淺談如何做好文字工作

張守明

【摘 要】文字工作是一個(gè)單位指導(dǎo)工作、溝通情況、展示形象的重要手段，其水平的高低直接反映單位工作水平高低，文字工作者需要用心、善思、勤練、多寫(xiě)，不斷總結(jié)創(chuàng)新，提升文字工作能力，才能發(fā)揮好參謀助手和橋梁紐帶作用。

【關(guān)鍵詞】文字工作；材料；探索；思考

一、做好文字工作要做到知識(shí)儲(chǔ)備“廣”

（一）要多涉獵。作為油田單位，企業(yè)改革發(fā)展涉及方方面面，文字秘書(shū)要起草有內(nèi)容、有見(jiàn)解的文字材料，就脫離不了油田的實(shí)際，必須要緊跟形勢(shì)、與時(shí)俱進(jìn)，拓寬知識(shí)面，對(duì)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、安全、技術(shù)都要有所了解，對(duì)黨建業(yè)務(wù)更要精通。仔細(xì)研讀制度文件和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話，特別是對(duì)涉及本行業(yè)本單位工作的要多留意體會(huì)，從中汲取營(yíng)養(yǎng)，豐富知識(shí)儲(chǔ)備，掌握政策導(dǎo)向及規(guī)范性的說(shuō)法。

（二）要多積累。文字工作水平的提高是一個(gè)聚沙成塔、水滴石穿的過(guò)程，注重積累是重要的基礎(chǔ)。要養(yǎng)成每天讀書(shū)看報(bào)的好習(xí)慣，特別是人民日?qǐng)?bào)、中國(guó)石化報(bào)、中原石油報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)講話等，遇到精彩文章、關(guān)鍵詞句，及時(shí)剪輯、分類(lèi)存儲(chǔ)，一旦起草材料需要，結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行語(yǔ)言轉(zhuǎn)化，就能達(dá)到事半功倍的效果。

（三）要多留心。處處留心皆有學(xué)問(wèn)，文字工作者需要在看似不經(jīng)意的交流中，便可捕捉到生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、組織、工會(huì)等部門(mén)近期開(kāi)展的重點(diǎn)工作，以及出臺(tái)的政策文件等信息點(diǎn)。甚至標(biāo)語(yǔ)、廣告、新聞里的精彩詞句，一旦發(fā)現(xiàn)閃光點(diǎn)，就及時(shí)摘錄下來(lái)，留心的地方多了，才不會(huì)出現(xiàn)“書(shū)到用時(shí)方恨少”的情況。另外，不管是看什么材料，都要從結(jié)構(gòu)安排、內(nèi)容組合、遣詞造句等方面多問(wèn)幾個(gè)“為什么”，方可提高寫(xiě)文章的謀篇布局能力。

二、做好文字工作要做到材料定位“準(zhǔn)”

（一）要弄清題材是什么。作為二級(jí)單位黨委，經(jīng)常遇到的題材就是領(lǐng)導(dǎo)講話、工作匯報(bào)、請(qǐng)示、工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流等等，文體不同，寫(xiě)法也不相同，如果混淆了，就會(huì)不倫不類(lèi)。一些初學(xué)者弄不清工作總結(jié)和工作匯報(bào)的區(qū)別，感覺(jué)都是寫(xiě)工作，基本上沒(méi)啥區(qū)別，其實(shí)不然?？偨Y(jié)面面俱到，三言兩語(yǔ)、簡(jiǎn)快明了；工作匯報(bào)有專(zhuān)項(xiàng)匯報(bào)、綜合匯報(bào)，根據(jù)來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)的不同，內(nèi)容還要有所側(cè)重、不能面面俱到。其他文體也一樣，需要多看、多練、多領(lǐng)會(huì)，寫(xiě)得多了，自然就能悟出道理。

（二）要弄清材料為誰(shuí)寫(xiě)。作為文字工作者，經(jīng)常會(huì)為單位、為主要領(lǐng)導(dǎo)、副職領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)材料。要根據(jù)材料用途，及時(shí)變換角色、放寬思路，材料為誰(shuí)寫(xiě)，就要寫(xiě)到誰(shuí)的心里。比如一個(gè)大型專(zhuān)業(yè)會(huì)議，副職領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下步工作有具體安排了，在為主要領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)講話時(shí)，就要談思路、談重點(diǎn)，不能太瑣碎。給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人寫(xiě)述職報(bào)告，就要站在領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的角度，不能站在單位的角度，否則寫(xiě)出來(lái)的材料就是單位工作總結(jié)，不是個(gè)人述職報(bào)告。

