科學(xué)事業(yè)單位費(fèi)用報銷信息化建設(shè)

洪淼

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，科學(xué)事業(yè)單位必須摒棄目前傳統(tǒng)的財務(wù)報銷管理模式，大膽探索，進(jìn)行有效的管理創(chuàng)新，提高工作效率。信息化建設(shè)將對科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)管理創(chuàng)新起到不可忽視和不可替代的作用。本文以上海市質(zhì)量監(jiān)督檢驗技術(shù)研究院費(fèi)用報銷信息化建設(shè)為例，從必要性、費(fèi)用報銷流程體系建立、費(fèi)用報銷系統(tǒng)運(yùn)行主要成果等方面，闡述財務(wù)管理創(chuàng)新的重要性。

關(guān)鍵詞：科學(xué)事業(yè)單位;管理創(chuàng)新;費(fèi)用報銷;信息化建設(shè)

一、外部環(huán)境的發(fā)展決定科學(xué)事業(yè)單位需要管理創(chuàng)新

1.電子發(fā)票全面推行的需要

《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（國家稅務(wù)總局公告2015年第84號）明確增值稅電子發(fā)票的法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同?！吨腥A人民共和國財政部國家檔案局令第79號――會計檔案管理辦法》自2016年1月1日開始執(zhí)行，辦法中明確了符合規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案，為電子發(fā)票推行提供了有力保障。但是電子發(fā)票沒有紙質(zhì)形態(tài)，給科學(xué)事業(yè)單位的財務(wù)管理報銷工作增加了難度。

2.政府會計制度實施的需要

2015年10月23日，中華人民共和國財政部令第78號公布《政府會計準(zhǔn)則――基本準(zhǔn)則》拉開了政府會計改革的序幕，其后政府會計準(zhǔn)則第1？號等相關(guān)配套文件陸續(xù)推出，《關(guān)于印發(fā)政府會計制度――行政事業(yè)單位會計科目和報表的通知》財會〔2017〕25號要求，“雙體系、雙目標(biāo)、雙功能、雙報告”的政府會計制度正式從自2019年1月1日起施行。這對大型事業(yè)單位財務(wù)基礎(chǔ)工作――報銷提出了更高的要求。

3.科研項目“放管服”需要

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》中辦發(fā)〔2016〕50 號文中提出進(jìn)一步推進(jìn)簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，改革和創(chuàng)新科研經(jīng)費(fèi)使用和管理方式，促進(jìn)形成充滿活力的科技管理和運(yùn)行機(jī)制，以深化改革更好激發(fā)廣大科研人員積極性。上海市為了貫徹落實中辦發(fā)〔2016〕50 號文，市財政局會同市科學(xué)技術(shù)委員會對原《上海市科研計劃專項經(jīng)費(fèi)管理辦法》進(jìn)行了修訂形成《上海市科研計劃項目（課題）專項經(jīng)費(fèi)管理辦法》滬財發(fā)〔2017〕9號文，對上海的科研項目承擔(dān)單位提出了接得住的要求，信息化管控勢在必行。

4.內(nèi)部控制規(guī)范中合同控制的需要

關(guān)于印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的通知財會〔2012〕21號文中要求建立財務(wù)部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合。大型事業(yè)單位財務(wù)管理基礎(chǔ)工作必須依靠信息化才能實現(xiàn)。

綜上所述，科學(xué)事業(yè)單位的費(fèi)用報銷工作面臨了前所未有的嚴(yán)峻考驗，傳統(tǒng)的人工審核顯然難以滿足當(dāng)前財務(wù)管理需求。為了提高費(fèi)用報銷的時效性和精準(zhǔn)性，需開發(fā)適應(yīng)科學(xué)事業(yè)單位報銷需求的費(fèi)用報銷系統(tǒng)。

二、內(nèi)部環(huán)境的發(fā)展決定科學(xué)事業(yè)單位需要管理創(chuàng)新

第一，電子發(fā)票從2015年正式推行開始，現(xiàn)在已經(jīng)是科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)憑證附件中經(jīng)常出現(xiàn)的原始憑證。但是科學(xué)事業(yè)單位費(fèi)用報銷環(huán)節(jié)，財務(wù)人員還是需要依據(jù)打印的紙質(zhì)電子發(fā)票上到稅務(wù)網(wǎng)上逐筆核實真?zhèn)?，然后在本單位的電子發(fā)票Excel備查表中查詢是否重復(fù)，再審核這筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實性后進(jìn)行費(fèi)用報銷，既增加了財務(wù)人員的工作量，又違背了國家推行電子發(fā)票以電子形式流通節(jié)約資源的初衷。

