基于微信公眾號(hào)的企業(yè)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料的管理方案分析

肖軍明 秦愛(ài)華 金龍春

摘 要：本文提出了一種創(chuàng)新的企業(yè)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料管理方案，以微信公眾號(hào)為基礎(chǔ)，將傳統(tǒng)的借閱手續(xù)進(jìn)行數(shù)字化處理，方式新穎、操作簡(jiǎn)單、界面人性化、易于被員工接受，可大大提高圖書(shū)資料的利用率。在管理工具的基礎(chǔ)上，完善相關(guān)管理制度，對(duì)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料的管理工作起到事半功倍的效果。

關(guān)鍵詞：企業(yè)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料;微信公眾號(hào);圖書(shū)管理制度

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.19.182

0 引言

工具書(shū)是一種依據(jù)特定的需要，廣泛匯集相關(guān)的知識(shí)或文獻(xiàn)資料，按一定的體例和檢索方式編排，專供查資料線索的圖書(shū)、文獻(xiàn)，是人們?cè)跁?shū)山探寶，學(xué)海求知的“器”。大中型制造企業(yè)都有內(nèi)部的閱覽室，包含大量的設(shè)計(jì)工具書(shū)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為員工自學(xué)鉆研、發(fā)明創(chuàng)新、技能提升提供了豐富的資源。由于公司日益增長(zhǎng)的新業(yè)務(wù)需求與相關(guān)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)和資料不充足的矛盾;圖書(shū)資料借閱程序繁瑣，一些經(jīng)典的設(shè)計(jì)工具書(shū)和標(biāo)準(zhǔn)存在不同程度的缺失;數(shù)字化閱讀方式大大改變了員工的閱讀習(xí)慣等原因，導(dǎo)致企業(yè)閱覽室內(nèi)圖書(shū)資料的借閱率持續(xù)低迷，資料利用率低，沒(méi)有最大限度的為公司、部門發(fā)展、員工職業(yè)生涯發(fā)展提供有效的知識(shí)儲(chǔ)備。

1 現(xiàn)狀分析

企業(yè)內(nèi)部在閱覽室建設(shè)上的資金、人力投入都很少，一般是由管理崗位的員工來(lái)兼職閱覽室的圖書(shū)資料的管理工作。很多企業(yè)閱覽室內(nèi)的圖書(shū)登記表為紙質(zhì)表格，圖書(shū)的借閱和存量信息都無(wú)法及時(shí)更新，一些非常實(shí)用的工具書(shū)或標(biāo)準(zhǔn)就會(huì)出現(xiàn)借不到的情況，耽誤設(shè)計(jì)人員的時(shí)間，影響工作效率。圖書(shū)的歸還完全依賴員工的自覺(jué)性，有些非常實(shí)用的設(shè)計(jì)工具手冊(cè)借閱后可能一直放在個(gè)人手中，沒(méi)有人提醒歸還，借閱人就會(huì)忘記歸還。當(dāng)其他員工再去借閱該手冊(cè)時(shí)，就出現(xiàn)借閱不到的情況。另一方便，企業(yè)在快速發(fā)展階段，新增業(yè)務(wù)缺乏相關(guān)的參考指導(dǎo)書(shū)籍，在工作任務(wù)時(shí)間緊張的情況下，員工更愿意到各大信息平臺(tái)、論壇獲取及時(shí)、精準(zhǔn)的閱讀信息，進(jìn)一步導(dǎo)致了企業(yè)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料借閱率持續(xù)走低。本文針對(duì)基于微信公眾號(hào)的企業(yè)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料的管理方案進(jìn)行分析，闡述企業(yè)提高資料借閱率的基本方法。

2 總體方案設(shè)計(jì)

基于微信公眾號(hào)的企業(yè)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料的管理方案包括，開(kāi)通手機(jī)微信公眾號(hào)，在公眾號(hào)中設(shè)計(jì)圖書(shū)管理功能，健全圖書(shū)管理制度，優(yōu)化管理方法。公眾號(hào)開(kāi)發(fā)維護(hù)費(fèi)用低，手機(jī)掃碼可節(jié)省錄入設(shè)備費(fèi)用，操作簡(jiǎn)單，界面人性化，容易被接受，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，準(zhǔn)確無(wú)誤，縮短了借閱時(shí)間。

3 微信公眾號(hào)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

企業(yè)的圖書(shū)資料管理微信公眾號(hào)可將管理需求歸納到四個(gè)模塊中：圖書(shū)信息錄入模塊、借還書(shū)模塊、館藏查詢、系統(tǒng)維護(hù)。

