對高校聲像檔案管理的探析

劉慰

摘 要：高校聲像檔案管理工作直接關(guān)系學(xué)校管理、教學(xué)以及科研等相關(guān)資料的完整性與安全性，對高校教育管理具有重要意義。但目前高校聲像檔案管理存在諸多問題，管理人員管理意識薄弱，管理方式較為落后且缺乏完善的管理制度，對相應(yīng)檔案資料的采集和保存缺乏有效控制。為了保護高校聲像檔案以及原件的機密性和完整性，提升檔案資料利用率，有必要采取有效措施創(chuàng)新管理模式，改進(jìn)高校聲像檔案的管理。

關(guān)鍵詞：高校聲像檔案制度載體 云技術(shù) 保密性

一、高校聲像檔案的內(nèi)涵及存在意義

高校聲像檔案屬于聲像資料的一種結(jié)合，屬于高等學(xué)校內(nèi)部的一種，其涵蓋高等學(xué)校教育、科研以及行政活動方面中所做的一切努力，具體內(nèi)容如下：聲像資料里有對學(xué)校概況的反映；有對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)聲回顧展望藍(lán)圖的反映；有校友、榮譽、會議情況、學(xué)術(shù)報告、課程、科研成果等領(lǐng)域聲像資料的反映。

這些年來，隨著高校對精品課程建設(shè)目標(biāo)的展望，使得課堂的情境記錄也在聲像資料的記錄范圍之內(nèi)，使其兼顧學(xué)術(shù)價值和保存價值，為學(xué)習(xí)使用者提供了諸多方便，促進(jìn)了其重復(fù)使用的效率。目前，聲像資料涵蓋多領(lǐng)域內(nèi)容，在校園文化建設(shè)中扮演著重要的角色。[1]

二、高校聲像檔案收集及利用的現(xiàn)狀

學(xué)校檔案要想保持完整性，則高校聲像檔案是里面不可分割的一部分。聲像檔案的許多工作都和傳統(tǒng)檔案管理工作不謀而合，在學(xué)校整體工作中作用性顯著。然而，分析聲像檔案目前現(xiàn)狀可知，其也遇到了管理工作上的難題，具體情況如下：

第一、對高校聲像檔案而言，其具體產(chǎn)生情況是不可控的。由于攝影技術(shù)的發(fā)展和革新，使得影像不再是專業(yè)人士的專利，在這個時代，人人都是影像形成的記錄者和主演，因此聲像資料數(shù)量不斷增多。高校聲像檔案有不同的來源，聲像檔案的產(chǎn)生者也多種多樣，不同院系、不同部門、不同人群都可能是聲像檔案的直接產(chǎn)生者。而拍攝者、拍攝技術(shù)、手段、習(xí)慣也千差萬別，形態(tài)各異。

但是聲像檔案的形成離不開具體活動的開展，所謂具體活動，主要是指重要會議或者重大活動等內(nèi)容。[2]

具體活動信息是高校檔案部門之前不可控的，所以其檔案記錄信息被動性顯著。除此之外，由于拍攝聲像檔案的人群不同，所以其具體拍攝質(zhì)量也千差萬別，所以形成的不可控性也十分顯著。[3]

第二、高校聲像檔案的具體歸檔范圍明確性不強。對學(xué)校而言，不同部門，不同領(lǐng)域都有產(chǎn)生聲像檔案的可能性，怎么歸納檔案，如何確定檔案歸納范圍，很多高校檔案部門都沒有一個明確的結(jié)果。

怎么鑒別海量聲像資料，怎么促進(jìn)不同資料的歸檔存放，怎么確定誰是聲像資料的具體歸檔者，不同高校選擇不同，隨意性較強。而由于歸檔范圍缺少明確性，所以會對最終的聲像檔案具體歸檔質(zhì)量和效率產(chǎn)生影響。

三、對高校聲像檔案管理的幾點建議

1.努力保存舊載體的聲像檔案

由于檔案館保存環(huán)境千差萬別，再加上聲像自身壽命的不同，導(dǎo)致聲像檔案資料受損現(xiàn)象時有發(fā)生。要想減少數(shù)據(jù)丟失的可能性，要對聲像檔案和存儲設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一完善的管理，通過促進(jìn)獨立空間的設(shè)置，讓不同格式的錄像資料都能延長自身壽命。

