辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

李廣

摘 要：隨著中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，各行業(yè)之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)正在逐步加劇。除加強(qiáng)對(duì)外戰(zhàn)略調(diào)整外，企業(yè)還必須不斷優(yōu)化內(nèi)部管理，辦公檔案文件的收集和歸檔管理可以直接反映公司的內(nèi)部管理水平。然而，許多公司目前在辦公檔案文件的收集和存檔方面存在許多缺點(diǎn)，這影響了各種業(yè)務(wù)的發(fā)展。為此，本文主要分為相關(guān)問題。分析并提出了優(yōu)化文檔文件收集和歸檔工作的建議。

關(guān)鍵詞：文件和檔案；收集；存檔

文件和檔案的收集和歸檔是收集、記錄和保存關(guān)于過去和現(xiàn)在的業(yè)務(wù)活動(dòng)、企業(yè)發(fā)展中面臨的問題和解決辦法以及企業(yè)發(fā)展成果的信息。作為辦公檔案管理的重要組成部分，文件檔案的收集和歸檔對(duì)工作人員提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這就要求工作人員具有良好的敬業(yè)精神和高度的責(zé)任感。同時(shí)必須掌握基本的工作能力，這樣才能保證辦公文件工作的有序進(jìn)行。

1 辦公文書檔案概述

國家機(jī)關(guān)、組織、企業(yè)事業(yè)組織在黨政管理活動(dòng)中直接形成檔案。命令、指示、決定、公告、公告、請(qǐng)求、報(bào)告、批準(zhǔn)、通知、信函、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃和摘要等一般文件直接轉(zhuǎn)換成文件檔案。文件能夠充分反映企業(yè)和單位的活動(dòng)。文件的管理和歸納是記錄過去的事件或具體的工作內(nèi)容，然后以電子形式儲(chǔ)存和閱讀，包括收集和整理文件文件中的相關(guān)信息。檢索和計(jì)數(shù)已輸入的文檔和文件。文件檔案管理的主要特點(diǎn)是整理和整合。綜合是指文件檔案管理工作的范圍，不僅包括文件管理工作的文件性質(zhì)，還包括人事文件管理和會(huì)計(jì)文件管理，其內(nèi)容復(fù)雜豐富。集成是指文檔文件的工作部分的特征，包括文檔的收集、存儲(chǔ)、推廣和托管。

2 加強(qiáng)辦公室文件收集和歸檔的重要性

檔案文件的收集和歸檔是企業(yè)和單位管理工作的重要組成部分，是提高單位管理效率和質(zhì)量的前提。收集和存檔辦公文檔和文件的重要性體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，考慮到文件歸檔在企業(yè)和機(jī)構(gòu)中的重要作用，有必要提高歸檔文件的效率，因此有必要對(duì)文書檔案歸檔提高重視程度。其次，文件和檔案的收集和存檔可以記錄每個(gè)單元的開發(fā)過程。例如，一個(gè)單元在進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程中生成大量文檔和材料。通過收集和存檔文件來實(shí)現(xiàn)材料的標(biāo)準(zhǔn)化和集成。最后，方便企業(yè)和單位在進(jìn)行評(píng)估工作的過程中及時(shí)檢查相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)評(píng)估證書的合理化。此外，辦公文件和檔案的收集和存檔的重要性體現(xiàn)在決策者可以輕松掌握單位的實(shí)際運(yùn)行條件這一事實(shí)。

3 辦公室辦事員檔案的收集和存檔方面的缺陷

3.1 工作人員意識(shí)薄弱

在許多企業(yè)的辦公文件檔案工作中，會(huì)出現(xiàn)注意力不集中、文件收集和歸檔工作滯后、許多工作難以到位、甚至敷衍了事的情況。文件檔案管理人員缺乏對(duì)文件檔案管理的意識(shí)，在具體工作中往往注重紅頭文件，缺乏對(duì)普通文件的重視，導(dǎo)致文件檔案的整體收集和歸檔工作效率不高，經(jīng)常出現(xiàn)遺忘、遺漏、丟失檔案等問題。也有一些工作人員認(rèn)為，文件檔案的收集和歸檔與企業(yè)的發(fā)展無關(guān)，工作不是很重要，很難全身心投入工作，信息和數(shù)據(jù)的收集缺乏深度和準(zhǔn)確性。間接影響著企業(yè)未來的發(fā)展。