第二，以某科學(xué)事業(yè)單位科研項目管理為例，2018年前，在研科研項目多達(dá)156項，總的科研資金投入多達(dá)8400萬元。而對這些科研項目立項、預(yù)算調(diào)整、經(jīng)費(fèi)使用審批等流程還是以紙質(zhì)憑證流轉(zhuǎn)為主。傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式周轉(zhuǎn)流程時間長，無法對科研項目進(jìn)行事中監(jiān)控，及時跟蹤科研項目執(zhí)行進(jìn)度。

第三，2014年1月1日《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》施行以來，科學(xué)事業(yè)單位均建立健全了合同管理制度，對合同進(jìn)行了歸口管理。但是由于傳統(tǒng)的手工報銷，紙質(zhì)憑證審核的財務(wù)管理模式，造成合同管理沒有及時和預(yù)算管理、收支管理融合，對經(jīng)濟(jì)合同收支全過程實時跟蹤更加無從談起。

三、建立科學(xué)事業(yè)單位費(fèi)用報銷信息化工作體系

1.科學(xué)事業(yè)單位費(fèi)用報銷信息化建設(shè)前期準(zhǔn)備

（1）費(fèi)用報銷信息化系統(tǒng)調(diào)研。財務(wù)人員組織科研項目管理人員、費(fèi)用報銷經(jīng)辦人、合同管理人進(jìn)行座談，財務(wù)人員對費(fèi)用報銷中涉及的財經(jīng)法規(guī)制度進(jìn)行解讀，聽取與會人員對費(fèi)用報銷管理、科研項目管理及合同管理的需求和建議。座談會后歸集需求和問題，梳理解決方案，編制各類費(fèi)用報銷所需附件，整合報銷審核流程及相關(guān)政策文件匯編。

（2）選擇費(fèi)用報銷信息化系統(tǒng)開發(fā)商。多渠道了解適合的費(fèi)用報銷信息化系統(tǒng)，選擇不同類型的軟件開發(fā)商，例如用友軟件、致遠(yuǎn)辦公、簡約費(fèi)控、捷報報銷等。聽取介紹成功案例，聯(lián)網(wǎng)實際操作測試軟件，結(jié)合單位需求、軟件性能及價格、存儲介質(zhì)等形成調(diào)研報告。由財務(wù)人員、技術(shù)人員等形成談判小組和軟件開發(fā)商進(jìn)行磋商性談判，選擇軟件開發(fā)商。

2.科學(xué)事業(yè)單位費(fèi)用報銷信息化系統(tǒng)功能設(shè)計

（1）總體設(shè)計思路。報銷流程標(biāo)準(zhǔn)化，將科學(xué)事業(yè)單位的各項制度落實到費(fèi)用報銷信息化系統(tǒng)中。費(fèi)用預(yù)算控制化，科研項目用預(yù)算控制費(fèi)用支出，將預(yù)算控制嵌入到業(yè)務(wù)流程中。合同支付管理實時化，對合同錄入、變更、付款實時跟蹤。費(fèi)用報銷審批移動化，通過App實現(xiàn)費(fèi)用申請、審批在線操作，提高科研事業(yè)單位財務(wù)管理效率。

（2）關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)計。第一，費(fèi)用報銷關(guān)鍵點(diǎn)梳理。原始單據(jù)分為三大類，第一類為數(shù)量多且需要重點(diǎn)加強(qiáng)管理的增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票（含電子普通發(fā)票、卷式發(fā)票）、機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、貨物運(yùn)輸業(yè)增值稅專用發(fā)票。這類發(fā)票可與稅務(wù)機(jī)關(guān)第三方的服務(wù)平臺如樂稅網(wǎng)等實時對接，通過手機(jī)App識別發(fā)票上方的二維碼，或者電腦上錄入發(fā)票代碼等關(guān)鍵信息進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)尾轵?，同時獲取全票信息與費(fèi)用報銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫匹配，審核電子發(fā)票的唯一性和發(fā)票開具時人為疏漏造成的單位名稱、納稅識別號錯誤。第二類如火車票、機(jī)票、車票等城際交通憑證，費(fèi)用報銷系統(tǒng)可以與攜程、滴滴等進(jìn)行對接，同步相關(guān)訂單信息，為后期消費(fèi)集成做準(zhǔn)備。第三類如其他附件，如合同、入庫單、領(lǐng)用單等。第二和三兩類原始單據(jù)可以拍照、掃描圖像等辦法上傳費(fèi)用報銷系統(tǒng)，作為費(fèi)用報銷申請依據(jù)。

第二，科研項目關(guān)鍵點(diǎn)梳理。先統(tǒng)一科研項目預(yù)算編制模板，不同經(jīng)費(fèi)來源的科研項目預(yù)算科目參照《上海市科研計劃項目（課題）專項經(jīng)費(fèi)管理辦法》進(jìn)行分類，做好一一對應(yīng)關(guān)系。對在研的科研項目按照資金來源、預(yù)算科目、收、支、余五維進(jìn)行梳理。再對科研項目從立項―預(yù)算錄入―預(yù)算審核―預(yù)算執(zhí)行―預(yù)算調(diào)整―調(diào)整審核―數(shù)據(jù)查詢等流程、權(quán)限進(jìn)行設(shè)計。