由于在錄像帶具體讀取過程中，離不開對專門讀取設(shè)備的應(yīng)用，所以要促進(jìn)錄像帶的數(shù)字化管理，使得不同聲像資料都能轉(zhuǎn)變成同一種數(shù)字格式進(jìn)行統(tǒng)一存儲，通過這種方式，不僅有利于聲像資料的完整保存，而且有助于聲像檔案資料的共享性作用得到實際運用。

2.引入云技術(shù)

基于互聯(lián)網(wǎng)的新一代信息技術(shù)，云技術(shù)為高校檔案管理中的一些瓶頸提供了

可能性。相比于傳統(tǒng)技術(shù)，云技術(shù)在信息集約化、規(guī)?；蛯I(yè)化方面優(yōu)勢顯著，而且云技術(shù)能夠運用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，促進(jìn)對信息的運用和服務(wù)。

在高校聲像檔案管理過程中，引入云技術(shù)手段，不僅有助于聲像檔案管理的潛在風(fēng)險得到控制，而且有助于不同聲像資料的集中保存。除此之外，引入云技術(shù)手段，能促進(jìn)聲像檔案歸檔率的提升，從而促使利用者在對信息資源的具體使用中獲得高效、優(yōu)質(zhì)的聲像檔案信息資源。

3.做好高校聲像電子檔案保密類與非保密類的區(qū)分

為了確保高校聲像電子檔案不泄密在數(shù)量眾多的拍照、攝影、錄音原始實物聲像檔案中，首先需確定有沒有不宜（暫不宜）公開的聲像檔案。如某個內(nèi)容（如某張照片）或?qū)W校，或照片主人認(rèn)為不宜公開，應(yīng)視為保密的檔案。這設(shè)計兩個方面：一是肖像權(quán)，照片中的人有維護自身肖像的權(quán)利，未經(jīng)本人同意，有可能造成維權(quán)糾紛；二是年代原因，對于當(dāng)年來說可公開宣傳，但在如今就不宜公開了。所以在聲像檔案制作成為聲像電子檔案之前，應(yīng)先區(qū)分檔案的保密的與非保密性。在聲像檔案（原始實物資料）中，有的內(nèi)容（某張照片）還適不適合公開。例如某位領(lǐng)導(dǎo)的特寫鏡頭，以前作為宣傳需要公開了（用在校內(nèi)宣傳窗欄，或校外新聞媒體報道），現(xiàn)在還宜不宜公開？必須經(jīng)過“三關(guān)”，即照片本人、學(xué)校、現(xiàn)在是否適合（照片本人及其他因素）。

只有把全部聲像檔案的每一個具體原始實物進(jìn)行甄別，可公開（非保密）的就放心制作成為聲像電子檔案，不宜公開（保密）的這部分仍為檔案保管，這樣做才能明確劃分責(zé)任，避免可能會出現(xiàn)的種種糾紛，同時也便于館藏和查閱資料。高校聲像電子檔案最基本的內(nèi)容應(yīng)包括：學(xué)校的大型活動、上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、兄弟學(xué)校工作交流；學(xué)生老師舉行的有意義活動；實習(xí)、實驗中的突出收獲；突出發(fā)現(xiàn)發(fā)明、公眾認(rèn)可的好人好事的照片、錄像、錄音等聲像資料等。統(tǒng)一歸編在一起錄入光盤或移動硬盤，便于保存查閱。結(jié)語

高校聲像檔案管理見證了各種歷史活動的真實性，也很好的保存了各種聲像資料。積極創(chuàng)新高校聲像管理的模式是保護高校聲像檔案完整性和嚴(yán)密性必要手段之一，高校相關(guān)管理部門要增強全面提升高校聲像檔案管理的意識，積極地、有責(zé)任感的學(xué)習(xí)聲像檔案管理知識，借助各種現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新管理，促使高校聲像檔案更加完整并不斷提升利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]馮惠玲.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，2006.

[2]林李霞.高校聲像檔案保護及備份策略探析[J].陜西檔案，2014（2）.

[3]淺談對涉密聲像檔案攝制的保密監(jiān)管[J].科技檔案，2013（04）.