新形勢下高校檔案管理工作淺議

蔣峰　崔獻(xiàn)

摘 要：在當(dāng)前教育體制不斷改革的環(huán)境下，各高校在管理、服務(wù)、政治性工作方面尤為重視，檔案管理工作作為其中具有代表性的工作，其管理水平直接關(guān)系到高校的整體管理水平，因此，高校檔案管理在新時代下面臨著機遇的同時，也存在著一些挑戰(zhàn)。從實際情況來看，新形勢下的高校檔案管理工作還存在較多問題，其將給高校的可持續(xù)發(fā)展帶來不良影響。本文從高校檔案在學(xué)校管理的作用出發(fā)，分析了新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題，并提出了有效的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：新形勢 高校檔案管理 工作 淺議

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2019）04（a）-0195-02

高校檔案管理工作水平與高校教育事業(yè)的發(fā)展有著密切聯(lián)系，信息化時代的到來，給高校檔案管理工作帶來很大便利，但在這個過程中也面臨著一些挑戰(zhàn)，如果沒有采取有效措施妥善解決現(xiàn)實問題，將直接影響高校檔案管理工作水平的提高。因此，高校應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作，分析實際中存在的問題，并提出有效的策略進(jìn)行解決，本文主要對新形勢下高校檔案管理工作進(jìn)行探析。

1 高校檔案在學(xué)校管理中的作用

1.1 高校檔案記錄了學(xué)校和社會實踐活動

高校檔案管理記錄了關(guān)于學(xué)校發(fā)展的所有信息內(nèi)容，包括高校誕生、發(fā)展史、高校教學(xué)、科研等各項活動等，高校檔案管理工作是通過文字、圖像、聲像等方式對高校的發(fā)展歷程詳細(xì)記錄，這些記載資料為促進(jìn)后人奮發(fā)圖強、繼續(xù)再創(chuàng)輝煌奠定良好基礎(chǔ)，其在一定程度上能促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 高校檔案工作是學(xué)校管理工作不可缺少的部分

高校檔案中記載了高校的發(fā)展歷程，檔案工作以同步的方式收集了學(xué)校各項活動的相關(guān)資料，其為學(xué)校今后管理活動的開展提供了可靠借鑒。檔案的編研工作也包含在高校檔案工作內(nèi)，通過挖掘高校檔案豐富的信息資源，能為學(xué)校管理工作提供可靠依據(jù)。教育是學(xué)校的主要功能，專業(yè)知識教育、思想道德教育是教育的兩種類型，學(xué)校檔案管理能夠記錄學(xué)?？蒲谐晒W(xué)生成績冊等檔案，且檔案館本身具有的歷史感，其能夠發(fā)揮潛移默化作用，使學(xué)生受到文化的熏陶；另外，學(xué)生高校檔案是學(xué)生今后邁入社會的一種“通行證”。

1.3 高校檔案是提升學(xué)校品牌的有力保障

高校檔案體現(xiàn)了高校的綜合實力，包括人才檔案、科研檔案等，其在一定程度上體現(xiàn)了高校的師資力量、科研力量。高校檔案館通過開展各種活動，能夠?qū)⒏咝５妮x煌歷史資料呈現(xiàn)出來，從而提升高校在社會中的知名度[1]。高校歷史的發(fā)展情況在高校檔案中有著真實的記載，其能夠證實學(xué)校所取得的成績；且學(xué)校品牌的創(chuàng)設(shè)在一定程度上與學(xué)校評估、教學(xué)改革有著密切聯(lián)系，因此，高校檔案能夠為學(xué)校品牌提供支撐。

2 新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題

2.1 不夠重視檔案管理工作

當(dāng)前有的高校雖然認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性，但是其在實際中并沒有在這方面投入過多精力與時間，有的高校將檔案管理工作當(dāng)成常規(guī)工作，并沒有發(fā)揮檔案管理工作的價值，從而使得檔案管理無法為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，高校的社會影響力也就很擴大，且不利于高校教學(xué)科研活動的開展。在這種錯誤的認(rèn)知行為下，使高校沒有在檔案管理方面分配相應(yīng)的人力、物力、財力資源，從而使得檔案管理工作的日常運行陷入困境。

2.2 檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

檔案管理工作人員的綜合水平直接關(guān)系到管理質(zhì)量，其不僅要具備豐富的專業(yè)知識，且需要掌握業(yè)務(wù)技能與具有豐富的管理經(jīng)驗，這樣才能使其有序地進(jìn)行各項管理工作。然而從實際情況來看，有的檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，甚至有的人員未接受專業(yè)的培訓(xùn)，所采用的方法比較陳舊，從而導(dǎo)致管理工作質(zhì)量不理想。尤其在當(dāng)前新形勢下，人們對高校管理工作提出了新的要求，如果檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、欠缺良好的職業(yè)道德水平，將直接影響檔案管理工作水平。