在圖書(shū)信息錄入模塊中，企業(yè)用戶可自行設(shè)置館藏信息圖書(shū)的分類條目，在公眾號(hào)中使用手機(jī)掃描圖書(shū)后封的條形碼，跳轉(zhuǎn)至圖書(shū)信息錄入模塊，即可填寫書(shū)名、作者、版次、出版社、入館時(shí)間等信息，并將其進(jìn)行歸類。

在借還書(shū)模塊中，企業(yè)用戶點(diǎn)擊“我要借書(shū)”進(jìn)入條形碼掃描頁(yè)面，點(diǎn)擊“我要借閱”虛擬按鈕，即為完成借書(shū)程序。還書(shū)時(shí)在公眾號(hào)內(nèi)使用手機(jī)掃描書(shū)后封的條形碼，點(diǎn)擊“我要還書(shū)”虛擬按鈕，跳轉(zhuǎn)至還書(shū)成功頁(yè)面，即為完成還書(shū)程序。借書(shū)員工在規(guī)定的還書(shū)日期之前的一段時(shí)間內(nèi)會(huì)收到公眾號(hào)推送的還書(shū)提醒，同一用戶可點(diǎn)擊“續(xù)借圖書(shū)”虛擬按鈕再次續(xù)借。

在館藏查詢模塊中，默認(rèn)界面按圖書(shū)分類展示館藏圖書(shū)，搜索功能包含輸入書(shū)名、類目等關(guān)鍵字等方式，在搜索結(jié)果頁(yè)面，點(diǎn)擊相關(guān)書(shū)籍可跳轉(zhuǎn)至?xí)脑敿?xì)信息頁(yè)面，內(nèi)容包含圖書(shū)出版社、版次、作者、圖書(shū)主要內(nèi)容及借閱館藏情況。

在系統(tǒng)維護(hù)中，相關(guān)企業(yè)管理人員具有微信公眾的管理員權(quán)限，可以管理關(guān)注公眾號(hào)內(nèi)的員工信息，設(shè)置借書(shū)、還書(shū)的期限，統(tǒng)計(jì)某時(shí)間段的借書(shū)、還書(shū)情況，統(tǒng)計(jì)書(shū)籍尚未歸還或履行續(xù)借手續(xù)的情況，實(shí)時(shí)查找圖書(shū)的狀態(tài)及借閱人等信息。

通過(guò)微信公眾號(hào)，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料的數(shù)字化管理，靈活互動(dòng)的人機(jī)界面，符合當(dāng)下智能高效的潮流，很容易被企業(yè)員工接受，即可提高借閱率，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提高員工技能水平，在一定程度上有助于企業(yè)發(fā)展。

4 健全企業(yè)圖書(shū)管理制度

絕大部分企業(yè)將圖書(shū)館的管理制度進(jìn)行簡(jiǎn)化，應(yīng)用到自己企業(yè)內(nèi)部的圖書(shū)資料管理，通用性好，缺乏企業(yè)特色。企業(yè)的設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料的管理制度健全需要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求來(lái)進(jìn)行合理的創(chuàng)新，企業(yè)可根據(jù)新增的業(yè)務(wù)需求，使用“新增業(yè)務(wù)告知單”的形式，通知企業(yè)圖書(shū)資料管理部門或人員公司新增業(yè)務(wù)所涉及的知識(shí)范圍，由圖書(shū)資料管理人員來(lái)進(jìn)行新領(lǐng)域相關(guān)資料的查詢和申購(gòu)，以及時(shí)為專業(yè)人員提供相關(guān)資料。

設(shè)計(jì)工具手冊(cè)等書(shū)籍的使用頻率高，破損率高，為了保證書(shū)籍的完整性，企業(yè)的圖書(shū)資料管理人員就必須跟蹤書(shū)籍的動(dòng)態(tài)破損情況，可在書(shū)籍后封內(nèi)增加“圖書(shū)資料破損記錄卡”，來(lái)記錄每次借閱完成后的破損情況，便于數(shù)字化管理。這不僅讓管理人員掌握了書(shū)籍的現(xiàn)狀，也對(duì)借閱者起到了警示作用，提醒借閱者愛(ài)惜圖書(shū)資料，并主動(dòng)修復(fù)破損的書(shū)籍。

5 總結(jié)

本文根據(jù)企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料的利用及管理情況，提出了一種基于微信公眾號(hào)的企業(yè)設(shè)計(jì)工具手冊(cè)及資料的管理方案，本方案不僅能夠有效提高企業(yè)圖書(shū)資料的利用率，調(diào)動(dòng)員工閱讀積極性，提升員工的技能水平。還為企業(yè)的圖書(shū)資料管理工作提供了一種新的思路，激發(fā)企業(yè)內(nèi)部的管理創(chuàng)新活力。

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