第三，合同管理關(guān)鍵點(diǎn)梳理。費(fèi)用報銷系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對接直接讀取合同基本信息，合同申請人確認(rèn)合同基本信息及合同付款計劃，財務(wù)人員對合同付款計劃執(zhí)行情況進(jìn)行審核。梳理正在執(zhí)行的合同中履約保證金、質(zhì)保金錄入費(fèi)用報銷系統(tǒng)并由財務(wù)人員審核。

四、費(fèi)用報銷系統(tǒng)運(yùn)行主要成果

上海市質(zhì)量監(jiān)督檢驗技術(shù)研究院選用了適合單位需求的捷報費(fèi)用報銷系統(tǒng)，將信息化管理應(yīng)用到費(fèi)用報銷工作中，系統(tǒng)的運(yùn)行為科研人員、經(jīng)費(fèi)報銷人員排憂解難，同時將財務(wù)人員從煩瑣的人工審核中解放出來，推動了科學(xué)事業(yè)的發(fā)展。費(fèi)用報銷系統(tǒng)運(yùn)行主要成果表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.增值稅發(fā)票管理信息化

增值稅發(fā)票查驗真?zhèn)?、判別唯一性、全票面信息核對全部實現(xiàn)信息化管控，只有全部符合要求的發(fā)票才能存儲到個人票夾。報銷申請時能夠分配使用的發(fā)票，財務(wù)人員只需簡單判別業(yè)務(wù)相符性?？蒲腥藛T在出差地即可查驗增值稅發(fā)票相關(guān)信息，由于開票信息錯誤產(chǎn)生的退換發(fā)票情況不再發(fā)生。

2.科研項目信息化管理

科研人員經(jīng)過經(jīng)費(fèi)預(yù)算錄入流轉(zhuǎn)到科研管理部門和財務(wù)部門審核簽字后，作為費(fèi)用報銷預(yù)算管控額度。每一筆經(jīng)費(fèi)均可在費(fèi)用報銷申請時分?jǐn)偟巾椖康念A(yù)算科目，超過預(yù)算科目額度會顯示預(yù)算剩余額度，并且不予通過費(fèi)用報銷申請，只有進(jìn)行預(yù)算調(diào)整或經(jīng)費(fèi)使用調(diào)整才能申請費(fèi)用報銷?；具_(dá)到了對科研項目全過程進(jìn)行及時有效的跟蹤。系統(tǒng)可以生成每個項目不同資金來源的收支余及使用明細(xì)實時信息表，供項目管理人員查看并導(dǎo)出Excel版，方便他們應(yīng)對項目中期、驗收等檢查使用。

3.提高工作效率

費(fèi)用報銷申請的金額自動計算，附件張數(shù)按照上傳文件自動生成，杜絕了人工填寫的計算錯誤。費(fèi)用報銷申請時，費(fèi)用直接分?jǐn)偟礁鱾€部門和科研項目，為政府會計制度下的成本費(fèi)用分?jǐn)倯{證錄入提供了準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。短信代辦事項溫馨提醒、網(wǎng)上電子簽名審核，避免了費(fèi)用報銷人在每個環(huán)節(jié)審核人辦公室外苦苦等待的情況。費(fèi)用報銷網(wǎng)上填寫時，暫存和退回重新發(fā)起等小功能減少重復(fù)填寫的工作量。財務(wù)審核崗審核通過的附件鎖定功能，避免退回重新提交，反復(fù)審核附件的煩惱。

信息化管理可以使科學(xué)事業(yè)單位的管理運(yùn)作透明化，解決科研經(jīng)費(fèi)使用不透明、難以監(jiān)控等問題，從而避免出現(xiàn)工作效率低下、組織機(jī)構(gòu)冗余等問題。同時，它還可以指導(dǎo)促進(jìn)科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)各部門、各環(huán)節(jié)的溝通和協(xié)調(diào)，幫助收集外部、內(nèi)部信息，經(jīng)過研究和分析，做出正確的決策。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，科學(xué)事業(yè)單位要緊跟時代步伐，將信息化運(yùn)用到財務(wù)管理工作中，使得科學(xué)事業(yè)單位全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

1.喻紅玲，湯華嫻，財采伶，等.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科研事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算全過程管控創(chuàng)新研究與應(yīng)用――以廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所為例.財經(jīng)界，2018（12）.

2.周海龍，王春婷，曹明慧.我國電子發(fā)票的發(fā)展歷程與推行方法研究.中國總會計師，2016（03）.

（責(zé)任編輯：蘭卡）