2.3 檔案管理制度存在不健全的問題

高校檔案管理工作的開展需建立在完善的檔案管理制度基礎(chǔ)上，這樣才能使管理工作者按照相關(guān)規(guī)章制度展開各項管理工作，然而從實際情況來看，當(dāng)前有的高校在檔案管理制度方面還存在不完善的現(xiàn)象，由此導(dǎo)致檔案管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。比如，沒有明確細(xì)致規(guī)定檔案管、檔案室與學(xué)校各項業(yè)務(wù)對接，從而導(dǎo)致檔案管理工作者無法參照的規(guī)章制度進(jìn)行工作，從而使檔案管理工作水平無法得到保障。

2.4 檔案管理信息化水平低

紙質(zhì)形式是當(dāng)前高校檔案管理的主要方式，這種方式的效率低，且所占的人力資源較大，其在一定程度上影響了高校檔案工作質(zhì)量。在當(dāng)前信息化迅速發(fā)展的環(huán)境下，高校檔案管理開始利用一些軟硬件設(shè)施，但是有的高校在這些設(shè)施的投入方面存在不足，由于經(jīng)費不足而導(dǎo)致檔案管理工作仍然采取人工操作的方式。

3 新形勢下高校檔案管理工作水平的應(yīng)對策略

3.1 加強對高校檔案管理工作的重視

要想促進(jìn)高校檔案管理工作水平的提高，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到檔案管理在高校整體管理水平中所占據(jù)的重要地位；且檔案管理工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想理念，不斷提升自身管理水平，采用數(shù)字信息化技術(shù)展開工作，以此為提高高校檔案管理工作效率奠定基礎(chǔ)。

3.2 檔案管理工作隊伍的優(yōu)化

人才是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)條件，檔案管理工作人員的綜合水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到管理質(zhì)量水平。因此，高校應(yīng)重視檔案管理人才的引進(jìn)，加強人才專業(yè)技能知識的培養(yǎng)，不僅要進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，還應(yīng)當(dāng)使其掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作，從而使其更好的勝任檔案管理工作[2]。創(chuàng)新能力是當(dāng)前社會對人才的主要要求，在全面建設(shè)社會主義和諧社會進(jìn)程中，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)帶著創(chuàng)新意識去完成相關(guān)工作，不斷提升自身專業(yè)能力。另外，數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等的結(jié)合能夠提高檔案管理工作水平，醫(yī)院應(yīng)從這一方面著手，以此為實現(xiàn)促進(jìn)信息化的檔案管理工作發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 建立健全檔案管理制度

高校檔案管理工作水平的提高是建立在各項規(guī)章制度基礎(chǔ)上，因此，高校應(yīng)當(dāng)注重檔案管理制度的建立與完善，使檔案管理人員按照相關(guān)規(guī)章制度有序的開展各項工作。通過完善的規(guī)章制度厘清校內(nèi)院系與檔案管理部門之間的關(guān)系，明確各方檔案資料的搜集、移交的責(zé)任，以此為保障檔案內(nèi)容的真實性奠定基礎(chǔ)。另外，還應(yīng)當(dāng)對檔案制作、生成的標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則進(jìn)行明確，對各項細(xì)節(jié)內(nèi)容詳細(xì)說明，比如，電子板的存檔資料應(yīng)采用什么格式等，以此使檔案管理各項工作順利開展，以防止出現(xiàn)檔案資料失真的現(xiàn)象。另外，管理工作者還應(yīng)當(dāng)做好檔案的定期維護(hù)工作，采取抽樣的方式檢查檔案，對存在問題的文件及時采取有效措施進(jìn)行修復(fù)。另外，檔案管理人員還要對檔案文件進(jìn)行備份，以防止文件數(shù)據(jù)的永久性丟失。

4 結(jié)語

總而言之，高校檔案管理工作水平直接關(guān)系到高校整體管理水平，在當(dāng)前信息技術(shù)迅速發(fā)展的環(huán)境下，高校檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。從實際情況來看，當(dāng)前高校檔案管理工作中還存在較多問題，比如，不夠重視檔案管理工作、檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高等，因此，高校應(yīng)當(dāng)針對其中存在的問題進(jìn)行分析，并采取有效措施加以解決，以此為提高高校檔案管理工作水平奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李娟.新形勢下如何提高高校檔案管理工作水平[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2019，27（2）：139-140.

[2] 趙丹.高校檔案價值實現(xiàn)路徑探析[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2018（11）：2.