（三）要弄清材料給誰(shuí)看。材料寫(xiě)給誰(shuí)看，就要清楚對(duì)方想聽(tīng)什么、想了解什么。文字工作者應(yīng)該準(zhǔn)確理解上行文、平行文、下行文的含義，對(duì)上級(jí)匯報(bào)要簡(jiǎn)潔精煉，著重干了哪些工作，需要解決什么問(wèn)題，不能出現(xiàn)“要干什么”、“要怎么怎么樣”，更不能像老師教學(xué)生一樣擺出一通道理；對(duì)平級(jí)單位行公文要充分尊重，注意維護(hù)彼此的協(xié)作關(guān)系，強(qiáng)調(diào)一致性、協(xié)同性；對(duì)下級(jí)行文，要亮明觀點(diǎn)、說(shuō)明要求、明確職責(zé)，不能讓基層無(wú)所適從；另外，對(duì)干部要求要斬釘截鐵，對(duì)群眾講話要親切通俗，這些都要注意和區(qū)分。

三、做好文字工作要做到把握意圖“透”

（一）善于捕捉。寫(xiě)材料的同志經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊，參加會(huì)議、跟隨調(diào)研、閱讀文件，聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)在這些場(chǎng)合的即席講話，這些都是捕捉領(lǐng)導(dǎo)意圖的好時(shí)機(jī)，只要善于觀察和揣摩，善于將這些觀點(diǎn)集合成線，就能從中學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的語(yǔ)言特點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和思維習(xí)慣，就能發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的“關(guān)注點(diǎn)”和“興奮點(diǎn)”。這樣，就算領(lǐng)導(dǎo)事先沒(méi)有交代寫(xiě)作意圖，也能做到臨陣不慌、倚馬可待。

（二）提高站位。起草大型綜合性材料，特別是領(lǐng)導(dǎo)講話，要學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)換角色，由“我是秘書(shū)”轉(zhuǎn)到“我是領(lǐng)導(dǎo)”上來(lái)，盡量讓自己站在領(lǐng)導(dǎo)的層次上思考問(wèn)題和提出問(wèn)題，絕不能憑一己之見(jiàn)坐井觀天，只見(jiàn)樹(shù)木不見(jiàn)森林，只談瑣事不抓要?jiǎng)?wù)。要提高站位，就要肯鉆研，加強(qiáng)對(duì)單位全局工作的學(xué)習(xí)、積累與掌握，鉆得越深，材料的立意就高，就越能接近領(lǐng)導(dǎo)的思想高度。

（三）掌握情況。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位情況都是了然于胸的，不喜歡說(shuō)空話、說(shuō)套話。在大會(huì)上經(jīng)?？梢钥吹?，領(lǐng)導(dǎo)很少通篇念稿子，往往念一會(huì)，材料放一邊就開(kāi)始即興講話。領(lǐng)導(dǎo)的即興講話，都是說(shuō)問(wèn)題、擺情況的，也最能抓住人、打動(dòng)人。因此，要在文稿上和領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生共鳴，就必須掌握單位情況，寫(xiě)任何材料都不能脫離單位實(shí)際，單位長(zhǎng)遠(yuǎn)思路是什么，近期重點(diǎn)有哪些，優(yōu)勢(shì)是什么，困難在哪里，這些都要做到心中有數(shù)。只有這樣，談工作才能談到點(diǎn)子上，寫(xiě)材料才能寫(xiě)出味道來(lái)。

四、做好文字工作要做到思維層次“清”

（一）要借梯上樓、通盤(pán)思考。他山之石，可以攻玉。個(gè)人的力量是有限的，思路也是不寬廣的，要學(xué)會(huì)拿來(lái)主義、借梯上樓。接到大型的文字材料起草任務(wù)后，第一時(shí)間就是翻閱題材相近的資料，從上級(jí)文件、油田領(lǐng)導(dǎo)講話以及網(wǎng)絡(luò)文章中，尋找靈感、啟迪思路，經(jīng)過(guò)反復(fù)的比較、構(gòu)思，結(jié)合單位的實(shí)際，形成個(gè)人對(duì)材料的理解和整體把控。

