)，通過(guò)以點(diǎn)帶面，促使問(wèn)題逐步得到解決。二是謀之有策。辦公室需要充分研究國(guó)家、行業(yè)相關(guān)政策、上級(jí)有關(guān)要求和企業(yè)工作部署，收集整理上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示精神，有針對(duì)性地進(jìn)行總結(jié)提煉，形成對(duì)企業(yè)解決問(wèn)題、推動(dòng)發(fā)展的總體認(rèn)識(shí)和判斷，及時(shí)根據(jù)形勢(shì)任務(wù)發(fā)展變化提出相應(yīng)的建議。同時(shí)，要緊密結(jié)合不同時(shí)期工作、發(fā)展實(shí)際，提高調(diào)研工作水平和服務(wù)決策認(rèn)識(shí)，說(shuō)到點(diǎn)子上，輔到關(guān)鍵處，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、推動(dòng)企業(yè)科學(xué)發(fā)展。三是助之有力。辦公室在發(fā)揮參謀助手作用時(shí)，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問(wèn)題，思考工作，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，助領(lǐng)導(dǎo)之所需，切實(shí)做到補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)、到位不越位、作為不亂為，形成有序運(yùn)轉(zhuǎn)、無(wú)縫銜接的工作機(jī)制，多出解決實(shí)際問(wèn)題的好主意、好點(diǎn)子，多謀促進(jìn)事業(yè)發(fā)展和維護(hù)穩(wěn)定和諧的好辦法、好舉措。

（二）做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，增強(qiáng)服務(wù)的針對(duì)性。協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項(xiàng)重要職能，也是辦公室上下溝通、平行交流的橋梁和紐帶。辦公室做好溝通協(xié)調(diào)工作，對(duì)于解決企業(yè)在改革發(fā)展穩(wěn)定中遇到的各種矛盾和問(wèn)題，處理與黨政機(jī)關(guān)、行業(yè)協(xié)會(huì)、媒體、股東等各方面的關(guān)系，提高企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)效能具有重要作用。一是對(duì)外加強(qiáng)溝通，爭(zhēng)取多方支持。企業(yè)在建設(shè)發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面都需要良好的外部條件，諸如黨政機(jī)關(guān)的政策支持、行業(yè)協(xié)會(huì)和有關(guān)合作單位的工作支持、股東方的資金支持等。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好這些方面的關(guān)系，必須充分發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，主動(dòng)向上對(duì)接，緊跟上級(jí)機(jī)關(guān)的工作思路和計(jì)劃，抓住上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)，及時(shí)報(bào)送相關(guān)信息，爭(zhēng)取上級(jí)支持。要建立有效的聯(lián)系溝通合作機(jī)制，在協(xié)調(diào)中講大局、講誠(chéng)信、講公道，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。二是對(duì)內(nèi)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，提高工作效能。辦公室要做好與企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各部門(mén)、各單位的協(xié)調(diào)配合，主動(dòng)溝通，及時(shí)、準(zhǔn)確地把上級(jí)安排的各項(xiàng)工作布置、貫徹下去，促使各部門(mén)、各單位工作步調(diào)一致、齊頭并進(jìn)，保證企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)高效有序。

（三）搞好工作創(chuàng)新，增強(qiáng)服務(wù)的先進(jìn)性。雖然辦公室的工作程序性比較強(qiáng)，但并不意味只靠領(lǐng)導(dǎo)安排和傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)辦事就行，應(yīng)根據(jù)形勢(shì)發(fā)展變化，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在繼承傳統(tǒng)習(xí)慣和做法的基礎(chǔ)上，敢于創(chuàng)新工作機(jī)制和手段，提升服務(wù)質(zhì)量和效率。一是推進(jìn)思路創(chuàng)新。辦公室員工應(yīng)積極探索解決問(wèn)題的有效途徑和方法，從只滿(mǎn)足于抓好具體事務(wù)向善于抓大事、謀全局、當(dāng)高參轉(zhuǎn)變;從只注重做好當(dāng)前工作向善于從實(shí)際出發(fā)、搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變;從被動(dòng)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)向自覺(jué)開(kāi)動(dòng)腦筋、主動(dòng)服務(wù)、創(chuàng)造性的開(kāi)展工作轉(zhuǎn)變;從習(xí)慣單打獨(dú)斗向統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)配合、齊心協(xié)力轉(zhuǎn)變。二是推進(jìn)方法創(chuàng)新。辦公室員工應(yīng)善于在決策中爭(zhēng)取主動(dòng)，在執(zhí)行中掌握主動(dòng)，在落實(shí)中尋找主動(dòng)，增強(qiáng)服務(wù)決策的主動(dòng)性，增強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)的全局性，增強(qiáng)督辦落實(shí)的實(shí)效性。要推進(jìn)制度創(chuàng)新，根據(jù)不斷變化的新形勢(shì)、新要求，及時(shí)健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高制度的健全性、針對(duì)性和實(shí)用性。三是推進(jìn)手段創(chuàng)新。辦公室員工應(yīng)充分借助先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于辦公室工作，加快管理工作和主要業(yè)務(wù)流程的信息化、自動(dòng)化、規(guī)范化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、精細(xì)化管理。

（四）抓好督辦檢查，增強(qiáng)服務(wù)的實(shí)效性。加強(qiáng)督辦檢查是領(lǐng)導(dǎo)掌控全局、正確導(dǎo)向的主要手段，也是辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)決策付諸實(shí)踐的一項(xiàng)重要服務(wù)工作，對(duì)于保證企業(yè)政令暢通起到了至關(guān)重要的作用。一是要緊緊圍繞企業(yè)中心任務(wù)和重大決策、工作部署，對(duì)工作項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的方法、步驟、措施、環(huán)節(jié)進(jìn)行督辦，保證重大決策和重要工作部署落實(shí)到位。二是要全面、準(zhǔn)確、客觀地了解和反映各項(xiàng)決策事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況，尤其要了解反映工作中帶有全局性、苗頭性、傾向性、趨勢(shì)性的問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)的第一手資料和決策建議。三是要針對(duì)工作實(shí)際開(kāi)展督辦，對(duì)于階段性工作，由于工作過(guò)程短，效果體現(xiàn)快，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，督辦工作的重點(diǎn)應(yīng)放在事項(xiàng)的薄弱環(huán)節(jié)上，防止不了了之;對(duì)于長(zhǎng)期性工作，督辦工作的著力點(diǎn)應(yīng)放在各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)的效果上，確保實(shí)現(xiàn)最終工作目標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

做好辦公室工作是一項(xiàng)光榮而艱巨的任務(wù)，辦公室只有向一流水平看齊，準(zhǔn)確把握經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)律和企業(yè)改革發(fā)展脈絡(luò)，圍繞企業(yè)中心工作，充分發(fā)揮“參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、搞好服務(wù)”的工作職能，進(jìn)一步完善機(jī)制、優(yōu)化流程、管控風(fēng)險(xiǎn)，才能不斷提高辦公室工作整體水平，創(chuàng)造一流業(yè)績(jī)，從而為企業(yè)做大做強(qiáng)、全面完成發(fā)展戰(zhàn)略作出積極貢獻(xiàn)。