創(chuàng)文檔案的建立和管理的幾點(diǎn)思索

邱魯

摘要：社會(huì)不斷進(jìn)步，科技不斷創(chuàng)新。人們?cè)谧非筘S富的物質(zhì)生活的同時(shí)，也追求更高層次的精神文化生活。爭當(dāng)文明市民，從微文明做起，創(chuàng)建文明城市也融入到各行各業(yè)和人們的生活工作中。2015年佛山創(chuàng)文成功成為全國文明城市。本文以創(chuàng)文檔案收集的基本要求，談?wù)勊袠I(yè)建立創(chuàng)文檔案的內(nèi)容，針對(duì)創(chuàng)文檔案的特點(diǎn)，探討創(chuàng)文檔案利用的幾個(gè)問題。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)文檔案；水業(yè)；檔案管理；收集；檔案保管；目錄

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）007-000-02

一、前言

創(chuàng)文檔案是文明創(chuàng)建活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。

創(chuàng)文檔案產(chǎn)生于文明單位創(chuàng)建過程中，能夠全面反映一個(gè)創(chuàng)建單位的精神文明建設(shè)過程，具有一定保存和查考價(jià)值，闡述文明創(chuàng)建檔案的收集范圍、方法；文明創(chuàng)建檔案的分類方法，文明創(chuàng)建檔案的整理和保管方法。對(duì)當(dāng)前文明創(chuàng)建檔案管理工作的建議。

創(chuàng)文檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案的重要組成部分。按照檔案法和《全國文明城市測評(píng)體系》的內(nèi)容和要求，目前創(chuàng)文檔案管理存在一些問題和不足亟待加強(qiáng)和規(guī)范。它真實(shí)反映了單位文明創(chuàng)建活動(dòng)的歷史軌跡，創(chuàng)文檔案的完整收集、妥善保管與有效利用對(duì)豐富檔

案資源，促進(jìn)單位文明建設(shè)和社會(huì)文明進(jìn)步具有重要意義，研究它的管理，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

二、創(chuàng)文檔案收集的基本要求有以下五點(diǎn)

根據(jù)中央文明辦對(duì)”兩個(gè)測評(píng)體系“作了較大調(diào)整，均采用“材料審核”、“實(shí)地考察”、“問卷調(diào)查”三種方法進(jìn)行考評(píng)。其中待審材料是一種重要測評(píng)方法。全國文明城市測評(píng)體系涉及材料審核的測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)共有198條，所占達(dá)83.5%，《全國文明城市測評(píng)待審材料收集整理任務(wù)分解一欄表》，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，按時(shí)收集、整理和提交，應(yīng)嚴(yán)格對(duì)分類、鑒定、整理、裝訂、裝盒、上架、排架等立卷環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控。

1.檔案整理單位。所有“待審材料”均以“件”為整理單位，每件材料編號(hào)要與《測評(píng)體系》中的測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)順序相一致。

2.檔案佐證材料。“一件”迎檢材料總體把握“有計(jì)劃、制度和機(jī)制，有活動(dòng)、保障措施；有特色和成效”三大方面內(nèi)容收集整理相關(guān)佐證材料，材料包括各類文字材料 、照片、圖表、媒體報(bào)道、音（視）頻資料。文字材料必須為原件，均需雙面打印，每一份都要蓋上出具單位的公章。

3.檔案的完整性。提交的材料必須能體現(xiàn)整項(xiàng)工作的完整性。例如：會(huì)議的材料包括會(huì)議方案、會(huì)議通知、議程、主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會(huì)議相關(guān)材料、會(huì)議紀(jì)要、與會(huì)人員名單、會(huì)議總結(jié)、情況匯報(bào)、會(huì)議照片和新聞報(bào)道等?；顒?dòng)材料：方案、計(jì)劃、通知，活動(dòng)過程形成的資料，活動(dòng)記錄、情況總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)、簡報(bào)、通報(bào)、媒體報(bào)道、照片、視頻等。

4.檔案邏輯性要求。嚴(yán)格做到待審材料翔實(shí)豐富，針對(duì)性強(qiáng)，能夠全面、深刻、準(zhǔn)確地反映測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的要求，材料的內(nèi)容要前后一致，保存彼此間的內(nèi)在聯(lián)系，尤其文件與文件在時(shí)間、文號(hào)、數(shù)據(jù)和重要內(nèi)容的表述上不發(fā)生邏輯性錯(cuò)誤，杜絕出現(xiàn)自相矛盾現(xiàn)象。