3.2 企業(yè)對(duì)文件和檔案的收集和歸檔管理不強(qiáng)

雖然辦公文檔文件的收集和存檔越來越受到重視，但企業(yè)仍然缺乏對(duì)工作管理的重視，文檔丟失和銷毀的問題依然存在。文件和檔案不完整或損壞的原因有很多，主要是因?yàn)闄n案模型不科學(xué)，管理不到位。許多企業(yè)歸檔模式仍然是文本數(shù)據(jù)的歸檔，電子文檔缺乏關(guān)注。另外，不是根據(jù)存檔流程，很多文件都是隨意放置的。一旦你需要找到相關(guān)的文件，就需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力來拖延其他工作的順利發(fā)展。

3.3 不完整的文件收集和歸檔

在文件和檔案的收集和歸檔中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)收集不完整和不系統(tǒng)的問題。鑒于文書中的信息種類繁多，所涉信息范圍廣泛，來源復(fù)雜，如果出現(xiàn)文件被遺忘的情況，將更難收集。此外，由于文書檔案管理者的疏忽大意或多重角色，難以深入開展文書檔案的收集工作，而且精力和時(shí)間有限，使檔案信息無法全面收集。

4 如何加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集和存檔

4.1 做好文書、檔案管理人員培訓(xùn)工作

要成為一名合格的檔案管理者，既要有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，又要有專業(yè)的管理知識(shí)和管理能力。通過培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理者對(duì)檔案的敏感性，增強(qiáng)檔案管理者的管理意識(shí)，確保檔案的高效收集和歸檔。對(duì)一些人事管理技能薄弱的工作人員，要加強(qiáng)有關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，宣傳教育文件檔案管理的重要性，切實(shí)提高文件的整體質(zhì)量。達(dá)到了提高效率和質(zhì)量的目的。

4.2 完善文獻(xiàn)檔案的收集歸檔管理制度

文件和檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)，需要有關(guān)工作人員詳細(xì)澄清，如收集時(shí)間、儲(chǔ)存時(shí)間、歸檔范圍、預(yù)防措施和其他具體問題，以確保有效收集和整理文件和檔案。歸檔是非常重要的。首先，根據(jù)單位的實(shí)際情況，根據(jù)有關(guān)規(guī)定和職責(zé)劃分制度，科學(xué)合理地界定檔案歸檔范圍。

其次，進(jìn)一步明確提交，集中和維護(hù)保管，防止私人使用，提高檔案管理人員的效率和積極性，具有重要意義。各單位和部門應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展和時(shí)間更新和完善文件和文件管理系統(tǒng)，以適應(yīng)文件采集和歸檔需求的變化。

4.3 加強(qiáng)臨時(shí)檔案文件的收集和整理

由于一些人員從各單位調(diào)去或辭職，少數(shù)重要文件往往留在他們手中，導(dǎo)致檔案和文件無法及時(shí)歸檔，甚至丟失。在這方面，負(fù)責(zé)文件和檔案管理的人員應(yīng)在每年年初開始定期收集和整理前一年的文件和檔案，重點(diǎn)是加強(qiáng)臨時(shí)檔案的收集。例如，部門會(huì)議的全部信息應(yīng)在主要會(huì)議之后及時(shí)通報(bào)。在調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，可及時(shí)通知工作人員，將在其柜子中處理的文件作為檔案文件移交，供今后參考，并盡量擴(kuò)大其重要性和用途；記錄管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)則和條例，并按要求向收件人提供臨時(shí)文件和資料。為了確保文件和信息的順利轉(zhuǎn)移，將印制兩三份完整的文件和文件清單，供轉(zhuǎn)讓人和收件人簽字。每個(gè)轉(zhuǎn)讓人和接受人將保留一份副本，供今后參考。

5 結(jié)語

總之，辦公文件檔案的收集和歸檔是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，必須從職工的思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)、模式創(chuàng)新等方面逐步優(yōu)化和加強(qiáng)。為了使辦公室工作人員和管理人員充分認(rèn)識(shí)到收集和歸檔文件和檔案的重要性，改變過去的錯(cuò)誤觀念，不斷建立全面和詳細(xì)的工作制度或規(guī)范條例，創(chuàng)新的工作模式一方面可以規(guī)范和限制工作，另一方面可以保證文件的標(biāo)準(zhǔn)化和完整性。

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