高?；n案管理存在的問題與措施

鄭琳

摘 要：隨著經(jīng)濟硬實力的不斷發(fā)展壯大、教育體制的不斷變革以及人們對教育事業(yè)愈加重視，國家對高校的基礎(chǔ)建設(shè)逐步重視，對其投資不斷加大。高?；n案就是見證這些基建項目的最真實資料，全面細致的記錄了基建的全過程。這些檔案資料是高校進行管理、規(guī)劃、建設(shè)的重要參考之一，其作用也日漸凸顯。然而基建檔案管理體系仍處于一個尚不成熟完備的狀態(tài)，仍然存在著許許多多的問題，所以為了逐漸完善這一體制機制，推進高校建設(shè)與教育事業(yè)更好的發(fā)展，本文介紹了一些個人認為其存在的問題和解決措施。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；問題；具體措施

1 高校基建檔案管理的特點

1.1 專業(yè)程度強

基建檔案管理涉及到項目的規(guī)劃、勘察、涉及、施工等多個方面多個項目環(huán)節(jié)，而這些本身就很專業(yè)的東西如果要去被管理存檔，同樣也需要專業(yè)的人來進行，使其存儲有效合理。

1.2 被使用率高

檔案資料是存在的最具憑證和法律效力的有力證據(jù)，其方案圖紙等信息材料在高校日后的建設(shè)維護以及解決矛盾糾紛的問題上都有很大的作用。

1.3 時間跨度大，歸檔復雜

一般建設(shè)工程都會經(jīng)過很長一段時間，少則一年幾個月多則好幾年，而這某一個項目從開始到竣工一直會不斷有新的數(shù)據(jù)資料文件合同等的產(chǎn)生，且時常會有工程款結(jié)算等問題造成驗收未完成，以至于無法妥善管理。

1.4 檔案成套成體系

一套完整的檔案一定具備有前期規(guī)劃許可證明、各類項目報表合、同協(xié)議，以及后期的竣工資料。這些有頭有尾的一整套是檔案的一個主要特點，同時也還表現(xiàn)在時間的連續(xù)上。

1.5 高校基建檔案管理的現(xiàn)狀

近年來高?；n案管理越來越受到重視，且有一定的發(fā)展，但仍然存在著高?；n案管理現(xiàn)狀普遍存在資料不集中、缺乏完備的資料、復印件與原件混亂替代問題；專業(yè)性、高素質(zhì)管理人員缺乏；管理過程與項目進度不同步；保存不當造成檔案受損；查找檔案困難等諸多問題。

2 高校基建檔案管理存在的問題

2.1 資料存儲方面

2.1.1 基建檔案意識仍缺乏，歸檔質(zhì)量較差

一些高校的基建部門對基建檔案的重要性認識不到位，仍然處于只知道建設(shè)而不在意檔案的思想認識階段。時常會出現(xiàn)資料分散在工作人員手中，沒有整合起來，人走資料也隨著被帶走，因為使得資料不集中的現(xiàn)象；即使歸檔了的材料，也時常存在與實際有出入，檔案不規(guī)范、資料用易磨損的鉛筆書寫等問題。

2.1.2 普通工程不受重視、缺少資料保存

一般的教學樓、圖書館等大型工程往往都會受到重視，檔案整理完備程度相對較好；而在修建這些重要項目時，因這些大型建筑的開發(fā)而導致小部分區(qū)域重新修路、綠化，但這些捎帶的工作往往會被忽略，不計入檔案里，進而影響檔案資料的完整性。

2.1.3 檔案資料收集不規(guī)范，甚至無效

檔案資料的準確性要求極高，就比如竣工圖圖紙如果與實物不符、在基建項目進展中有所更過，而圖紙沒有相應(yīng)進行更改，那么這個檔案信息就無效，這些出入就會使相應(yīng)的資料失去其應(yīng)有的價值；另外，歸檔文件中有大量的復印件替代了原價，即使內(nèi)容相同，它們的價值和法律效力卻無法相比，如果使用大量的復印件，將會在后期使用中帶來諸多不必要的麻煩。

2.2 管理方面

2.2.1 現(xiàn)有檔案管理人員素質(zhì)較低，專業(yè)型人才缺少

基建檔案管理涉及多個領(lǐng)域多個方面，且每一環(huán)節(jié)都需要有專業(yè)的規(guī)范要求，管理人員本身能力不夠會導致檔案管理混亂，出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整、保存檔案不力、檔案存放混亂以至使用時找不到等問題。另外，由于檔案學的不太常見（與會計、法律、醫(yī)學等相比）和其不太熱門的原因，其生源底蘊不足，再加之檔案專業(yè)教育參差不齊，所以專業(yè)人才培育的少。人才缺少，是導致高?；n案管理體系不完善存在諸多問題的一大原因。

2.2.2 崗位責任感較低，職責不明確

《中華人民共和國檔案法》中規(guī)定高校檔案工作由高等學校校長領(lǐng)導，其主要職責是：1）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度；2）將基建檔案管理工作劃入高校的發(fā)展規(guī)劃布局當中去，注重并推動其健全發(fā)展；3）加快推進高?；n案規(guī)模的完善，使其與高校規(guī)模相適應(yīng)，在檔案管理的硬件設(shè)施基礎(chǔ)設(shè)備問題、以及人員安排上安排好足夠的經(jīng)費；4）建立完備的獎懲機制，是使得相應(yīng)的付出就有相應(yīng)的收獲，以激發(fā)工作人員的積極性。