5.檔案排序和編號(hào)。排序：各份材料的排序與材料目錄表中的排序一致。表格類材料接材料提交表、材料記錄表、文件目錄的先后順序，排列在每件目錄的最前面。每件材料，按照對(duì)測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)佐證的重要性依次排放，同等重要的按時(shí)間順序排放。每個(gè)測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的總體情況說明排在最前，然后是對(duì)應(yīng)該測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的重要性綜合性部署文件，總體遵循“由上至下，先宏觀后微觀”排序。若一條測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)有幾項(xiàng)工作或幾項(xiàng)活動(dòng)，同一項(xiàng)工作或同一個(gè)活動(dòng)的材料應(yīng)整放在一起，再按活動(dòng)的的第一份材料的時(shí)間進(jìn)行排序，保證文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，同一問題的來文與復(fù)文，請(qǐng)示與批復(fù)排放在一起，同一文件的正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后。

三、水行業(yè)建立創(chuàng)文檔案的內(nèi)容

不同的行業(yè)，建立檔案的內(nèi)容不盡相同。根據(jù)水行業(yè)的特性，建立創(chuàng)文檔案必須具備以下幾方面的內(nèi)容：

1.健康檔案的建立。主要以從業(yè)人員（制水班、化驗(yàn)室和廚房）等涉水人員為主，收集一年一次的健康證，衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)證，一人一檔。每月月初對(duì)涉水人員崗位進(jìn)行學(xué)“五病”情況的檢查。（五病是指痢疾、傷寒、中型病毒性肝炎等消化道傳染病、活動(dòng)性肺結(jié)核、化膿性或滲出性皮膚?。Ｗ龅健拔宀　闭{(diào)離率100%，建立“五病”檢查記錄，按年度歸檔，要有近三年的相關(guān)記錄。

2.水質(zhì)檔案的建立。根據(jù)水行業(yè)的特點(diǎn)，主要以水質(zhì)檢測報(bào)告、管網(wǎng)水、出廠水、水源水和二次供水的分析報(bào)告為主，還收集水廠的日檢測報(bào)告。按月份裝訂成冊(cè)，每年年底歸檔，做好目錄及檢索。

3.消防栓檔案的建立。在公共消防栓方面，對(duì)所在的市、鎮(zhèn)范圍內(nèi)所有消防栓建立檔案，對(duì)主干道閥門井蓋檢查，并且根據(jù)往年的閥門檔案及水表檔案做好具體登記記錄并統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，按照相關(guān)要求收集整理消防栓整改及整改方案。若發(fā)現(xiàn)不符合的情況，根據(jù)整改通知書做好整改記錄。按月收集記錄一年一歸檔。 從消防栓檔案，可以檢查城市公共消防設(shè)施是否達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。

4.客服檔案的建立?？头n案的收集點(diǎn)多面廣，首先應(yīng)從客戶窗口服務(wù)方面入手，對(duì)公示了的承諾內(nèi)容和服務(wù)公約要收集歸檔。按照培訓(xùn)要求，定期組織窗口員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容、效果以及簽到表要?dú)w檔，培訓(xùn)的目的是為了提高溝通能力和服務(wù)水平。自2012年1月至今收費(fèi)出具統(tǒng)一的新版票據(jù)要?dú)w檔，在《每月工作規(guī)范細(xì)則》中建立有效投訴處理機(jī)制產(chǎn)生出的記錄，有效投訴記錄和每日衛(wèi)生檢查表按月收集，對(duì)每年大客戶管理范圍規(guī)范產(chǎn)生的相關(guān)記錄都列入歸檔范圍，遵循一年一次歸檔。

5.其它零星檔案的建立。在國企中準(zhǔn)備迎檢材料，比如上級(jí)下達(dá)的各類通知、標(biāo)準(zhǔn)、要求和規(guī)范，為創(chuàng)文工作開展所召開的班子會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)都要收集歸檔，其中主要的飯?zhí)煤娃k公區(qū)域的各項(xiàng)檢查表，利用各種途徑宣傳創(chuàng)文工作的宣傳片、報(bào)紙、宣傳畫、板報(bào)、墻報(bào)以及街頭巷尾掛出的橫幅等，還有各類載體形成的紙質(zhì)文檔、聲像、實(shí)物和電子檔案，分別分類收集整理歸檔，要有三年的歸檔要求。

四、創(chuàng)文檔案記錄范圍

創(chuàng)文檔案記錄社會(huì)及行業(yè)的方方面面，由于其形成范圍、作用等不同，它又有其自身的特點(diǎn)，有一定的特殊性。創(chuàng)文檔案是國有企業(yè)檔案管理的重要組成部分，能積極推動(dòng)社會(huì)精神文明的建設(shè)。

創(chuàng)文檔案的特點(diǎn)：

1.創(chuàng)文檔案有社會(huì)性

創(chuàng)文檔案記錄和反映的雖然是各行各業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，但它從微觀上反映了時(shí)代的變遷、社會(huì)的民生發(fā)展，具有社會(huì)性。

2.創(chuàng)文檔案的廣泛性

創(chuàng)文檔案的形成有著更為廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)，它所反映的內(nèi)容包羅萬象，另外，它的記錄方式、載體形式也廣泛多樣。

五、創(chuàng)文檔案的利用值得探討的兩個(gè)問題

1.制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2.隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

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