（二）要布局結(jié)構(gòu)、先打提綱。提綱就是“施工方案”、就是“規(guī)劃圖”。很多文字初學(xué)者，拿到文章任務(wù)就想動(dòng)筆，想到哪寫(xiě)到哪，往往寫(xiě)著寫(xiě)著就感覺(jué)跑偏了、繞遠(yuǎn)了，再也寫(xiě)不下去了。究其原因，還是整體沒(méi)有設(shè)計(jì)好。對(duì)于文字老手來(lái)說(shuō)，一篇文章從構(gòu)思到大作完成，最難的就是通盤(pán)思考和框架提綱，花在這上面的時(shí)間往往占到一半以上。框架打好了、滿意了，具體寫(xiě)內(nèi)容就容易多了。比如，單位最大的材料就是黨代會(huì)工作報(bào)告，一個(gè)報(bào)告二十多頁(yè)，光提綱就四五頁(yè)，如果結(jié)構(gòu)沒(méi)有布局好，思維、內(nèi)容肯定是雜亂無(wú)章的。

（三）要一氣呵成、反復(fù)加工。每個(gè)文字工作者都會(huì)有這樣的經(jīng)歷，有時(shí)候被一小段話甚至是一個(gè)詞擋住了去路，鉆了“牛角尖”，耽誤了材料進(jìn)程不說(shuō)，還影響了整個(gè)思路和心情。這個(gè)時(shí)候，就要學(xué)會(huì)跳躍戰(zhàn)術(shù)，先往下寫(xiě)，回過(guò)頭來(lái)再補(bǔ)充。初稿完成后，再對(duì)個(gè)別段落、個(gè)別內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)攻關(guān)，然后仔細(xì)推敲用語(yǔ)、用詞是否合適，語(yǔ)句是否規(guī)范，精雕細(xì)琢，反復(fù)斟酌，直至達(dá)到自己滿意為止。

五、做好文字工作要做到文字文風(fēng)“實(shí)”

（一）文稿要求短。求短，就是要用盡可能短的篇幅把問(wèn)題說(shuō)深、說(shuō)清、說(shuō)透。領(lǐng)導(dǎo)每天要處理的事務(wù)很多，要看的材料也很多，所以一般性材料，要直接進(jìn)入主題，力求簡(jiǎn)短精練、直截了當(dāng)，觀點(diǎn)鮮明、重點(diǎn)突出。能夠三言兩語(yǔ)說(shuō)清楚的事絕不拖泥帶水，能夠用短小篇幅闡明的道理絕不繞彎子。但是也要注意，簡(jiǎn)短不代表標(biāo)準(zhǔn)降低，一些基本的要求必須具備，不能賣(mài)相太差。比如：版面不清爽、排版不標(biāo)準(zhǔn)、字體使用不規(guī)范等等，這些必須堅(jiān)決杜絕。

（二）文稿要求實(shí)。求實(shí)，就是要追求樸實(shí)的文風(fēng)，實(shí)實(shí)在在，實(shí)事求是，多用事例、數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話，增強(qiáng)文稿的說(shuō)服力和邏輯性。公文不是寫(xiě)散文、不是寫(xiě)詩(shī)歌，不能過(guò)分追求辭藻的華麗、句式的工整。用平實(shí)的話把文章寫(xiě)生動(dòng)，這是一種返璞歸真的境界。因此，我們?cè)谄鸩菸母?，特別是為領(lǐng)導(dǎo)起草講話時(shí)，就要奔著問(wèn)題去，志在扭住問(wèn)題、解決問(wèn)題，談?dòng)^點(diǎn)、擺例證，文稿自然就實(shí)了。

（三）文稿要求新。求新，就是力求思想深刻、富有新意。這里所說(shuō)的新意，既包括把中央精神和上級(jí)要求與本單位實(shí)際結(jié)合起來(lái)，在解決問(wèn)題上有新理念、新思路、新舉措的話，也包括角度新、材料新、語(yǔ)言表達(dá)新的話。因此，在文稿內(nèi)容上，要注意提煉單位有哪些新工作思路、新工作舉措和新成果，根據(jù)新業(yè)績(jī)謀篇布局；在文稿形式上，雖然寫(xiě)文章有一定的模式和規(guī)律，但也不要千篇一律，老是拘泥于三段論。有時(shí)候形式一變，往往使人耳目為之一新。