高?；ㄌ幍膷徫宦氊熑缦拢?）認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》中的法律法規(guī)、條例規(guī)范，遵紀守法，嚴格遵守基建檔案管理程序。2）立足學校發(fā)展，進行學校的基本建設(shè)規(guī)劃。3）負責學?；窘ㄔO(shè)工作中的管理工作，并且需要辦理相關(guān)的手續(xù)。4）負責好基本建設(shè)項目招標、設(shè)計、施工圖紙等的整理、建檔、移交和歸檔工作。5）整理總結(jié)基本建設(shè)管理工作年度統(tǒng)計工作。6）加強思想道德修養(yǎng)，落實好二十四字中“敬業(yè)”等價值觀，努力提高自身工作能力和綜合能力。7）認真完成上級布置的工作任務(wù)。

高校校長領(lǐng)導是主要負責人，基建處是高?；n案管理的負責部門，他們部分的具體崗位職責就如上文所示。然而存在著高校校長領(lǐng)導不重視自身相關(guān)方面能力不足的問題，也有一些檔案管理人員崗位責任感較低，對自己的檔案管理工作不負責，整理檔案過程中容易造成諸多紕漏，使得檔案存在問題。

2.2.3 管理制度不健全

管理制度缺乏完整的體系，缺少嚴格的制度保障?；窘ㄔO(shè)工作往往涉及多個方面、多個部門，然而基建檔案管理工作尚未形成健全的約束體制機制和管理手段，因而會使得工作落實難，員工工作效率低下，甚至出現(xiàn)消極對待的現(xiàn)象，檔案歸還入庫等工作也可能會被拖延。另外，因缺乏有效管理和約束機制，使得在培養(yǎng)提高基建檔案管理工作員工的工作能力和綜合素質(zhì)方面有所疏忽，管理不得當，都會一定程度上影響資金、技術(shù)對人員的支持。而這些必要的員工素質(zhì)能力提高的培訓不到位，一定程度上是會影響到員工的專業(yè)性，造成高?；n案管理的一些問題。

2.3 檔案資料使用方面

2.3.1 基建檔案保存混亂，查找不便

一個項目的基建檔案通常會持續(xù)幾年，時間上的延續(xù)性和內(nèi)容上的連續(xù)，是檔案完整成套的具體表現(xiàn)。時間和具體內(nèi)容的完整就需要同一檔案收集在一起。但是，由于管理能力的欠缺，基建檔案在前期所保存的，后期查找會有一定的難度，如果員工是不負責不敬業(yè)的工作態(tài)度，就會出現(xiàn)亂放亂歸檔的現(xiàn)象，造成基建檔案保存混亂的問題，給查找?guī)順O大的不便。

2.3.2 基建檔案外借易造成損毀

檔案中的大量真實方案和圖表信息除了是為一些糾紛提供的證據(jù)外，還有一個重要用途就是為后來的基本建設(shè)提供參考資料，具體表現(xiàn)在對外招標等工作中。然而前期檔案中本就存在有用鉛筆、圓珠筆書寫檔案重要信息的問題，在外界過程中，難免會出現(xiàn)一些字跡磨損不清的問題，使得檔案收到損害，影響后期使用。

3 高?；n案管理的解決措施

3.1 針對檔案存儲問題

1）明確保存檔案的具體要求，針對不同類型的材料要有的具體歸檔標準，明確規(guī)定好檔案上的字跡不準使用鉛筆、圓珠筆，歸檔時要求收集原件、圖物要相符合……。

2）建立歸檔審核體制。在歸檔時，嚴格把關(guān)，以確保檔案的完整性和可利用性。

3.2 針對檔案管理問題

1）建立電子檔案。如今電子信息、計算機技術(shù)已經(jīng)有了長足的發(fā)展，建立電子檔案更容易查找，且不會磨損，但是一定要保存好。

2）加大宣傳《中華人民共和國檔案法》以及基建檔案管理重要性的力度，以提高校領(lǐng)導和工作人員對高?；n案管理的職責認識和重視，從而自上而下推動管理體制的健全。

3）完善檔案管理制度，推動管理制約體制的完善。檔案整理具體到人，責任追究到人；設(shè)置監(jiān)督機構(gòu)，在檔案整理過程中進行突擊檢查檔案整理狀況，歸檔時進行核查，歸檔后看時間抽查。

4）對負責人員定期進行能力素質(zhì)拓展培訓，以提高其管理能力和水平。多宣傳檔案學，提高高校檔案學教育質(zhì)量，為基建檔案管理體制培養(yǎng)專業(yè)人才。

5）堅持檔案管理與工程項目實施同步。除了關(guān)注表面的大型建筑的檔案存儲，還要注意因施工而進行的道路、綠化檔案，以及可能存在的比較隱蔽的地下管網(wǎng)設(shè)施。一開始動工，就要跟著節(jié)奏整理好檔案，以避免因檔案與實物略有出入而造成損失和價值失效。

3.3 針對檔案使用問題

可借鑒文書檔案立卷改革的先進經(jīng)驗，仍然以單位按內(nèi)容分別組卷不裝訂。沒改革之前的檔案裝訂成冊，雖然在保存上有一定的優(yōu)勢，但在保護資料內(nèi)容和外界方面存在很大的缺陷。只需要在資料上標明時間等要素即可，有需要時只取出所需要的部分，外借要注意登記信息，防止檔案丟失。電子檔案可以跟紙質(zhì)檔案同時進行，兩邊都保存這數(shù)據(jù)，電子檔案查找便利，通過快速查找即可入庫取走。而那些使用率高的檔案，可以預存雙份。

參考文獻

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